CHƯƠNG 4. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC BỆNH VIỆN CÔNG
4.5. Thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình tài chính
Tại bệnh viện công, chu trình tài chính liên quan đến việc theo dõi quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí theo đúng các quy định của Nhà nước, thực hiện tiết kiệm chi, sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí để tăng tích lũy cho đầu tư cơ sở
vật chất, đào tạo cán bộ, nghiên cứu khoa học và tăng thu nhập cho cán bộ nhân viên. Các hoạt động diễn ra thường xuyên, liên tục là hoạt động cung ứng, khám và điều trị và hoạt động thu viện phí đã được thiết kế trong ba chu trình riêng. Như vậy, ngoài những nội dung thiết kế HTTTKT đã được đề cập trong 3 chu trình trên nội dung tiếp theo sẽ thiết kế HTTTKT để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, hoạt động đầu tư xây dựng, mua sắm và sử dụng TSCĐ, xác định kết quả hoạt động và thực hiện hạch toán tổng hợp, lập các báo cáo kế toán.
4.5.1. Thiết kế hệ thống thông tin kế tón để hạch toán tiền yương Thông tin của từng viên chức và người lao động về tuổi tác, giới tính, chức danh, chức vụ, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, ngày kí hợp đồng, loại hợp đồng, thông tin liên hệ… được quản lý trên tập tin DANH_MUC_NHAN_VIEN (Phụ lục 31). Tập tin này được quản lý và cập nhật bởi phòng Tổ chức cán bộ. Bên cạnh những thông tin phục vụ cho công tác quản trị nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, bố trí công việc, tập tin DANH_MUC_NHAN_VIEN còn là thông tin đầu vào
quan trọng để thực hiện việc theo dõi, xác định tiền lương và thanh toán lương. Do đó, tập tin này còn tổ chức thêm các trường để lưu trữ và cập nhập thông tin về HE_SO_LUONG, HE_SO_PHU_CAP cũng như thông tin phục vụ cho việc thanh toán lương bằng hình thức phổ biến hiện nay là qua tài khoản cá nhân như SO_CNMD, SO_TK_NGAN_HANG. Ngoài ra, việc tổ chức thêm trên tập tin này trường ID_KHOA_PHONG vừa để quản lý người lao động, vừa là cơ sở để hạch toán tiền lương theo từng khoa/phòng.
Tại bệnh viện công, tiền lương phải trả cán bộ, viên chức chủ yếu là lương thời gian, được tính trên cơ sở ngày làm việc thực tế, mức lương tối thiểu, hệ số lương và hệ số phụ cấp theo lương. Bên cạnh tiền lương hệ số, với đặc thù hoạt động khám chữa bệnh, trong bệnh viện thường phát sinh tiền lương làm thêm giờ, phụ cấp trực ca đêm, phụ cấp thực hiện phẫu thuật, thủ thuật. Hiện nay, các bệnh viện đã sử dụng đầy đủ các chứng từ để hạch toán tiền lương như bảng chấm công, Giấy báo làm thêm giờ, Bảng chấm công làm thêm giờ… Đối với khoản thanh toán mang đặc thù như chi phụ cấp thực hiện thủ thuật, phẫu thuật, dù không có mẫu quy định nhưng phần lớn các bệnh viện đều tự thiết kế Bảng kê thanh toán phụ cấp thụ thuật/phẫu thuật để làm cơ sở thanh toán tiền cho các bác sỹ, nhân viên y tế. Ngoài ra, hàng tháng, các bệnh viện cũng thanh toán thu nhập tăng thêm cho cán bộ viên chức theo kế hoạch.
Bên cạnh việc xác định các khoản thu nhập của cán bộ viên chức, bệnh viện còn thực hiện tính các khoản trích theo lương nhằm mục đích đảm bảo chính sách an sinh xã hội. Các khoản trích theo lương hiện nay bao gồm: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn.
Hàng tháng, căn cứ các chứng từ liên quan, phòng Tổ chức cán bộ lập bảng tổng hợp tính lương theo từng khoa/ phòng. Căn cứ vào bảng thanh toán lương, bút toán hạch toán tổng hợp chi phí tiền lương được định khoản ghi Nợ TK 6612/631/642 và ghi có TK 334 (3341/3348).
