CHƯƠNG 4. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
4.9. Giám sát và hỗ trợ thực hiện dự án
Nguyên tắc chung áp dụng cho công tác giám sát và hỗ trợ thực hiện TDA gồm:
a. Các CQCQ, Chủ dự án, bên hưởng lợi TDA và các CQTH có trách nhiệm quản lý và thực hiện dự án để đảm bảo (i) nguồn vốn của dự án đƣợc sử dụng hợp lệ và đúng mục đích, (ii) các TDA đƣợc thực hiện và hoàn thành đúng tiến độ đề ra, (iii) đạt yêu cầu về chất lƣợng dự án, và (iv) thông tin đƣợc chia sẻ đầy đủ cho các cơ quan, tổ chức cấp vốn, các nhà tài trợ/ đối tác phát triển và các bên liên quan của dự án.
Trang 82
b. Đơn vị tài trợ chịu trách nhiệm thanh tra, giám sát và hỗ trợ các CQCQ, Chủ dự án, Ban ĐPDA, CQTH và các TDA trong suốt quá trình thực hiện dự án.
c. Theo dõi và hỗ trợ công tác thực hiện TDA một cách hiệu quả để đảm bảo đạt được các kết quả đầu ra và mục tiêu phát triển của chương trình/dự án nhằm xây dựng và củng cố mối quan hệ và sự phối hợp giữa các bên liên quan cũng nhƣ sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả.
d. Khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới trong quá trình thực hiện dự án nhằm nâng cao chất lƣợng các kết quả đầu ra của dự án và đạt đƣợc các mục tiêu phát triển của dự án.
e. Rút ra bài học kinh nghiệm và chia sẻ kiến thức với tất cả các bên liên quan của chương trình, dự án.
f. Tuân thủ và gắn kết với các hệ thống quản lý hiệu quả, tiêu chuẩn chất lƣợng và báo cáo chính xác nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chất lƣợng và giám sát và đánh giá.
4.9.2. Kiểm tra, giám sát và hỗ trợ thực hiện dự án
Trong khuôn khổ dự án PPTAF, kiểm tra, giám sát và hỗ trợ thực hiện dự án là hai chức năng có tính chất hỗ tương và hoạt động liên kết có thể được xác định nhƣ sau:
a) Kiểm tra giám sát hoạt động của dự án PPTAF nói chung hay TDA nói riêng là cách thức quản trị các khoản vốn phân bổ theo (i) mục đích sử dụng, (ii) nguồn vốn thông qua giám sám việc tiếp nhận vốn , chi tiêu và thực hiện dự án của các CQCQ, Ban QLTDA tuân thủ đúng quy định của TTTC đã ký trong khuôn khổ Hiệp định Tài trợ số 4779-VN.
b) Hỗ trợ công tác chuẩn bị dự án trong đó tập trung vào (i) kết quả và tác động của dự án dựa trên đánh giá tiến độ thực hiện so với các chỉ số thực hiện, chỉ số kết quả đã thống nhất trong Khung giám sát và đánh giá (M&E), (ii) phát hiện các vấn đề, giải pháp và hành động khắc phục và giảm thiểu nguy cơ để đạt đƣợc mục tiêu phát triển dự án trong khung thời gian quy định.
Trang 83
c) Các CQCQ va Ban QLTDA tiếp nhận vốn IDA từ Quỹ PPTAF thông qua Ban ĐPDA và vốn đối ứng từ ngân sách nhà nước có trách nhiệm quản lý, thực hiện các TDA để đảm bảo việc sử dụng vốn đúng mục đích, việc thực hiện dự án theo đúng tiến độ đề ra, chất lƣợng của các hoạt động chuẩn bị dự án và cung cấp đầy đủ thông tin cho Bộ KHĐT, Ban ĐPDA, các cơ quan tài chính, WB;
d) Vụ KTĐN (Bộ KHĐT) thông qua Ban ĐPDA có trách nhiệm kiểm tra, giám sát hoạt động và hỗ trợ CQCQ và Ban QLTDA thực hiện TDA
4.9.3. Phương thức giám sát
Công tác kiểm tra, giám sát và hỗ trợ thực hiện dự án theo phương pháp giám sát trực tiếp với sự tham gia của các bên có liên quan nhằm đánh giá sự tuân thủ của các hoạt động dự án do các cơ quan dưới đây chủ trì và thực hiện:
a) Vụ KTĐN (thuộc Bộ KHĐT) thông qua Ban ĐPDA.
