CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VÀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ NƯỚC NGOÀI TRONG CÔNG TY ĐA QUỐC GIA
1.2. Quản trị nhân sự và quản trị nhân sự trong công ty đa quốc gia
1.2.4. Quản trị nhân sự trong công ty đa quốc gia
Hoạt động quản trị nhân sự trong công ty đa quốc gia bao gồm hoạt động quản trị trong nước (thực hiện đối với trụ sở công ty mẹ) và quản trị nhân sự quốc tế (được thực hiện tại các chi nhánh nước ngoài). Morgan (1986) định nghĩa quản trị nhân sự quốc tế là sự tác động qua lại của ba yếu tố: (1) các hoạt động quản trị nhân sự; (2) các đối tượng nhân sự; và (3) quốc gia hoạt động. Theo nghĩa rộng, có thể hiểu hoạt động quản trị nhân sự quốc tế bao gồm các hoạt động giống như quản trị nhân sự trong nước, ngoại trừ sự khác biệt về phạm vi hoạt động. Quản trị nhân sự
quốc tế liên quan đến quản trị bên ngoài lãnh thổ quốc gia, vì thế sẽ bị tác động bởi các yếu tố môi trường bên ngoài như môi trường luật pháp và văn hóa.
Quản trị nhân sự quốc tế được mô tả dựa trên ba cách tiếp cận (Dowling/Cieri 1999). Cách thứ nhất nhấn mạnh vào sự quản trị dựa trên sự khác biệt hay giao thoa văn hóa, đó là nghiên cứu hành vi của con người trong doanh nghiệp theo góc nhìn quốc tế. Cách thứ hai được phát triển từ các mối quan hệ so sánh ngành và lý thuyết về quản trị nhân sự để mô tả, so sánh và phân tích hệ thống quản trị nhân sự ở các quốc gia khác nhau. Cách thứ ba là các nghiên cứu tập trung vào các mặt, khía cạnh của quản trị nhân sự trong các công ty đa quốc gia. Luận án lựa chọn cách tiếp cận thứ ba làm cơ sở để nghiên cứu.
Quản trị nhân sự là một phần trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến con người. Theo DeCenzo, Robbins và Verhulst (2013) quản trị nhân sự có thể được xem xét ở một trong hai khía cạnh sau. Thứ nhất, quản trị nhân sự có chức năng hỗ trợ, vai trò của quản trị nhân sự là hỗ trợ những vẫn đề nhân sự cho các nhân viên trực tiếp hoặc những người trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất tạo ra hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Thứ hai, quan trị nhân sự là chức năng của tất cả các vị trí lãnh đạo dù người đó có làm việc ở phòng nhân sự hay không, vì rõ ràng rằng, nhiệm vụ của những người quản lý là phải quản lý nhân viên một cách hiệu quả, và vì vậy, cũng cần phải nắm rõ những hoạt động quản trị nhân sự. Hoạt động quản trị nhân sự trong công ty đa quốc gia về cơ bản cũng bao gồm các hoạt động giống như trong quản trị nhân sự trong nước, được chia thành bốn nhóm chức năng nhóm chức năng chính, bao gồm :(1) sắp xếp nhân sự, (2) đào tạo và phát triển, (3) Đãi ngộ và khuyến khích (4) Duy trì và hỗ trợ Tuy nhiên, do đặc thù sử dụng cả lao động quốc tế nên hoạt quản trị nhân sự trong mỗi hoạt động này có những khác biệt nhất định
1.2.4.1. Chức năng sắp xếp nhân sự (staffing)
Sắp xếp nhân sự được coi là chức năng đầu tiên trong những chức năng của quản trị nhân sự, bao gồm: (1) hoạt động lập kế hoạch chiến lược nhân sự; (2) hoạt động tuyển dụng; và (3) lựa chọn nhân sự. Các doanh nghiệp cần phải có một lý do được xác định chắc chắn về nhu cầu đối với những ứng viên có kỹ năng, kiến thức,
và khả năng cụ thể đáp ứng được những vị trí công việc cụ thể. Chức năng này thể hiện nhu cầu của doanh nghiệp về nhân sự, nên thông thường, sau khi doanh nghiệp xác định được nhiệm vụ và mục tiêu kinh doanh, chiến lược, và cơ cấu tổ chức sẽ xác định các nhu cầu về nhân sự và lập kế hoạch chiến lược. Cấu trúc nhân sự mới hiện nay thường đòi hỏi tìm kiếm và tuyển dụng những cá nhân có kỹ năng đáp ứng với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu một tổ chức áp dụng chiến lược kinh doanh theo hướng khác biệt hóa thì có thể tìm kiếm nhân sự là những người linh hoạt và có nhiều kỹ năng đáp ứng trong mô tả công việc (DeCenzo/Robbins...2013).
