QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP
III. KHÁI NIỆM Ý NGHĨA VÀ TÁC DỤNG CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1. Khái niệm: TOP
Phõn tớch cụng việc là quỏ trỡnh nghiờn cứu nội dung cụng việc nhằm xỏc ủịnh ủiều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viờn cần thiết phải cú ủể thực hiện cụng việc.
Phõn tớch cụng việc là một quỏ trỡnh xỏc ủịnh và ghi chộp lại cỏc thụng tin liờn quan ủến bản chất của từng công việc cụ thể
ðõy là quỏ trỡnh xỏc ủịnh trỏch nhiệm, nhiệm vụ liờn quan ủến cụng việc và cỏc kỹ năng kiến thức cần cú ủể thực hiện tốt cụng việc. ðõy cũng là quỏ trỡnh xỏc ủịnh sự khỏc biệt của một cụng việc này với công việc khác
Việc chuẩn bị mụ tả chức trỏch, nhiệm vụ, trỏch nhiệm cụng việc, yờu cầu về trỡnh ủộ kỹ năng cụng việc và cỏc ủịnh mức hoàn thành cụng việc sẽ dựa trờn cỏc dữ liệu thu thập ủược trong quỏ trỡnh phân tích công việc.
Phõn tớch cụng việc cung cấp cỏc thụng tin về những yờu cầu, ủặc ủiểm của cụng việc, như cỏc hành ủộng nào cần ủược tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao; cỏc loại mỏy mỏy múc trang bị, dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện cụng việc, cỏc mối quan hệ với cấp trờn và với ủồng nghiệp trong thực hiện công việc. Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp ủồng bộ giữa cỏc bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, khụng thể ủỏnh giỏ chớnh xỏc yờu cầu của cỏc cụng việc, do ủú khụng thể tuyển dụng ủỳng nhõn viờn cho cụng việc, khụng thể ủỏnh giỏ ủỳng năng lực thực hiện cụng việc của nhõn viờn và do ủú, khụng thể trả lương, kớch thớch họ kịp thời, chớnh xác. Ðặc biệt, phân tích công việc là công cụ rất hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc ủang cần cú sự cải tổ hoặc thay ủổi về cơ cấu tổ chức, tinh giản biờn chế nhằm nõng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
- Bảo ủảm thành cụng hơn trong việc sắp xếp, thuyờn chuyển và thăng thưởng cho nhõn viờn.
- Loại bỏ những bất bỡnh ủẳng về mức lương qua việc xỏc ủịnh rừ nhiệm vụ và trỏch nhiệm của công việc.
- Tạo kớch thớch lao ủộng nhiều hơn qua việc sắp xếp cỏc mức thăng thưởng.
- Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiờu chuẩn húa cụng việc và từ ủú giỳp nhà quản trị cú cơ sở ủể làm kế hoạch và phõn chia thời biểu cụng tỏc.
- Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về cụng việc hoặc trỡnh ủộ của họ.
- Tạo cơ sở ủể cấp quản trị và nhõn viờn hiểu nhau nhiều hơn.
2. Ý nghĩa: TOP
3. Tác dụng của phân tích công việc TOP
Trong doanh nghiệp cần phải thực hiện phân tích công việc khi:
- Doanh nghiệp mới ủược thành lập và chương trỡnh phõn tớch ủược thực hiện ủầu tiờn - Có thêm một số công việc mới
- Cụng việc thay ủổi do tỏc ủộng của khoa học – kỹ thuật 4.1 Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc
4.1.1 Thụng tin về cỏc yếu tố của ủiều kiện làm việc như ủiều kiện tổ chức hoạt ủộng của doanh nghiệp, chế ủộ lương bổng, khen thưởng, tầm quan trọng của cụng việc trong doanh nghiệp, cỏc yếu tố của ủiều kiện vệ sinh lao ủộng, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khú trỏnh, sự tiờu hao năng lượng trong quá trình làm việc...
4.1.2 Thụng tin về cỏc hoạt ủộng thực tế của nhõn viờn tiến hành tại nơi làm việc như cỏc phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cỏch thức phối hợp hoạt ủộng với cỏc nhõn viờn khỏc, cỏch thức thu thập xử lý cỏc loại số liệu và cỏch thức làm việc với các loại máy móc, trang bị kỹ thuật.
