CÁC KHOẢN THANH TOÁN
4.2. Kế toán các khoản thanh toán
4.2.6. Kế toán thanh toán nội bộ
Thanh toán nội bộ là các khoản thanh toán giữa đơn vị cấp trên với đơn vị cấp dưới hay giữa các đơn vị trực thuộc, phụ thuộc với nhau về các khoản đã thu hộ, chi hộ, các khoản thu nộp theo nghĩa vụ, cấp phát...
4.2.6.1. Chứng từ sử dụng -Biên bản giao nhận vốn -Biên bản bàn giao tài sản -Phiếu thu
-Phiếu chi...
4.2.6.2. Tài khoản sử dụng
TK 136 “Phải thu nội bộ”
TK 336 “Phải trả nội bộ”
Tài khoản 136:
- Công dụng: tài khoản này được dùng để phản ánh các quan hệ thanh toán nội bộ về các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và cấp dưới, giữa các đơn vị trực thuộc hoặc giữa các đơn vị phụ thuộc trong một đơn vị độc lập với nhau.
- Kết cấu và nội dung:
+ Bên Nợ:
- Các khoản vốn đã cấp cho đơn vị trực thuộc.
- Các khoản phải thu từ đơn vị phụ thuộc.
- Các khoản đơn vị cấp dưới phải thu hoặc sẽ được cấp trên cấp - Các khoản chi trả hộ lẫn nhau
+ Bên Có:
- Các khoản đã thu, đã nhận.
- Thanh toán bù trừ.
+ Dư Nợ : Số còn phải thu ở các đơn vị nội bộ cuối kỳ.
Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2:
* TK 136(1) “Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc”
Tài khoản này dùng ở đơn vị cấp trên (Tổng công ty, doanh nghiệp độc lập...) để phản ánh vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc do cấp trên cấp trực tiếp hoặc hình thành bằng các phương thức khác cho đơn vị trực thuộc.
* TK 136(8) “Phải thu nội bộ khác”: Sử dụng ở cả cấp trên và cấp dưới.
Tài khoản 336:
90
- Công dụng: tài khoản này được dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả giữa doanh nghiệp độc lập với các đơn vị trực thuộc, đơn vị phụ thuộc trong một doanh nghiệp độc lập hay tổng công ty, công ty về các khoản phải trả, phải nộp, phải cấp hoặc các khoản thu, chi hộ lẫn nhau.
- Kết cấu và nội dung:
+ Bên Nợ:
- Số tiền cấp trên đã cấp cho đơn vị cấp dưới.
- Số tiền cấp dưới đã nộp cho cấp trên.
- Thanh toán các khoản chi hộ, trả hộ, thu hộ.
+ Bên Có:
- Số tiền phải nộp cấp trên.
- Số tiền phải cấp cho cấp dưới.
- Số tiền được đơn vị khác chi hộ.
- Số tiền thu hộ đơn vị khác.
+ Dư Có: Số còn phải trả, phải cấp, phải nộp cuối kỳ.
4.2.6.3. Phương pháp hạch toán
@ Hạch toán về phân phối vốn:
Quan hệ phân phối vốn là quan hệ cấp trên cấp (hoặc thu hồi) vốn cho (từ) cấp dưới. Số vốn cấp hoặc thu hồi gồm cả vốn lưu động và vốn cố định
1) Khi đơn vị cấp trên cấp vốn hoặc giao vốn bằng TSNH..., kế toán đơn vị cấp trên ghi:
NợTK136(1361 - Chi tiết từng đơn vị được cấp vốn):
CóTK111, 112, 156, 152, 153…
2) Trường hợp được cấp vốn bằng TSCĐ, kế toán ghi:
Nợ TK136(1361 - Chi tiết từng đơn vị được cấp vốn): giá trị còn lại Nợ TK214 : Giá trị hao mòn
Có TK211: Nguyên giá
3) Đơn vị cấp dưới khi nhận vốn hoặc kinh phí sự nghiệp do cấp trên cấp hoặc giao, kế toán ghi:
Nợ TK111, 112, 156, 152, 153, 211:
Có TK411: nhận vốn kinh doanh
Có TK461: nhận kinh phí sự nghiệp
4) Khi đơn vị cấp dưới nhận vốn hoặc kinh phí trực tiếp từ Ngân sách theo sự uỷ quyền của đơn vị cấp trên, hay đơn vị cấp dưới nhận tiền, hàng viện trợ không hoàn lại:
- Kế toán cấp trên ghi tăng số phải thu:
NợTK136(143611 - Chi tiết từng đơn vị ):
CóTK411: ghi tăng nguồn vốn kinh doanh - Kế toán cấp dưới ghi tăng vốn kinh doanh:
NợTK111, 112, 156, 152, 153...
