CHƯƠNG 3. KẾT QUẢ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ NHẬN DIỆN YÊU CẦU MỚI ĐỐI VỚI HỆ
3.2. Phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành HTTTKT bệnh viện theo cách tiếp cận tổng thể và đa chiều
Thiết kế HTTTKT bệnh viện là mục tiêu trọng tâm của luận án. Bên cạnh việc xác định chức năng của HTTTKT trong mối quan hệ với các bộ phận khác như đã trình bày ở mục 3.1. thì việc hiểu rõ bản chất và các mối quan hệ của chính các yếu tố cấu thành HTTTKT lại là điều kiện tiên quyết để thiết kế hệ thống này.
Hiện nay, có nhiều cách tiếp cận để hiểu về bản chất của HTTTKT, mỗi cách tiếp cận có một ý nghĩa khác nhau. Chẳng hạn, cách tiếp cận truyền thống theo các phần hành kế toán thể hiện được sự phân công, phân nhiệm cụ thể cho từng kế toán viên và xác định quan hệ đối chiếu giữa các phần hành phục vụ cho việc kiểm tra và
bảo vệ tài sản. Cách tiếp cận HTTTKT theo các yếu tố cấu thành đã cho thấy một cách cụ thể về đặc trưng của hệ thống thông qua các thành phần của hệ thống, còn tiếp cận theo chu trình sẽ giúp xác định được mối quan hệ giữa HTTTKT và các HTTT chức năng khác trong từng chu trình để đảm bảo hoạt động của tổ chức được tiến hành thông suốt và hiệu quả.
Tuy nhiên, để hiểu được đầy đủ bản chất của HTTTKT thì không chỉ dừng ở
việc nghiên cứu HTTTKT theo từng cách tiếp cận riêng lẻ mà cần phải nghiên cứu
trên quan điểm hệ thống. Nói cách khác, không chỉ xem xét yếu tố cấu thành HTTTKT một cách riêng lẻ, độc lập nhau mà quan trọng hơn là phải nghiên cứu kết cấu, hiểu rõ mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành để tổ chức phối hợp hoạt động nhằm thực hiện tốt chức năng của HTTTKT. Trên cơ sở kế thừa các nghiên cứu trước đây, luận án trình bày một cách tiếp cận mới mang tính tổng thể và đa chiều, cho phép mô tả một cách khái quát và trực quan về mối liên hệ và tính thống nhất giữa các yếu tố cấu thành của HTTTKT, làm cơ sở để thiết kế HTTTKT bệnh viện.
Trước hết, các yếu tố cấu thành HTTTKT có thể chia thành 3 nhóm lớn:
- Nhóm 1: Các phần hành kế toán gồm phần hành kế toán tiền, kế toán viện phí, kế toán thanh toán, kế toán kho dược, kế toán tài sản, kế toán tiền lương…
- Nhóm 2: Các chu trình kế toán, gồm 4 chu trình: chu trình cung ứng, chu trình khám và điều trị, chu trình thu viện phí và chu trình tài chính.
- Nhóm 3: Các yếu tố còn lại gồm nguồn lực, phương pháp, quy trình hạch toán và cả các công cụ kiểm soát nội bộ.
Ba nhóm này có mối liên hệ chặt chẽ, thống nhất với nhau. Trước tiên xem xét mối liên hệ giữa các chu trình hoạt động và các phần hành (đối tượng) kế toán, sau đó sẽ xem xét mối liên hệ giữa các phần hành kế toán với các nguồn lực, phương pháp và quy trình hạch toán.
3.2.1. Mối liên hệ giữa chu trình hoạt động và các phần hành kế toán Tương tự các chu trình hoạt động trong một doanh nghiệp, tất cả các chu trình hoạt động trong một bệnh viện đều nhằm thực hiện một nhiệm vụ tương đối trọn vẹn và có liên quan đến việc huy động, sử dụng các nguồn lực của bệnh viện. Vì vậy, trong mỗi chu trình, đều có sự tham gia của các phần hành kế toán cùng với các bộ phận chức năng khác như các khoa điều trị, khoa CLS, khoa dược, phòng thiết bị- VTYT, hành chính…để cùng thực hiện trọn vẹn chức năng của chu trình.
Chẳng hạn, xem xét việc tổ chức thông tin trong chu trình thu viện phí tại bệnh viện qua minh họa ở hình 3.3.
Hình 3.3. Mối liên hệ giữa chu trình hoạt động và đối tượng kế toán (Nguồn: Tác giả tự xây dựng)
Việc tổ chức thông tin trong chu trình thu viện phí với chức năng xác định viện phí, thu viện phí, thanh quyết toán với cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ liên quan đến các đối tượng kế toán là tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, viện phí (nội trú/ngoại trú/
BHYT), công nợ phải thu… Việc theo dõi, hạch toán và cung cấp thông tin về sự biến động của các đối tượng này do các phần hành kế toán có liên quan đảm nhiệm. Vùng được in đậm và các dấu “x” trên hình 3.3 minh họa mối liên hệ giữa chu trình thu viện phí với các phần hành kế toán tiền, kế toán viện phí, công nợ và tổng hợp.
