CHƯƠNG 4. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
4.6. Báo cáo quyết toán dự án, báo cáo hoàn thành dự án và thủ tục đóng dự án
4.6.1. Báo cáo quyết toán dự án: tuân thủ theo hướng dẫn của Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006, Thông tƣ 01/2007/TT-BTC ngày 02/01/2007, Thông tƣ 218/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 và các văn bản điều chỉnh, bổ sung (nếu có) liên quan đến:
Thủ tục lập báo cáo quyết toán dự án;
Biểu mẫu báo cáo quyết toán dự án;
Thời hạn nộp báo cáo quyết toán, xem xét và thẩm định;
Phê duyệt báo cáo quyết toán dự án;
Cơ chế QLTC áp dụng đối với chương trình và dự án tại Việt Nam sử dụng nguồn vốn ODA và các khoản vay ƣu đãi của các nhà tài trợ;
Báo cáo quyết toán dự án nhằm xác định các nguồn vốn và tình hình sử dụng vốn tuân thủ các quy định của Chính phủ về quản lý chi tiêu công và ngân sách nhà nước, cụ thể là nguồn vốn tài trợ cho các hoạt động dự án được sử dụng đúng mục đích và góp phần vào việc đạt mục tiêu phát triển của dự án;
Báo cáo quyết toán dự án đƣợc lập hàng năm và/hoặc khi hoàn thành dự án.
Báo cáo quyết toán dự án hàng năm đƣợc tổng hợp vào báo cáo quyết toán của Chủ dự án/CQCQ theo các cấp quản lý ngân sách khác nhau. Theo đó:
- Ban ĐPDA có trách nhiệm lập và gửi báo cáo quyết toán dự án hàng năm đến Bộ KHĐT, KBNN và các cơ quan liên quan xem xét, thẩm định và phê duyệt để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của số liệu tài
Trang 68
chính báo cáo về nguồn vốn và tình hình sử dụng nguồn vốn theo đúng quy định về quyết toán dự án của Bộ KHĐT;
- Các Ban QLTDA có trách nhiệm lập và gửi báo cáo quyết toán dự án đến CQCQ TDA, KBNN và cơ quan tài chính có liên quan xem xét, thẩm định và phê duyệt để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của số liệu tài chính báo cáo về nguồn vốn và tình hình sử dụng nguồn vốn theo đúng quy định về quyết toán dự án của CQCQ/CQTH TDA.
4.6.2 Thủ tục đóng dự án và báo cáo hoàn thành dự án 4.6.2.1. Đối với Ban ĐPDA
a. Thủ tục giải ngân và quản lý tài chính
Trong vòng 04 tháng kể từ ngày kết thúc dự án quy định trong Hiệp định Tài trợ số 4779-VN, Ban ĐPDA có trách nhiệm:
- Thanh toán tất cả các chi tiêu hợp lệ đối với các hoạt động đã hoàn thành vào ngày hoặc trước ngày đóng dự án thông qua các phương pháp giải ngân đƣợc áp dụng.
- Gửi hồ sơ rút vốn đến WB yêu cầu giải ngân theo đúng quy định về hạn giải ngân cuối cùng đƣợc quy định trong Thƣ Giải ngân của WB đính kèm với Hiệp định Tài trợ.
Trong vòng 02 tháng kể từ ngày hết hạn giải ngân, Ban ĐPDA phải hoàn trả WB khoản tạm ứng còn lại (nếu có) trong TKCĐ.
Trường hợp giải ngân cho các hoạt động thực hiện sau ngày đóng dự án như đối với việc thực hiện kiểm toán độc lập (nếu có), Ban ĐPDA phải báo cáo WB sớm trước ngày đóng dự án để được hướng dẫn việc thu xếp giải ngân cho trường hợp này nhằm đảm bảo rằng những chi phí như vậy được xem là hợp lệ để giải ngân theo đúng thủ tục và chính sách của WB.
Ban ĐPDA thực hiện nộp số dƣ tiền lãi – phí ngân hàng thuộc tài khoản lãi- phí của Ban ĐPDA vào Ngân sách Nhà nước theo chi tiết dưới đây:
- Số tài khoản: 068 137 001 0164
- Tên tài khoản: Sở Giao dịch Kho bạc Nhà nước
- Tại: Hội sở chính Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam
Trang 69
b. Quản lý tài sản dự án tại ngày và sau ngày kết thúc dự án theo quy định của Thông tư 198/2013/TT-BTC ngày 20/12/2010 và Thông tư 218/2013/TT- BTC ngày 31/12/2013 về quản lý và xử lý tài sản dự án.
