CHƯƠNG 3. KẾT QUẢ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ NHẬN DIỆN YÊU CẦU MỚI ĐỐI VỚI HỆ
3.3. Nhận diện yêu cầu mới đối với hệ thống thông tin kế toán
Với mục tiêu xác định những yêu cầu mới đối với HTTTKT trong các bệnh viện công dưới tác động của cơ chế tự chủ tài chính và xu hướng ứng dụng CNTT, sau khi thực hiện nghiên cứu định tính để xây dựng bảng câu hỏi chính thức, nghiên cứu định lượng chính thức được thực hiện bằng việc khảo sát 238 cán bộ quản lý các cấp tại các bệnh viện công về sự cần thiết của các nội dung thông tin và phương thức xử lý thông tin được đề xuất cũng như khảo sát kế toán trưởng tại 125 bệnh viện trên khắp cả nước về thực trạng HTTTKT. Kết quả nghiên cứu cụ thể như sau:
Phương tiện Bộ máy
Tài chính Thu viện phí Khám và điều trị Cung ứng
Tiền Thuốc/
VTYT
Công nợ Viện
phí
Tổng hợp
… Chứng
từ
CHU TRÌNH HOẠT ĐỘNG NGUỒN LỰC
PHƯƠNG PHÁP QUY TRÌNH
Tài khoản Kiểm soát nội bộ
Báo cáo
PHẦN HÀNH (ĐỐI TƯỢNG)
3.3.1. Về nội dung thông tin cần được cung cấp bổ sung
Có 8 nội dung thông tin mới được lựa chọn để khảo sát thông qua bảng câu hỏi nhằm lấy ý kiến các cán bộ quản lý các cấp tại các bệnh viện công về sự cần thiết trong việc cung cấp những thông tin này. Nghiên cứu sử dụng thang đo Likert 5 với mức độ cần thiết của thông tin từ 1: Rất không cần thiết đến 5: Rất cần thiết.
Bảng 3.1. Kết quả khảo sát sự cần thiết phải cung cấp thông tin về các nội dung
STT Nội dung thông tin Số trung
bình
Độ lệch chuẩn 1 Thông tin tồn kho thuốc, VTYT tại thời điểm bất kỳ 4.58 .573 2 Giá thành (chi phí thực tế đầy đủ) để thực hiện từng loại
DVKT y tế 4.49 .593
3 Giá thành khám và điều trị cho từng trường hợp bệnh 4.48 .661 4 Thông tin viện phí bệnh nhân phải trả tại thời điểm bất kỳ 4.42 .623 5 Xác định chênh lệch thu chi riêng cho hoạt động khám
chữa bệnh dịch vụ 4.39 .611
6 Tổng hợp số thu viện phí theo từng Khoa 4.37 .745 7 Xác định chi phí thực tế theo từng Khoa 4.30 .775 8 Phân tích giá thành DVYT và giá viện phí 4.27 .659
(Nguồn: Tác giả tự tính toán trên cơ sở kết quả khảo sát) Kết quả cho thấy tất cả 8 nội dung thông tin được khảo sát đều có giá trị trung bình nằm trong khoảng 4.21 - 5.00: Rất cần thiết. Thông tin về giá thành (chi phí đầy đủ) để thực hiện từng loại dịch vụ y tế, từng trường hợp bệnh là nội dung mới, chưa có quy định bắt buộc nhưng có giá trị trung bình rất cao, lần lượt là 4.49 và 4.48. Điều này cho thấy việc xác định giá thành đã thực sự được các cấp lãnh đạo tại bệnh viện công quan tâm và đặt ra yêu cầu HTTTKT phải cung cấp được những thông tin này.
Các yêu cầu cung cấp nội dung thông tin riêng về hoạt động khám chữa bệnh dịch vụ, thông tin về số thu viện phí và chi phí thực tế phát sinh của từng khoa, thông tin phân tích giá thành và giá viện phí đều ở mức rất cần thiết. Đáng chú ý là nội dung thông tin về tình hình tồn kho thuốc tại thời điểm bất kỳ được cho là cần thiết nhất,
với giá trị trung bình là 4.58. Đây không phải là nội dung mới, nhưng yêu cầu thông tin đó phải được cung cấp tại bất kỳ thời điểm nào có nhu cầu. Thông tin về viện phí lũy kế của từng bệnh nhân tại thời điểm bất kỳ cũng được xem là rất cần thiết. Nội dung thông tin này luôn là mối quan tâm của bệnh nhân cũng như bác sĩ điều trị, nay được xem là nội dung mà HTTTKT cần phải cung cấp. Rõ ràng là những người quản lý bệnh viện đã có sự chú trọng đến việc đáp ứng các yêu cầu chính đáng bệnh nhân, góp phần nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và hiệu quả hoạt động của bệnh viện.
