CHƯƠNG 4. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÁC BỆNH VIỆN CÔNG
4.2. Thiết kế HTTTKT trong chu trình cung ứng
Chức năng liên quan trực tiếp đến HTTTKT trong chu trình cung ứng là hạch toán tổng hợp và chi tiết tình hình nhập kho, kiểm soát quá trình cung ứng, định kỳ đối chiếu với khoa Dược/phòng Thiết bị - VTYT, theo dõi thanh toán, thực hiện thanh toán cho các nhà cung cấp và lập các báo cáo theo yêu cầu quản lý. Do đó, hai đối tượng cơ bản liên quan trực tiếp đến chu trình cung ứng là thuốc/ VTYT và công nợ đối với nhà cung cấp.
Chu trình cung ứng có thể tổ chức thành các nút xử lý chính như mô tả trong sơ đồ dòng dữ liệu trình bày ở Phụ lục 18.
4.2.1. Tổ chức CSDL
Để quản lý thuốc/VTYT tổ chức tập tin DANH_MUC_THUOC_VAT_TU để lưu trữ và cập nhật các thông tin về nội dung, đặc điểm của từng loại thuốc, VTYT.
Bảng 4.2. Cấu trúc tập tin DANH_MUC_THUOC_VAT_TU
Tên trường Kiểu Ràng buộc Diễn giải
ID_THUOC_VAT_TU varchar (20) PK2 Mã thuốc, VTYT
TEN_THUOC_VAT_TU nvarchar (200) Tên thuốc, VTYT
TEN_KHOA_HOC nvarchar (200) Tên khoa học
DON_VI_TINH varchar (50) Đơn vị tính
ID_NHOM_THUOC_VAT_TU varchar (20) FK3 Mã nhóm thuốc, VTYT ID_NOI_DUNG_VIEN_PHI varchar (20) FK Mã nội dung viện phí ID_TY_LE_BHYT_TH_TOAN varchar (50) FK Mã BHYT thanh toán
ID_CACH_DUNG varchar (20) FK Mã cách dùng
SL_TON_KHO_TOI_THIEU real Số lượng tồn kho tối thiểu
SL_DAT_HANG_TOI_UU real Số lượng đặt hàng tối ưu
SL_TON_KHO_HIEN_TAI real Số lượng tồn kho hiện tại
SU_DUNG bit Có đang sử dụng không
2 Primary key: Khóa chính
3 Foreign key: Khóa ngoạii
Do tính chất đa dạng của thuốc/VTYT sử dụng trong ngành y tế, các loại thuốc và VTYT thường được phân nhóm để quản lý. Hiện nay, thuốc và VTYT được phân thành các nhóm như: Thuốc, Dịch truyền, Máu, Oxy, Hóa chất và vật tư. Việc phân nhóm này có thể chi tiết hơn phục vụ cho yêu cầu quản lý. Liên kết dữ liệu giữa tập
tin DANH_MUC_THUOC_VAT_TU và tập tin DANH_MUC_
NHOM_THUOC_VAT_TU thông qua trường khóa là ID_NHOM_THUOC_
VAT_TU cho phép quản lý, tổng hợp, báo cáo tình hình nhập, xuất tồn các loại thuốc/VTYT theo từng nhóm.
Theo quy định của cơ quan BHYT, có một số loại thuốc, VTYT được cơ quan BHYT thanh toán 100%, một số loại khác chỉ được thanh toán một phần hoặc không được thanh toán. Các thông tin này được xác định thông qua việc liên kết dữ liệu trên trường ID_TY_LE_BHYT_TH_TOAN giữa tập tin DANH_MUC_
THUOC_VAT_TU và tập tin TY_LE_BHYT_THANH_TOAN.
Bên cạnh đó, theo quy định của Bộ Y tế, khi bệnh nhân ra viện, bệnh viện lập bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh, theo đó toàn bộ chi phí được phân thành nhiều nhóm nội dung khác nhau. Thuốc và dịch truyền là một trong những nhóm nội dung chi phí cần được chi tiết theo các tiêu thức: trong danh mục BHYT/ ngoài danh mục BHYT/ thuốc điều trị ung thư, chống thải ghép ngoài danh mục BHYT. Việc tổ chức trường ID_NOI_DUNG_VIEN_PHI trên tập tin DANH_MUC_ THUOC_VAT_TU là để phục vụ cho việc phân loại các nội dung chi phí trong quá trình lập bảng kê này.