Quản lý tài sản dự án:
- Khi kết thúc dự án, Ban ĐPDA có trách nhiệm: (a) quản lý tất cả tài sản và sổ sách, số liệu tài sản cho đến khi bàn giao cho cơ quan, đơn vị, dự án có trách nhiệm nhận bàn giao tài sản; và/hoặc (b) hoàn thành việc chuyển nhƣợng và xử lý tài sản theo Quyết định của cấp có thẩm quyền.
- Trường hợp dự án đã kết thúc, Ban ĐPDA là chủ thể pháp lý đã giải thể nhƣng tài sản dự án chƣa đƣợc bàn giao hoặc xử lý, CQCQ có trách nhiệm quản lý tất cả tài sản và sổ sách, số liệu tài sản, đảm nhiệm các công việc còn lại của Ban ĐPDA theo quy định của Thông tƣ 198/2013/TT-BTC.
Xử lý tài sản dự án:
- Trong vòng 02 tháng kể từ ngày kết thúc dự án, Ban ĐPDA có trách nhiệm tiến hành và lập hồ sơ kiểm kê tài sản TDA, quản lý tài sản, đề xuất giải pháp xử lý và trình xin ý kiến của CQCQ.
- Tài sản dự án thừa hoặc thiếu khi kiểm kê tài sản phải đƣợc kê khai rõ trong Biên bản kiểm kê tài sản và nêu rõ nguyên nhân, trách nhiệm cụ thể. Đề xuất biện pháp xử lý tuân thủ đúng quy định về quản lý tài sản dự án đối với các Ban ĐPDA và trình CQCQ của Ban ĐPDA cho ý kiến quyết định.
- Danh mục tài sản đề nghị xử lý: Mẫu số 04a-DM/TSDA, Mẫu số 04b- DM/TSDA, Mẫu số 04c-DM/TSDA; Biên bản kiểm kê tài sản: Mẫu số 05a/TSDA thuộc Thông tƣ số 198/2013/TT-BTC.
- Nghiêm cấm việc: (a) tháo rời, thay đổi cấu trúc, và/hoặc thay thế bất kỳ phụ tùng và linh kiện của tài sản dự án; (b) cho thuê, cho mƣợn hoặc sử dụng những tài sản nếu không đƣợc các cơ quan có thẩm quyền của Chính phủ phê duyệt.
Trang 70
Quyết định của cấp có thẩm quyền phê duyệt việc bàn giao và xử lý tài sản theo quy định phải đƣợc ban hành trong thời hạn 03 tháng sau khi kết thúc dự án.
c. Lưu tr hồ sơ dự án
Nhằm mục đích phục vụ cho công tác thanh, kiểm tra và kiểm toán trong thời gian thực hiện và sau ngày kết thúc dự án, Ban ĐPDA cần số hóa các tài liệu để lưu tại Ban ĐPDA và nộp cho CQCQ của Ban ĐPDA.
Ban ĐPDA có trách nhiệm tiếp nhận, tổng hợp, lưu trữ các tài liệu, hồ sơ TDA do các Ban Quản lý TDA nộp cho Ban ĐPDA khi kết thúc TDA.
d. Chuẩn bị Báo cáo quyết toán dự án và Báo cáo kết thúc dự án
Trong vòng 06 tháng kể từ ngày kết thúc của dự án, Ban ĐPDA có trách nhiệm lập và trình các báo cáo: quyết toán, kết thúc và hoàn thành của toàn bộ dự án (theo quy định của Thông tƣ 01/2014/TT-BKHĐT ngày 09/01/2014 quy định và hướng dẫn về chế độ báo cáo thực hiện dự án) lên Chủ dự án, đơn vị có trách nhiệm báo cáo Bộ KHĐT, Bộ TC và các cơ quan của Chính phủ có liên quan theo quy định tại mục 4.5.4.
e. Giải thể Ban ĐPDA sau khi hoàn thành dự án theo Thông tư 01/2014/TT- BKHĐT ngày 09/01/2014 hướng dẫn thực hiện Nghị định 38/2013/NĐ-CP ngày 23/4/2013
Ban ĐPDA sẽ giải thể trong vòng 06 tháng sau ngày kết thúc dự án và hoàn thành các hoạt động có liên quan đến dự án, bao gồm hoàn thành việc nộp các báo cáo hoàn thành dự án, báo quyết toán dự án hoàn thành, đóng tài khoản và bàn giao tài sản dự án theo quyết định của CQCQ.