b) WB thông qua Nhóm công tác dự án PPTAF và các Nhóm công tác TDA.
c) Vụ Thanh tra của Bộ KHĐT và các Bộ, ngành có chức năng năng thanh tra, kiểm tra và kiểm toán dự án PPTAF.
d) Các cơ quan đơn vị đƣợc nêu tại mục (a), (b) và (c) phối hợp chặt chẽ trong công tác thực hiện giám sát dự án các TDA và toàn bộ dự án PPTAF.
4.9.4. Chu kỳ kiểm tra, giám sát
STT Các hoạt động chính trong chu kỳ giám sát TDA 1 Quy trình kiểm tra, giám sát
2 Vai trò và trách nhiệm kiểm tra, giám sát 3 Lập kế hoạch kiểm tra, giám sát
4 Xem xét các văn bản pháp lý, bao gồm các hồ sơ đăng ký TDA PPTAF
5 Phân tích và đánh giá các kế hoạch công tác và kế hoạch ngân sách hàng năm của dự án.
Trang 84
4.9.4.1. Quy trình kiểm tra, giám sát
Công tác kiểm tra, giám sát và hỗ trợ thực hiện TDA được tiến hành thường xuyên với các nhiệm vụ chính đƣợc giao và nhằm đảm bảo rằng công tác giám sát và hỗ trợ thực hiện TDA đƣợc duy trì liên tục. Kiểm tra, giám sát và hỗ trợ thực hiện dự án phải tuân thủ theo các nguyên tắc giám sát và sự phối hợp hiệu quả giữa các bên liên quan trong quá trình giám sát phù hợp với mục tiêu và cách thức giám sát, và chia sẻ kinh nghiệm hỗ trợ thực hiện dự án theo cách thức “cầm tay chỉ việc”2.
Công tác kiểm tra, giám sát và hỗ trợ thực hiện TDA đƣợc xác định theo các mốc thời gian sau:
Kiểm tra, giám sát thực hiện TDA bắt đầu từ tháng thứ 06 sau ngày TTTC có hiệu lực;
Kiểm tra, giám sát giữa kỳ;
Kiểm tra, giám sát TDA khi các TDA đã hoàn thành các hoạt động chuẩn bị dự án;
2 Áp dụng tùy theo tình hình thực hiện thực tế và năng lực quản lý của từng TDA cụ thể 6
Phân tích và đánh giá các báo cáo tiến độ thực hiện dự án, bao gồm báo cáo khối lƣợng công việc thực hiện, tình hình đấu thầu và quản lý hợp đồng, báo cáo giải ngân, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, và công tác an toàn môi trường và xã hội trong quá trình chuẩn bị dự án.
7 Các nhiệm vụ của công tác kiểm tra, giám sát và hỗ trợ thực hiện TDA 8 Lập báo cáo kiểm tra, giám sát TDA
9 Theo dõi việc thực hiện của TDA sau đợt kiểm tra, giám sát 10 Hỗ trợ thực hiện TDA trong quá trình thực hiện dự án
Trang 85
Kiểm tra, giám sát và hỗ trợ thực hiện TDA dựa trên cácyêu cầu đã đƣợc phê duyệt, nằm ngoài các đợt giám sát theo định kỳ đƣợc nêu trên.