a. Lập kế hoạch và tuyển dụng
Con người được coi là vị trí trung tâm trong cấu trúc hoạt động của doanh nghiệp (Hill/Wee 2012). Đối với các quốc gia phải cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường toàn cầu, việc sắp xếp, tuyển dụng đúng nhân sự cho từng vị trí là bắt buộc. Những nhân sự này phải được đào tạo đầy đủ để có những kỹ năng như yêu cầu để thực hiện công việc hiệu quả và hành xử phù hợp với văn hóa công ty. Chế độ lương thưởng phải tạo ra những động lực để nhân sự làm việc và hành xử tuân theo chiến lược của công ty, hệ thống khen thưởng được sử dụng để đo lường, đánh giá hành vi, việc làm của nhân sự mà công ty muốn tăng cường, khuyến khích. Theo Hill/Wee... (2012) nhân sự quản lý chính là nguồn lực bền vững cho hiệu quả kinh doanh cao và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong nền kinh tế toàn cầu, và đề xuất rằng cải thiện hiệu quả của các hoạt động quản trị nhân sự quốc tế mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích to lớn đáng kể trong hoạt động kinh doanh.
Dựa vào quy mô và thực tế hoạt động, mỗi công ty sẽ ước tính số lượng nhân sự mà doanh nghiệp cần tuyển dụng thêm hàng năm. Hoạt động tuyển dụng sẽ đạt được mục tiêu nếu thông tin tuyển dụng tiếp cận được đối tượng cần tuyển dụng cho từng vị trí sẵn có (DeCenzo/Robbins… 2013). Các công ty có thể sử dụng công cụ tìm kiếm nội bộ, theo hình thức giới thiệu hay tìm kiếm từ các nguồn bên ngoài, thông qua quảng cáo trên các báo, phương tiện đại chúng, qua các tổ chức trung gian, các tổ chức nghề nghiệp, trường đại học hay hội chợ việc làm, hoặc từ các ứng viên tự tìm đến công ty.
Đối với các vị trí quản lý cấp cao, và nhân sự quốc tế, các công ty đa quốc gia có thể tuyển dụng qua hệ thống tuyển dụng nội bộ hoặc qua các công ty tuyển dụng trung gian. Các công ty cung cấp dịch vụ tuyển dụng thuê sẽ chịu trách nhiệm tuyển dụng, thẩm tra hồ sơ, kiểm tra và lựa chọn những ứng viên nước ngoài đáp ứng các yêu cầu của các công ty về kinh nghiệm, kiến thức và các yêu cầu khác.
Hiệu quả của hoạt động tuyển dụng phụ thuộc nhiều yếu tố: quy mô và danh tiếng của công ty, chi phí tuyển dụng, sự hấp dẫn của vị trí công việc, các chính sách nội bộ của công ty, điều kiện làm việc, chế độ đãi ngộ, cơ hội phát triển, các yếu tố này tác động đến sự ổn định của nhân sự làm việc tại mỗi công ty. Đối với các công ty đa quốc gia, ngoài những yếu tố kể trên, thì một số yếu tố khác có ảnh hưởng đến hoạt động tuyển dụng của công ty, đó là các yêu cầu luật pháp của nước sở tại về vấn đề giới hạn đối tượng nhập cư, văn hóa và sự ổn định chính trị của quốc gia mà nhân sự sẽ được đưa tới.