Có thể thấy, hoạt động khám và điều trị có phát sinh viện phí được thực hiện ở các khoa. Hơn nữa, thông thường để thực hiện khám và điều trị cho một bệnh nhân phải có sự tham gia của rất nhiều khoa như khoa khám bệnh, các khoa lâm sàng, CLS, khoa dược. Trong khi đó việc thu viện phí lại được thực hiện ở bộ phận thu viện phí.
Do đó, phải có sự phối hợp đồng bộ và chặt chẽ về mặt thông tin giữa các bộ phận có liên quan đến chu trình. Nếu chỉ chú trọng đến tổ chức hạch toán theo các phần hành (đối tượng) kế toán, nghĩa là chỉ quan tâm đơn thuần đến việc hạch toán thu tiền, chi
x
Công nợ
Thuốc VTYT Viện
phí Tổng
hợp ...
Chứng từ
CHU TRÌNH HOẠT ĐỘNG
Tài chính Thu viện phí Khám và điều trị Cung ứng
Phương tiện Bộ máy
Tài khoản
Báo cáo
Tiền Kiểm
soát nội bộ NGUỒN LỰC PHƯƠNG PHÁP QUY TRÌNH
PHẦN HÀNH
x x x x
tiền (đối với phần hành kế toán tiền mặt) hoặc nhập kho, xuất kho thuốc (đối với phần hành kế toán dược và VTYT)… mà không nhấn mạnh đến chức năng, vai trò của kế toán trong việc tham gia vào chu trình để góp phần thực hiện một cách có hiệu quả các hoạt động của bệnh viện. Cần thấy rằng, việc thực hiện tính toán viện phí, thu đúng, thu đủ, thu kịp thời viện phí là tích cực tham gia và thể hiện vai trò quan trọng của kế toán trong chu trình thu viện phí.
Tương tự, chu trình cung ứng liên quan đến chức năng mua hàng (trong đó nhiều nhất là mua thuốc, VTYT) và thanh toán cho nhà cung cấp. Các đối tượng kế toán có liên quan đến chu trình cung ứng thường bao gồm thuốc/ VTYT, tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, công nợ phải trả cho nhà cung cấp… Các nghiệp vụ mua thuốc liên quan đến hoạt động của khoa dược, trong khi đó theo dõi công nợ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp là chức năng của bộ phận kế toán. Để thực hiện trọn vẹn chức năng của chu trình cung ứng thuốc đòi hỏi phải có sự phối hợp hoạt động và kiểm soát lẫn nhau giữa bộ phận kế toán và khoa dược bệnh viện.
Như vậy, mỗi chu trình hoạt động đều có liên quan đến nhiều đối tượng kế toán và các đối tượng kế toán này được theo dõi, hạch toán và cung cấp thông tin bởi kế toán phần hành tương ứng. Ngược lại, sự biến động của bất kỳ đối tượng kế toán nào cũng có liên quan đến một chu trình hoạt động cụ thể và các bộ phận chức năng cụ thể trong bệnh viện. Hiểu rõ mối liên hệ giữa từng chu trình và các phần hành kế toán liên quan đến chu trình có ý nghĩa quan trọng trong việc tổ chức HTTTKT đến các đối tượng sử dụng thông tin và phối hợp hoạt động một cách hiệu quả giữa kế toán và các bộ phận chức năng khác, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng CNTT.
3.2.2. Mối liên hệ giữa các phần hành kế toán với các nguồn lực, phương ph́p ì uay trình hạch toán
Việc xem xét mối quan hệ giữa các chu trình hoạt động trong bệnh viện và các phần hành (đối tượng) kế toán như đã phân tích là hết sức cần thiết. Tuy nhiên, cũng cần nhận thức rằng việc tổ chức HTTTKT thành các chu trình hoặc việc theo dõi quản lý theo từng đối tượng kế toán mang tính trừu tượng. Trong khi đó, trên thực tế, HTTTKT được biểu hiện cụ thể qua các yếu tố nguồn lực như con người, các phương
tiện kỹ thuật (chứng từ, sổ kế toán, hệ thống máy tính, phần mềm) và những quy trình xử lý thông tin kế toán. Để theo dõi, hạch toán và cung cấp thông tin về các đối tượng kế toán rõ ràng cần phải sử dụng các nguồn lực này. Nói cách khác, giữa các phần hành (đối tượng) kế toán với các nguồn lực, phương pháp và quy trình hạch toán cũng có mối liên hệ chặt chẽ, thống nhất với nhau.
Mỗi phần hành kế toán thường được theo dõi bởi một hoặc một vài kế toán viên cụ thể và bộ máy kế toán phải được tổ chức phù hợp để phân công, phân nhiệm đối với từng kế toán viên trong việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết theo từng phần hành (đối tượng) kế toán.