Trường hợp Ban ĐPDA không thể hoàn thành các hoạt động trên trong khoảng thời gian 06 tháng kể từ ngày kết thúc dự án theo quy định, Ban ĐPDA chuẩn bị báo cáo nêu rõ nguyên nhân chậm trễ. Tùy theo quyết định của CQCQ của Ban ĐPDA, khoảng thời gian gia hạn tối đa có thể đƣợc phê duyệt là 06 tháng để Ban ĐPDA tiếp tục hoàn thành các nhiệm vụ công việc trong khuôn khổ ngân sách đã đƣợc phân bổ.
4.6.2.2. Đối với các Ban QLTDA
a. Thủ tục giải ngân và quản lý tài chính
Trang 71
Trong vòng 02 tháng kể từ ngày kết thúc TDA theo quy định của TTTC, các Ban QLTDA có trách nhiệm:
- Thanh toán tất cả các chi phí hợp lệ đối với các hoạt động đã hoàn thành vào ngày hoặc trước ngày đóng TDA theo các phương pháp giải ngân đang áp dụng;
- Gửi đề nghị rút vốn giải ngân đến Ban ĐPDA cùng với hồ sơ chứng từ rút vốn theo quy định của dự án. Ngày cuối cùng của tháng thứ hai kể ngày kết thúc TDA là hạn giải ngân cuối cùng.
Trong vòng 15 ngày kể từ ngày hết hạn giải ngân, Ban QLTDA có trách nhiệm:
- Hoàn trả Ban ĐPDA khoản tạm ứng còn lại (nếu có) trong TKDA/TKTƢ của Ban QLTDA;
- Nộp số dƣ tiền lãi thuộc tài khoản Lãi – Phí ngân hàng của các Ban QLTDA vào Ngân sách Nhà nước theo chi tiết dưới đây:
+ Số tài khoản: 441100.01
+ Tên tài khoản: Sở Giao dịch Kho bạc Nhà nước + Tại: Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước.
Sau khi hoàn thành các công việc trên, Báo cáo quyết toán TDA đƣợc Ban QLTDA lập và gửi đến CQCQ của TDA, Kho bạc Nhà nước và cơ quan tài chính có liên quan xem xét, thẩm định và phê duyệt. Trong vòng 3,5 tháng kể từ ngày kết thúc TDA, Ban QLTDA gửi Ban ĐPDA 01 bản Báo cáo quyết toán đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định;
Thông báo khoản giải ngân và kết thúc khoản vốn PPTAF cấp theo TTTC;
Sau khi nhận Báo cáo quyết toán TDA đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt, Ban ĐPDA sẽ chuẩn bị Biên bản xác nhận kết thúc TTTC (đƣợc nêu tại mục e dưới đây) bao gồm các nội dung sau đây:
- Tổng số vốn IDA đƣợc cam kết trong TTTC cho TDA;
- Tổng số vốn đã đƣợc quyết toán cho TDA;
- Số vốn IDA còn lại (không sử dụng hết) của TDA sẽ đƣợc hoàn lại cho Ban ĐPDA.
Trang 72
b. Quản lý tài sản TDA tại ngày và sau ngày kết thúc TDA theo quy định của Thông tư 198/2013/TT-BTC ngày 20/12/2010 và Thông tư 218/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 về quản lý và xử lý tài sản dự án.
Quản lý tài sản TDA:
- Khi kết thúc TDA, Ban QLTDA có trách nhiệm: (a) quản lý tất cả tài sản và sổ sách số liệu tài sản cho đến khi bàn giao cho cơ quan, đơn vị, dự án có trách nhiệm nhận bàn giao tài sản; và/hoặc (b) hoàn thành việc chuyển nhƣợng và xử lý tài sản theo Quyết định của cấp có thẩm quyền.
- Trường hợp TDA đã kết thúc, Ban QLTDA là chủ thể pháp lý đã giải thể nhƣng tài sản dự án chƣa đƣợc bàn giao hoặc xử lý, CQCQ có trách nhiệm quản lý tất cả tài sản và sổ sách số liệu tài sản, đảm nhiệm các công việc còn lại của Ban QLTDA theo quy định của Thông tƣ 198/2013/TT-BTC.