Cách thức tuyển dụng trong các công ty ĐQG có thể theo định hướng vị chủng, đa tâm, địa tâm, hay tuyển dụng theo vùng. Như đã đề cập, chiến lược tuyển dụng theo từng định hướng đều có những lợi ích và bất lợi riêng. Quyết định sử dụng chiến lược tuyển dụng nào trong bốn loại trên phụ thuộc rất nhiều vào quan điểm và thái độ của những người lãnh đạo đứng đầu trong công ty ĐQG. Không phải công ty nào cũng lựa chọn một trong bốn chiến lược trên, mà có thể có những chính sách tuyển dụng riêng, không theo một chiến lược nhất định cụ thể nào cả, có thể do theo thói quen tuyển dụng hay sự thiếu kinh nghiệm của công ty, hoặc cả hai. Điểm bất lợi đối với những công ty có chiến lược tuyển dụng kiểu này là sự bị động và thiếu hệ thống trong hoạt động quản trị nhân phù hợp với chiến lược hoạt động của toàn công ty.
b. Lựa chọn ứng viên
Một số nguyên tắc cơ bản trong quá trình lựa chọn ứng viên đảm nhiệm các vị trí công việc ở nước ngoài cần dựa trên các tiêu chí sau (Noe/Hollenbeck… 2004):
- Có năng lực chuyên môn tốt trong lĩnh vực của mình
- Có khả năng giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ tốt khi ở nước ngoài - Linh hoạt, khả năng ứng biến cao và nhạy cảm với sự khác biệt văn hóa
- Mong muốn thành công và thử thách bản thân
- Sẵn sàng học hỏi về văn hóa, ngôn ngữ, phong tục tập quán nước ngoài - Có sự ủng hộ từ các thành viên trong gia đình
Quá trình lựa chọn ứng viên thông thường có 8 bước như sau: (1) phỏng vấn ban đầu, (2) hoàn thành đơn xin việc, (3) thực hiện những bài kiểm tra tiền tuyển dụng, (4) phỏng vấn sâu, (5) lựa chọn nhân sự đạt yêu cầu kèm điều kiện, (6) thẩm tra năng lực và hồ sơ, (7) kiểm tra sức khỏe y tế và thể chất, (8) quyết định lựa chọn nhân sự đáp ứng các điều kiện (DeCenzo/Robbins… 2013). Các công ty ĐQG khi lựa chọn ứng viên, trong một số bước, hình thức thức thực hiện được tùy biến để phù hợp với điều kiện về khoảng cách địa lý hoặc đặc thù công việc. Sự phức tạp ở mỗi bước cũng khác, đặc biệt ở bước thẩm tra năng lực và hồ sơ. Bước này có thể sẽ mất thời gian thực hiện lâu hơn do nhân sự đến từ các quốc gia khác. Các tiêu chí lựa chọn đối với nhân sự quốc tế cũng sẽ nhiều hơn nhân sự trong nước, tất cả các vấn đề như tính cách, sự chín chắn, khả năng linh hoạt và thích nghi với môi trường làm việc đa quốc gia, với sự khác biệt về văn hóa, thông lệ kinh doanh, phong cách quản lý hay các vấn đề về gia đình, vợ chồng, con cái đều là những yêu cầu trong tiêu chí lựa chọn.
1.2.4.2. Chức năng đào tạo và phát triển nhân sự (Training and Development)
Trong quá trình tuyển dụng, các công ty luôn cố gắng để tuyển dược nhân sự phù hợp nhất. Mặc dù vậy, thì rất ít những nhân viên được tuyển dụng đáp ứng được 100% nhu cầu của công việc, mà cần phải được đào tạo thêm. Lý do thứ nhất là do nhân viên mới cần phải thích nghi với môi trường, và phải mất một thời gian nhất định để họ bắt kịp với nhịp làm việc và phong cách của công ty, về giao tiếp, về cấu trúc và chiến lược kinh doanh. Chức năng đào tạo và phát triển bao gồm những hoạt động chính: (1) hoạt động định hướng, trong giai đoạn bắt đầu, nhân viên cần được giới thiệu các quy định, quy tắc, mục tiêu và văn hóa của doanh nghiệp, phòng ban và đơn vị mình làm việc. (2) hoạt động đào tạo nhân viên, khi nhân viên cảm thấy đã thích nghi được với môi trường mới, lúc này sẽ tiến hành những đào tạo sâu hơn về công việc; (3) phát triển nhân sự; và (4) phát triển nghề
nghiệp cho nhân sự việc (DeCenzo/Robbins… 2013). Quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhân viên phát huy hết khả năng trong công việc, vì vậy chức năng đào tạo và phát triển nhân sự là một quá trình liên tục, để có được những nhân viên có khả năng, thích ứng tốt và có đầy đủ những kĩ năng, kiến thức và năng lực để thực hiện nhiệm vụ công việc một cách thành công. Và chức năng này, nếu làm tốt sẽ tạo động lực rất lớn cho mỗi cá nhân nhân viên tiến xa và phát huy tốt hơn trong công việc.