4.1.3 Thụng tin về những phẩm chất mà nhõn viờn thực hiện cụng việc cần cú như trỡnh ủộ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện cụng việc, tuổi ủời, ngoại hỡnh, sở thớch, sức khỏe, quan ủiểm, tham vọng, cỏc ủặc ủiểm cỏ nhõn cần cú khi thực hiện cụng việc...
4.1.4 Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc như số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật và các tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc.
4.1.5 Thụng tin về cỏc tiờu chuẩn mẩu trong thực hiện cụng việc ủối với nhõn viờn, bao gồm cả cỏc quy ủịnh về tiờu chuẩn hành vi và tiờu chuẩn kết quả thực hiện cụng việc
4.2 Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc - Chính sách của công ty
- Phiếu câu hỏi - Phỏng vấn - Quan sát
- Viết nhỏp bản mụ tả cụng việc, yờu cầu, trỡnh ủộ, ủịnh mức cụng việc.
4. Thông tin cần thu thập, nội dung, các bước phân tích công việc TOP
- Trình cấp quản lý cho ý kiến - Thảo luận nhóm
- Hoàn thiện cuối cùng
Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc thường không giống nhau trong các doanh nghiệp, quỏ trỡnh thực hiện phõn tớch cụng việc bao gồm cỏc bước sau ủõy:
Bước 1: Xỏc ủịnh chớnh sỏch của cụng ty, mục ủớch của phõn tớch cụng việc, từ ủú xỏc ủịnh cỏc hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất.
Chính sách của công ty
ã Nguyờn tắc, chớnh sỏch và cỏc ưu tiờn nguồn nhõn lực ủược xỏc ủịnh rừ ràng và cập nhật
cú thể giỳp doanh nghiệp trong việc thiết lập cỏc thủ tục, cỏc ủịnh mức cụng việc, thiết lập cụng việc và ủặc biệt là trong việc xỏc ủịnh chức trỏch nhiệm vụ và yờu cầu về trỡnh ủộ và kỹ năng của cụng việc
ã Cỏc chớnh sỏch và cỏc ưu tiờn nguồn nhõn lực chỉ cho doanh nghiệp thấy những ủiều
doanh nghiệp ủang quan tõm cú thể chấp nhận hay khụng. Nú ủảm bảo rằng kết quả thực hiện cụng việc của nhõn viờn ủạt ủịnh mức tiờu chuẩn tối thiểu. Nú cũng giỳp doanh nghiệp trở nờn nhất quỏn trong việc ra quyết ủịnh.
ã Doanh nghiệp cú thể khụng thường xuyờn cú thời gian ủể giải quyết tất cả cỏc vấn ủề và
các câu hỏi một cách trực tiếp. Các chính sách viết ra là công cụ truyền thông tốt, và là cơ sở cho các hoạt ủộng hàng ngày của doanh nghiệp.
ã Cỏc chớnh sỏch, quy ủịnh và cỏc ưu tiờn nguồn nhõn lực của doanh nghiệp sẽ là những la
bàn ủịnh hướng cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp khụng cú chỳng, doanh nghiệp cú thể lạc ủường hay phải ủi theo ủường dài hơn
Bước 2: Thông qua bản câu hỏi thu thập các thông tin cơ bản
Bước 3: Áp dụng cỏc phương phỏp khỏc nhau ủể thu thập thụng tin phõn tớch cụng việc. Tựy theo yờu cầu về mức ủộ chớnh xỏc và chi tiết của thụng tin cần thu thập, tựy theo loại hỡnh cụng việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thụng tin phõn tớch cụng việc sau ủõy: phỏng vấn, bản cõu hỏi và quan sỏt
Bước 4: Viết nhỏp bản mụ tả cụng việc, kiểm tra lại về ủộ chớnh xỏc và ủầy ủủ thụng tin qua chớnh cỏc nhõn viờn thực hiện cụng việc hoặc cỏc vị lónh ủạo, cú trỏch nhiệm giỏm sỏt thực hiện cụng việc ủú.
Bước 5: Hoàn thiện cuối cùng
5.1 Phỏng vấn
Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc có thể thực hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thực hiện cùng một công việc hoặc với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc ủú.