CóTK411: ghi tăng nguồn vốn kinh doanh
5) Căn cứ vào báo cáo tài chính của đơn vị cấp dưới được cấp trên phê duyệt, số lợi nhuận mà đơn vị cấp dưới được bổ sung vốn kinh doanh:
- Kế toán đơn vị cấp trên ghi:
NợTK136(1361 - Chi tiết từng đơn vị ):
CóTK411: ghi tăng nguồn vốn kinh doanh -Kế toán đơn vị cấp dưới ghi:
oNợTK421: ghi giảm lợi nhuận
CóTK411: ghi tăng nguồn vốn kinh doanh
6) Khi cấp dưới hoàn lại vốn kinh doanh cho đơn vị cấp trên:
*- Kế toán cấp trên , ghi:
NợTK111, 112, 156, 152, 153…: nhận bằng TSNH Nợ TK 211: nhận bằng TSCĐ (giá trị còn lại)
Có TK136(1361 - Chi tiết từng đơn vị ):
+Nừu bằng TSCĐ:
*- Kế toán cấp dưới ghi:
ãNếu bằng TSNH
NợTK411 “Nguồn vốn kinh doanh”
CóTK111, 112, 156, 152, 153
ã Nếu bằng tài sản cố định:
Nợ TK 411: ghi giảm NVKD Nợ TK214 : Giá trị hao mòn
Có TK211: Nguyên giá
7) Khi cấp dưới nộp lại vốn kinh doanh cho Ngân sách theo sự uỷ quyền của đơn vị cấp trên:
92
- Kế toán cấp trên ghi:
Nợ TK411
CóTK136(1 - Chi tiết từng đơn vị ) - Kế toán cấp dưới ghi:
NợTK411: ghi giảm nguồn vốn kinh doanh CóTK111, 112, 156, 152, 153...
4.2.6.4. Hạch toán các khoản phải thu, phải trả nội bộ khác
Thuộc các khoản này bao gồm: các khoản nộp lên cấp trên theo quy định, các khoản thu hộ, trả hộ lẫn nhau... Các khoản này được kế toán theo dõi qua các tài khoản 1368, 336 (chi tiết từng đơn vị nội bộ)
1) Các khoản cấp dưới phải nộp lên cấp trên theo quy định như quỹ doanh nghiệp, kinh phí quản lý...:
ã Kế toỏn đơn vị cấp dưới ghi:
Nợ TK có liên quan (414,415,431...) Có TK336: Số phải nộp
ã Kế toỏn đơn vị cấp trờn ghi:
NợTK136(1368 - chi tiết đơn vị cấp dưới):
CóTK có liên quan (414,415,421, 431...) 2) Khi đơn vị cấp dưới nộp các khoản lên cho cấp trên
ã Kế toỏn đơn vị cấp dưới ghi:
Nợ TK 336
Có TK111, 112...
ã Kế toỏn đơn vị cấp trờn ghi:
NợTK111, 112...
CóTK136(1368- chi tiết đơn vị dưới)
3)Các khoản cấp trên phải cấp bổ sung cho đơn vị cấp dưới
ã Kế toỏn đơn vị cấp dưới ghi:
NợTK136(1368 - chi tiết đơn vị trên) CóTK có liên quan (414,415,431...)
