CHƯƠNG 4. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
4.7. Kiểm soát nội bộ
4.7.1. Mục tiêu và nguyên tắc kiểm soát nội bộ 4.7.1.1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là một phần không tách rời của hệ thống quản lý tài chính dự án nhằm:
Xác định các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án;
Đƣa ra sự đảm bảo hợp lý cho việc thực hiện và quản lý đạt hiệu quả tuân thủ các chính sách và thủ tục về quản lý tài chính của WB và các quy định của Chính phủ.
4.7.1.2. Nguyên tắc của kiểm soát nội bộ
Nguyên tắc cơ bản cho công tác Kiểm soát nội bộ nhƣ sau:
Ban quản lý dự án thiết lập chính sách và thủ tục cho hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả nhằm kiểm tra và phê duyệt các hoạt động của dự án trong các lĩnh vực hành chính, đấu thầu, quản lý tài chính, kế toán và theo dõi giám sát và đánh giá.
Trách nhiệm và nhiệm vụ của nhân viên dự án đƣợc phân công rõ ràng và phù hợp với vị trí công việc và cấp thẩm quyền.
Tài liệu dự án được lưu trữ và bảo quản theo quy định của WB và của Chính phủ.
Thủ tục kiểm soát nội bộ đầy đủ và cụ thể đƣợc thiết lập và thực hiện nhằm tăng cường tính chính xác và độ tin cậy của hồ sơ dữ liệu kế toán của các tài khoản dự án, các giao dịch kinh tế, kịp thời ngăn chặn và giảm thiểu rủi ro của các sai sót (các lỗi do sai sót không cố ý) và các rủi ro do sai quy định (các sai sót cố ý) trong quy trình kế toán.
Tài sản dự án đƣợc bảo quản và hồ sơ tài liệu tài sản đƣợc quản lý một cách phù hợp đúng quy định.
Trang 75
4.7.2. Cơ chế kiểm soát nội bộ
4.7.2.1. Trách nhiệm kiểm soát nội bộ
Ban Quản lý dự án có trách nhiệm thiết lập, thực hiện và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ của dự án.
4.7.2.2. Một số yêu cầu về kiểm soát nội bộ
Nhân sự có năng lực và đạo đức: Các nhân viên dự án cần đƣợc đào tạo đầy đủ và giám sát hợp lý để đảm bảo rằng họ thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm của mình một cách hiệu quả và hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc thực thi một cách đồng bộ.
Phân định rõ chức năng nhiệm vụ: Một cơ chế phân công nhiệm vụ rõ ràng và tách bạch áp dụng đối với nhân viên dự án đƣợc xác định nhằm tránh sự trùng lắp, chồng chéo hoặc sự lạm dụng quyền trong công việc. Vì mục đích này, nhân viên dự án cần hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ phân công tại từng cấp.
Sơ đồ tổ chức cần đƣợc thiết lập. Cụ thể là Kế toán dự án không đƣợc phép đảm nhiệm song song vai trò công việc của Thủ quỹ.
Các biện pháp an toàn: Thủ tục và biện pháp an toàn đƣợc áp dụng nhằm bảo quản tài sản, hồ sơ số liệu kế toán (ví dụ: sử dụng két sắt để giữ tiền mặt và các tài sản có giá trị khác.
Giám sát: Các quy định kiểm soát nội bộ đƣợc thiết lập nhằm giám sát nhân viên cho phép một cơ chế hiệu quả giám sát việc thực hiện công việc tại các cấp. Cụ thể là cơ chế kiểm tra chéo nhằm đảm bảo tính minh bạch và công tác phòng chống tham nhũng đƣợc tuân thủ trong quá trình thực hiện dự án.
Kiểm toán nội bộ: Kiểm soát viên nội bộ nên thường xuyên kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ để xác định xem tính hiệu quả của hệ thống có đƣợc nhƣ thiết kế, bao gồm đánh giá các rủi ro. Các phát hiện và các khuyến nghị và giải pháp giảm thiểu rủi ro cần đƣợc trình đến lãnh đạo dự án và cải thiện chức năng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Kiểm soát các giao dịch: Mỗi giao dịch cần phải đƣợc phân cấp trong việc xử lý, kiểm tra, phê duyệt, ghi chép hồ sơ theo đúng quy trình hoạt động của dự án. Ví dụ nhân viên đấu thầu không đƣợc tự tiến hành đấu thầu mà chƣa đƣợc sự phê duyệt của lãnh đạo dự án.
