Khuôn khổ chung về quản lý tài chính

CHƯƠNG 4. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

4.1. Khuôn khổ chung về quản lý tài chính

Quản lý tài chính, kế toán và giải ngân đối với các dự án của WB tài trợ tại Việt Nam đƣợc thực hiện nhằm áp dụng thống nhất các quy định giữa WB và Chính phủ về công tác quản lý và báo cáo có liên quan. Các mục tiêu đề ra nhƣ sau:

 Nâng cao tính minh bạch trong công tác quản lý tài chính dự án, đảm bảo nguồn lực của dự án đƣợc sử dụng hiệu quả và đúng mục đích, tuân thủ theo các quy định có liên quan;

 Đưa ra các hướng dẫn về các quy trình và thủ tục quản lý tài chính tại các dự án nhằm hỗ trợ cho công tác giám sát và đánh giá của WB và các cơ quan hữu quan của Việt Nam;

 Cung cấp nội dung làm rõ các yêu cầu, quy trình, thủ tục của công tác quản lý dự án nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai thực hiện các TDA.

4.1.2. Vai trò và trách nhiệm của các cơ quan liên quan trong quản lý tài chính

4.1.2.1. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNNVN)

 NHNNVN được sự uỷ quyền của Thủ tướng Chính phủ là cơ quan đại diện của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam có trách nhiệm:

i. Đàm phán, ký kết, sửa đổi Hiệp định Tài trợ (nếu có) với các tổ chức Tài chính quốc tế nhƣ WB, Quỹ Tiền tệ quốc tế (IMF), Ngân hàng phát triển Châu Á (ADB);

ii. Bàn giao các khoản vay thuộc các Hiệp định Tài trợ và thông tin về các chương trình, dự án ODA cho Bộ TC khi các Hiệp định Tài trợ có hiệu lực, ngoại trừ các Thỏa thuận vay ký kết với IMF.

 NHNNVN phối hợp với Bộ TC xác định, công bố và lựa chọn các ngân hàng thương mại (tổ chức tài chính tín dụng) có đủ điều kiện lập và quản lý Tài khoản Chỉ định của dự án theo đúng yêu cầu của WB và quy định

Trang 21

của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng nguồn vốn ODA và cơ chế quản lý tài chính có liên quan đƣợc áp dụng;

 NHNNVN chịu trách nhiệm tổng hợp các báo cáo 06 tháng và báo cáo năm đối với các khoản rút vốn, khoản thanh toán đƣợc giải ngân thông qua các Tài khoản Chỉ định (TKCĐ) và các báo cáo tiến độ thực hiện của dự án.

4.1.2.2. Bộ Tài chính (Bộ TC) Bộ TC có trách nhiệm:

 Phối hợp với Bộ KHĐT xây dựng và phê duyệt các quy định và hướng dẫn về cơ chế quản lý tài chính;

 Phê duyệt và đồng ký xác nhận các Đơn rút vốn của Ban ĐPDA gửi đến WB và các nhà tài trợ khác yêu cầu giải ngân vốn cho dự án;

 Cấp vốn đối ứng của Chính phủ cho dự án theo kế hoạch hoạt động, tài chính và giải ngân hàng năm đƣợc phê duyệt (ngoại trừ doanh nghiệp);

 Giám sát chung về các hoạt động quản lý tài chính hợp lệ của dự án theo đúng chức năng và nhiệm vụ của Bộ TC.

4.1.2.3. Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ (Bộ KHĐT) Bộ KHĐT có trách nhiệm:

 Quản lý và giám sát việc thực hiện dự án của Ban ĐPDA;

 Xem xét và phê duyệt Kế hoạch hoạt động, ngân sách hàng năm do Ban ĐPDA xây dựng;

 Cấp vốn đối ứng cho các hoạt động hợp lệ và đƣợc phê duyệt của Ban ĐPDA;

 Xem xét và phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu của Ban ĐPDA

 Giám sát quy trình thủ tục và kết quả đấu thầu của Ban ĐPDA.