4.9.4.2. Lập kế hoạch giám sát và kế hoạch giám sát
Hoạt động kiểm tra, giám sát và hỗ trợ thực hiện TDA căn cứ theo kế hoạch giám sát định kỳ và đột xuất đã đƣợc các bên đồng ý, phê duyệt và tuân thủ:
Thiết lập ƣu tiên thực hiện TDA, bao gồm các vấn đề chính yếu cần đƣợc giải quyết trong quá trình kiểm tra, giám sát và hỗ trợ thực hiện TDA;
Phân công rõ trách nhiệm và nhiệm vụ trong giám sát và hỗ trợ thực hiện TDA.
Xác định các kết quả dự kiến của việc giám sát và hỗ trợ thực hiện TDA.
Xác định thành phần nhóm công tác và ngân sách phân bổ cho công tác kiểm tra giám sát TDA.
Việc lập kế hoạch và triển khai công tác giám sát và hỗ trợ thực hiện TDA đƣợc thực hiện linh hoạt tùy theo yêu cầu của tình hình thực tế và nhu cầu của các TDA nói riêng và dự án PPTAF nói chung. Vì vậy, tần suất và thành phần tham gia giám sát có thể thay đổi thay đổi trong suốt thời gian thực hiện dự án phù hợp với các ƣu tiên mà bối cảnh thực hiện của dự án đặt ra.
4.9.4.3. Xem xét các văn bản pháp lý và tài liệu dự án quy định việc thực hiện TDA
Xem xét các văn bản pháp lý và tài liệu dự án nhằm đánh giá sự tuân thủ của Ban QLTDA/CQCQ đối với các quy định về quy trình và thủ tục đăng ký TDA, thẩm định và phê duyệt nêu trong Sổ tay Hướng dẫn và các văn bản điều chỉnh và bổ sung liên quan trong khuôn khổ dự án PPTAF.
4.9.4.4. Phân tích và đánh giá kế hoạch công tác và kế hoạch ngân sách hàng năm
Tuân thủ các quy định của Hiệp định Tài trợ số 4779-VN và Thỏa thuận Tài chính TDA về việc lập và thực hiện kế hoạch hàng năm.
Trang 86
Nhằm hài hoà việc thực hiện theo quy định của WB và của Chính phủ, nội dung và hình thức của kế hoạch thực hiện năm của dự án thống nhất áp dụng theo nội dung và biểu mẫu hướng dẫn của Thông tư 01/2014/TT-BKHĐT ngày 09/01/2014.
Xem xét và đánh giá việc thực hiện kế hoạch năm tập trung vào các nội dung:
Tổng quan và định hướng chiến lược nhằm đạt mục tiêu phát triển của dự án.
- Phân tích tình hình thực hiện TDA trong năm, bao gồm (a) kết quả đạt đƣợc, (b) khó khăn, hạn chế và (c) các hoạt động dự kiến thực hiện trong giai đoạn còn lại của năm.
- Thảo luận giữa các bên liên quan về định hướng chiến lược, mục tiêu và trọng tâm của TDA trong năm tiếp theo, trong đó đƣa ra kế hoạch hành động chính yếu theo trình tự ƣu tiên cùng với việc xác định những nguy cơ, rủi ro có thể xảy ra.
- So sánh các chi phí thực hiện và giải ngân thực tế của dự án với kế hoạch đề ra.
Kế hoạch
- Các hoạt động và hợp phần do TDA thực hiện:
Phân tích kế hoạch công tác năm đã đƣợc phê duyệt theo tiến độ thực hiện và kết quả thực hiện thực tế của từng hợp phần;
Phân tích tổng thể tình hình thực hiện trong năm hiện hành và lập kế hoạch cho năm tiếp theo;
- Ngân sách và chi phí dự án
Phân tích vốn và chi phí dự án đƣợc phân bổ theo từng hợp phần và hoạt động theo từng hợp phần và theo nguồn vốn;
Trang 87
Phân tích tình hình thực tế của TDA trong việc xác định ngân sách hàng năm, chi phí dự án, mục tiêu và khả năng giải ngân của dự án.
- Thông tin khác
Kiểm tra và giám sát kế hoạch công tác năm cùng với Kế hoạch lựa chọn nhà thầu đã đƣợc phê duyệt của TDA và các bản điều chỉnh, sửa đổi của kế hoạch này nhằm đánh giá tính hợp lệ của các hoạt động và hạng mục chi tiêu của TDA.