Tập tin LUONG_VA_THU_NHAP (bảng 4.19) để cập nhật, lưu trữ thông tin về tiền lương và thu nhập theo từng tháng của từng cán bộ viên chức trong bệnh
viện. Bằng cách tổ chức thêm trường ID_KHOA_PHONG trên tập tin CHI_TIET_
CHI_PHI_KCB (Bảng 4.13), HTTTKT có thể hạch toán được chi tiết từng loại chi phí nói chung và chi phí tiền lương theo từng khoa/phòng. Khi kế toán định khoản Nợ TK 6612/631/642 trên trường TK_NO của tập tin CHI_TIET_NK, hệ thống yêu cầu phải cập nhật loại chi phí là “tiền lương”, các khoa/ phòng nơi phát sinh chi phí và lưu trên các trường ID_CHI_PHI, ID_KHOA_PHONG trên tập tin CHI_TIET_ CHI_PHI_KCB. Tương tự, khi xác định các khoản trích theo lương kế toán định khoản ghi Nợ TK 6612/635/642 và ghi có TK 332, đồng thời cũng cập nhật các thông tin trên tập tin CHI_TIET_ CHI_PHI_KCB. Ngoài ra, trong hệ thống tính lương kế toán còn phải xác định và hạch toán khoản trích nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cũng như khoản thuế thu nhập cá nhân mà cán bộ viên chức phải chi trả.
Bảng 4.19. Cấu trúc tập tin LUONG_VA _THU_NHAP
Tên trường Kiểu Ràng
buộc Diễn giải ID_NHAN_VIEN varchar (50) PK Mã nhân viên
THANG int Tháng
LUONG_HE_SO real Lương theo hệ số
LUONG_LAM_THEM_GIO real Lương làm thêm giờ
LUONG_BHXH_CHI_TRA real Lương do BHXH trả
PHU_CAP_KHAC real P/cấp thủ thuật, phẫu thuật
THU_NHAP_TANG_THEM real Thu nhập tăng thêm
TONG_THU_NHAP real Tổng thu nhập
BHXH real BHXH tính vào lương
BHYT real BHYT tính vào lương
BHTN real BHTN tính vào lương
KPCD real KPCĐ tính vào lương
TAM_UNG real Khấu trừ tạm ứng
THUE_TNCN real Thuế thu nhập cá nhân
THUC_NHAN real Thực nhận
Bên cạnh đó, khi thực hiện việc thanh toán tiền lương, tiền công cho cán bộ viên chức và người lao động, kế toán lập các chứng từ ủy nhiệm chi/phiếu chi và cập nhật các chứng từ này vào tập tin NHAT_KY và CHI_TIET_NK.
Với cách tổ chức dữ liệu chi tiết như trên, bệnh viện có thể thống kê, báo cáo chi phí tiền lương của cán bộ viên chức theo nhiều tiêu thức khác nhau như theo từng khoa/phòng, theo chức danh chuyên môn… Đồng thời, việc tổ chức dữ liệu trên cho phép cán bộ viên chức có thể đăng nhập vào HTTT bệnh viện để biết và kiểm tra thông tin về các khoản thu nhập trên tài khoản cá nhân của mình.
4.5.2. Thiết kế hệ thống thông tin đối với tài sản cố định
Trong điều kiện thực hiện tự chủ tài chính, hầu hết các bệnh viện công đều tổ chức các hoạt động SXKD, trong đó chủ yếu là hoạt động khám chữa bệnh dịch vụ. Theo đó, TSCĐ có thể được sử dụng riêng biệt hoặc đồng thời cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD. Quản lý TSCĐ thường thuộc chức năng của Phòng Hành chính quản trị. Thông tin về nội dung, đặc điểm, tình trạng của từng loại TSCĐ được cập nhật vào tập tin DANH_MUC_TSCĐ.