Ngoài ra, trên tập tin DANH_MUC_THUOC_VAT_TU còn có trường SL_TON_KHO_TOI_THIEU phản ánh lượng tồn kho tối thiểu của từng loại thuốc, VTYT nhằm đáp ứng kịp thời công tác điều trị; trường SL_DAT_HANG_TOI_UU cho biết số lượng đặt hàng tối ưu của từng loại; trường SL_TON_KHO_HIEN_TAI được cập nhật sau mỗi lần nhập xuất, phản ảnh số lượng tồn kho thực tế của từng loại thuốc, VTYT tại mỗi thời điểm. Khi số lượng tồn kho hiện tại của loại thuốc, VTYT vừa xuất kho nhỏ hơn số lượng tồn kho tối thiểu, hệ thống sẽ tự động đưa loại thuốc, VTYT này vào danh mục đặt hàng. Số lượng cần đặt hàng của từng lần được xác định căn cứ vào dữ liệu trên trường số lượng đặt hàng tối ưu. Những loại thuốc, VTYT
không còn được sử dụng nữa sẽ được cập nhật trên trường SU_DUNG để không còn hiển thị trên màn hình, tiện cho việc quản lý và sử dụng danh mục thuốc và VTYT.
4.2.2. Tổ chức dữ liệu và quy trình xử lý nhập kho thuốc, VTYT - Tại khoa Dược/ phòng Thiết bị - VTYT: Khi nhập thuốc và VTYT, tiến hành các thủ tục kiểm nghiệm, nhập kho, cập nhật dữ liệu và lập phiếu nhập kho (PNK).
PNK được lập dựa trên dữ liệu đặt hàng, tình hình thực tế nhập kho, biên bản kiểm nghiệm, phiếu giao hàng, hóa đơn bán của nhà cung cấp. Trong quá trình lập phiếu nhập kho, khoa Dược/ phòng Thiết bị - VTYT cần kiểm soát đơn giá thuốc/ VTYT phù hợp với giá giao thầu của từng loại tại mỗi thời điểm. Việc kiểm soát này có thể được hỗ trợ bằng cách thêm trường DON_GIA_GIAO_THAU trên tập tin DANH_MUC_THUOC_VAT_TU, hoặc tổ chức một tập tin riêng. Mỗi khi có sự khác biệt giữa giá giao thầu và giá trên hóa đơn, hệ thống sẽ lập tức cảnh báo.
PNK được in 3 liên, phản ảnh đầy đủ các nội dung và có đầy đủ chữ ký của các bộ phận, cá nhân có liên quan. Liên 1 lưu ở bộ phận nhập thuốc/VTYT, liên 2 giao cho thủ kho để đối chiếu, theo dõi và lập thẻ kho, liên 3 chuyển về phòng kế toán kèm theo đầy đủ các chứng từ mua thuốc/VTYT.
Các dữ liệu chi tiết về tình hình nhập kho của từng loại thuốc/ VTYT được cập nhật vào tập tin PHIEU_NHAP_KHO (lưu trữ thông tin chung về phiếu nhập kho) và tập tin CHI_TIET_PNK (phản ảnh số lượng, đơn giá từng loại nhập kho).
Bảng 4.3. Cấu trúc tập tin PHIEU_NHAP_KHO
Tên trường Kiểu Ràng buộc Diễn giải
SO_PHIEU_NHAP varchar (50) PK Số phiếu nhập kho
NGAY_NHAP datetime Ngày nhập
ID_KHO varchar (50) FK Mã kho thuốc/ VTYT
ID_NHAN_VIEN varchar (50) FK Mã nhân viên nhập hàng
ID_NHA_CUNG _CAP varchar (50) FK Mã nhà cung cấp
SO_HOA_DON varchar (50) Số hóa đơn của nhà cung cấp
KHOA_CHUNG_TU Bit Khóa chứng từ
Mỗi PNK liên quan đến nhiều loại thuốc, VTYT. Các dữ liệu chi tiết về số lượng, đơn giá, hạn sử dụng của từng loại được lưu trữ trên tập tin CHI_TIET_PNK.
Mối liên hệ giữa tập tin PHIEU_NHAP_KHO và CHI_TIET_ PNK được thể hiện thông qua trường SO_PHIEU_NHAP.
Bảng 4.4. Cấu trúc tập tin CHI_TIET_PNK
Tên trường Kiểu Ràng buộc Diễn giải
SO_PHIEU_NHAP varchar (50) PK,FK Số phiếu nhập kho ID_THUOC_VAT_TU varchar (50) PK,FK Mã thuốc, VTYT
SO_LUONG real Số lượng nhập
DON_GIA real Đơn giá nhập
HAN_SU_DUNG datetime Hạn sử dụng
Đồng thời với việc lưu dữ liệu trên hai tập tin PHIEU_NHAP_KHO và CHI_TIET_PNK, số lượng nhập của từng loại thuốc, VTYT được cập nhật tăng trên trường SL_TON_KHO_HIEN_TAI của tập tin DANH_MUC_THUOC_ VAT_TU, phản ảnh đúng số lượng tồn kho của từng loại tại mỗi thời điểm.
