CHƯƠNG 4. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
4.3. Quy trình giải ngân
Đảm bảo công tác giải ngân đƣợc tổ chức thực hiện trong khuôn khổ của Hiệp định Tài trợ, tuân thủ đầy đủ các chính sách và thủ tục giải ngân của WB và quy định của Chính phủ về quản lý chi tiêu công và ngân sách Nhà nước;
Trang 39
Mở và quản lý: (a) một Tài khoản chỉ định (TKCĐ)/Tài khoản tạm ứng (TKTƢ) riêng với mức trần ban đầu là 5 triệu USD tại Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam (Techcombank), Chi nhánh Hai Bà Trưng, Hà Nội, Việt Nam; (b) một tài khoản tiền đồng Việt Nam (VNĐ) tại Kho bạc Nhà nước (KBNN) dùng để tiếp nhận vốn đối ứng và thanh toán chi phí dự án đƣợc phân bổ từ ngân sách Nhà nước; Một tài khoản VNĐ tại ngân hàng Techcombank đƣợc sử dụng để chuyển đổi ngoại tệ sang VNĐ phục vụ cho việc thanh toán các khoản chi tiêu hợp lệ bằng VNĐ của dự án; Tài khoản lãi - phí ngân hàng tại ngân hàng Techcombank đƣợc sử dụng cho mục đích quản lý riêng tiền lãi và thanh toán phí dịch vụ phát sinh từ TKCĐ của Ban ĐPDA. Mức trần của TKCĐ/TKTƢ của Ban ĐPDA đã đƣợc tăng lên mức 8 triệu USD để đáp ứng nhu cầu về vốn và tiến độ thực hiện trong thực tế của dự án. Hạn mức của TKCĐ đã được thông qua dựa trên thỏa thuận trước bằng văn bản giữa WB và Bộ KHĐT theo nhƣ quy định trong Thƣ Giải ngân.
Mức trần của TKCĐ có thể đƣợc điều chỉnh dựa trên tiến độ thực tế và thỏa thuận trước bằng văn bản giữa WB và Bộ KHĐT theo như quy định trong Thư Giải ngân.
Thực hiện các đơn rút vốn trong khuôn khổ Hiệp định Tài trợ đƣợc giải ngân từ WB;
Thực hiện giải ngân đối với những chi phí thuộc các hợp phần do Ban ĐPDA thực hiện và quản lý bằng các phương pháp (a) Tạm ứng; (b) Thanh toán trực tiếp; và (c) Hoàn vốn;
Cấp vốn cho các Ban QLTDA theo quy định trong các TTTC đã ký;
Thực hiện thanh toán cho các khoản chi tiêu của dự án bằng VNĐ và ngoại tệ (USD và đồng tiền khác).
Tổng hợp số liệu giải ngân của dự án để báo cáo cho CQCQ (Bộ KHĐT), WB và các cơ quan liên quan của Chính phủ theo quy định.
Đối với các Ban QLTDA
Áp dụng các phương pháp giải ngân: (a) Tạm ứng, (b) Thanh toán trực tiếp; và (c) Hoàn trả (bồi hoàn);
Mở và quản lý:
Trang 40
a. TKDA/TKTƢ tiền VNĐ tại ngân hàng Techcombank. Trong trường hợp không có chi nhánh ngân hàng Techcombank tại địa phương nơi đặt trụ sở Ban QLTDA, TKDA/TKTƯ có thể được mở tại một ngân hàng thương mại có tên trong danh sách các ngân hàng thương mại được phép giữ và quản lý nguồn vốn ODA do NHNNVN xác định và công bố và đã đƣợc WB chấp thuận.
b. Một tài khoản tại Kho bạc Nhà nước (KBNN) dùng để tiếp nhận vốn đối ứng và thanh toán cho các chi phí của TDA;
c. Tài khoản lãi - phí ngân hàng tại ngân hàng thương mại được sử dụng cho mục đích quản lý riêng tiền lãi và thanh toán phí dịch vụ phát sinh từ Tài khoản Dự án (TKDA/TKTƢ) của Ban QLTDA.