ã Kế toỏn đơn vị cấp trờn ghi:
NợTKcó liên quan (414,415,431...)
Có TK336 - chi tiết đơn vị dưới: Số phải cấp
4) Khi phát sinh các khoản thu hộ, giữ hộ lẫn nhau:
ã Kế toỏn đơn vị thu hộ, giữ hộ ghi:
NợTK có liên quan (111, 112, 152...) CóTK336 - chi tiết đơn vị
ã Kế toỏn đơn vị được thu hộ, giữ hộ ghi:
NợTK136(1368 - chi tiết đơn vị)
CóTK có liên quan (131, 138, 141, 331...)
- Khi thanh toán các khoản thu hộ, giữ hộ: Kế toán đơn vị thu hộ, được thu hộ ghi ngược lại.
6) Khi phát sinh các khoản chi trả hộ lẫn nhau:
ã Kế toỏn đơn vị chi trả hộ ghi:
NợTK136(1368 - chi tiết đơn vị) CóTK có liên quan (111, 112...)
ã Kế toỏn đơn vị được chi trả hộ ghi:
Nợ TK có liên quan (331, 311, 315...) Có TK336 - chi tiết đơn vị
- Khi thanh toán các khoản chi trả hộ: Kế toán đơn vị chi hộ, được chi hộ ghi ngược lại.
4.2.7. Kế toán các khoản phải thu khác
4.2.7.1. Nội dung: Các khoản phải thu khác là những khoản phải thu không mang tính chất mua bán, trao đổi, bao gồm các khoản:
- Giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân chờ xử lý.
- Các khoản thu về tiền bồi thường vật chất mất mát, hư hỏng tài sản - Các khoản cho mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời.
- Các khoản lãi về cho thuê tài sản cố định, lãi đầu tư đến hạn chưa thu….
4.2.7.2. Phương pháp kế toán:
@ Chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng hạch toán nghiệp vụ này có nhiều loại và có liên quan đến các nghiệp vụ khác như. Biên bản kiểm kê, bảng kiểm kê quỹ, biên bản xử lý tài sản thừa thiếu, phiếu thu, chi v.v...
@ Tài khoản sử dụng:
TK138 “Phải thu khác”
TK338 “Phải trả, phải nộp khác”
*Tài khoản 138:
94
+ Bên Nợ: - Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý
- Các khoản nợ phải thu khác tăng thêm trong kỳ.
+ Bên Có: - Giá trị tài sản thiếu đã xử lý
- Các khoản nợ phải thu khác đã thu hồi
+ Dư Nợ : Các khoản khác còn phải thu và gía trị tài sản thiếu chưa xử lý vào cuối kỳ.
+Dư có (nếu có): phản ánh số thu thừa Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2:
TK1381 “Tài sản thiếu chờ xử lý”
TK 1385 “phải thu về cổ phần hoá”
TK1388 “Phải thu khác”
@ Phương pháp hạch toán:
* Hạch toán tài sản thiếu chờ xử lý:
1) Khi phát hiện tài sản thiếu chờ xử lý:
-Nếu phát hiện TSLĐ thiếu : Nợ TK 138 (1381)
Có TK 111, 151, 152, 153, 155, 156,...
