CHƯƠNG 4. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
4.5. Hệ thống kế toán, báo cáo và quyết toán dự án
4.5.1.1 Nguyên tắc kế toán
Nhất quán. Chính sách và phương pháp kế toán được chọn phải được áp dụng một cách nhất quán trong vòng ít nhất một năm tài chính. Trường hợp nếu có thay đổi về chính sách và phương pháp kế toán trong kỳ kế toán, những thay đổi này phải đƣợc áp dụng một cách nhất quán và xuyên suốt kỳ kế toán, và trong phần thuyết minh của Báo cáo tài chính nêu rõ những thay đổi trong chính sách kế toán.
Khách quan. Các giao dịch kinh tế và tài chính phải đƣợc thu thập, ghi chép đầy đủ và phản ánh chính xác trong Báo cáo tài chính của dự án.
Công khai. Thông tin và dữ liệu tài chính thuộc Báo cáo tài chính dự án đƣợc công bố theo đúng quy định hiện hành của Chính phủ.
Thận trọng. Kế toán dự án phải xem xét, cân nhắc, đánh giá các ƣớc tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn một cách cẩn trọng để không phản ánh sai lệch hiệu quả hoạt động và tình hình tài chính của dự án.
Trọng yếu. Thông tin và dữ liệu tài chính của dự án đƣợc lập với sự tuân thủ đầy đủ nguyên tắc Trọng yếu, nghĩa là không có sai sót hoặc thông tin không chính xác dẫn đến những kết luận có tính chủ chốt trong các báo cáo tài chính của dự án bị sai lệch làm ảnh hưởng bất lợi đối với các quyết định mang tính kinh tế của lãnh đạo dự án.
4.5.1.2. Chế độ kế toán của dự án
Chế độ kế toán áp dụng đối với Ban ĐPDA và các Ban QLTDA tuân thủ theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp (HCSN) của Việt Nam áp dụng cho các Ban Quản lý dự án thuộc dự án HCSN đƣợc ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ TC.
Báo cáo Tài chính dự án đƣợc lập trên cơ sở giá gốc.
Trang 62
Năm tài chính: từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
Phương pháp ghi nhận nguồn vốn và xác định chi phí dự án: (i) các nguồn vốn đƣợc xác định khi vốn đƣợc nhận về; và (ii) chi phí dự án đƣợc ghi nhận khi có phát sinh.
Các giao dịch kinh tế đƣợc hạch toán kế toán bằng tiền đồng Việt Nam (VNĐ).
Các giao dịch kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ trong kỳ kế toán đƣợc quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá ngoại tệ ngày giao dịch tuân thủ các quy định về quản lý tài chính của Bộ TC áp dụng đối với các chương trình và dự án ODA. Số dƣ các khoản mục tiền tệ thuộc tài sản nợ và tài sản có bằng ngoại tệ đƣợc quy đổi theo tỷ giá hiện hành của ngày lập bảng cân đối kế toán, ngày cuối cùng của quý hoặc năm. Khoản chênh lệch tỷ giá đƣợc hạch toán đúng số hiệu tài khoản kế toán và thể hiện trong bảng cân đối kế toán.
Đối với TKCĐ/TKTƢ tại Ban ĐPDA, các giao dịch kinh tế phát sinh đƣợc phản ánh bằng USD.
Báo cáo tài chính theo yêu cầu của WB đƣợc phản ánh theo đồng tiền USD.
Trường hợp báo cáo thực hiện theo đồng tiền VNĐ, các tỷ giá ngoại tệ (USD/VNĐ) đƣợc áp dụng nhƣ sau:
- Tỷ giá đầu kỳ và cuối kỳ của kỳ kế toán đƣợc ghi chép theo tỷ giá ngoại tệ phù hợp với nguyên tắc kế toán chung đƣợc thừa nhận;
- Các giao dịch kinh tế phát sinh trong kỳ đƣợc ghi nhận theo tỷ giá thực tế ngày giao dịch do ngân hàng phục vụ công bố;
- Nội dung giải trình về tỷ giá áp dụng đƣợc phản ánh trong báo cáo tài chính của dự án.