a. Đào tạo
Quá trình đào tạo và phát triển nhân sự là quá trình bao gồm những hoạt động giúp nhân viên mới hoà nhập, hoạt động định hướng, hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự.
Hoạt động hoà nhập
Hoạt động hòa nhập là quá trình công ty (socialization) là quá trình giúp nhân sự mới quen với công việc mới và thích nghi với văn hóa doanh nghiệp. Đối với nhân sự nước ngoài, hoạt động này giúp họ làm quen, tìm hiểu văn hoá của quốc gia nơi họ sẽ đến làm việc chuẩn bị tâm thế sẵn sàng để trở thành thành viên của công ty. Hoạt động hoà nhập cho nhân viên mới theo Maanen và Shein (1977) chia làm ba giai đoạn, đầu tiên là giai đoạn trước khi nhân sự đến làm việc (pre-arrival stage), giai đoạn nhân sự bắt đầu làm việc (encouter stage) và giai đoạn thay đổi (metamorphosis stage). Giai đoạn đầu là giai đoạn mà nhân sự tìm hiểu về công ty trước khi đến làm việc về văn hoá bản địa, văn hoá công ty, văn hoá con người, các quy tắc, chính sách quy định của công ty. Đối với giai đoạn này, để quá trình hoà nhập của nhân viên hiệu quả, các công ty thường biên soạn và cung cấp cuốn cẩm nang công ty để phát tới nhân viên. Qua cẩm nang công ty, nhân viên sẽ hiểu nhanh hơn về văn hoá của doanh nghiệp, tăng niềm tin và sự trung thành của họ đối với công ty. Giai đoạn hai là giai đoạn nhân sự được hiểu rõ hơn về công ty khi đã được bắt đầu làm việc, đây là giai đoạn mà nhân sự thấy được thực tế cộng việc có thể khác với những mong đợi của họ, thông qua giai đoạn thứ ba là giai đoạn mà nhân sự sẽ có những thay đổi sau khi vượt qua được những vấn đề mà họ gặp ở giai đoạn
hai để phù hợp với công việc mới. Hoạt động hòa nhập, nếu thực hiện tốt, sẽ giúp tăng khả năng thích nghi với sự khác biệt về văn hóa của quốc gia nước ngoài.
Hoạt động định hướng
Hoạt động định hướng nhân viên mới bao gồm những hoạt động giới thiệu nhân viên mới với tổ chức và với những cá nhân trong nhóm làm việc của họ, giúp nhân sự mới giảm những lo lắng thường có trước khi bắt đầu một công việc mới, đặc biệt đối với nhân sự nước ngoài, khi họ đến nhận nhiệm vụ tại một quốc gia mới có văn hoá và phong cách làm việc hoàn toàn khác so với nước họ. Hoạt động định hướng sẽ giúp nhân sự nước ngoài sớm thích nghi với văn hoá doanh nghiệp, với quy trình và phong cách làm việc của nhân sự trong công ty, hiểu được tâm lý của đồng nghiệp và những người làm cùng để có thể hoà nhập nhanh. Bộ phận quản lý nhân sự trong các công ty sẽ chịu trách nhiệm triển khai những hoạt động này, phối hợp với những người quản lý trực tiếp để nhân sự được hướng dẫn thủ tục và mọi thứ liên quan đến công việc mới một cách nhanh nhất. Thông thường, các công ty lớn đều biên soạn cuốn cẩm nang nhân viên để phục vụ không chỉ nhân viên mới mà tất cả các nhân viên đang làm việc. Nội dung cuốn cẩm nang bao gồm những thông tin cần thiết về công ty như tầm nhìn, nhiệm vụ, lịch sử phát triển, chính sách và lợi ích của nhân viên. Nhân viên sẽ tìm hiểu công ty qua cuốn cẩm nang và có thể tìm được câu trả lời cho những băn khoăn của mình.