- Nếu phát hiện giá trị TSCĐ sử dụng cho hoạt động kinh doanh thiếu : Nợ TK 138 (1381)
Nợ TK 214
Có TK 211
-Nếu phát hiện giá trị TSCĐ sử dụng cho hoạt động sự nghiệp phúc lợi thiếu:
Nợ TK 466, 4313 Nợ TK 214
Có TK 211
Đồng thời, phản ánh phần thiệt hại theo giá trị còn lại cuả TSCĐ thiếu Nợ TK 138 (1381): giá trị tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 431(4312): ghi tăng quỹ phúc lợi (nếu TSCĐ dùng cho phúc lợi công cộng)
Có TK 338 (3388): ghi tăng khoản phảI trả khác(nếu TSCĐ dùng cho hoạt động dự án, sự nghiệp)
Nợ TK 1388 (1388): cá nhân bồi thường Nợ TK 334: trừ vào lương
Nợ TK 811: tính vào chi phí khác
Nợ TK 415: trừ vào quỹ dự phòng tài chính Có 138 (1381): xử lý giá trị tài sản thiếu
* Hạch toán phải thu về cổ phần hóa
Các khoản phải thu về cổ phần hoá bao gồm: chi phí cổ phần hoá, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại cho lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoá,…
1) Khi phát sinh các khoản phải thu về cổ phần hoá:
Nợ TK 138 (1385)
Có TK 111, 112, 152, 331…
2) Khi kết thúc quá trình cổ phần hoá, căn cứ vào quyết toán cổ phân hoá:
Nợ TK 338(33858): ghi giảm số phải trả về cổ phần hoá CóTK 138(1385): ghi giảm số phải thu về cổ phần hoá
* Hạch toán các khoản phải thu khác:
1) Khi xuất tiền cho vay tạm thời:
Nợ TK 138 (1388)
Có TK 111, 112: cho vay mượn bằng tiền
2) Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do mất mát, hư hỏng tài sản đã xác định được nguyên nhân :
Nợ TK 138 (1388)
Có TK 111, 152, 153,... tiền, vật tư, hàng hoá thiếu hụt Có TK 138 (1381): xử lý giá trị tài sản thiếu
3) Các khoản thu nhập phải thu lãivề cho thuê TSCĐ, về đầu tư ngắn hạn, dài hạn đến hạn chưa thu:
Nợ TK 138 (1388) Có TK 515
4) Khi thu hồi các khoản phải thu khác:
Nợ TK 334: trừ vào thu nhập của công nhân viên Nợ TK 111, 112: thu bằng tiền
Nợ TK 152, 153, 156: thu bằng vật tư, hàng hoá
Có TK 138 (1388): thu hồi các khoản phải thu
96
4.2.8. Kế toán tình hình thanh toán tạm ứng:
4.2 8.1. Nội dung và quy định hạch toán tạm ứng
Tạm ứng là khoản ứng trước cho cán bộ, công nhân viên và các bộ phận trong nội bộ doanh không có tổ chức kế toán riêng về tiền công tác phí, tiếp khách, mua văn phòng phẩm, vật tư, hàng hoá, tài sản, dịch vụ…
Hạch toán khoản tạm ứng cần tuân theo các quy định sau:
- Chỉ tạm ứng để thực hiện những công việc đã được quy định. Người nhận tạm ứng chịu trách nhiệm về số tiền đã nhận và phải sử dụng đúng mục đích đã được duyệt.
- Mỗi lần tạm ứng phải có giấy xin tạm ứng và phải được người có thẩm quyền ký duyệt mới hợp lệ.
- Kế toán theo dõi từng đối tượng tạm ứng, từng lần tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng.
- Khoản tạm ứng dùng không hết phải nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương của người tạm ứng.
4.2.8.2. Phương pháp hạch toán a) Chứng từ sử dụng:
- Giấy đề nghị thanh toán.
-Phiếu thu, phiếu chi.
-Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.
-Giấy thanh toán tạm ứng..
b). Tài khoản sử dụng
Tài khoản 141"Tạm ứng ": Tài khoản này dùng để phản ánh số tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng.
Kết cấu TK 141:
- Bên Nợ: số tiền, vật tư tạm ứng cho cán bộ công nhân viên - Bên Có:
+ Thanh toán tiền ứng trước theo số thực chi.
+ Số tạm ứng chi không hết.
- Dư Nợ: Phản ánh số tiền tạm ứng chưa được thanh toán.
c) Phương pháp hạch toán
1)Khi tạm ứng cho công nhân viên, căn cứ vào các chứng từ kèm theo giấy đề nghị tạm ứng:
Nợ TK 141
Có TK 111, 112, 152, 153,...