Phương pháp thu thập chứng từ, lập hồ sơ và hạch toán kế toán:
- Kế toán dự án hiểu rõ các quy định trong các văn kiện dự án nhƣ Hiệp định Tài trợ, TTTC, chính sách và thủ tục đấu thầu, quản lý tài chính và giải ngân của WB nhằm đảm bảo sự tuân thủ trong suốt quá trình thực hiện dự án;
- Hoạt động dự án và các giao dịch kinh tế đƣợc hạch toán và ghi sổ sách kế toán bằng chứng từ gốc;
Trang 63
- Căn cứ các chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra và đối chiếu, Kế toán dự án lập bút toán và hạch toán vào sổ kế toán một cách chính xác, đúng hạn và theo đúng trình tự quy định;
- Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc hạch toán vào đúng tài khoản trong hệ thống sổ kế toán dự án.
4.5.1.3. Hệ thống kế toán của dự án
Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung;
Hệ thống sổ sách kế toán cơ bản sử dụng công cụ Excel (ứng dụng của Microsoft) đƣợc áp dụng cho cả Ban ĐPDA và các Ban QLTDA. Một sự lựa chọn khác đƣợc áp dụng là áp dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp nhằm đáp ứng khối lƣợng công việc gia tăng, đảm bảo chất lƣợng thông tin và cung cấp báo cáo tài chính kịp thời trong suốt thời gian thực hiện dự án. Chính sách và thủ tục của việc áp dụng phần mềm kế toán trong dự án tuân thủ đúng quy định hiện hành của Bộ TC;
Hệ thống kế toán dự án phản ánh đầy đủ các tài sản có và tài sản nợ thông qua việc tiếp nhận nguồn vốn và các khoản hình thành chi phí dự án từ các nguồn vốn dưới dạng tiền mặt và tương đương tiền mặt, tài sản cố định, vật liệu, các khoản phải thu, khoản phải trả v.v;
Hệ thống lưu trữ chứng từ sổ sách tuân thủ theo quy định của WB và Chính phủ.
4.5.1.4. Quy trình kế toán dự án
Các quy định về quy trình kiểm tra và kiểm soát các giao dịch và hồ sơ chứng từ phải đƣợc tuân thủ đầy đủ nhằm đảm bảo khối lƣợng công việc thực hiện phản ánh chính xác giá trị thực hiện về mặt tài chính.
Quy trình xử lý, kiểm soát và phê duyệt các giao dịch kinh tế phát sinh và hồ sơ chứng từ và hạch toán kế toán đối với tình hình tiếp nhận vốn và thanh toán các khoản chi tiêu của dự án được mô tả như sơ đồ dưới đây:
Giám đốc DA Kế toán trưởng
Kế toán dự án
Trang 64
Kế toán dự án lập hồ sơ và ký tất cả hồ sơ chứng từ của các giao dịch kinh tế hợp lệ theo quy định trước khi trình ký (cấp độ 1);
Kế toán trưởng kiểm soát và phê duyệt hồ sơ chứng từ do Kế toán dự án trình ký (cấp độ 2);
Giám đốc Ban ĐPDA/Ban QLTDA xem xét và phê duyệt hồ sơ chứng từ đã được Kế toán trưởng kiểm soát.
4.5.1.5. Lập và lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán
Các tài khoản dự án và hồ sơ chứng từ kế toán đƣợc thành lập và quản lý theo:
- Hợp phần dự án;
- Hoạt động dự án hoặc hạng mục chi tiêu;
- Nguồn vốn;
- Cấp quản lý dự án: Ban ĐPDA và Ban QLTDA.
Ban ĐPDA và các Ban QLTDA thiết lập và bảo quản các hệ thống lưu trữ tài liệu hồ sơ gốc kế toán, các báo cáo tài chính và các báo cáo có liên quan.
Các Ban QLTDA có trách nhiệm cung cấp tài liệu hồ sơ kế toán đến Ban ĐPDA trong các kỳ kế toán tuân thủ theo cơ chế báo cáo của WB và của Chính phủ.
Áp dụng hệ thống đánh số thứ tự theo trình tự thời gian trong các chứng từ kế toán đối với các giao dịch phát sinh bằng tiền mặt và chuyển khoản trên cơ sở liên tục trong từng năm tài chính.
Các Kế toán có trách nhiệm quản lý hồ sơ kế toán. Tất cả tài liệu hồ sơ kế toán phải được bàn giao lại cho Ban ĐPDA và các Ban QLTDA trong trường hợp có sự thay thế, thuyên chuyển cán bộ, hoặc sắp xếp lại nhiệm vụ công việc với sự đồng ý của Kế toán trưởng và Giám đốc Ban ĐPDA và Ban QLTDA tại từng cấp quản lý.
Khóa sổ kế toán vào thời điểm kết thúc năm tài chính.