Bảng 4.20. Cấu trúc tập tin DANH_MUC_TSCD
Tên trường Kiểu Ràng
buộc Diễn giải
ID_TSCĐ varchar (50) PK Mã TSCĐ
TEN_TSCĐ nvarchar
(200)
Tên TSCĐ
ID_LOAI_TSCĐ varchar (50) Mã loại TSCĐ
SO_THE_TSCĐ varchar (50) Số thẻ TCSĐ
ID_KHOA_PHONG varchar (50) FK Mã đơn vị sử dụng
ID_NHA_CUNG_CAP varchar (50) FK Mã nhà cung cấp
NUOC_SAN_XUAT nvarchar
(200)
Nước sản xuất THONG_SO_KY_THUAT nvarchar (500) Thông số kỹ thuật
NAM_SAN_XUAT Int Năm sản xuất
NGUYEN_GIA Real Nguyên giá TSCĐ
NGAY_DUA_VAO_SU_DUNG Datetime Ngày đưa vào sử dụng
ID_NGUON_VON varchar (50) FK Mã nguồn hình thành
ID_MUC_DICH_SU_DUNG varchar (50) FK Mã mục đích sử dụng
TY_LE_KHAU_HAO Real Tỷ lệ khấu hao
KHAU_HAO_LUY_KE Real Khấu hao lũy kế
Bên cạnh những thông tin chung về TCSĐ như tên tài sản, năm sản xuất, nhà cung cấp, các thông số kỹ thuật, nguyên giá, ngày sử dụng, tỷ lệ khấu hao…, tập tin DANH_MUC_TSCĐ phải thể hiện việc phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành chính (quản lý trên trường ID_NGUON_VON), mục đích sử dụng (ID_MUC_DICH_ SU_DUNG), đơn vị sử dụng (ID_KHOA_PHONG). Đây là cơ sở quan trọng để quản lý TSCĐ nhằm xác định đúng nguồn kinh phí tái đầu tư TSCĐ và để xác định kết quả tài chính riêng đối với hoạt động sự nghiệp và hoạt động khám chữa bệnh dịch vụ.
- Đối với TSCĐ được đầu tư, mua sắm bằng nguồn vốn NSNN, phục vụ cho hoạt động theo chức năng nhiệm vụ của bệnh viện, cuối năm kế toán tính hao mòn ghi Nợ TK 466/ Ghi Có TK 214 – Chi tiết cho hoạt động khám chữa bệnh theo chức năng, nhiệm vụ. Đây được xem là hoạt động chi tiêu công và là một trong các căn cứ để Nhà nước tái đầu tư TSCĐ cho bệnh viện.
- Đối với những TSCĐ được đầu tư mua sắm bằng nguồn vốn vay, nguồn vốn kinh doanh và các nguồn khác sử dụng cho hoạt động khám, chữa bệnh theo yêu cầu, hàng tháng (hoặc định kỳ) kế toán phải trích khấu hao và tính vào chi phí SXKD: ghi Nợ TK 631/ Có TK 214 – Chi tiết cho hoạt động dịch vụ. Đây là căn cứ xác định viện phí và xác định kết quả tài chính của hoạt động khám chữa bệnh dịch vụ.
- Đối với TSCĐ có nguồn gốc NSNN chỉ sử dụng để thực hiện các hoạt động SXKD: hàng tháng tính khấu hao ghi Nợ TK631/ ghi Có TK 214 (chi tiết cho TSCĐ sử dụng cho hoạt động SXKD). Cuối năm, hạch toán hao mòn ghi Nợ TK 466/Có TK 431.
Tuy nhiên trên thực tế có nhiều TSCĐ có nguồn gốc NSNN sử dụng để phục vụ cho cả bệnh nhân BHYT và bệnh nhân khám chữa bệnh theo yêu cầu, nên không thể xác định để hạch toán trực tiếp giá trị hao mòn cho từng loại hoạt động.
Khi đó, kế toán cần phải sử dụng phương pháp phân bổ để xác định giá trị hao mòn TSCĐ cho từng loại hoạt động tính vào chi phí một cách hợp lý. Việc phân bổ khấu hao TSCĐ có nguồn gốc từ ngân sách dùng cho hoạt động SXKD sẽ tính theo
mức độ sử dụng cho SXKD để tính khấu hao vào chi phí, còn phần hao mòn phân bổ cho hoạt động sự nghiệp thì ghi giảm nguồn kinh phí đã hình thành tài sản. Tùy theo từng loại TSCĐ mà lựa chọn tiêu thức phân bổ như nhà cửa có thể căn cứ vào diện tích sử dụng, đối với các thiết bị có thể dựa vào số lượt sử dụng cho mỗi hoạt động…
Do tính phức tạp của việc tính và hạch toán khấu hao TSCĐ, có thể tổ chức riêng tập tin KHAU_HAO_TSCĐ, trong đó việc tổ chức trường PHAN_BO nhằm xác định TSCĐ nào cần thực hiện phân bổ và trường TIEU_THUC_PHAN_BO là để phục vụ cho việc phân bổ của từng TSCĐ cho từng hoạt động.