2) Khi hoàn thành công việc, căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng và các chứng từ gốc có liên quan:
Nợ TK 242: Các khoản chi thuộc chi phí trả trước Nợ TK 121, 128, 144
Nợ TK 151, 152, 153, 156, 211, 213, 611: chi mua vật tư, tài sản Nợ TK 627, 641, 642..: chi mua dịch vụ
Nợ TK 133: thuế GTGT đầu vào
Nợ TK 121, 128, 144, 221, 222, 223, 228, 244: chi đầu tư tài chính hoặc chi ký quỹ, ký cược
Nợ TK 311: chi trả vay ngắn hạn đến hạn trả, quá hạn.
Nợ TK 315: chi trả nợ dài hạn đến hạn, quá hạn.
Nợ TK 331: chi thanh toán cho nhà cung cấp Có TK 141(chi tiết đối tượng) 3) Xử lý sô tiền tạm ứng còn thừa:
Nợ TK 111, 112: nộp lại quỹ tiền mặt Nợ TK 334: trừ vào thu nhập
Có TK 141 (chi tiết đối tượng):
4) Trường hợp số chi tiêu thực tế lớn hơn số tạm ứng, người nhận tạm ứng sẽ được thanh toán bổ sung:
Nợ TK 151, 152, 153, 627, 641, 642, ...số tạm ứng đã chi tiêu thực tế (chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 : thuế GTGT đầu vào
Có TK 141(chi tiết đối tượng): số tạm ứng
Có TK 111, 112, 3388,...: sô chi tiêu vượt quá số tạm ứng 4.2.9. Kế toán các khoản phải trả, phải nộp khác 4.2.9.1. Nội dung:
Các khoản phải trả, phải nộp khác là những khoản phải trả không mang tính chất mua bán, trao đổi, bao gồm các khoản:
- Giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân chờ xử lý.
- Tình hình trích nộp và sử dụng kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, BHYT.
- Các khoản nhận ký quỹ ký cược ngắn hạn
- Doanh thu chưa thực hiện: Số tiền nhận trước nhiều năm về cho thuê tài sản; cơ sở hạ tầng…
98
- Các khoản phải trả về cổ phần hoá doanh nghiẹp
- Các khoản phải trả khác: khoản vay mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời….
4.2.9.2. Phương pháp hạch toán a) Tài khoản sử dụng
* Tài khoản 338:
Két cấu
+ Bên Nợ: - Các khoản đã trả và đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ - Các khoản đã chi về BHXH, Kinh phí Công Đoàn.
-Xử lý giá trị tài sản thừa
-Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện tương ứng -Các khoản đã trả, đã nộp khác
+ Bên Có: - Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỉ lệ quy định - Các khoản phải trả, phải nộp hay thu hộ -Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
-Tổng số doanh thu chưa thực hiện phát sinh trong kỳ
-Số đã nộp, đã trả lớn hơn sốphải nộp, phải trả được hoàn lại + Dư Có : Các khoản còn phải trả, phải nộp vào cuối kỳ.
+Dư nợ (nếu có): số trả thừc, nộp thừa, vượt chi chưa đựơc thanh toán Tài khoản này có 8 tài khoản cấp 2:
TK3381 “Tài sản thừa chờ giải quyết”
TK3382 “Kinh phí công đoàn”
TK3383 “Bảo hiểm xã hội”
TK3384 “Bảo hiểm y tế”
TK 3385 “Phải trả về cổ phần hoá”
TK 3386 “ Nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn”
TK3387 “Doanh thu chưa thực hiện”
TK3388 “Phải trả, phải nộp khác”
TK 3389 “ Bảo hiểm thất nghiệp”
c) Phương pháp hạch toán:
* Hạch toán tài sản thừa chờ xử lý:
Tài sản thừa chờ xử lý là những tài sản thừa không rõ xuất xứ, nguyên nhân phai chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền
1) Khi phát sinh tài sản thừa chưa rõ nguyên nhân căn cứ vào biên bản kiểm kê, ghi:
- Đối với giá trị TSNH chờ xử lý:
NợTK 111,112, 152, 153, 156: gía trị TSNH thừa CóTK 338(3381)
- Đối với TSCĐ thừa
Nợ TK 211 : Nguyên giá tài sản thừa
Có TK 338(3381) : Giá trị còn lại Có TK 214 : Giá trị hao mòn 2) Xử lý tài sản thừa:
NợTK338(3381): xử lý gía trị thừa
Có TK 331, 111, 112…: ghi tăng số phai trả Có TK 111, 112: ghi giảm số tài sản thừa chờ xử lý Có TK411: tăng vốn kinh doanh
Có TK 441: tăng vốn XDCB CóTK711 Thu nhập khác
Có TK 111, 152, 153: trả lại cho chủ tài sản Có TK 331: đồng ý mua tiếp số thừa
* Hạch toản phải trả về cổ phần hoá:
Các khoản phải trả về cổ phần hoá bao gồm số phải trả về tiền thu bán cổ phần thuộc vốn nhà nước, tiền thu hộ các khoản phải thu và tiền thu về nhượng bán tài sản được loại trừ không tính vào giá trị doanh nghiệp và các khoản phải trả khác theo quy định.