4.1.2.4. Kho bạc Nhà nước (KBNN) KBNN có trách nhiệm:

 Kiểm soát các khoản chi tiêu từ nguồn vốn vay WB;

Trang 22

 Kiểm soát chi tiêu và thanh toán các khoản chi tiêu từ nguồn vốn đối ứng của dự án.

4.1.2.5. Các Ngân hàng thương mại (Ngân hàng phục vụ) cho Ban ĐPDA và các Ban QLTDA

Các ngân hàng thương mại có trách nhiệm:

 Là ngân hàng phục vụ cho dự án;

 Giữ Tài khoản Chỉ định (TKCĐ)/Tài khoản Tạm ứng (TKTƢ) của Ban ĐPDA, các Tài khoản Dự án (TKDA)/TKTƢ của các Ban QLTDA và các tài khoản phụ, nếu có, bằng USD và VNĐ;

 Thực hiện thanh toán cho các chi tiêu hợp lệ của dự án thuộc nguồn vốn WB thông qua TKCĐ/TKTƢ và các TKDA/TKTƢ theo yêu cầu và chỉ thị thanh toán của Ban ĐPDA/các Ban QLTDA;

 Chuyển vốn giữa TKCĐ của Ban ĐPDA vào các TKDA của các Ban QLTDA và ngƣợc lại, theo đúng quy định về quản lý tài chính và giải ngân của dự án PPTAF;

 Thực hiện thanh toán cho các tƣ vấn và nhà cung cấp dịch vụ từ TKCĐ của Ban ĐPDA và TKDA của các Ban QLTDA theo yêu cầu và chỉ thị thanh toán của Ban ĐPDA/các Ban QLTDA;

 Ngân hàng Techcombank là ngân hàng thương mại giữ TKCĐ tiền USD của dự án do Ban ĐPDA quản lý. Ban ĐPDA đề nghị các Ban QLTDA mở TKDA bằng VNĐ tại các chi nhánh ngân hàng Techcombank nhằm tiết kiệm chi phí và thời gian chuyển khoản, đảm bảo quản lý hiệu quả TKCĐ và TKDA trong cùng một hệ thống ngân hàng;

 Các ngân hàng phục vụ khác đƣợc phép giữ các TKCĐ/TKDA đối với nguồn vốn IDA của WB nằm trong danh sách các ngân hàng thương mại do NHNNVN công bố và đƣợc WB đồng ý, có thể đƣợc chọn để quản lý TKDA của các Ban QLTDA trong trường hợp không có chi nhánh Techcombank tại địa bàn làm việc của TDA.

4.1.2.6. Ban Điều phối Dự án (Ban ĐPDA) Ban ĐPDA có trách nhiệm:

Trang 23

 Xây dựng Kế hoạch hoạt động và Kế hoạch tài chính hàng năm của dự án đối với các hợp phần do Ban ĐPDA quản lý và thực hiện, đồng thời tổng hợp các kế hoạch năm của Ban QLTDA thành kế hoạch chung của toàn bộ dự án PPTAF;

 Quản lý TKCĐ tại ngân hàng Techcombank, Hà Nội, Việt Nam;

 Thực hiện và tuân thủ các quy định của Chính phủ về quản lý chi tiêu công và ngân sách nhà nước theo đúng quy trình kiểm soát chi thông qua Kho bạc Nhà nước;

 Chuẩn bị Đơn xin rút vốn, trình Bộ TC phê duyệt và đồng ký đơn rút vốn trước khi gửi cho WB phê duyệt và giải ngân vốn cho dự án;

 Thực hiện giải ngân nguồn vốn IDA của WB đến các CQTH/Ban QLTDA theo điều khoản quy định trong Thỏa thuận Tài chính TDA đƣợc ký kết giữa Bộ KHĐT và CQCQ của TDA. Ban ĐPDA không có trách nhiệm phê duyệt các kế hoạch tài chính, báo cáo và các giao dịch của Ban QLTDA;