Có thể thấy, yêu cầu HTTTKT phải cung cấp 8 nội dung thông tin kế toán mới đã nhận được sự ủng hộ của những người quản lý các cấp tại chính các bệnh viện.
Những nội dung thông tin này được cung cấp sẽ góp phần hỗ trợ công tác quản lý bệnh viện công để thích ứng với cơ chế tự chủ tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động của bệnh viện. Điều này đặt ra yêu cầu HTTTKT bệnh viện công cần được hoàn thiện để có thể cung cấp được những thông tin này. Giả thuyết: HTTTKT tại các bệnh viện công cần cung cấp nhiều nội dung mới về thông tin kế toán để hỗ trợ cho việc quản lý, điều hành hiệu quả bệnh viện có thể được chấp nhận.
3.3.2. Về phương thức xử lý thông tin
Với yêu cầu thông tin kế toán ngày càng đa dạng, phong phú, chi tiết và phức tạp cũng như xu hướng ứng dụng CNTT trong lĩnh vực quản lý đã đặt ra yêu cầu phải đổi mới phương thức xử lý thông tin kế toán tại các bệnh viện công. Với mục tiêu khảo sát các yêu cầu mới về phương thức xử lý của HTTTKT bệnh viện, có 4 nội dung được lựa chọn để lấy ý kiến. Kết quả khảo sát được trình bày ở bảng 3.2.
Kết quả khảo sát cho thầy yêu cầu “Sử dụng phần mềm trong công tác kế toán”
có giá trị trung bình rất cao là 4.76 cho thấy việc ứng dụng phần mềm để hỗ trợ công tác kế toán là hết sức cần thiết. Nói cách khác, việc ứng dụng CNTT có thể xem là điều kiện tiên quyết để nâng cao chất lượng xử lý thông tin của HTTTKT nhằm cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin kế toán theo yêu cầu quản lý các cấp.
Bảng 3.2. Kết quả khảo sát yêu cầu về phương thức xử lý thông tin kế toán
TT Nội dung thông tin Số trung
bình
Độ lệch chuẩn 1 Sử dụng phần mềm trong công tác kế toán 4.76 .498 2 Liên kết dữ liệu giữa kế toán và khoa Dược để quản lý việc
nhập xuất thuốc, VTYT 4.69 .507
3 Liên kết dữ liệu giữa khoa Dược và các Khoa để quản lý việc
cấp phát thuốc, VTYT cho từng Khoa 4.64 .547
4 Liên kết dữ liệu giữa kế toán và các Khoa để quản lý thuốc/
VTYT từng bệnh nhân sử dụng để hỗ trợ việc tính viện phí 4.61 .590 (Nguồn: Tác giả tự tính toán trên cơ sở kết quả khảo sát) Ba yêu cầu mới về phương thức xử lý thông tin còn lại chú trọng đến yêu cầu liên kết dữ liệu giữa bộ phận kế toán và các bộ phận chức năng khác trong bệnh viện.
Kết quả khảo sát cho thấy, việc liên kết dữ liệu giữa bộ phận kế toán với khoa dược để quản lý tình hình nhập xuất thuốc, giữa bộ phận kế toán với các khoa điều trị để hỗ trợ thu viện phí, giữa khoa dược với các khoa điều trị để quản lý việc cấp phát thuốc là rất cần thiết với giá trị trung bình đều ở mức trên 4.6. Bên cạnh sự cần thiết phải ứng dụng phần mềm kế toán, những yêu cầu xử lý thông tin theo hướng liên kết dữ liệu giữa các bộ phận chức năng trong bệnh viện là tiền đề cơ bản để định hướng cho việc xây dựng HTTT quản lý tổng thể bệnh viện.