Định nghĩa mức trần TKDA/TKTƯ của Ban QLTDA. Mức trần là một số tiền nhất định các Ban QLTDA đề nghị đƣợc cấp tạm ứng. Khi một khoản thanh toán có giá trị vƣợt khỏi mức trần, các Ban QLTDA có thể yêu cầu Ban ĐPDA (i) thanh toán trực tiếp cho bên thứ 3 (nhà thầu, nhà cung cấp, hoặc tƣ vấn), hoặc (ii) đề nghị Ban ĐPDA điều chỉnh tăng mức trần để đáp ứng nhu cầu thanh toán cho các khoản chi tiêu hợp lệ tại Ban QLTDA. Hiện tại, mức trần tương đương 500.000 USD. Mức trần này có thể đƣợc điều chỉnh trong quá trình thực hiện TDA. Mức trần căn cứ vào dự toán mức chi tiêu cho việc thực hiện dự án trong khoảng thời gian 06 tháng tiếp theo;
Khoản tạm ứng ban đầu đƣợc cấp cho các Ban QLTDA bằng VNĐ theo yêu cầu của Ban QLTDA;
Sau khi nhận đƣợc khoản tạm ứng từ Ban ĐPDA, các Ban QLTDA có trách nhiệm thực hiện các hoạt động TDA và giải ngân cho các khoản chi tiêu hợp lệ theo quy định trong TTTC. Việc cấp khoản tạm ứng tùy thuộc vào hình thức thanh toán và phương pháp giải ngân được áp dụng tại Ban QLTDA;
Trang 41
Báo cáo Ban ĐPDA về tất cả các khoản chi tiêu hợp lệ đã đƣợc giải ngân từ TKDA/TKTƢ và đề nghị Ban ĐPDA cấp bổ sung vốn cho TKDA/
TKTƢ theo định kỳ (i) hàng tháng, hoặc (ii) muộn nhất là hàng quý;
Khoản tạm ứng cấp cho các Ban QLTDA sẽ đƣợc thu hồi trong các trường hợp sau:
a. Hoàn tạm ứng bằng chứng từ của các khoản chi tiêu hợp lệ đã đƣợc giải ngân theo yêu cầu bằng văn bản của Ban QLTDA;
b. Ban QLTDA giữ các khoản tạm ứng trong 02 quý liên tiếp mà không thực hiện báo cáo chi tiêu hợp lệ đƣợc giải ngân;
c. Khoản dƣ nợ tạm ứng trong các TKDA/TKTƢ của Ban QLTDA sau khi hoàn thành TDA;
d. Ban QLTDA chi trả cho các khoản chi tiêu không hợp lệ thông qua TKDA/TKTƢ mà không có chứng từ chi tiêu hợp lệ thay thế.
Không đƣợc tạm ứng cho các Ban QLTDA sau ngày kết thúc TDA;
Thực hiện thanh toán cho các khoản chi tiêu hợp lệ bằng VNĐ của TDA;
Các khoản thanh toán trong khuôn khổ của các TTTC do các Ban QLTDA thực hiện từ nguồn vốn của TDA sẽ đƣợc Ban ĐPDA/WB hoàn trả sau khi nhận đƣợc đề nghị hoàn vốn kèm theo các chứng từ chi tiêu của các Ban QLTDA;
Các khoản phí dịch vụ ngân hàng phát sinh đối với khoản thanh toán cho các chi tiêu hợp lệ bằng phương thức chuyển khoản do các Ban QLTDA chịu trách nhiệm và đƣợc chi trả từ khoản tiền lãi ngân hàng.
4.3.2. Hướng dẫn giải ngân 4.3.2.1. Phương pháp giải ngân
Ba phương pháp giải ngân tuân thủ theo chính sách và thủ tục giải ngân của WB đƣợc áp dụng trong khuôn khổ Hiệp định Tài trợ số 4779-VN:
Tạm ứng: WB cấp một khoản tiền tạm ứng từ khoản vay vào TKCĐ của dự án đƣợc dùng để chi trả các khoản chi tiêu hợp lệ khi có phát sinh và theo đó các chứng từ thanh toán sẽ đƣợc trình sau ngày cấp tạm ứng;
Trang 42
Thanh toán trực tiếp: WB sẽ chi trả trực tiếp cho bên thứ 3 (VD: nhà cung cấp, nhà thầu, hoặc tƣ vấn) đối với các khoản chi tiêu hợp lệ theo yêu cầu của bên vay.