 Thiết lập và quản lý hệ thống quản lý tài chính tuân thủ các quy định của WB và Chính phủ. Hệ thống kế toán đƣợc vi tính hóa nhằm đảm bảo tính hiệu quả cho hoạt động kế toán, nhập, xử lý và lưu trữ dữ liệu quản lý tài chính, cung cấp thông tin tài chính của dự án một cách chính xác và kịp thời;

 Lập Báo cáo tài chính hàng quý và hàng năm và báo cáo Chủ dự án và CQCQ (Bộ KHĐT), WB và các cơ quan chịu trách nhiệm liên quan đúng thời gian quy định;

 Tổng hợp các Báo cáo tài chính hàng quý và hàng năm của Ban QLTDA để lập Báo cáo tài chính cho toàn bộ dự án PPTAF và báo cáo Chủ dự án và CQCQ (Bộ KHĐT), WB và các cơ quan chịu trách nhiệm liên quan đúng thời gian quy định;

 Thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả;

 Tuyển dụng Tƣ vấn Quản lý Tài chính và Kế toán dự án cho Ban ĐPDA;

 Đấu thầu tuyển chọn công ty kiểm toán độc lập cho toàn dự án, nộp báo cáo kiểm toán tài chính hàng năm cho WB và các cơ quan liên quan của Chính phủ theo đúng quy định trong Hiệp định Tài trợ;

Trang 24

 Đảm bảo nguồn vốn và tình hình sử dụng vốn, chế độ báo cáo, thủ tục kết thúc dự án và các trách nhiệm khác liên quan đến quản lý vốn và chi tiêu dự án tuân thủ đúng các thủ tục, chính sách của WB và các quy định của Chính phủ.

4.1.2.7. Cơ quan Chủ quản/Cơ quan Thực hiện của TDA (CQCQ/CQTH) CQCQ/CQTH có trách nhiệm:

 Ban hành hướng dẫn thực hiện dự án và giám sát hoạt động, việc thực hiện công tác chuẩn bị dự án của Ban QLTDA;

 Xem xét và phê duyệt các kế hoạch hoạt động, kế hoạch lựa chọn nhà thầu và kế hoạch vốn do Ban QLTDA lập;

 Cấp vốn đối ứng cho các hoạt động và chi tiêu đƣợc phê duyệt của Ban QLTDA;

 Kiểm tra, giám sát quy trình và kết quả đấu thầu do Ban QLTDA thực hiện.

4.1.2.8. Ban Quản lý TDA của CQCQ (Ban QLTDA) Các Ban QLTDA có trách nhiệm:

 Có trách nhiệm về toàn bộ công tác tài chính của TDA;

 Xây dựng kế hoạch tổng thể và chi tiết hàng năm về việc thực hiện TDA (kế hoạch lựa chọn nhà thầu, vốn), trong đó xác định rõ các nguồn lực, tình hình sử dụng vốn, tiến độ thực hiện, thời hạn hoàn thành, để làm cơ sở theo dõi và đánh giá tiến độ giải ngân và khối lƣợng công việc đạt đƣợc;

 Thiết lập và duy trì hệ thống quản lý tài chính và hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả đảm bảo việc quản lý các nguồn vốn tuân thủ theo các quy định của WB và Chính phủ;

 Chuẩn bị hồ sơ rút vốn trong khuôn khổ TTTC đã đƣợc phê duyệt và trình Ban ĐPDA để thực hiện giải ngân;

 Tuyển dụng Tƣ vấn Quản lý Tài chính và kế toán cho Ban QLTDA;

 Lập và nộp báo cáo tài chính quý, năm;

Trang 25

 Đảm bảo (i) nguồn vốn và tình hình sử dụng vốn, (ii) chế độ báo cáo; (iii) thủ tục kết thúc dự án; và (iv) các trách nhiệm khác liên quan đến quản lý vốn và chi tiêu dự án tuân thủ đúng chính sách và thủ tục của WB và quy định của Chính phủ.