Xử lý tài sản TDA:
- Trong vòng 01 tháng kể từ ngày kết thúc TDA, Ban QLTDA có trách nhiệm tiến hành và lập hồ sơ kiểm kê tài sản TDA, quản lý tài sản, đề xuất giải pháp xử lý và trình xin ý kiến của CQCQ;
- Tài sản TDA thừa hoặc thiếu khi kiểm kê tài sản phải đƣợc kê khai rõ trong Biên bản kiểm kê tài sản và nêu rõ nguyên nhân, trách nhiệm cụ thể. Đề xuất biện pháp xử lý tuân thủ đúng quy định về quản lý tài sản dự án đối với các Ban QLTDA và trình CQCQ của các Ban QLTDA cho ý kiến quyết định;
- Danh mục tài sản đề nghị xử lý: Mẫu số 04a-DM/TSDA, Mẫu số 04b- DM/TSDA, Mẫu số 04c-DM/TSDA; Biên bản kiểm kê tài sản: Mẫu số 05a/TSDA thuộc Thông tƣ số 198/2013/TT-BTC;
- Nghiêm cấm việc: (a) tháo rời, thay đổi cấu trúc, và/hoặc thay thế bất kỳ phụ tùng và linh kiện của tài sản dự án; (b) cho thuê, cho mƣợn hoặc sử dụng những tài sản nếu không đƣợc các cơ quan có thẩm quyền của Chính phủ phê duyệt;
Trang 73
Quyết định của cấp có thẩm quyền phê duyệt việc bàn giao và xử lý tài sản theo quy định phải đƣợc ban hành trong thời hạn 1,5 tháng sau khi kết thúc TDA.
c. Lưu tr hồ sơ TDA:
Nhằm mục đích phục vụ cho công tác thanh, kiểm tra và kiểm toán trong thời gian thực hiện và sau ngày kết thúc TDA, các Ban QLTDA cần số hóa các tài liệu để lưu tại Ban QLTDA và nộp cho Ban ĐPDA 01 tháng trước khi kết thúc TDA;
Việc lưu trữ hồ sơ TDA thực hiện theo hướng dẫn của Ban ĐPDA (Văn bản số 61/BĐPDA ngày 16/7/2015 về Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ các TDA kèm theo Mẫu hệ thống lưu trữ tài liệu).
d. Chuẩn bị các Báo cáo kết thúc:
Sau khi kết thúc TDA, các Ban QLTDA có trách nhiệm lập và trình các Báo cáo sau đây lên Chủ dự án và CQCQ TDA để xem xét, phê duyệt:
- Báo cáo kết thúc TDA theo mẫu VI-GSĐG 4 trong Thông tƣ số 01/2014/TT-BKHĐT của Bộ KHĐT;
- Báo cáo kết thúc giải ngân TDA theo mẫu VI-GSĐG 4.1 trong Thông tƣ số 01/2014/TT-BKHĐT của Bộ KHĐT;
- Báo cáo chỉ số thực hiện hoặc kết quả đầu ra của TDA theo mẫu VI- GSĐG 4.2 trong Thông tƣ số 01/2014/TT-BKHĐT của Bộ KHĐT;
- Danh mục các báo cáo kỹ thuật quan trọng của TDA thực hiện theo mẫu VI-GSĐG 4.3 trong Thông tƣ số 01/2014/TT-BKHĐT của Bộ KHĐT;
- Báo cáo hoàn thành TDA.
Trong thời hạn 3,5 tháng sau khi kết thúc TDA, CQCQ có trách nhiệm gửi các Báo cáo nêu trên tới Bộ KHĐT, Bộ Tài chính và các cơ quan liên quan của Chính phủ theo quy định.
e. Biên bản ác nhận kết thúc TTTC gi a CQCQ của TDA và Bộ KHĐT:
Biên bản xác nhận kết thúc TTTC sẽ đƣợc đại diện CQCQ của TDA và đại diện Bộ KHĐT đồng ký trong vòng 15 ngày sau khi hoàn thành các công việc nêu tại các mục a, b, c và d nêu trên.
Trang 74
f. Giải thể các Ban QLTDA sau khi hoàn thành:
Sau khi hoàn tất các thủ tục và công việc đóng TDA, Chủ dự án hoặc CQCQ TDA ban hành Quyết định về việc giải thể Ban QLTDA. Quyết định về việc giải thể Ban QLTDA đƣợc gửi cho Ban ĐPDA để tổng hợp.