Trang 76
Hệ thống chuỗi số thứ tự: Các hồ sơ tài liệu kế toán của Ban ĐPDA và Ban QLTDA cần đƣợc đánh số thứ tự theo trình tự thời gian nhằm đảm bảo sự đầy đủ và tránh sự trùng lắp đối với các giao dịch kinh tế phát sinh thuộc hoạt động dự án. Ví dụ: Chi phiếu (séc), hóa đơn, lệnh thanh toán và các chứng từ cần đƣợc đánh theo số thứ tự.
Thực hiện theo trình tự: Hệ thống kiểm soát nội bộ nên đƣợc thiết lập theo trình tự tích hợp đối với hoạt động dự án bao gồm công tác đấu thầu, thực hiện công việc theo khối lƣợng, giải ngân, lập sổ sách kế toán, v.v... Ví dụ:
việc thanh toán không được phép hoặc không thể thực hiện trước khi hàng hóa hoặc dịch vụ đƣợc bàn giao cho dự án.
Thời hạn lưu trữ tài liệu: Hồ sơ tài liệu kế toán của dự án được ghi chép và quản lý theo quy định của WB và Chính phủ. Ví dụ: sổ sách kế toán phải được lưu giữ trong vòng 10 năm trong các điều kiện tốt để không bị hư hỏng và dễ tìm khi cần thiết. Khi huỷ tài liệu (nếu cần) phải đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt trước.
4.7.3. Các nội dung về kiểm soát nội bộ
4.7.3.1. Kiểm soát đối với tiền mặt và các tài khoản dự án Kiểm soát tiền mặt:
Các quy định quản lý tiền mặt tại quỹ bao gồm:
Chức năng quản lý tiền mặt nên đƣợc tách biệt với hoạt động của kế toán dự án. Thủ quỹ của dự án không nên đảm nhiệm các nhiệm vụ tương tự như của Kế toán;
Hạn mức tiền mặt tại quỹ: do Giám đốc Ban ĐPDA/Ban QLTDA quy định;
mức tồn quỹ tiền mặt tối đa là 50.000.000 đồng (bằng chữ: năm mươi triệu đồng) dùng để thanh toán cho các khoản chi phát sinh trong quá trình thực hiện đối với các hoạt động của dự án mà cần phải thanh toán bằng tiền mặt;
Quản lý an toàn tiền mặt: Tiền mặt của Ban ĐPDA /Ban QLTDA phải đƣợc đảm bảo an toàn. Thủ quỹ là người duy nhất được giữ chìa khóa và mã số của két đựng tiền và chịu trách nhiệm trong việc thu, chi, tồn quỹ tiền mặt;
Kiểm quỹ tiền mặt:
Trang 77
- Hàng ngày, Thủ quỹ phải kiểm tra, đối chiếu số dƣ tiền mặt thực tế trong quỹ với Sổ quỹ tiền mặt. Nếu có bất kỳ sai khác nào, cần phải báo cáo Giám đốc Ban ĐPDA/Ban QLTDA hoặc Kế toán trưởng để ra quyết định và có biện pháp giải quyết;
- Thủ quỹ và Kế toán trưởng/Kế toán dự án thực hiện kiểm quỹ định kỳ hàng tháng hoặc khi có yêu cầu và lập Biên bản kiểm quỹ theo mẫu quy định;
- Thực hiện kiểm quỹ đột xuất nếu Giám đốc Ban ĐPDA/Ban QLTDA hoặc Kế toán trưởng yêu cầu. Kiểm quỹ đột xuất cần được thực hiện ít nhất mỗi năm một lần.
Đối chiếu sổ sách: Hàng tháng, số dƣ tiền mặt thực tế phải đƣợc đối chiếu với số dư tiền trên sổ quỹ (do Thủ quỹ ghi chép và lưu giữ) và sổ kế toán tiền mặt (do Kế toán ghi chép và lưu giữ).
Tài khoản dự án tại Ngân hàng dịch vụ
Các tài khoản của dự án phải đƣợc theo dõi và quản lý đầy đủ để đảm bảo việc sử dụng nguồn vốn tuân thủ theo đúng các chính sách và thủ tục của WB và các quy định của Chính phủ;
Các Kế toán dự án chịu trách nhiệm ghi chép và báo cáo các giao dịch phát sinh của từng tài khoản tương ứng, lập đối chiếu tài khoản ngân hàng định kỳ phù hợp và cân đối với số liệu sao kê ngân hàng do ngân hàng dịch vụ phát hành;
Đối với các giao dịch thanh toán thông qua chuyển khoản/ngân hàng, Kế toán dự án phải có trách nhiệm:
- Lấy sao kê ngân hàng của mỗi giao dịch để chứng minh là giao dịch đã đƣợc hoàn thành;
- Lấy sao kê của ngân hàng mỗi tháng và lưu lại đầy đủ trong hệ thống kế toán dự án;
- Đóng (các) tài khoản ngân hàng trong trường hợp không sử dụng.
