CHƯƠNG 4. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC BỆNH VIỆN CÔNG
4.6. Đề xuất triển khai thiết kế hệ thống thông tin kế toán tại các bệnh viện công viện công
4.6.1. Những khó khăn
Để thiết kế hoàn thiện HTTTKT để nâng cao hiệu quả hoạt động của bệnh viện công không thể thực hiện một sớm một chiều. Lợi ích từ việc thiết kế
HTTTKT theo định hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện đem lại rất nhiều lợi ích nhưng cũng gặp phải rất nhiều khó khăn, vướng mắc như:
- Nhận thức của lãnh đạo bệnh viện về việc đổi mới phương thức quản lý với sự hỗ trợ của CNTT còn chưa thống nhất, vẫn còn tâm lý dè dặt, điều này cũng xuất phát từ việc ngại thay đổi thói quen làm việc.
- Năng lực trình độ của cán bộ viên chức về kiến thức CNTT còn yếu.
- Sự phối hợp làm việc giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong bệnh viện vẫn chưa chặt chẽ, chưa xây dựng được quy trình quản lý chuẩn nên sẽ khó khăn trong việc phân công lại công việc.
- Cơ sở hạ tầng CNTT của các bệnh viện công còn thiếu thốn, trong khi đó việc thiết kế HTTTKT theo định giải pháp quản lý tổng thể yêu cầu tích hợp và lưu trữ dữ liệu là rất nhiều và chính xác, đòi hỏi cần có một sự đầu tư rất lớn trong cơ sở hạ tầng CNTT.
- Hiện nay nhiều bệnh viện công đã sử dụng các phần mềm riêng lẻ cho một số bộ phận chức năng nhưng những phần mềm này chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý của bệnh viện, các bộ mã xây dựng chưa khoa học, CSDL giữa các phần mềm không tương thích, công việc còn bị trùng lặp. Việc sử dụng lại các phần mềm đã có để gắn kết với nhau là rất khó, thậm chí không thể thực hiện được hoặc tốn rất nhiều chi phí, nhưng không chắc là có tạo nên một hệ thống quản lý mạnh mẽ và hoàn chỉnh hay không. Trong khi đó việc đầu tư một phần mềm quản lý tổng thể mới, tương đối hoàn chỉnh sẽ rất tốn kém vượt ngoài khả năng chi phí
của các bệnh viện công.
4.6.2. Ćc đề xuất
Với mục tiêu hoàn thiện HTTTKT tại các bệnh viện công trên nền tảng ứng dụng CNTT theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, lãnh đạo bệnh viện phải lập kế hoạch triển khai, tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện các công việc cụ thể sau:
- Rà soát lại và từ đó hoàn chỉnh việc tổ chức phân công công việc theo chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận sao cho đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận theo từng quy trình hoạt động tại bệnh viện.
- Tổng hợp, phân tích các quy trình hoạt động của bệnh viện, từ đó đưa ra những yêu cầu thiết kế HTTTKT phù hợp với thực tế bệnh viện. Đây là việc làm khó nhưng vô cùng quan trọng trong việc hoàn thiện HTTTKT, đòi hỏi tất cả các bộ phận đều phải nhận diện rõ chức năng bộ phận mình làm gì? Cần những thông tin gì? Nhận thông tin từ ai, bộ phận nào? Thông tin đầu ra là gì? Cung cấp cho ai, bộ phận nào?...
- Từng bước đầu tư cơ sở hạ tầng CNTT như hệ thống mạng, các máy tính con và máy chủ đảm bảo yêu cầu cho hoạt động của hệ thống.
- Nâng cao trình độ CNTT của cán bộ viên chức nói chung, của người làm kế toán nói riêng trong bệnh viện.
- Lựa chọn phương án thiết kế phần mềm:
Thứ nhất, mua ngoài một phần mềm quản lý tổng thể hoàn chỉnh của các nhà cung cấp chuyên nghiệp và đủ năng lực, kinh nghiệm kỳ vọng sẽ đem lại cho bệnh viện một hiệu quả quản lý tốt nhất trong thời gian ngắn nhất. Tuy nhiên phương án này là rất tốn kém về kinh phí để cài đặt và vận hành chương trình nên chỉ những bệnh viện có năng lực tài chính mạnh mới có thể lựa chọn phương án này. Tuy nhiên, thực tế, các phần mềm quản lý tổng thể có thể được thiết kế rất tốt các chức năng quản lý hành chính, quản lý chuyên môn theo mô hình bệnh viện điện tử nhưng riêng phân hệ kế toán tài chính chưa giải quyết được những bài toán mang tính chuyên sâu của lĩnh vực kế toán và những yêu cầu rất đặc thù về cơ chế quản lý tài chính đối với bệnh viện công.
Thứ hai, phát triển phần mềm kế toán hiện có trên cơ sở tích hợp với các các phần mềm quản lý hiện đang sử dụng tại bệnh viện. Giải pháp này chỉ nên áp dụng khi bệnh viện đang sử dụng một phần mềm kế toán tương đối hoàn chỉnh.
Giải pháp này ít tốn chi phí hơn nhưng cũng mất thời gian, chi phí cho việc xây
dựng, triển khai và hoàn thiện phần mềm. Bên cạnh đó, cũng cần phải xem xét đến năng lực của nhà cung cấp phần mềm hiện tại và sự sẵn sàng hợp tác để giúp bệnh viện phát triển phần mềm hiện có theo yêu cầu của bệnh viện.
Thứ ba, tự thiết kế phần mềm phù hợp với đặc điểm hoạt động của bệnh viện. Lựa chọn này đòi hỏi phải có một người “nhạc trưởng” có năng lực, hiểu biết về hoạt động của bệnh viện, có kiến thức phân tích thiết kế hệ thống, về CNTT để chỉ huy tất cả các công việc liên quan đến thiết kế phần mềm. Bệnh viện cũng phải có đội ngũ cán bộ CNTT để triển khai thiết kế phần mềm theo phân tích yêu cầu thực tế hoạt động tại bệnh viện. Việc này có thể thực hiện từng bước nhưng phải xác định những nền tảng thống nhất của hệ thống như xây dựng bộ mã chuẩn, mô tả được chức năng của từng bộ phận, xác định mô hình quan hệ của các bộ phận chức năng, thiết kế CSDL phù hợp... Những đề xuất thiết kế HTTTKT của đề tài này có thể được tham khảo trong quá trình thiết kế phần mềm. Cách làm này có thể mất nhiều thời gian nhưng chi phí thấp, bệnh viện có thể xoay xở tài chính được và nhất là khi lựa chọn phương án này, bệnh viện có thể chủ động hoàn toàn trong việc điều chỉnh, thêm bớt các yêu cầu của phần mềm cho phù hợp với thực tế hoạt động của bệnh viện.
Mỗi bệnh viện tùy thuộc đặc điểm tình hình thực tế sẽ lựa chọn cho mình một phương án triển khai thiết kế HTTTKT phù hợp. Tuy nhiên, một trong những nhân tố quan trọng nhất để mang lại sự thành công cho một HTTTKT nói riêng, HTTT quản lý nói chung đó chính là nhận thức của chính những người quản lý bệnh viện. Chỉ khi người quản lý thấy được vai trò và tầm quan trọng của HTTTKT thì học mới quan tâm đầu tư cho hệ thống và đặt ra các yêu cầu để hệ thống luôn hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của hoạt động quản lý.