4.5.2. Danh mục tài khoản kế toán của dự án (Phụ lục chi tiết đính kèm) 4.5.3. Hệ thống báo cáo của dự án
Trang 65
Báo cáo tài chính của dự án tuân thủ theo quy định của:
- Quyết định 19/2006/QĐ-BTC Bộ TC ban hành ngày 30/03/2006;
- Các yêu cầu của WB đƣợc quy định cụ thể trong Hiệp định Tài trợ 4779-VN và TTTC.
Loại báo cáo tài chính và kỳ hạn nộp báo cáo tài chính Báo cáo tài chính gửi đến WB
- Tổng hợp báo cáo tài chính toàn dự án của Ban ĐPDA: (i) Báo cáo tài chính giữa kỳ (hàng quý) đƣợc lập và nộp trong vòng 45 ngày kể từ ngày kết thúc quý; (ii) Báo cáo tài chính năm đƣợc kiểm toán theo mẫu nhƣ yêu cầu của WB phải đƣợc lập và nộp trong vòng 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, nghĩa là ngày 30/06 của năm tiếp theo.
- Báo cáo tài chính giữa kỳ đƣợc phê duyệt của các Ban QLTDA phải nộp cho Ban ĐPDA để tổng hợp trong vòng 21 ngày sau ngày kết thúc mỗi quý. Báo cáo tài chính hàng năm của các Ban QLTDA theo mẫu nhƣ yêu cầu của WB đƣợc kiểm toán riêng và đƣợc tổng hợp vào báo cáo tài chính hàng năm của Ban ĐPDA để trình WB trong vòng 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, nghĩa là ngày 30/06 của năm tiếp theo.
Báo cáo tài chính gửi CQCQ/Chủ dự án và các cơ quan liên quan của Chính phủ
- Các báo cáo tài chính Ban ĐPDA và các Ban QLTDA tuân thủ theo các quy định của Chính phủ (Quyết định 19/2006/QĐ-BTC) trình bày tất cả các nguồn vốn và tình hình sử dụng vốn chi cho các hoạt động dự án theo từng hợp phần của Ban ĐPDA và các Ban QLTDA.
- Ban ĐPDA và các Ban QLTDA lập và báo cáo (i) Báo cáo tài chính hàng quý đƣợc phê duyệt trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc quý;
và (ii) Báo cáo tài chính năm trong vòng 1 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, nghĩa là ngày 31/01 của năm tiếp theo và/hoặc theo ngày nộp báo cáo do CQCQ hoặc Chủ dự án quy định phù hợp với Quyết định 19/2006/QĐ-BTC.
Trang 66
- Ban ĐPDA và các Ban QLDA nộp Báo cáo tài chính hàng năm đã đƣợc kiểm toán theo quy định.
4.5.4. Yêu cầu về các báo cáo của Ban ĐPDA, Ban QLTDA
STT TÊN BÁO CÁO ĐỊNH KỲ CQCQ BỘ KHĐT
BỘ
TC WB
KBNN VÀ CƠ QUAN KHÁC 1. Báo cáo giám sát đánh
giá dự án theo hướng dẫn Thông tƣ
01/2014/TT-BKHĐT thuộc Nghị định 38/2013/NĐ-CP).
Quý, Năm ✓ ✓ ✓
2. Báo cáo sao kê rút vốn IDA (Thông tƣ
218/2013/TT-BTC).
Ngay sau khi WB phê
duyệt đơn rút vốn
(hàng tháng, quý)
✓ ✓ ✓
3. Báo cáo tài chính dự án hàng quý (IFRs).
Quý ✓ ✓ ✓
4. Báo cáo tài chính dự án hàng năm đƣợc kiểm toán.
Hàng năm ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
5. Báo cáo quyết toán dự án hàng năm.
Hàng năm ✓ ✓ ✓ ✓
6. Báo cáo kết thúc giải ngân sau khi kết thúc dự án (Thông tƣ
218/2013/TT-BTC).
30 ngày sau khi đóng khoản vay
✓ ✓ ✓ ✓
7. Báo cáo hoàn thành dự án và báo cáo quyết toán
06 tháng sau ngày
✓ ✓ ✓ ✓ ✓
Trang 67 STT TÊN BÁO CÁO ĐỊNH KỲ CQCQ BỘ
KHĐT
BỘ
TC WB
KBNN VÀ CƠ QUAN KHÁC dự án sau khi hoàn thành
dự án (Nghị định 38/2013/NĐ-CP).
kết thúc dự án
4.5.5. Các biểu mẫu báo cáo (Phụ lục đính kèm)