Tóm lại, với sự đồng tình ủng hộ rất cao của người được khảo sát về sự cần thiết của việc sử dụng phần mềm kế toán và tổ chức liên kết dữ liệu giữa các bộ phận chức năng trong bệnh viện, có thể chấp nhận giả thuyết: HTTTKT phải thay đổi phương thức xử lý thông tin theo hướng tăng cường ứng dụng CNTT theo định hướng Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện.
3.3.3. Đ́nh gí HTTTKT tại các bệnh viện công hiện nay
Kết quả nghiên cứu nhận diện các yêu cầu đối với HTTTKT trong điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ tài chính cho thấy, HTTTKT tại các bệnh viện công cần phải cung cấp nhiều thông tin kế toán cũng như phải thay đổi phương thức xử lý thông tin
theo định hướng ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện. Tuy nhiên, để thiết kế một HTTTKT thành công cần thực hiện việc phân tích, đánh giá thực trạng đáp ứng các yêu cầu mới của HTTTKT hiện tại tại các bệnh viện công trong việc đáp ứng các yêu cầu mới đã được nhận diện. Một bảng câu hỏi khảo sát được gửi đến từng bệnh viện để xin ý kiến đánh giá về mức độ thực hiện yêu cầu mới đối với HTTTKT trên bốn nhóm nội dung:
- Tình hình cung cấp thông tin về viện phí
- Tình hình hạch toán, phân bổ, cung cấp thông tin về chi phí - Tình hình hạch toán các hoạt động khám chữa bệnh dịch vụ - Mức độ ứng dụng CNTT trong công tác kế toán
Có 125 bệnh viện khắp cả nước tham gia vào nghiên cứu chính thức và kết quả khảo sát như sau:
3.3.3.1. Tình hình cung cấp thông tin về viện phí
Viện phí là nguồn thu lớn nhất trong hầu hết các bệnh viện công, chính vì thế thông tin về tình hình thu viện phí luôn là mối quan tâm của các cấp quản lý, lãnh đạo bệnh viện. Hiện nay, các yêu cầu cung cấp thông tin viện phí khá chi tiết theo nhiều tiêu thức phân loại và tổng hợp viện phí khác nhau.
Bảng 3.3. Kết quả khảo sát tình hình cung cấp thông tin về viện phí
TT Nội dung
Số trung bình1
Chưa thực hiện (%)
Đã thực hiện (%) Chưa
tốt
Tương đối tốt Tốt 1 Bảng kê chi phí KCB theo quy định 2.70 0.8 0.8 26.4 72.0 2 Viện phí theo từng nhóm bệnh nhân 2.54 2.4 4.0 30.4 63.2 3 Viện phí theo mã bệnh 1.89 19.2 16.0 21.6 43.2 4 Viện phí theo từng khoa 2.18 9.6 12.8 27.2 50.4 5 Viện phí bệnh nhân tại thời điểm bất kỳ 2.26 10.4 10.4 22.4 56.8 (Nguồn: Tác giả tự tính toán trên cơ sở kết quả khảo sát)
1 Thang đo mức độ thực hiện: 0: chưa thực hiện, Từ 1 đến 3: đã thực hiện từ chưa tốt đến rất tốt.
Kết quả khảo sát ở bảng 3.3 cho thấy tình hình cung cấp thông tin về viện phí được các bệnh viện công thực hiện khá tốt. Đặc biệt những nhóm thông tin theo quy định của các cơ quan quản lý Nhà nước như thông tin về chi phí khám chữa bệnh của bệnh nhân ngoại trú/nội trú, viện phí theo từng nhóm bệnh nhân được hầu hết các bệnh viện thực hiện từ tương đối tốt đến tốt (xấp xỉ 95%). Một số bệnh viện nhờ có sự liên kết dữ liệu giữa kế toán viện phí và các khoa điều trị nên đã cung cấp được thông tin về viện phí cho từng khoa và cả thông tin về viện phí lũy kế của từng bệnh nhân tại thời điểm bất kỳ. Tuy nhiên, cũng còn hơn 20% bệnh viện chưa thể cung cấp các thông tin này.
Kết quả khảo sát cũng cho thấy, còn khoảng 35% bệnh viện công chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa tốt việc tổng hợp và cung cấp thông tin về viện phí theo từng mã bệnh. Đây là điểm đáng chú ý vì việc cung cấp thông tin về viện phí theo từng mã bệnh là một yêu cầu rất cần thiết, là cơ sở so sánh với chi phí khám và điều trị theo từng trường hợp bệnh để tăng cường kiểm soát chi phí và định giá viện phí phù hợp. Đây là nội dung quan trọng để luận án tiếp tục đề xuất giải pháp tổ chức HTTTKT hướng đến yêu cầu này.
3.3.3.2. Tình hình hạch toán, phân bổ và cung cấp thông tin về chi phí
Kết quả phân tích những tác động của cơ chế tự chủ tài chính và nhất là lộ trình điều chỉnh giá viện phí tại các bệnh viện công cho thấy việc cung cấp thông tin về chi phí đầy đủ (giá thành) cho từng loại DVKT, từng trường hợp bệnh trở nên rất cần thiết. Theo phân loại chi phí của Nghị định 85, chi phí đầy đủ để thực hiện hoạt động khám chữa bệnh trong các bệnh viện công bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp (Phụ lục 11). Để xác định chi phí đầy đủ cấu thành nên giá thành thực hiện từng loại DVKT và từng trường hợp bệnh, bên cạnh việc thực hiện tập hợp các chi phí trực tiếp như thuốc, VTYT cần thực hiện việc hạch toán và phân bổ các chi phí gián tiếp như chi phí công cụ dụng cụ, chi phí tiền lương, chi phí khấu hao TSCĐ và các chi phí chung khác. Việc khảo sát tình hình hạch toán, phân bổ và cung cấp thông tin về chi phí hoạt động của bệnh viện nói chung, chi phí đầy đủ để thực hiện hoạt
động khám chữa bệnh nói riêng sẽ giúp đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu cung cấp nội dung thông tin này cho các đối tượng sử dụng thông tin.
Kết quả khảo sát tình hình hạch toán và cung cấp thông tin về chi phí của hoạt động khám và điều trị tại các bệnh viện công được trình bày ở bảng 3.4.
Việc hạch toán chi phí thuốc, VTYT được các bệnh viện công thực hiện tốt (với giá trị trung bình là 2.33). Đây là công việc mà bệnh viện nào cũng chú trọng thực hiện vì là hoạt động chủ yếu, gắn liền với việc cấp phát thuốc theo nhu cầu điều trị của từng khoa. Việc hạch toán và cung cấp chi phí tiền lương, chi phí công cụ dụng cụ cũng được các bệnh viện thực hiện khá tốt (hơn 70 % bệnh viện thực hiện từ tương đối tốt đến tốt). Tuy nhiên, các chi phí gián tiếp như khấu hao TSCĐ và nhất là chi phí liên quan đến hoạt động xử lý chất thải, vệ sinh môi trường còn rất nhiều bệnh viện chưa thực hiện được. Chính vì không thực hiện việc hạch toán và phân bổ các chi phí này cho từng khoa nên tỷ lệ các bệnh viện chưa thực hiện được hoặc thực hiện chưa tốt việc xác định giá thành từng loại DVKT, từng trường bệnh còn khá cao.
Bảng 3.4. Kết quả khảo sát tình hình hạch toán và cung cấp thông tin về chi phí
TT Nội dung
Số trung
bình
Chưa thực hiện
Đã thực hiện Chưa
tốt
Tương đối tốt Tốt 1 Chi phí thuốc, VTYT theo từng Khoa 2.33 4.8 11.2 30.4 53.6 2 Chi phí tiền lương theo từng Khoa 2.10 14.4 9.6 28.0 48.0 3 Chi phí điện nước, xử lý chất thải, vệ sinh
môi trường theo từng Khoa 1.10 43.2 18.4 23.2 15.2 4 Chi phí công cụ dụng cụ theo từng Khoa 1.70 24.8 12.8 30.4 32.0 5 Chi phí khấu hao TSCĐ theo từng Khoa 1.46 31.2 16.0 28.0 24.8 6 Giá thành từng loại DVKT y tế 1.58 27.2 11.2 37.6 24.0 7 Giá thành từng trường hợp bệnh 1.43 34.4 9.6 34.4 21.6 (Nguồn: Tác giả tự tính toán trên cơ sở kết quả khảo sát) 3.3.3.3. Tình hình hạch toán hoạt động khám chữa bệnh dịch vụ
Theo cơ chế tự chủ tài chính, các bệnh viện công được phép thực hiện các hoạt động khám chữa bệnh dịch vụ theo phương thức chất lượng cao được thu phí cao.