1) Khi phát sinh các khoản nợ phải thu và tiền thu về nhượng bán tài sản được loại trừ không tính vào giá trị doanh nghiệp phải nộp quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp tính từ thời điểm xác định gía trị doanh nghiệp đến thời điểm doanh nghiệp chính thức chuyển sang công ty cổ phần:
Nợ TK 111,112, 131… các khoản đã thu hay phải thu.
Có TK 338 (3385):
Đồng thời, giá trị vật tư, hàng hoá, tài sản giữ hộ Nhà nước được loại trừ không tính vào giá trị doanh nghiệp đã bán, ghi Có TK 002 “Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công”
2) Khi bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước cho các cổ đông:
Nợ TK 111, 112…: số tiền đã thu từ bán cổ phần
100
Có TK 338 (3385):
3) Khi kết thúc quá trình cổ phần hoá DN, căn cứ vào quyết toán chi phí cổ phần hóa, số chi phí cổ phần hoá được trừ vào số phải trả về cổ phần hóa:
Nợ TK 338 (3385): giảm số phải trả về cổ phần hoá DN
Có TK 138 (1385): giảm số phải thu về cổ phần hoá DN
4) Khi nộp tiền chênh lệch về thu và chi về cổ phần hóa vào quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp:
Nợ TK 338(3385): Giảm số phải trẳ về cổ phần hoá.
Có TK 111, 112… số tiền đã nộp
* Hạch toán ký quỹ ký cược ngắn hạn
1) Khi nhận tiền ký quỹ, ký cược ngắn hạn của các đối tác:
Nợ TK 111, 112…: số tiền đã nhận Có TK 338 (3386):
2) Khi kết thúc hợp đồng, trả lại số tiền nhận ký quỹ, ký cược cho đối tác:
Nợ TK 338 (3386) Có TK 111, 112…
3) Trường hợp đối tác vi phạm hợp đồng, số tiền thu được, phạt được trừ vào tiền nhận ký quỹ,ký cược ngắn hạn:
Nợ TK 338 (3386) Có TK 711
* Hạch toán doanh thu chưa thực hiện:
Doanh thu chưa thực hiện với khách hàng bao gồm: tiền nhận trước nhiều năm về cho thuê tài sản (nhà ở, văn phòng, kho tàng, TSCĐ…); lãI về bán hàng trả góp, trả chậm;
số chênh lệch về gía đánh lại > gía gốc hay gía trị còn lại của tài sản góp vốn tham gia vào cơ sở liên doanh:
1) Khi nhận tiền trả trước nhiều năm của khách hàng về cho thuê TS NợTK111, 112…: tổng số tiền khách hàng trả trước
CóTK338(3387): doanh thu chưa thực hiện
Có TK 3331 (33311): thuế GTGT đầu ra phải nộp
2) Đồng thời, xác định và kết chuyển số doanh thu tương ứng với từng kỳ:
NợTK338(3387)