4.9.4.5. Phân tích và đánh giá tình hình thực hiện TDA
Quy định về việc báo cáo thực hiện TDA trong khuôn khổ dự án PPTAF nhằm hai mục tiêu chính: (a) phản ánh tiến độ thực hiện trong từng giai đoạn, thông thường theo quý, trong sự so sánh với các mục tiêu đề ra trong kế hoạch năm và các tài liệu khác có liên quan của TDA; và (b) để xác nhận mức độ phù hợp và sự tuân thủ của việc thực hiện TDA đối với các quy định của Thỏa thuận Tài chính TDA và Hiệp định Tài trợ số 4779-VN.
Các báo cáo tiến độ thực hiện3 TDA đƣợc xem xét và đánh giá trong quá trình kiểm tra và giám sát TDA, bao gồm:
Báo cáo thực hiện TDA hàng quý;
Báo cáo công tác thực hiện đấu thầu và quản lý hợp đồng;
Báo cáo giải ngân hàng quý;
Báo cáo tài chính hàng quý;
Báo tài chính hàng năm đƣợc kiểm toán;
Báo cáo giám sát & đánh giá dự án (nếu có);
Các hồ sơ chứng từ (chi tiết) đi kèm các báo cáo đƣợc nêu trên;
3 Các báo cáo tiến độ được xem xét và đánh giá bao gồm báo cáo theo quy định của WB và của Việt Nam
Trang 88
Giám sát hiện trường tùy thuộc vào tính chất của dự án và công tác chuẩn bị dự án.
4.9.4.6. Nội dung công tác công tác kiểm tra, giám sát TDA
Nhiệm vụ của công tác kiểm tra, giám sát và hỗ trợ thực hiện TDA cơ bản bao gồm:
a) Đánh giá tiến độ thực hiện thực tế theo mục tiêu đặt ra trong kế hoạch năm và kế hoạch tổng thể của TDA.
b) Xác định và thảo luận tình hình thực hiện thực tế của TDA và các rủi ro, khó khăn có thể xảy ra đối với TDA;
c) Rà soát và đánh giá kế hoạch năm hiện hành, và đề xuất điều chỉnh, nếu cần;
d) Rà soát và kiểm tra Kế hoạch lựa chọn nhà thầu, thực hiện và quản lý hợp đồng căn cứ vào tài liệu dự án, kiểm tra các điều khoản của hợp đồng đã ký, việc thực hiện và giải ngân hợp đồng theo các cam kết của hợp đồng;
e) Kiểm tra chi phí và chi tiêu thực tế của dự án so với dự toán để đánh giá khả năng TDA có thể hoàn thành các hoạt động nhƣ dự toán ban đầu (bằng ngoại tệ và nội tệ);
f) Xác định khả năng chi phí TDA vƣợt tổng dự toán hoặc khoản kinh phí tiết kiệm so với khoản vốn cam kết phân bổ theo Thỏa thuận Tài chính TDA; và xác định nhu cầu cho việc phân bổ lại chi phí giữa các hợp phần hoặc hủy khoản vốn tiết kiệm, nếu có;
g) Kiểm tra báo cáo chi tiêu, báo cáo tài chính, hồ sơ chứng từ kế toán để xác minh độ chính xác theo tiêu chí hợp lệ của quy định về QLTC dự án;
h) Xem xét và đánh giá hệ thống quản lý tài chính và kế toán của TDA nhằm đảm bảo các hệ thống này phù hợp với yêu cầu báo cáo trong khuôn khổ PPTAF;
i) Đánh giá sự tuân thủ của TDA đối với các quy định của Thỏa thuận Tài chính TDA. Kiểm tra để phát hiện các trường hợp không tuân thủ hoặc chậm trễ trong việc tuân thủ;
Trang 89
j) Rà soát nhu cầu gia hạn thời gian thực hiện TDA hoặc ngày kết thúc TDA;
k) Thảo luận và đánh giá các vấn đề khác liên quan đến các TDA mà có thể làm chậm hoặc gây ảnh hưởng xấu đến tình hình thực hiện TDA và ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu phát triển của dự án.