Bên cạnh đó, những người đứng đầu trong công ty có vai trò rất lớn trong việc thực hoạt động định hướng cho nhân viên mới, một trong những lý do đó là sự xuất hiện và nói chuyện, trao đổi với nhân sự mới của những người lãnh đạo cấp cao về các vấn đề liên quan đến công việc, sẽ mang lại cho nhân sự mới cảm giác được quan tâm đúng mực, được lắng nghe quan điểm, chắc chắn sẽ giúp nhân sự mới hoà nhập nhanh hơn và có được mức độ hài lòng ban đầu của họ đối với công việc mới và công ty.
Hoạt động đào tạo
Hoạt động đào tạo nhân viên là quá trình làm việc tích luỹ kinh nghiệm để nâng cao hiệu quả làm việc. Đào tạo bao gồm đào tạo kỹ năng và kiến thức mới, thái độ, hành vi để giúp nhân viên thay đổi cách họ làm việc, thái độ đối với công
việc, với đồng nghiệp, với người quản lý và với doanh nghiệp. Mỗi công ty đều cần những nhân sự có khả năng điều chỉnh và thích nghi tốt, được đào tạo và có kinh nghiệm để thực hiện các nhiệm vụ công việc, đặc biệt đối với những vị trí công việc phức tạp, đòi hỏi cao, đào tạo nhân viên trở nên quan trọng hơn nhiều.
Đối với đào tạo nhân viên, lãnh đạo công ty và bộ phận nhân sự sẽ xác định nhu cầu đào tạo để quyết định khi nào cần có những hoạt động đào tạo cho nhân sự và xác định hình thức đào tạo phù hợp với nhu cầu. Có một số hình thức đào tạo phổ biến mà doanh nghiệp thường áp dụng, đó là:
Phương pháp đào tạo thông qua làm việc (on-the-job training methods) là phương pháp phổ biến nhất. Nhân sự làm việc dưới sự hướng dẫn của một người hướng dẫn hay của một nhân sự khác. Đối với phương pháp này, công ty có thể thực hiện hoán đổi vị trí công việc của nhân sự để nhân sự được làm nhiều nhiệm vụ khác nhau. Bên cạnh đó, có thể áp dụng hình thức học việc (apprenticeships) kết hợp giữa hướng dẫn trên lớp và làm việc cùng với những người dày dạn kinh nghiệm, huấn luyện viên. Hình thức ‘cầm tay chỉ việc’ kết hợp bài giảng này này phù hợp với những công việc đòi hỏi kỹ năng, tay nghề. Ngoài ra còn có hình thức thực tập (internships) là hình thức áp dụng cho những sinh viên năm cuối đến công ty thực tập để quan sát, vận dụng những kiến thức đã được đào tạo vào vị trí công việc (DeCenzo/Robbins… 2013).
Phương pháp đào tạo qua các hình thức khác không qua làm việc. Phương pháp này áp dụng vơi những vị trí công việc đòi hỏi nhân viên phải có một số những kỹ năng nhất định trước khi bắt đầu để tránh những lỗi gây nguy hiểm hoặc chi phí cao, hoặc những công việc đòi hỏi tính chính xác cao cần phải tích luỹ thông tin trước khi có thể làm việc độc lập. Một số hình thức đào tạo có thể là: các bài giảng trên lớp (classroom lectures), các hình thức trực tuyến (multimedia training), trải nghiệm qua các tình huống thực tế hoặc mô hình công việc bao gồm phân tích tình huống, bài tập trải nghiệm, mô phỏng qua máy tính, hoạt động thực tế, phân vai, thảo luận (simulations), hay được đào tạo sử dụng những thiết bị giống như làm việc thực tế trước khi bắt tay vào làm việc (DeCenzo/Robbins… 2013).