Bảng 4.21. Cấu trúc tập tin KHAU_HAO_TSCĐ
Tên trường Kiểu Ràng
buộc Diễn giải
ID_TSCĐ varchar (50) PK Mã TSCĐ
KHAU_HAO_THANG Real Mức khấu hao tháng
PHAN_BO Bit Có cần phân bổ không
TIEU_THUC_PHAN_BO varchar (50) Tiêu thức phân bổ
KHAU_HAO_HĐKD varchar (50) Mức khấu hao tính cho SXKD Song song với việc theo dõi chi tiết TCSĐ theo nguồn hình thành và theo mục đích sử dụng như đã trình bày trên tập tin DANH_MUC_TSCĐ cần thiết phải tổ chức trường ID_KHOA_PHONG trên tập tin DANH_MUC_TSCĐ để quản lý TSCĐ theo nơi sử dụng. Đây vừa là yêu cầu để quản lý TCSĐ như ở tất cả các tổ chức, đơn vị khác, vừa là căn cứ quan trọng để hạch toán chi phí theo từng khoa phòng, từ đó mới xác định được giá thành dịch vụ khám chữa bệnh cũng như xác định kết quả tài chính riêng cho từng loại hoạt động.
4.5.3. Thiết kế hệ thống thông tin kế tón để x́c định kết quả tài chính
Một trong những vấn đề cần giải quyết của luận án là thiết kế HTTTKT phục vụ cung cấp thông tin và xác định rõ ràng, minh bạch kết quả tài chính của hoạt động khám chữa bệnh theo chức năng, nhiệm vụ và hoạt động khám chữa bệnh dịch vụ. Theo các nguyên tắc và cách tổ chức hạch toán chi phí đã trình bày
trong chu trình khám và điều trị, các chi phí phát sinh có liên quan trực tiếp đến hoạt động khám chữa bệnh theo chức năng, nhiệm vụ hạch toán vào TK 6612, các chi phí phát sinh có liên quan trực tiếp đến hoạt động dịch vụ đã được hạch toán vào TK 631- chi tiết cho từng hoạt động khám chữa bệnh dịch vụ, các chi phí phát sinh chung cho cả hai hoạt động được tập hợp và phân bổ theo các tiêu thức phù hợp.Với cách thức hạch toán và phân bổ chi phí như đã đề xuất, có thể hạch toán chi phí cho từng hoạt động, trong mỗi hoạt động chi phí được theo dõi chi tiết riêng cho từng khoa/ phòng.
Để hạch toán các khoản thu của mỗi hoạt động, bệnh viện sử dụng các TK 5111 - Thu phí và lệ phí (trường hợp thu viện phí và BHYT của bệnh nhân thường) và TK 531 - Thu viện phí của hoạt động dịch vụ. Như đã trình bày trong chu trình thu viện phí, các khoản thu của từng hoạt động có thể được tiếp tục theo dõi chi tiết cho từng khoa/ phòng/ bộ phận trong mỗi hoạt động. Kết quả khảo sát tại các bệnh viện cho thấy, có một vài khó khăn đặt ra trong việc hạch toán khoản thu viện phí một cách chi tiết theo từng khoa/phòng/bộ phận. Đó là trường hợp bệnh nhân điều trị qua nhiều khoa/ phòng khác nhau trong một đợt. Theo đó, chi phí phát sinh được hạch toán theo các khoa/ phòng tham gia điều trị bệnh nhân, tuy nhiên số thu viện phí khi bệnh nhân thanh toán ra viện thường được hạch toán, theo dõi chi tiết cho khoa/ phòng cuối cùng điều trị và làm thủ tục cho bệnh nhân xuất viện. Do vậy cần xây dựng cách thức phân bổ số thu viện phí cho các khoa tham gia điều trị bệnh nhân một cách hợp lý và khoa học. Tiêu thức phân bổ có thể theo giá trị các DVKT, thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao để điều trị bệnh nhân và số ngày điều trị tại các khoa/ phòng/ bộ phận.
Số liệu mô phỏng về tình hình nguồn thu của các hoạt động tại bệnh viện được trình bày ở bảng 4.22.