Biên bản kiểm tra, giám sát và hỗ trợ thực hiện TDA phản ánh các nội dung cơ bản dưới đây:
a) Tóm tắt các phát hiện và khuyến nghị về các hành động cần thực hiện để điều chỉnh và cải thiện tình hình cũng nhƣ chất lƣợng thực hiện TDA sau khi diễn ra đợt giám sát;
b) Lập Biên bản ghi nhớ của đoàn giám sát về các phát hiện và những kết luận tại các buổi làm việc với TDA đã đƣợc các bên đồng ý nhƣ đã nêu cụ thể trong phần a;
c) Bất kỳ sửa đổi (thêm vào hoặc xóa đi) nào về nội dung của Biên bản ghi nhớ của đoàn giám sát TDA phải báo cáo với lãnh đạo của Ban ĐPDA và TDA và được các bên đồng ý trước khi tiến hành sửa đổi biên bản;
d) Sau khi đƣợc các bên xác nhận và thông qua, Biên bản ghi nhớ của đoàn giám sát là tài liệu chính thức trong hệ thống báo cáo dự án, là cơ sở để các bên thực hiện công tác theo dõi tiến độ thực hiện dự án và phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán của các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền và chức năng kiểm tra, giám sát TDA song song nhiệm vụ quản lý của Ban ĐPDA.
4.9.4.7. Báo cáo giám sát TDA
Ban ĐPDA có trách nhiệm lập báo cáo kiểm tra, giám sát và hỗ trợ thực hiện TDA cho mỗi đợt công tác giám sát.
Báo cáo giám sát TDA là (a) công cụ quản lý dự án đƣợc Ban ĐPDA, các TDA và các bên có liên quan của dự án sử dụng cho việc kiểm tra, theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện và những tiến bộ trong thực hiện của từng TDA và dự án PPTAF nói chung theo thời gian, và (b) là phương tiện theo dõi và
Trang 90
đảm bảo cho việc đạt đƣợc các mục tiêu phát triển dự án, các tác động dự kiến. Trọng tâm của báo cáo giám sát là khuyến nghị về kế hoạch hành động theo mốc thời gian.
Các Biên bản ghi nhớ của đoàn giám sát TDA là thông tin đầu vào quan trọng cho các Báo cáo giám sát TDA. Đồng thời, dữ liệu và thông tin về tiến độ thực hiện, khối lƣợng công việc và công tác tài chính và giải ngân là một phần quan trọng của Báo cáo giám sát TDA.
Nội dung của Báo cáo giám sát TDA gồm các phần sau:
a. Mục đích của công tác giám sát TDA;
b. Tình hình thực hiện công tác chuẩn bị TDA trong giai đoạn giám sát TDA.
c. Tình hình thực hiện Kế hoạch công tác năm (theo hạng mục công việc/hoạt động, ngân sách và giải ngân)
- Rà soát Kế hoạch công tác năm;
- Tiến độ thực hiện về mặt khối lƣợng công việc và tài chính theo hợp phần, các gói thầu và các hoạt động;
- Các thành tựu, kết quả đạt đƣợc theo kế hoạch công tác năm;
- Những khó khăn, hạn chế trong quá trình thực hiện TDA.
d. Phân tích tiến độ thực hiện TDA để đạt mục tiêu phát triển của dự án.
e. Kế hoạch hành động mà TDA cần thực hiện đối với công tác giải ngân:
- Công tác đấu thầu, bao gồm cả quản lý hợp đồng;
- Quản lý tài chính, bao gồm cả công tác kế toán, kiểm soát nội bộ, tiếp nhận và sử dụng vốn PPTAF và các nội dung liên quan khác.
f. Các hoạt động hỗ trợ công tác thực hiện TDA nếu có.
g. Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện kế hoạch hành động sau khi kết thúc đợt giám sát.
h. Kết luận.