Tuy nhiên không phải bệnh viện nào cũng có điều kiện thực hiện các hoạt động này.
Thực tế khảo sát 125 bệnh viện công trên phạm vi cả nước cho thấy có 26 bệnh viện (tỷ lệ 20.8%) không có hoạt động khám chữa bệnh dịch vụ.
Theo quy định hiện nay, các bệnh viện công phải hạch toán riêng các khoản thu, khoản chi, đồng thời xác định riêng chênh lệch thu chi cho hoạt động khám chữa bệnh dịch vụ. Qua khảo sát cho thấy hơn 90% các bệnh viện công có hoạt động khám chữa bệnh dịch vụ đã thực hiện tập hợp và hạch toán riêng doanh thu từ hoạt động này. Tuy nhiên, có gần 30% bệnh viện chưa xác định được chi phí riêng cho hoạt động khám chữa bệnh dịch vụ.
3.3.3.4. Tình hình ứng dụng CNTT
Kết quả khảo sát cho thấy phần lớn các bệnh viện công đã ứng dụng phần mềm kế toán với 115/125 bệnh viện (tỷ lệ 92%). Điều này cho thấy việc ứng dụng CNTT vào công tác kế toán đã được các bệnh viện công chú trọng. Tuy nhiên, nghiên cứu này không chỉ khảo sát tình hình ứng dụng CNTT qua việc sử dụng các phần mềm kế toán mà quan trọng hơn là khảo sát cụ thể mức độ ứng dụng CNTT trong quy trình xử lý thông tin hướng đến ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện. Kết quả khảo sát mức độ ứng dụng CNTT được tổng hợp ở bảng 3.5.
Bảng 3.5. Kết quả khảo sát mức độ ứng dụng CNTT
TT Nội dung
Số trung
bình Chưa
thực hiện
Đã thực hiện Chưa
tốt
Tương đối tốt Tốt 1 Việc áp đơn giá thuốc/VTYT và DVKT để
tính viện phí được thực hiện bằng phần mềm 2.37 12.0 5.6 35.2 47.2 2 Số lượng thuốc, VTYT và các DVKT mỗi
bệnh nhân đã sử dụng được kết chuyển tự động qua hệ thống mạng nội bộ cho bộ phận thu viện phí để xác định số viện phí phải thu
1.96 21.6 14.4 26.4 37.6
3 Mỗi bệnh nhân được cấp một mã số duy nhất
để quản lý thống nhất trong toàn bệnh viện 2.05 23.2 8.8 24.0 44.0 4 Thực hiện truy cập vào hệ thống để có thông
tin về viện phí lũy kế của mỗi bệnh nhân 1.58 35.2 14.4 20.0 30.4 5 Thống nhất danh mục thuốc/VTYT trong
toàn bệnh viện 2.44 10.4 2.4 39.2 48.0
6 Dữ liệu nhập, xuất thuốc/VTYT sau khi khoa Dược cập nhật được phần mềm tự động chuyển sang phòng kế toán
1.72 27.2 16.8 26.4 29.6 7 Kết nối dữ liệu giữa phòng kế toán và khoa
Dược trong việc quản lý thuốc/VTYT 1.63 31.2 12.8 31.2 24.8 8 Kết nối dữ liệu giữa khoa Dược và khoa điều
trị, khoa CLS trong cấp phát thuốc/VTYT 1.67 34.4 9.6 24.0 32.0 9 Sử dụng phần mềm quản lý tổng thể trong
đó có phân hệ kế toán 1.41 41.6 10.4 24.8 23.2 (Nguồn: Tác giả tự tính toán trên cơ sở kết quả khảo sát) Hiện nay, để hỗ trợ cho công tác xác định thu viện phí, hơn 80% bệnh viện đã thực hiện tốt việc áp giá thuốc, giá dịch vụ tự động bằng phần mềm với mức độ thực hiện trung bình được đánh giá là 2.37. Các bệnh viện cũng đã chú ý việc quản lý thống nhất các đối tượng chủ yếu như bệnh nhân, thuốc, VTYT bằng những bộ mã thống nhất. Tuy nhiên việc liên kết dữ liệu giữa các bộ phận chức năng nhằm chia sẻ