Hoàn vốn (bồi hoàn): WB thực hiện hoàn trả cho bên vay đối với các khoản chi tiêu hợp lệ mà dự án đã thanh toán từ nguồn tài chính của bên vay;
4.3.2.2. Tài khoản Dự án (TKDA)
4.3.2.2.1. Tài khoản Chỉ định (TKCĐ) /TKTƯ tại Ban ĐPDA
Một TKCĐ/TKTƢ riêng đƣợc mở tại ngân hàng Techcombank do Ban ĐPDA quản lý để tiếp nhận khoản tạm ứng ban đầu do WB cấp và đƣợc sử dụng để chi trả cho các khoản chi tiêu hợp lệ của dự án nhằm giảm thiểu số lƣợng đơn rút vốn và đẩy nhanh tiến độ giải ngân của dự án;
Đồng tiền của TKCĐ là USD (Đôla Mỹ) với mức trần ban đầu là 5.000.000 USD (Năm triệu USD);
Mức trần của TKCĐ đã đƣợc điều chỉnh tăng thêm 3 triệu USD nên mức trần hiện tại của TKCĐ là 8.000.000 USD (Tám triệu USD).
4.3.2.2.2. Tài khoản Dự án/Tài khoản Tạm ứng tại các Ban QLTDA
Theo quy định tại mục 4.3.1, các TKDA/TKTƢ tiền VNĐ của các Ban QLTDA đƣợc mở tại ngân hàng Techcombank hoặc tại một ngân hàng thương mại có tên trong danh sách các ngân hàng thương mại được phép quản lý nguồn vốn ODA do NHNNVN ban hành và đƣợc WB đồng ý;
Mức trần hiện tại của các TKDA/TKTƯ tương đương 500.000 USD (Năm trăm nghìn USD).
Trang 43
4.3.2.3. Rút vốn về TKCĐ (phương pháp Tạm ứng) Sơ đồ 1: Quy trình rút vốn về TKCĐ (Ban ĐPDA)
Ghi chú: Đường đi của tài liệu Dòng tiền
Giải thích quy trình giải ngân:
1. Ban ĐPDA trình hồ sơ rút vốn đến Bộ TC (thông qua Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại);
2. Bộ TC xem xét, thông qua và đồng ký đơn rút vốn của Ban ĐPDA trong vòng 5 ngày làm việc;
3. WB xét và xử lý hồ sơ rút vốn và giải ngân vào TKCĐ của Ban ĐPDA tại Techcombank trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đƣợc hồ sơ;
4. Techcombank thông báo cho Ban ĐPDA sau khi nhận đƣợc khoản giải ngân từ WB.
Bộ TC WB
Ban ĐPDA Techcombank
(2)
(1) (3)
(4)
Trang 44
Sơ đồ 2: Quy trình rút vốn từ Ban ĐPDA về TKDA/TKTƢ của các Ban QLTDA
Ghi chú: Đường đi của tài liệu Dòng tiền
Giải thích quy trình giải ngân:
1. Ban QLTDA gửi Ban ĐPDA hồ sơ đề nghị tạm ứng;
2. Ban ĐPDA xét, xử lý và chấp thuận hồ sơ đề nghị tạm ứng của Ban QLTDA trong vòng 5 ngày làm việc;
3. Ban ĐPDA yêu cầu Techcombank chuyển tiền vào TKDA/TKTƢ tại ngân hàng phục vụ của Ban QLTDA;
4. Ngân hàng phục vụ thông báo cho Ban QLTDA sau khi nhận đƣợc vốn từ Ban ĐPDA.
Ngân hàng phục vụ Ban ĐPDA (Techcombank) Ban ĐPDA
Ban QLTDA Ngân hàng phục vụ
Ban QLTDA (2)
(1)
(3)
(4)
Trang 45
4.3.2.4. Rút vốn theo phương pháp thanh toán trực tiếp
Sơ đồ 3: Quy trình rút vốn theo phương pháp thanh toán trực tiếp tại Ban ĐPDA
Ghi chú: Đường đi của tài liệu Dòng tiền
Giải thích quy trình giải ngân:
1. Nhà thầu gửi đề nghị thanh toán cho Ban ĐPDA;
2. Ban ĐPDA chuẩn bị hồ sơ và gửi KBNN kiểm soát chi;
3. KBNN thông báo kết quả kiểm soát chi cho Ban ĐPDA;
4. Ban ĐPDA trình hồ sơ rút vốn đến Bộ TC (thông qua Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại) để xem xét và đồng ký đơn rút vốn;
5. Bộ TC xem xét, thông qua và đồng ký đơn rút vốn của Ban ĐPDA trong vòng 5 ngày làm việc;
Bộ TC WB
Kho bạc Nhà nước PCU Ngân hàng thương
mại của nhà thầu
Nhà thầu/Nhà cung cấp/Tƣ vấn (5)
(4)
(1) (3)
(2)
(6)
Trang 46
6. WB xem xét, xử lý hồ sơ rút vốn và giải ngân trực tiếp cho nhà thầu của Ban ĐPDA theo đề nghị thanh toán.
Sơ đồ 4: Quy trình rút vốn thanh toán trực tiếp đối với Ban QLTDA
Ghi chú: Đường đi của tài liệu Dòng tiền
Giải thích quy trình giải ngân:
1. Nhà thầu/Nhà cung cấp/Tƣ vấn gửi đề nghị thanh toán cho Ban QLTDA;
2. Ban QLTDA chuẩn bị hồ sơ và gửi KBNN kiểm soát chi;
3. KBNN thông báo kết quả kiểm soát chi cho Ban QLTDA;
4. Ban QLTDA gửi hồ sơ đề nghị thanh toán trực tiếp và các chứng từ đến Ban ĐPDA;
5. Ban ĐPDA xem xét đơn đề nghị và giá trị thanh toán để quyết định hình thức giải ngân nhƣ sau:
a. Đề nghị Techcombank chuyển tiền cho nhà thầu của Ban QLTDA; hoặc
Ban ĐPDA
KBNN
Nhà thầu/Nhà cung cấp/Tƣ vấn Ban QLTDA
(4)
(5)
(6)
Techcombank/
WB
(1) (2
(3)
Trang 47
b. Lập hồ sơ rút vốn theo phương pháp thanh toán trực tiếp đệ trình đến (i) Bộ TC xét duyệt và đồng ký đơn; và (ii) WB xét duyệt đơn rút vốn và giải ngân trực tiếp cho nhà thầu của Ban QLTDA.
6. (a) Techcombank chuyển tiền trực tiếp cho nhà thầu của Ban QLTDA theo chỉ thỉ thanh toán/ (b) WB giải ngân trực tiếp cho nhà thầu của Ban QLTDA.
4.3.2.5. Rút vốn theo phương pháp hoàn vốn cho Ban ĐPDA và Ban QLTDA
Sơ đồ 5: Quy trình rút vốn theo phương pháp hoàn vốn
Giải thích quy trình giải ngân:
1. 1(a), 1(b). Nhà thầu gửi hồ sơ đề nghị thanh toán lên Ban QLTDA/Ban ĐPDA;
2. 2(a), 2(b). Ban QLDA/Ban ĐPDA chuẩn bị hồ sơ và gửi sang KBNN cho mục đích kiểm soát chi;
Bộ TC WB
KBNN Ban ĐPDA
BanQLTDA
Nhà thầu A
Nhà thầu B
NH phục vụ của Ban ĐPDA
NH phục vụ của Ban QLTDA
(6)
(5)
(7)
(4b) (1b)
(3b)
(1a) (4a) (2a)
(2b)
(3a)
Trang 48
3. 3(a), 3(b). Ban QLTDA/Ban ĐPDA thanh toán cho nhà thầu của Ban QLTDA/Ban ĐPDA bằng nguồn tài chính của các Ban sau khi có kết quả kiểm soát chi;
4. Đối với Ban QLTDA:
4(a). Ban QLTDA gửi Ban ĐPDA hồ sơ đề nghị hoàn vốn;
4(b) Ban ĐPDA xem xét hồ sơ đề nghị hoàn vốn và giá trị đề nghị hoàn vốn của Ban QLTDA để quyết định các phương pháp giải ngân như sau:
Hoàn vốn cho các Ban QLTDA từ TKCĐ do Ban ĐPDA quản lý theo chỉ thị thanh toán; hoặc
Lập hồ sơ rút vốn theo phương pháp hoàn vốn đệ trình đến (i) Bộ TC xét duyệt và đồng ký đơn; và (ii) WB xét duyệt đơn rút vốn và giải ngân hoàn vốn cho Ban QLDA.
5. Đối với Ban ĐPDA, Ban ĐPDA lập đơn rút vốn và gửi hồ sơ đề nghị hoàn vốn đến Bộ TC (Cục Quản lý và Tài chính đối ngoại) để đồng ký đơn;
6. Bộ TC xem xét, thông qua và đồng ký hồ sơ đề nghị hoàn vốn cho Ban ĐPDA;
7. WB xem xét hồ sơ rút vốn và giải ngân hoàn trả vốn vào tài khoản của Ban ĐPDA.
Ghi chú: Giá trị tối thiểu của một đơn rút vốn (WA) theo các phương pháp giải ngân Thanh toán trực tiếp và Hoàn vốn từ WB phải tương đương 20% giá trị của số dư tạm ứng tại TKCĐ theo đúng quy định về thủ tục và chính sách giải ngân của WB như trường hợp giải ngân mô tả tại sơ đồ 4, 5 và 6.
Trang 49
4.3.2.6. Giải ngân thông qua TKCĐ/TKTƢ tại Ban ĐPDA và Ban QLTDA 4.3.2.6.1. Giải ngân các khoản chi tiêu có giá trị thanh toán tương đương hoặc trên ngưỡng (mức trần) TKDA/ TKTƯ của Ban QLTDA.
Sơ đồ 6: Quy trình rút vốn thông qua TKCĐ của Ban ĐPDA
Giải thích quy trình giải ngân:
1. Nhà thầu nộp yêu cầu thanh toán cho Ban ĐPDA (1(a)) đối với trường hợp chi tiêu của Ban ĐPDA và cho Ban QLTDA (1(b)) đối với trường hợp chi tiêu của Ban QLTDA;
2. Ban ĐPDA gửi hồ sơ thanh toán đến KBNN (2(a)) và các Ban QLTDA gửi hồ sơ thanh toán đến KBNN (2(b)) cho mục đích kiểm soát chi;
3. Ban QLTDA gửi hồ sơ thanh toán đến Ban ĐPDA;
4. Ban ĐPDA yêu cầu Techcombank chuyển tiền;
5. Techcombank thực hiện thanh toán cho nhà thầu của Ban ĐPDA trong (5(a)) và nhà thầu của Ban QLTDA trong (5(b)).
Ban ĐPDA
TECHCOMBANK
Ban QLTDA
2(a)
Nhà thầu (B) KBNN
Nhà thầu (A)
5(b) 5(a) 2(b)
3 1(a)
4
1(b)
Trang 50
4.3.2.6.2. Giải ngân các khoản chi tiêu có giá trị thanh toán dưới ngưỡng (mức trần) TKDA/TKTƯ của Ban QLTDA.
Sơ đồ 7: Quy trình rút vốn thông qua TKCĐ của Ban ĐPDA
Giải thích quy trình giải ngân:
1. Ban QLTDA gửi đề nghị tạm ứng đến Ban ĐPDA;
2. Ban ĐPDA đề nghị Techcombank chuyển khoản tạm ứng vào TKDA/TKTƯ của Ban QLTDA mở tại ngân hàng thương mại;
3. Techcombank của Ban ĐPDA thực hiện chuyển khoản tạm ứng vào TKDA/TKTƢ của Ban QLTDA;
4. Các nhà thầu của Ban QLTDA gửi đề nghị thanh toán đến Ban QLTDA;
5. Ban QLTDA gửi hồ sơ thanh toán đến KBNN cho mục đích kiểm soát chi;
6. Ban QLTDA đề nghị ngân hàng thương mại giải ngân từ TKDA/TKTƯ thanh toán cho nhà thầu của Ban QLTDA;
7. Ngân hàng thương mại của Ban QLTDA chuyển tiền cho nhà thầu của Ban QLTDA;
Ban ĐPDA Techcombank
KBNN Các Ban
QLTDA
Ngân hàng dịch vụ của Ban QLTDA
Nhà thầu
2
5
1 8
7
3
4
6
Trang 51
8. Ban QLTDA lập báo cáo chi tiêu và chứng từ giải ngân gửi đến Ban ĐPDA để yêu cầu: (i) bổ sung vào TKDA/TKTƢ của Ban QLTDA; hoặc (ii) yêu cầu thu hồi tạm ứng theo định kỳ hàng tháng hoặc chậm nhất là hàng quý.