Thêm vào đó, mỗi người trong bộ máy kế toán, tương ứng với chức năng nhiệm vụ của mình, được trang bị các phương tiện làm việc nhất định. Trong điều kiện ứng dụng CNTT, đó là các thiết bị máy tính, sự phân quyền truy cập vào CSDL kế toán thông qua các phần mềm kế toán để cập nhật và truy xuất các dữ liệu có liên quan đến phần hành mình phụ trách.
Để đảm bảo chức năng thông tin và kiểm soát của HTTTKT đòi hỏi việc thực hiện hạch toán kế toán phải tuân theo quy trình và các phương pháp kế toán. Việc hạch toán ghi chép ban đầu được thực hiện bằng phương pháp chứng từ kế toán. Mỗi đối tượng kế toán được phản ánh trên một số loại chứng từ nhất định và mỗi chứng từ là một minh chứng cho từng lần biến động của một đối tượng kế toán cụ thể. Chẳng hạn, với đối tượng kế toán là viện phí, chứng từ kế toán là các Bảng kê chi phí khám chữa bệnh. Tiếp đó, ở giai đoạn xử lý, tài khoản được sử dụng để theo dõi tình hình và sự biến động của từng đối tượng kế toán trong quá trình hoạt động khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mỗi TK (bao gồm TK tổng hợp và TK chi tiết) sẽ gắn liền với từng đối tượng kế toán cụ thể. Các loại sổ kế toán, báo cáo kế toán cũng được thiết kế phù hợp để ghi nhận, lưu trữ và cung cấp các thông tin tổng hợp và chi tiết cho từng đối tượng kế toán. Nói cách khác, khi nghiên cứu chứng từ, TK, sổ kế toán và báo cáo kế toán nhất thiết cũng phải xem xét trong mối liên hệ với các đối tượng, phần hành kế toán và các chu trình hoạt động có liên quan. Ví dụ, khi đề cập đến chứng từ kế toán, không thể nói chung chung mà phải xác định rõ chứng từ liên quan
đến đối tượng kế toán nào, do phần hành nào theo dõi và hạch toán, phát sinh trong chu trình nào… Chẳng hạn, phiếu nhập kho thuốc thuộc phần hành kế toán dược và VTYT phát sinh trong chu trình cung ứng; Bảng kê viện phí thuộc phần hành kế toán viện phí phát sinh trong chu trình thu viện phí…Chỉ trên cơ sở xác định cụ thể như vậy thì việc tổ chức chứng từ kế toán mới thực sự cụ thể và có ý nghĩa.
Ngoài ra để đảm bảo thực hiện tốt chức năng thông tin và kiểm soát của HTTTKT cũng cần phải có các công cụ kiểm soát nội bộ nhằm giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động của tổ chức nói chung và đối với HTTTKT nói riêng. Các công cụ kiểm soát này được xây dựng trên cơ sở đặc điểm từng loại đối tượng kế toán, theo từng chu trình và từng giai đoạn của quy trình tạo lập thông tin kế toán. Chẳng hạn, trong bệnh viện, thuốc là đối tượng kế toán phức tạp, đa dạng cần có sự kiểm soát rất chặt chẽ do khả năng xảy ra thất thoát lớn cũng như khả năng hư hỏng, mất phẩm chất do quá thời hạn sử dụng. Do đó, cần phải có quy trình kiểm soát quá trình nhập/xuất thuốc với những thủ tục kiểm soát rất chặt chẽ.
Hình 3.4. mô tả một cách trực quan mối liên hệ và tính thống nhất giữa ba nhóm yếu tố phần hành kế toán, chu trình hoạt động với các phương pháp, nguồn lực, quy trình hạch toán, công cụ kiểm soát nội bộ. Qua đó, có thể thấy rằng, tất cả hoạt động của một bệnh viện đều thuộc các chu trình nhất định và mỗi chu trình hoạt động đều có liên quan đến các phần hành kế toán. Nhân viên kế toán phần hành với sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật sẽ thu thập, kiểm tra chứng từ, thực hiện phân loại, ghi sổ kế toán và báo cáo thông tin về đối tượng kế toán thuộc trách nhiệm theo dõi.
Trong toàn bộ quá trình hoạt động, các công cụ kiểm soát nội bộ cũng được sử dụng để giúp thực hiện trọn vẹn chức năng của từng chu trình, hướng đến việc đạt được mục tiêu chung của bệnh viện.
Hình 3.4. Mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành HTTTKT (Nguồn: Tác giả tự xây dựng)
Như vậy, cách tiếp cận mới, tiếp cận tổng thể và đa chiều về HTTTKT bệnh viện, đã giúp hiểu rõ hơn bản chất HTTTKT và nhờ đó có thể ứng dụng trong quá trình phân tích, thiết kế và tổ chức một HTTTKT hiệu quả.