5.1.1 Ưu ủiểm: Phương phỏp này ủược sử dụng rất hữu hiệu khi mục ủớch của phõn tớch cụng việc là xõy dựng tiờu chuẩn mẫu ủỏnh giỏ năng lực thực hiện cụng việc của nhõn viờn, xỏc ủịnh nhu cầu ủào tạo và xỏc ủịnh giỏ trị của cụng việc. Phỏng vấn cho phộp phỏt hiện ra nhiều thụng tin về cỏc hoạt ủộng và cỏc mối quan hệ quan trọng trong phõn tớch cụng việc mà cỏc phương phỏp khỏc khụng thể tỡm ra. éồng thời phỏng vấn cũng cho ta cơ hội ủể giải thớch cỏc yờu cầu và chức năng của cụng việc.
5.1.2 Nhược ủiểm: chủ yếu của phỏng vấn phõn tớch cụng việc là người bị phỏng vấn cú thể cung cấp cỏc thụng tin sai lệch hoặc khụng muốn trả lời ủầy ủủ cỏc cõu hỏi của người phỏng vấn. Nhõn viờn thường cảm thấy rằng việc phõn tớch cỏc cụng việc ủược sử dụng như màn mở ủầu ủể thay ủổi cơ cấu tổ chức, tinh giản biờn chế, nõng cao ủịnh mức, v.v... do ủú họ thường cú xu hướng muốn ủề cao trỏch nhiệm và những khú khăn trong cụng việc của mỡnh; ngược lại, giảm thấp mức ủộ và tầm quan trọng trong cụng việc của người khỏc. Thờm vào ủú, phỏng vấn ủũi hỏi cỏn bộ thu thập thụng tin phải tốn nhiều thời gian làm việc với từng nhân viên.
Ðể nâng cao chất lượng của phỏng vấn phân tích công việc, nên chú ý:
ã Nghiờn cứu cụng việc trước khi thực hiện phỏng vấn sao cho cú thể ủưa ra ủỳng cỏc cõu hỏi
cần thiết.
ã Chọn người thực hiện cụng việc giỏi nhất và chọn người cú khả năng mụ tả quyền hạn, trỏch
nhiệm, cách thức thực hiện công việc giỏi nhất.
ã Nhanh chúng thiết lập mối quan hệ tốt ủối với người bị phỏng vấn và giải thớch cho họ rừ
ràng về mục ủớch của phúng vấn.
ã éặt những cõu hỏi rừ ràng và gợi ý sao cho người bị phỏng vấn dễ trả lời
ã Cơ cấu của cỏc thụng tin cần thu thập phải hợp lý sao cho khi phỏng vấn khụng bị bỏ sút
những thông tin quan trọng.
ã Kiểm tra lại tớnh chớnh xỏc của cỏc thụng tin với người bị phỏng vấn.
5.2 Bản câu hỏi
Bản cõu hỏi ủược ủỏnh giỏ là phương phỏp hữu hiệu nhất ủể thu thập thụng tin phõn tớch cụng việc. Bản cõu hỏi liệt kờ những cõu hỏi chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và phõn phỏt cho nhõn viờn ủiền vào cỏc cõu trả lời. Tổng kết cỏc cõu trả lời của nhõn viờn, cỏn bộ phõn tớch sẽ cú ủược những thụng tin cơ bản, ủặc trưng về cỏc cụng việc thực hiện trong doanh nghiệp. Khi cảm thấy thụng tin thu thập qua bản 5. Các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc TOP
cõu hỏi khụng ủược ủầy ủủ, cỏn bộ phõn tớch nờn thảo luận lại với cỏc nhõn viờn thực hiện cụng việc.
Nhìn chung, bản câu hỏi cung cấp các thông tin nhanh hơn và dễ thực hiện hơn so với hình thức phỏng vấn. éể nõng cao chất lượng thụng tin thu thập qua bản cõu hỏi, cần lưu ý cỏc vấn ủề sau:
5.2.1 Cấu trúc của các câu hỏi.
Ngoài các câu hỏi về các chức năng, nhiệm vụ chính, trong bản câu hỏi cần thiết kế phải có những câu hỏi về các nhiệm vụ phụ nhân viên phải thực hiện thêm tại nơi làm việc. Tuy nhiên các câu hỏi cần xoay quanh trọng tõm cỏc vấn ủề phải nghiờn cứu và bản cõu hỏi nờn ngắn gọn. Thụng thường, không ai thích phải trả lời một bản câu hỏi dài. Một bản câu hỏi càng dài thì người trả lời càng ít chú ý ủến nội dung của cỏc cõu hỏi.