- Tại phòng Kế toán: Sau khi nhận được PNK và các chứng từ liên quan, kế toán dược và VTYT tiến hành kiểm tra, đối chiếu nhằm đảm bảo tính xác thực và hợp lệ của nghiệp vụ mua hàng và nhập kho. Kế toán dược và VTYT không nhập lại PNK, thay vào đó được phép truy cập vào hệ thống để xem và kiểm tra nội dung PNK và lưu vào hệ thống trước đó, đối chiếu với bản in ra giấy có đầy đủ chữ ký của các bộ phận, cá nhân có liên quan (kế toán dược và VTYT không có chức năng chỉnh sửa nội dung của PNK do khoa Dược lập). Sau khi kiểm tra và xác nhận tính chính xác của dữ liệu, kế toán dược và VTYT tiến hành các công việc sau:
(1) Khóa dữ liệu của PNK trên tập tin PHIEU_NHAP_KHO thông qua trường KHOA_CHUNG_TU.
(2) Cập nhật bổ sung các định khoản và lưu nội dung của PNK vào các tập tin hạch toán tổng hợp, gồm hai tập tin NHAT_KY và CHITIET_NK.
(3) Cập nhật công nợ tính đến thời điểm hiện tại đối với các nhà cung cấp trên tập tin DANH_MUC_NHA_CUNG_CAP.
Bảng 4.5. Cấu trúc tập tin NHAT_KY
Tên trường Kiểu Ràng buộc Diễn giải
ID_CHUNG_TU varchar (50) PK Mã chứng từ
ID_LOAI_CT varchar (50) FK Mã loại chứng từ
SO_CT varchar (50) Số chứng từ
NGAY Datetime Ngày chứng từ
HO_TEN nvarchar (100) Họ tên
DON_VI nvarchar (200) Đơn vị
DIEN_GIAI nvarchar (200) Diễn giải nội dung
Tập tin NHAT_KY lưu trữ các “yếu tố chung” trên chứng từ. Trên tập tin này, mỗi chứng từ được lưu trữ trên một mẫu tin duy nhất. Đây là tập tin cơ bản nhất trong CSDL kế toán, là cơ sở để quản lý và tìm kiếm các chứng từ phát sinh. Mỗi chứng từ được hệ thống tự động gắn cho một mã duy nhất. Tập tin NHAT_KY liên kết với tập tin CHI_TIET_NK thông qua trường ID_CHUNG_TU và đóng vai trò là kho thông tin chung phục vụ công tác hạch toán tổng hợp tại bệnh viện.
Tập tin CHITIET_NK được thiết kế để theo dõi các bút toán định khoản liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ (trường TK_NO, TK_CO).
Bảng 4.6. Cấu trúc tập tin CHI_TIET_NK
Tên trường Kiểu Ràng buộc Diễn giải
ID int PK Mã tự tăng
ID_CHUNG_TU varchar (50) FK Mã chứng từ
SO_TIEN Real Số tiền
TK_NO varchar (50) Tài khoản Nợ
TK_CO varchar (50) Tài khoản Có
CHI_TIET_TKNO varchar (50) Chi tiết tài khoản Nợ
CHI_TIET_TKCO varchar (50) Chi tiết tài khoản Có
ID_KHOA_PHONG varchar (50) FK Mã khoa phòng
NGUON varchar (50) FK Chi tiết theo nguồn kinh phí
CHUONG varchar (50) FK Chi tiết theo Chương
LOAI varchar (50) FK Chi tiết theo Loại
KHOAN varchar (50) FK Chi tiết theo Khoản
MUC varchar (50) FK Chi tiết theo Mục
TIEU_MUC varchar (50) FK Chi tiết theo Tiểu mục
Do mỗi chứng từ có thể liên quan đến nhiều định khoản và mỗi định khoản có thể liên quan đến nhiều đối tượng theo dõi chi tiết trên mục lục ngân sách (MLNS), vì vậy việc lưu trữ dữ liệu của các định khoản và số tiền tương ứng của nó trên cùng tập tin NHAT_KY gây nên tình trạng dư thừa dữ liệu, khó khăn trong việc tổ chức và xử lý dữ liệu. Ngoài việc lưu trữ các dữ liệu về định khoản, tập tin CHI_TIET_NK còn được thiết kế thêm 2 trường CHI_TIET_TKNO và CHI_TIET_TKCO để hạch toán, theo dõi chi tiết công nợ của các đối tượng. Nội dung chi tiết khác của các tập tin NHAT_KY và CHI_TIET_NK sẽ được trình bày cụ thể trong chu trình tài chính.