Bảng 4.22. Nguồn thu của các hoạt động tại bệnh viện
Đơn vị tính: Tỷ đồng
Bộ phận
Nguồn thu phí và lệ phí và thu khác
Phân bổ từ nguồn KP chi
thường xuyên Tổng cộng Viện phí,
BHYT
Khác
Cấp cứu và p. khám 13.737 476 1.200 15.413
- Phòng cấp cứu 4.065 181 390 4.636
- Phòng khám nội 4.207 192 450 4.849
- Phòng khám ngoại 5.465 103 360 5.928
Các khoa lâm sàng 17.923 1.631 1.950 21.504
- Khoa nội 9.321 745 1,000 11.066
- Khoa ngoại 8.602 886 950 10.438
Hoạt động dịch vụ 15.816 156 - 15.972
- Khoa nội dịch vụ 7.636 67 - 7.703
- Khoa ngoại dịch vụ 8.180 89 - 8.269
TỔNG CỘNG 47.476 2.263 3.150 52.889
Trên cơ sở tập hợp và phân bổ chi phí (bảng 4.14) và nguồn thu đã tập hợp và phân bổ riêng (bảng 4.22) có thể xác định chênh lệch thu chi riêng cho từng hoạt động, từng cho từng khoa/phòng/bộ phận như minh họa ở bảng 4.23.
Khi phân tích số liệu về chênh lệch thu chi trong một kỳ hạch toán (tháng/quý/ năm) tại các bệnh viện công, cũng cần lưu ý vào thời điểm cuối kỳ luôn có những bệnh nhân đang được điều trị tại các khoa/phòng/ bộ phận. Các chi phí điều trị của những bệnh nhân này được hạch toán vào chi phí hoạt động trong kỳ hạch toán, tuy nhiên nguồn thu viện phí sẽ được hạch toán sang kỳ sau. Do vậy, về mặt nội dung, khoản chênh lệch thu chi trong một kỳ sẽ có những điểm khác với kết quả tài chính của các hoạt động. Vì vậy, khi tính toán để xác định chính xác kết quả tài chính cần quan tâm đến sự phù hợp giữa nguồn thu viện phí và chi phí phát sinh tương ứng để tạo ra nguồn thu đó.
Bảng 4.23. Xác định chệnh lệch thu chi riêng
Đơn vị tính: Tỷ đồng
Bộ phận Thu từ các
nguồn Chi phí Chênh lệch thu chi
Cấp cứu và p. khám 15.413 15.169 244
- Phòng cấp cứu 4.636 4.137 499
- Phòng khám nội 4.849 4.740 149
- Phòng khám ngoại 5.928 6.292 (364)
Các khoa lâm sàng 21.504 21.452 52
- Khoa nội 11.066 11.038 28
- Khoa ngoại 10.438 10.414 24
Hoạt động dịch vụ 15.972 13.592 2.380
- Khoa nội dịch vụ 7.703 6.208 1.495
- Khoa ngoại dịch vụ 8.269 7.384 885
TỔNG CỘNG 52.889 50.213 2.676
4.5.4. Thiết kế hệ thống thông tin kế tón để cung cấp thông tin kế toán tổng hợp ì chi tiết
Cùng quan điểm với Lê Thanh Hương (2012), Lê Kim Ngọc (2009), luận án cũng đề xuất các bệnh viện công nên lựa chọn và áp dụng thống nhất hình thức kế toán Nhật ký chung.
Như đã được trình bày trong phần tổ chức HTTTKT theo các chu trình, sự thống nhất về các yếu tố cơ bản trên tất cả các chứng từ là cơ sở để thiết kế và xây dựng một “Kho thông tin chung” trong CSDL kế toán với hai tập tin là NHAT_KY và CHI_TIET_NK, đóng vai trò như sổ Nhật kí chung trong trường hợp hạch toán thủ công. Nội dung cơ bản của tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kì đều có thể được cập nhật vào “Kho thông tin chung”, từ đó tiến hành xử lí, tổng hợp và cung cấp các thông tin tổng hợp trên các báo cáo tài chính và in ra các sổ kế toán tổng hợp. Việc hạch toán tổng hợp nhằm cung cấp thông tin về số dư đầu kỳ, tổng số phát sinh và số dư cuối kì có thể được thực hiện thông qua việc tổ chức tập tin SO_CAI. Kết cấu của tập tin Sổ cái như sau: