CÁC KHOẢN THANH TOÁN
4.1. Kế toán vốn bằng tiền
4.1.1. Kế toán tiền mặt
Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm -Tiền Việt Nam
-Tiền ngoại tệ,.
-Vàng bạc, đá quý, kim khí quý.
4. 1.1.2. Nguyên tắc
- Chỉ hạch toán vào tài khoản 111 "Tiền mặt", giá trị tiền mặt, ngân phiếu, vàng bạc, ngoại tệ, đá quý, kim khí quý thực tế nhập, xuất qũy (chứng từ thu-chi).
- Những khoản thu nộp ngay vào ngân hàng mà không qua quỹ thì không được hạch toán vào tài khoản này mà chỉ được hạch toán vào tài khoản 113 "Tiền đang chuyển".
- Các khoản tiền mặt vàng, bạc, đá quý do các đơn vị ký cược, ký quỹ thì được hạch toán và quản lý như tiền mặt của doanh nghiệp mình, riêng vàng, bạc đá quý phải làm thủ tục
66
cân, đong, đo, đếm số lượng, chất lượng sau đó niêm phong có xác nhận của người ký quỹ, ký cược trên dấu niêm phong.
- Việc thu chi tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ hoặc đối với vàng, bạc, đá quý phải có phiếu nhập, xuất theo đúng qui định của hệ thống chứng từ kế toán.
- Doanh nghiệp phải chỉ định người giữ quỹ riêng, thủ quỹ là người chịu trách nhiệm vật chất về số tiền mặt và việc chi tiêu tiền mặt tại quỹ hàng ngày.
- Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất về tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý, phải tính ra số tồn qũy hàng ngày, riêng đối với các khoản vàng, bạc đá quý nhận ký cược, ký quỹ thì phải được theo dõi riêng ở một sổ hay một phần của sổ.
- Hàng ngày thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý về nhập, xuất quỹ tiền mặt, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Đồng thời kế toán phải lập báo cáo quỹ về các khoản thu chi trong ngày sang đầu ngày hôm sau, báo cáo quỹ kèm các chứng từ thu chi chuyển sang cho bộ phận kế toán quỹ, kế toán quỹ kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ, tiến hành định khoản và ghi sổ kế toán.
4.1.1.3. Phương pháp hạch toán a) Tài khỏan và chứng từ sử dụng:
* Chứng từ sử dụng
- Phiếu thu: Mẫu số 01-TT/BB - Phiếu chi: Mẫu số 01-TT/BB
- Bảng kê ngoại tệ, vàng bạc, đá quý: Mẫu số 06/TT/HD
- Bảng kiểm kê quỹ: Mẫu số 07a-TT/BB và mẫu số 07b-TT/BB - Sổ quỹ tiền mặt
Kế toán căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi tiền mặt của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng kèm theo các chứng từ gốc có liên quan để tiến hành ghi sổ kế toán.
* Tài khỏan sử dụng TK 111 “Tiền mặt“
- Công dụng: Để phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tại quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, chi tiết làm 3 tài khoản cấp 2:
- Kết cấu: :
Khoa Kinh teá 67
+ Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý kim khí quý + Số tiền thiếu hụt phát hiện
thiếu khi kiểm kê.
+ Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khớ quý, đỏ quý.
+ Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.
TK 111 Có Nợ
Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111 “ Tiền Việt Nam”: Phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ, tiền Việt Nam, tại quỹ tiền mặt bao gồm cả ngân phiếu.
- Tài khoản 1112 “Ngoại tệ” : Phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt, theo giá trị qui đổi ra đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1113 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý”, : Phản ánh giá trị vàng, bạc, đá quý, kim khí quý, nhập, xuất, tồn quỹ tiền mặt.
b) Phương pháp hạch toán
* Phương pháp hạch toán tình hình biến động tiền Việt Nam.
Tiền Việt Nam tăng, giảm do nhiều nguyên nhân và được theo dõi trên tiểu khoản 1111 - Tiền Việt Nam. Kế toán căn cứ vào các nghiệp vụ cụ thể ghi sổ cho phù hợp.
* Với các nghiệp vụ tăng tiền mặt:
1) Tăng do thu tiền bán hàng nhập quỹ:
Nợ TK 111 (1111) : số tiền nhập quỹ Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 333 (33311) : thuế GTGT phải nộp
2) Tăng do thu tiền từ các hoạt động tài chính, hoạt động khác nhập quỹ : Nợ TK 111 (1111) : số tiền nhập quỹ
Có TK 515, 711 : doanh thu hoạt động tài chính Có TK 333 (33311) : thuế GTGT phải nộp 3) Tăng do rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ:
Nợ TK 111 (1111): số tiền nhập quỹ
Có TK 112: số tiền rít từ tiền gửi ngân hàng
4) Tăng do thu nợ từ người mua (Kể cả tiền đặt trước của người mua):
Nợ TK 111 (1111): Số thu nhập quỹ
Có TK 131 : thu tiền của người mua
5) Tăng do các nguyên nhân khác (thu hồi tạm ứng, thu nội bộ, thu hồi các khoản đầu tư cho vay thu hồi các khoản ký cược, ký quỹ...):
68
Nợ TK 111 (1111): số thu hồi nhập quỹ Có TK 141: thu tiền tạm ứng thừa
Có TK 136: các khoản phải thu từ nội bộ Có TK 138: các khoản phải thu đã thu được
Có TK 144, 244: thu hồi các khoản ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn.
Có Tk 338(3381): số thừa chưa rõ nguyên nhân
Có TK 338(3386): các khoản nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK121, 128, 221, 222,228: thu hồi từ đầu tư tài chính
* Với các nghiệp vụ giảm tiền mặt:
1) Giảm do mua vật tư, hàng hoá, tài sản thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt:
Nợ TK 151, 152, 153, 156: Mua vật tư, hàng hoá (Theo phương pháp kê khai thường xuyên).
Nợ TK 611 : Mua vật tư, hàng hoá (Theo phương pháp kỳ).
Nợ TK 211, 213, 241 : Chi XDCB, mua sắm TSCĐ.
Nợ TK 133 (1331, 1332) :Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Nợ TK 6278, 6418, 6428…: chi tiêu cho hoạt động sx-kd Có TK 111 (1111) :Tổng giá thanh toán
2) Giảm do gửi vào ngân hàng:
Nợ TK 112
Có TK 111 (1111)
3) Giảm do chi cho các hoạt động sản xuất kinh doanh thuê ngoài trực tiếp bằng tiền:
Nợ TK 627, 641, 642 Nợ TK 133 (1331)
Có TK 111 (1111) 4) Giảm do các nguyên nhân khác:
Nợ TK 331: đặt trước hoặc trả nợ cho người bán Nợ TK 144: xuất ký quỹ, ký cược ngắn hạn
Nợ TK 138: các khoản cho vay, cho mượn tạm thời, các khoản tiền thiếu hụt khi kiểm kê
Nợ TK141: tạm ứng cho CNV
Nợ TK 311, 315: thanh toán tiền nợ, vay đến hạn
Nợ TK 333: nộp thuế và các khoản khác Nợ TK 334: thanh toán cho người lao động
Nợ TK 221, 222, 228, 221, 121, 128, 635...: chi cho hoạt động đầu tư tài chính Có TK 111 (1111): số tiền mặt giảm
* Phương pháp hạch toán tình hình biến động ngoại tệ + Nguyên tắc hạch toán:
Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam (VNĐ). Doanh nghiệp phải đồng thời theo dõi nguyên tệ trên sổ kế toán chi tiết của các tài khoản: 111,112,113 và TK007”Ngoại tệ các loại” (khi tăng ghi giảm, khi nợ ghi có)
Theo chế độ hiện hành, các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ được quy định hạch toán theo các nguyên tắc sau:
- NT1: Đối với các tài khoản thuộc loại doanh thu, hàng tồn kho, tài sản cố định, chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí khác, bên Nợ của các tài khoản vốn bằng tiền khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải ghi sổ kế toán theo tỷ giá giao dịch tại thời điểm nghiệp vụ phát sinh.
- NT2: Đối với bên Có của tài khoản vốn bằng tiền khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán (tỷ giá bình quân, tỷ giá NT-XT, NS-XT, ...)
- NT3: Đối với bên Có của tài khoản nợ phải trả, bên Nợ của tài khoản nợ phải thu khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán theo tỷ giá thực tế giao dịch.
Cuối kỳ các khoản nợ phải thu, nợ phải trả phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính.
- NT4: Đối với bên Nợ của tài khoản nợ phải trả, bên Có của tài khoản nợ phải thu khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán theo tỷ giá ghi trên sổ kế toán.
- NT5: Cuối năm tài chính phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập Bảng cân đối kế toán cuối năm tài chính.
- NT6: Trường hợp hạch toán mua bán ngoại tệ bằng VNĐ thì hạch toán theo tỷ giá thực tế mua, bán.
+ Phương pháp hạch toán:
1) Khi thu tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ trong kỳ:
Nợ các TK 111(1112): theo tỷ giá giao dịch thực tế của ngoại tệ tại thời điểm phát sinh
Có TK 511: doanh thu theo tỷ giá thực tế
70
Có TK 3331(33311): Thuế GTGT phải nộp Đồng thời ghi nợ TK007
2) Khi tăng ngoại tệ do thu hồi các khoản nợ phải thu
Nợ các TK 111 (1112): tỷ giá thực tế giao dịch tại thời điểm thu nợ
Nợ TK 635 (Có TK 515) : Khoản chênh lệch giữa tỷ giá thực tế ngoại tệ tại thời điểm thu nợ với tỷ giá thực tế
Có các TK 131, 136, 138 : Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán trước đây Đồng thời ghi nợ TK007
3) Xuất ngoại tệ mua vật tư, hàng hoá, tài sản, dịch vụ :
Nợ các TK 151,152,153,156,157,211,213,241,623,627,641,642, 635, 811…: trị giá vật tư, hàng hoá, tài sản, dịch vụ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh.
Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ
Nợ TK 635 (Có TK 515) :Khoản chênh lệch giữa tỷ giá thực tế ngoại tệ tại thời điểm mua hàng với tỷ giá thực tế ghi sổ của ngoại tệ xuất dùng.
Có các TK 111 (1112): số tiền xuất dùng theo tỷ giá thực tế ghi sổ Đồng thời ghi có TK007
4) Khi thanh toán nợ phải trả (nợ phải trả người bán, nợ vay ngắn hạn, vay dài hạn, nợ dài hạn, nợ nội bộ,...), ứng trước cho nhà cung cấp
Nợ các TK 311, 315, 331, 336, 341, 342: Tỷ giá thực tế giao dịch tại thời điểm phát sinh
Nợ TK 635 (Có TK 515): Khoản chênh lệch giữa giá thực tế tại thời điểm trả tiền với tỷ giá thực tế ghi sổ kế toán
Có các TK 111 (1112): Tỷ giá thực tế ghi sổ kế toán.
Đồng thời ghi có TK007
Cuối năm, nếu tỷ giá thực tế ngoại tệ có biến động so với tỷ giá hạch toán, phải tiến hành điền chỉnh số dư ngoại tệ cuối năm theo tỷ gía thực tế
- Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái:
Nợ TK111(2),112(2),131,136,138,331,341,342,315: Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái CóTK413: Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái
- Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái:
Nợ TK413 : Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái
Có TK111(2),112(2),131,136,138,331,341,342,315: Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái
- Đơn vị SXKD các nghiệp vụ liên quan đến vàng, bạc, đá quý, kim loại quý được theo dõi trên TK 111(1113)
- Với đơn vị kinh doanh vàng bạc, đá quý thì các nghiệp vụ liên quan đến vàng, bạc, đá quý được phản ánh trên TK 156 ( phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp trực tiếp )
- Giá vàng, bạc, đá quý được tính theo giá thực tế còn giá xuất được tính theo 1 trong 4 phương pháp (tương tự tiền mặt là ngoại tệ)
Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu : (1) Khi tăng vàng, bạc, đá quý
Nợ TK 111(1113)
Có TK 111(1111), 112(1121) - Chi tiền mua Có TK 511, 512 - Doanh thu bán hàng thực tế Có TK 411 Nhận vốn góp liên doanh
(2) Khi sử dụng vàng bạc, kim khí quý, đá quý Nợ TK 1111, 1112, 331, 311...
Nợ TK 635 -chênh lệch giảm Có TK 515 Chênh lệch tăng Có TK 111(1113)
4.1.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng
Tiền gửi ngân hàng là giá trị của các loại vốn bằng tiền mà doanh nghiệp đã gửi tại ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc công ty tài chính.
4.1.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng:
a) Chứng từ sử dụng:
-Giấy báo Nợ -Giấy báo Có
- Bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, sec, chuyển khoản, séc bảo chi, …).
b) Tài khoản sử dụng:
TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng” để theo dõi số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của tiền gửi Ngân hàng ( kho bạc, công ty tài chính)
Kết cấu TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Bên Nợ :
-Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào Ngân hàng
72
-Chênh lệch thừa chưa rõ nguyên nhân ( do số liệu trên giấy báo hoặc bảng sao kê Ngân hàng lớn hơn số liệu trên sổ kế toán )
-Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ Bên Có :
-Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý rút ra từ Ngân hàng -Khoản chênh lệch thiếu chưa rõ nguyên nhân ( do số liệu trên giấy báo hoặc Bản sao kê Ngân hàng nhỏ hơn số liệu trên sổ kế toán )
-Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ Số dư Nợ : Số tiền hiện còn gửi Ngân hàng ( kho bạc,công ty tài chính )
TK 112 có 3 TK cấp 2
-TK 1121- Tiền Việt Nam : Phản ánh các khoản tiền Việt Nam đang gửi tại Ngân hàng.
-TK 1122 – Ngoại tệ : Phản ánh các khoản ngoại tệ đang gửi tại Ngân hàng đã đổi ra đồng Việt Nam
-TK 1123 – Vàng, bạc,kim khí quý, đá quý : Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý đang gửi tại Ngân hàng
4.1.2.2. Phương pháp hạch toán
a) Hạch toán các nghiệp vụ làm tăng tiền gửi Ngân hàng
(1) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào Ngân hàng, căn cứ vào giấy báo Có của Ngân hàng, kế toán ghi sổ :
Nợ TK 112 Có TK 111
(2) Nhận được giấy báo Có của Ngân hàng về số tiền đang chuyển vào TK của đơn vị, kế toán ghi :
Nợ TK 112
Có TK 113
(3)Nhận được giấy báo Có của Ngân hàng về khoản tiền do khách hàng trả nợ bằng chuyển khoản
Nợ TK 112 Có TK 131
(4) Nhận lại tiền đã ký cược, ký quỹ ngắn hạn hoặc dài hạn bằng chuyển khoản kế toán ghi Nợ TK 112 : Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 144 – Ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 244 – Ký cược, ký quỹ dài hạn
(5) Nhận vốn góp liên doanh các đơn vị thành viên chuyển đến bằng TGNH Nợ TK 112 : Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh
(6) Doanh thu bán hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng hay thu nhập từ các hoạt động khác của DN thu bằng chuyển khoản
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 511 – Doanh thu từ hoạt động kinh doanh Có TK 515 – Doanh thu từ hoạt động tài chính Có TK 711 – Thu nhập khác
(7) Căn cứ phiếu tính lãi của Ngân hàng và giấy báo Ngân hàng phản ánh lãi định kỳ Nợ TK 112
Có TK 515
b) Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm tiền gửi Ngân hàng (1) Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt và nhận được giấy báo Nợ Ngân hàng
Nợ TK 111
Có TK 112
(2) Trả tiền mua vật tư hàng hoá, tài sản cố định hoặc chi phí phát sinh đã được chi bằng chuyển khoản
Nợ TK 151, 152, 153, 156, 211, 213, 241 Nợ TK 621, 627, 641, 642
Có TK 112
(3) Chuyển TGNH đầu để tư tài chính ngắn hạn, dài hạn Nợ TK 121 – Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Nợ TK 128 – Đầu tư ngắn hạn khác
Nợ TK 221 – Đầu tư vào công ty con Nợ TK 222 – Vốn góp liên doanh Nợ TK 223 - Đầu tư vào công ty liên kết Nợ TK 228 – Đầu tư dài hạn khác
Có TK 112 – TGNH
(4) Chuyển TGNH để thanh toán các khoản phải trả, phải nộp Nợ TK 311 – Vay ngắn hạn
Nợ TK 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả
74
Nợ TK 331 – Phải trả người bán
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước Nợ TK 338 – Các khoản phải trả, phải nộp khác Nợ TK 341,342 – Vay dài hạn, nợ dài hạn
Có TK 112
(5) Chuyển TGNH để ký quỹ, ký cược dài hạn Nợ TK 144, 244
Có TK 112
(6) Khi có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số liệu trên giấy báo hoặc bản sao kê Ngân hàng đến cuối tháng vẫn không tìm thấy được nguyên nhân thì kế toán sẽ ghi theo số liệu của Ngân hàng, Khoản chênh lệch thiếu thừa chờ giải quyết
-Nếu số liệu trên sổ kế toán lớn hơn số liệu trên giấy báo hoặc bản sao kê Ngân hàng Nợ TK 138 (1381) – Giá trị Tsản thiếu chờ xử lý
Có TK 112 – TGNH
-Nếu số liệu trên sổ kế toán nhỏ hơn số liệu trên giấy báo hoặc bản sao kê Ngân hàng Nợ TK 112 - TGNH
Có TK 338 ( 3381) – Giá trị TS thừa chờ xử lý
Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ
Kế toán TGNH là ngoại tệ hoặc vàng bạc, đá quý nguyên tắc hạch toán tương tự như hạch toán tiền mặt là ngoại tệ, hay vàng bạc, đá quý.
4.1.3. Kế toán tiền đang chuyển.
4.1.3.1. Khái niệm và nội dung của tiền đang chuyển
Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc, hoặc đã gửi qua bưu điện để chuyển cho ngân hàng hay người được hưởng hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi của đơn vị để chuyển trả cho người bán nhưng chưa nhận được báo nợ hay bản sao kê của ngân hàng.
Theo quy định, các loại tiền Vịêt Nam và ngoại tệ sau đây được hạch toán vào tiền đang chuyển(đang trong thời gian làm thủ tục thanh toán, chuyển khoản:
- Thủ quỹ nộp tiền bán hàng thu được trong ngày vào ngân hàng.
- Người bán hàng nộp tiền mặt hoặc sec thẳng vào ngân hàng không qua quỹ.
- Chuyển trả tiền mặt hoặc sec qua bưu điện để trả cho đơn vị khác.
- Thu tiền bán hàng nộp ngay khoản thuế cho kho bạc.