Tất cả khoản chi tiêu của dự án phải hợp lệ theo quy định của Hiệp định Tài trợ số 4779-VN.
Trang 78
4.7.3.2. Quản lý đấu thầu
Chuyên gia tƣ vấn quản lý tài chính và các cán bộ kế toán cần cộng tác chặt chẽ với các cán bộ đấu thầu để bảo đảm rằng:
Các hợp đồng và các hoạt động liên quan đến đấu thầu khác đƣợc lập trong Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã đƣợc phê duyệt đƣợc thực hiện và giám sát phù hợp với phê duyệt của Ban Quản lý dự án;
Giá trị hợp đồng đƣợc ghi rõ trong hợp đồng và tất cả các thay đổi điều chỉnh của hợp đồng phải tuân thủ đầy đủ các chính sách và thủ tục về đấu thầu của dự án;
Giá trị thanh toán trong yêu cầu thanh toán đã đƣợc phê duyệt phải chỉ rõ ngày phê duyệt, số tiền phải thanh toán và những thông tin khác theo quy định;
Tất cả các hợp đồng và khoản thanh toán phải đƣợc ghi chép vào hệ thống kế toán và báo cáo trong mẫu quản lý hợp đồng.
4.7.3.3. Quản lý tài sản dự án
Tất cả tài sản cố định của dự án phải đƣợc đăng ký và ghi chép đầy đủ trong hệ thống kế toán với số lƣợng, mã tài sản và thẻ nhãn hiệu đƣợc phản ánh vào Sổ theo dõi tài sản cố định sau khi hoàn thành công tác mua sắm;
Tài sản cố định của dự án đƣợc khấu hao lũy kế hàng năm;
Trường hợp tài sản dự án được bàn giao cho bên thứ ba yêu cầu cần có quyết định phê duyệt của cấp quản lý dự án và cần có biên bản bàn giao tài sản xác nhận chi tiết giá trị và hiện trạng của tài sản đƣợc bàn giao. Tất cả các trường hợp bàn giao tài sản vì mục đích thực hiện dự án phải được quản lý và báo cáo đầy đủ cho Ban ĐPDA và các Ban QLTDA để cho việc kiểm kê tài sản và đánh giá lại tài sản định kỳ hàng năm;
Việc kiểm kê tài sản cố định phải đƣợc tiến hành định kỳ hàng năm tại Ban ĐPDA và các Ban QLTDA và đƣợc ghi chép trong các biên bản và mẫu biểu kiểm kê tài sản;
Trang 79
Khi kết thúc dự án, việc kiểm kê và đối chiếu tất cả tài sản cố định phải đƣợc hoàn thành và báo cáo chi tiết lên CQCQ/Chủ dự án theo đúng các quy định của Chính phủ về quản lý tài sản cố định của các dự án ODA nhƣ đã nêu tại mục 4.6.
4.7.3.4. Quản lý hợp đồng, quản lý các khoản phải thu và các khoản phải trả
Cán bộ dự án có liên quan đƣợc giao trách nhiệm quản lý các khoản phải thu và phải trả của dự án;
Việc thực hiện hợp đồng và tiến độ thanh toán phải đƣợc ghi chép và báo cáo theo nhƣ điều khoản hợp đồng đã thỏa thuận, theo các chính sách và thủ tục về đấu thầu, quản lý tài chính và giải ngân;
Hàng tháng, Kế toán phải báo cáo với Kế toán trưởng và Giám đốc dự án về tình trạng các khoản phải thu và các khoản phải trả của dự án;
Định kỳ hàng quý tiến hành kiểm tra chéo và đối chiếu các khoản phải trả và các khoản phải thu của dự án.
4.7.3.5. Quản lý các khoản tạm ứng đối với cán bộ dự án
Tạm ứng nhằm mục đích tạo thuận lợi cho các hoạt động của dự án chỉ đƣợc áp dụng cho cán bộ dự án đƣợc giao thực hiện nhiệm vụ và có sự phê duyệt của Kế toán trưởng và Giám đốc dự án;
Thủ tục và chính sách về thanh toán tạm ứng, hoàn tạm ứng đƣợc quy định và thực hiện theo Quyết định số 19/2006/QD-BTC.