Kết thúc việc kiểm tra, khóa chứng từ và cập nhật dữ liệu vào các tập tin CSDL kế toán, kế toán dược và VTYT chuyển hợp đồng và hóa đơn của nhà cung cấp cho kế toán thanh toán theo dõi và thực hiện thanh toán đúng thời hạn thỏa thuận theo hợp đồng. Kế toán thanh toán khai thác dữ liệu từ hệ thống để theo dõi riêng cho từng nhà cung cấp, chi tiết theo từng hóa đơn. Đến thời hạn đáo hạn thanh toán, kế toán thanh toán chuẩn bị hồ sơ, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và bàn giao hồ sơ cho kế toán ngân hàng/ kế toán tiền mặt chuyển tiền thanh toán cho nhà cung cấp. Kế toán thanh toán tiếp tục theo dõi cho đến khi nhà cung cấp nhận được tiền thanh toán, định kỳ đối chiếu công nợ và lập báo cáo tổng hợp tình hình công nợ với nhà cung cấp.
Chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp là các phiếu chi tiền mặt/ ủy nhiệm chi có liên quan đến đối tượng được thanh toán. Các chứng từ này do các kế toán tiền mặt/ kế toán tiền gửi ngân hàng theo dõi và cập nhật vào hệ thống trên các tập tin NHAT_KY và CHI_TIET_NK.
Việc theo dõi, quản lý, hạch toán tổng hợp thuốc và VTYT được kế toán sử dụng TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. TK này có thể được mở chi tiết theo từng nội dung như thuốc, máu, hóa chất, dịch truyền, bông băng và các loại vật tư văn phòng, vật liệu xây dựng, nhiên liệu, phụ tùng... Tương tự, việc theo dõi, hạch toán tổng hợp công cụ dụng cụ được kế toán sử dụng TK 153 - Công cụ dụng cụ, chi tiết cho các nội dung như công cụ dụng cụ chuyên môn, đồng phục, trang phục và các loại công cụ, dụng cụ khác.
Việc theo dõi chi tiết các khoản công nợ đối với nhà cung cấp được thực hiện thông qua chi tiết TK 3311 theo danh mục nhà cung cấp. Tương ứng với TK 3311 được cập nhật trên trường TK_NO/ TK_CO ở tập tin CHI_TIET_NK, ID_NHA_
CUNG_CAP sẽ được cập nhật trên các trường CHI_TIET_TKNO hoặc CHI_TIET_
TKCO của tập tin này để hạch toán chi tiết công nợ của các nhà cung cấp.
Bảng 4.7. Cấu trúc tập tin DANH_MUC_NHA_CUNG_CAP
Tên trường Kiểu Ràng
buộc Diễn giải
ID_NHA_CUNG_CAP varchar (50) PK Mã nhà cung cấp (NCC)
TEN_NHA_CUNG_CAP nvarchar (500) Tên nhà cung cấp
DIA_CHI nvarchar (500) Địa chỉ nhà cung cấp
DIEN_THOAI varchar (50) Số điện thoại NCC
EMAIL nvarchar (500) Địa chỉ email NCC
SO_TAI_KHOAN varchar (50) Số tài khoản NCC
MA_SO_THUE varchar (50) Mã số thuế NCC
SO_DU_CONG_NO_HIEN_TAI Real Số dư công nợ NCC
Để phục vụ cung cấp thông tin nhanh, số dư công nợ của từng nhà cung cấp được cập nhật ngay tại mỗi thời điểm phát sinh vào trường SO_DU_CONG_NO_
HIEN_TAI. Đồng thời có thể tổ chức tập tin TONG_HOP_PHAI_TRA (Phụ lục 19) để thực hiện việc tính toán, xử lý dữ liệu tổng hợp về tình hình phải trả nhà cung cấp và lập bảng tổng hợp thanh toán.
Việc thiết kế chu trình cung ứng như trên cho phép khai thác nhanh chóng nhiều nội dung thông tin chi tiết như tình hình thuốc, VTYT nhập kho/ tồn kho/ cần đặt hàng tại thời điểm bất kỳ, tình hình công nợ hiện tại đối với từng nhà cung cấp.