4.3.3. Hồ sơ chứng từ 4.3.3.1. Hồ sơ rút vốn Đối với Ban ĐPDA
4.3.3.1.1. Hồ sơ rút vốn về TKCĐ tại Ban ĐPDA Thủ tục pháp lý
- Quyết định số 569/QĐ-BKH ngày 20/4/2010 về việc phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi dự án PPTAF;
- Hiệp định Tài trợ số 4779-VN;
- Quyết định số 68/QĐ-BKHĐT ngày 21/01/2015 về việc sửa đổi, bổ sung các Quyết định thành lập Ban ĐPDA PPTAF;
- Số tài khoản của TKCĐ tại Techcombank, và mẫu chữ ký có thẩm quyền ký đơn rút vốn.
Hồ sơ rút vốn về TKCĐ
Hồ sơ rút vốn tạm ứng lần đầu bao gồm:
- Công văn đề nghị rút vốn tạm ứng của Ban ĐPDA gửi Bộ TC;
- Mẫu đơn rút vốn của WB;
- Hiệp định Tài trợ 4779-VN;
- Kế hoạch vốn hàng năm đã đƣợc duyệt.
Hồ sơ rút vốn bổ sung vào TKCĐ của Ban ĐPDA:
- Công văn đề nghị bổ sung vốn TKCĐ của Ban ĐPDA gửi Bộ TC;
- Mẫu đơn rút vốn của WB (đơn điện tử);
- Sao kê chi tiêu (SOE) áp dụng đối với các khoản chi tiêu hợp lệ thuộc hợp đồng hậu kiểm;
Trang 52
- Bảng tóm tắt chi tiêu (SS) cùng đề nghị thanh toán của nhà thầu, đơn vị cung cấp… thuộc hợp đồng yêu cầu có xem xét trước của WB;
- Bảng cân đối TKCĐ (DA Reconciliation Statement);
- Bảng sao kê sổ phụ ngân hàng hàng tháng của TKCĐ do Techcombank phát hành;
- Xác nhận kiểm soát chi của KBNN (phiếu giá);
- Hợp đồng và chứng từ khác có liên quan theo yêu cầu.
4.3.3.1.2. Hồ sơ rút vốn đối với phương pháp thanh toán trực tiếp
- Công văn của Ban ĐPDA đề nghị rút vốn thanh toán trực tiếp cho bên thứ ba gửi Bộ TC;
- Mẫu đơn rút vốn của WB (đơn điện tử);
- Bảng tóm tắt chi tiêu (SS) áp dụng đối với hợp đồng tiền kiểm theo quy định về đấu thầu của WB; Đề nghị thanh toán của nhà thầu, đơn vị cung cấp….
- Xác nhận kiểm soát chi của KBNN (phiếu giá);
- Hợp đồng và các chứng từ liên quan khác theo yêu cầu.
4.3.3.1.3. Hồ sơ rút vốn đối với phương pháp hoàn vốn
- Công văn của Ban ĐPDA đề nghị hoàn trả vốn về tài khoản của Ban ĐPDA/tài khoản của Ban QLTDA gửi Bộ TC;
- Mẫu đơn rút vốn của WB (đơn điện tử);
- Sao kê chi tiêu (SOE) áp dụng đối với các khoản chi tiêu hợp lệ thuộc các hợp đồng hậu kiểm;
- Bảng tóm tắt chi tiêu (SS) áp dụng đối với hợp đồng tiền kiểm theo quy định về đấu thầu của WB; Đề nghị thanh toán của nhà thầu, đơn vị cung cấp…;
- Xác nhận kiểm soát chi của KBNN (phiếu giá);
- Hợp đồng và các chứng từ có liên quan khác theo yêu cầu.