4.1.3. Trách nhiệm các vị trí cụ thể

Đối với Ban ĐPDA: Đội ngũ cán bộ Quản lý Tài chính (QLTC) đƣợc phân công trách nhiệm trong quá trình chuẩn bị dự án phải có trình độ chuyên môn về kế toán và tài chính, kinh nghiệm làm việc có liên quan cho các chương trình và dự án ODA. Điều khoản tham chiếu của cán bộ QLTC đƣợc trình bày trong chương QLTC của Sổ tay Hướng dẫn này. Cán bộ QLTC của Ban ĐPDA sẽ đƣợc đào tạo về QLTC (bao gồm kiến thức QLTC và giải ngân áp dụng đối với các dự án do WB tài trợ). Ngoài ra, các khóa đào tạo chuyên đề cho cán bộ QLTC cũng sẽ đƣợc tổ chức trong suốt thời gian thực hiện dự án.

Đối với Ban QLTDA: Cán bộ QLTC có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán tài chính sẽ đƣợc bổ nhiệm thực hiện công tác quản lý tài chính tại các Ban QLTDA.

Đối với Ban ĐPDA và các Ban QLTDA:

 Bộ phận QLTC gồm kế toán trưởng, các kế toán viên, và tư vấn QLTC có trách nhiệm phối hợp với bộ phận Đấu thầu và Điều phối viên thực hiện những công việc dự án liên quan đến công tác quản lý tài chính và các hoạt động đấu thầu;

 Nhiệm vụ chính của bộ phận QLTC là đảm bảo hệ thống quản lý tài chính dự án theo tiêu chuẩn quy định, đảm bảo sự tuân thủ nhằm cung cấp đầy đủ thông tin về các nguồn vốn và tình hình sử dụng vốn của dự án theo hợp phần nêu trong Hiệp định Tài trợ một cách chính xác và kịp thời;

 Tư vấn QLTC và/hoặc Kế toán của Ban ĐPDA có trách nhiệm hướng dẫn các kế toán của Ban QLTDA thực hiện công tác quản lý tài chính và giải ngân phù hợp với chính sách và thủ tục của WB và quy định của Chính phủ. Các kế toán của Ban QLTDA có trách nhiệm chuẩn bị và nộp báo cáo tài chính hàng quý và năm cho Ban ĐPDA để rà soát, lưu trữ và tổng hợp.

Trang 26

Bảng 3: Chức năng và nhiệm vụ chính của bộ phận Kế toán và QLTC

TT Vị trí Chức năng và nhiệm vụ Yêu cầu chuyên môn 1. Ban

ĐPDA

Giám đốc Ban ĐPDA

- Chịu trách nhiệm chung đối với việc triển khai các hoạt động và tiến độ thực hiện toàn dự án.

- Có trách nhiệm báo cáo, giải trình với Bộ KHĐT, Bộ TC, WB và các cơ quan có liên quan về các vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý.

Có năng lực chuyên môn, kinh nghiệm công tác trong quản lý thực hiện các chương trình, dự án, hiểu biết về chính sách và quy trình, thủ tục của nhà tài trợ, có năng lực quản lý và điều phối các hoạt động của chương trình, dự án.

Kiểm soát nội bộ/Tƣ vấn Quản lý

Tài chính

- Có trách nhiệm quản lý tài chính dự án theo đúng quy định của WB và Chính phủ;

- Hướng dẫn và hỗ trợ các Kế toán của Ban QLTDA

- Nhiệm vụ cụ thể:

 Kiểm tra và đối chiếu số liệu trong báo cáo tài chính của các Ban QLTDA;

 Hỗ trợ Ban ĐPDA về công tác QLTC và hướng dẫn Kế toán của Ban QLTDA theo yêu cầu của Ban QLTDA và phê duyệt của Ban ĐPDA;

 Kiểm tra và đánh giá hệ thống QLTC, bao gồm cả công tác kiểm soát nội bộ, tại các Ban QLTDA theo yêu cầu của Ban ĐPDA.

- Kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán dự án, có chứng chỉ kiểm toán nội bộ.

- Kinh nghiệm chuyên môn trong các chương trình, dự án tương tự.

- Kinh nghiệm về quản lý ngân sách và quản lý tài chính dự án;

- Nói và viết tiếng Anh tốt.

Trang 27 TT Vị trí Chức năng và nhiệm vụ Yêu cầu chuyên môn

Kế toán trưởng

Trách nhiệm QLTC theo quy định của WB và Chính phủ và theo kinh nghiệm thực tiễn của những chương trình/dự án có quy mô tương tự.

Nhiệm vụ Kế toán trưởng của Ban ĐPDA:

- Quản lý hệ thống tài chính kế toán, rà soát và phê duyệt báo cáo tài chính trình Giám đốc Ban ĐPDA;

- Duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp;

- Lập Kế hoạch vốn trình Giám đốc Ban ĐPDA phê duyệt;

- Phân tích tình hình tài chính của toàn Dự án (vốn vay và vốn đối ứng).

- Kinh nghiệm ở vị trí công tác tương tự.

- Có chứng chỉ kế toán trưởng.

- Quen thuộc với quy trình và chính sách quản lý ngân sách công.

- Ưu tiên người có kinh nghiệm trong quản lý tài chính dự án.

- Sử dụng đƣợc tiếng Anh.

Kế toán viên

Kế toán có trách nhiệm:

- Thực hiện, theo dõi hoạt động giải ngân đảm bảo các khoản chi tiêu của dự án hiệu quả và theo đúng các quy định của Chính phủ và WB;

- Thực hiện các thủ tục rút vốn từ WB để chi trả cho các hoạt động dự án tại Ban ĐPDA và giải ngân vốn các Ban QLTDA;

- Thực hiện công tác kế toán, bao gồm cả việc nhập và xử lý dữ liệu; và lưu trữ chứng từ trong hệ thống, đúng theo quy định hiện hành của Chính phủ;

- Lập báo cáo tài chính hàng quý, năm theo quy định của Chính phủ và WB.

- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành tài chính kế toán.

- Có kinh nghiệm về quản lý tài chính dự án.

Trang 28 TT Vị trí Chức năng và nhiệm vụ Yêu cầu chuyên môn

Thủ quỹ Thủ quỹ có trách nhiệm:

- Quản lý tiền mặt của Ban ĐPDA, kiểm tra và đối chiếu cân đối các khoản thu chi bằng tiền mặt với sổ sách kế toán theo các quy định hiện hành về chế độ kế toán;

- Rút tiền mặt từ các tài khoản của dự án và thanh toán cho các khoản chi bằng tiền mặt của dự án;

- Lưu trữ tất cả tài liệu theo yêu cầu, sổ Quỹ tiền mặt, phiếu thu, chi tiền mặt, biên bản kiểm quỹ tiền mặt;

- Hỗ trợ Kế toán trưởng và Kế toán viên trong công tác thanh toán, giải ngân và các hoạt động liên quan khác bằng tiền mặt và các nhiệm vụ khác đƣợc phân công;

- Nhiệm vụ của Thủ quỹ tách rời công việc của Kế toán dự án.

Có trình độ và kinh nghiệm phù hợp trong lĩnh vực kế toán dự án.

2. Ban QLTDA

Giám đốc Ban QLTDA

- Chịu trách nhiệm chung đối với việc triển khai các hoạt động và tiến độ thực hiện toàn TDA.

- Có trách nhiệm báo cáo, giải trình với Ban ĐPDA và các cơ quan có liên quan về các vấn đề thuộc thẩm quyền quản lý.

Có năng lực chuyên môn, kinh nghiệm công tác trong quản lý thực hiện các chương trình, dự án; hiểu biết về chính sách và quy trình, thủ tục của nhà tài trợ; có năng lực quản lý và điều phối các hoạt động của chương trình, dự án.