5.2.2 Cỏch thức ủặt cõu hỏi
Cỏc cõu hỏi cần thiết kế sao cho thật ủơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời và cú thể trả lời ngắn gọn. Ở những nơi nào cú thể, nờn thiết kế cỏc cõu hỏi ủúng mở, vớ dụ, " Theo anh (chị), cường ủộ làm việc cú cao quá không?" hoặc các câu hỏi chọn lựa phương án trả lời. Ví dụ với câu hỏi " Theo anh (chị), một nhõn viờn cần tối thiểu bao nhiờu thời gian ủể cú thể làm quen với cụng việc và thực hiện cụng việc ủược tốt?", cú thể sẽ cú cỏc cõu trả lời sau ủõy ủối với cụng nhõn viờn trờn dõy chuyền lắp rỏp ủiện tử:
- dưới 1 tháng - 3 tháng - 6 tháng - 1 năm - 3 năm hoặc hơn nữa;
5.2.3 Nơi thực hiện
Nờn ủể cho nhõn viờn thực hiện bản cõu hỏi tại nơi làm việc. Những bản cõu hỏi thực hiện ở nhà thường ủược trả lời kộm trung thực và ớt chớnh xỏc. Phõn tớch cụng việc cú ý nghĩa quan trọng ủối với hoạt ủộng của doanh nghiệp; do ủú, việc trả lời bản cõu hỏi nờn ủược thực hiện trong giờ làm việc sao cho nhân viên không cảm thấy khó chịu vì phải mất thêm thời gian cá nhân của họ.
5.3 Quan sát tại nơi làm việc
Quan sỏt tại nơi làm việc cho phộp cỏc nhà phõn tớch chỉ ra ủầy ủủ và chi tiết thời gian, mức ủộ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thụng tin về ủiều kiện làm việc, cỏc mỏy múc, dụng cụ, nguyờn vật liệu sử dụng trong quỏ trỡnh làm việc và hiệu quả thực hiện cụng việc. Phương phỏp quan sỏt ủược sử dụng hữu hiệu ủối với những cụng việc cú thể ủo lường, dễ quan sỏt, thấy những cụng việc khụng mang tớnh chất tỡnh huống như cụng việc của người y tá trực hoặc không phải tính toán suốt ngày như công việc của các nhân viên phòng kế toán. Tuy nhiên, phương pháp quan sát có thể cung cấp thông tin thiếu chính xác do hội chứng Hawthone ( khi biết mỡnh ủược quan sỏt, nhõn viờn cú thể làm việc với phương phỏp, tốc ủộ, cỏch thức, kết quả khỏc với khi thực hiện cụng việc trong những lỳc bỡnh thường), ủiều này phản ỏnh rừ rệt nhất khi cán bộ phân tích vừa quan sát, vừa phỏng vấn nhân viên thực hiện công việc.
Ðể nâng cao chất lượng thu thập thông tin, nên áp dụng:
- Quan sỏt kết hợp với cỏc phương tiện kỹ thuật như quay phim, video, ủốn chiếu hoặc ủồng hồ bấm giây nhằm ghi lại các hao phí thời gian trong thực hiện công việc.
- Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn thành. (lưu ý chu kỳ của công việc là thời gian cần thiết ủể hoàn thành trọn vẹn một cụng việc).
- Núi chuyện trực tiếp với cỏc nhõn viờn thực hiện cụng việc ủể tỡm hiểu những ủiều chưa rừ hoặc bổ sung những ủiều bỏ sút trong quỏ trỡnh quan sỏt.
5.4 Ghi chép lại trong nhật ký
Trong một số trường hợp, nhà phân tích thu thập thông tin bằng cách yêu cầu công nhân ghi lại, mụ tả lại cỏc hoạt ủộng hàng ngày trong một cuốn sổ. Nhờ phương phỏp này mà cụng nhõn viờn phúng ủại tầm quan trọng của cụng việc trong cỏc phương phỏp trước khụng cũn là vấn ủề khụng giải quyết ủược.
5.5 Bảng danh sách kiểm tra
éõy là danh sỏch cỏc mục liờn quan tới cụng việc. Thường là cỏ nhõn người ủảm nhận cụng việc hoặc cấp quản trị trực tiếp của ủương sự ủược yờu cầu kiểm tra xem mỗi mục cú ỏp dụng cho cụng việc ủang cần kiểm tra khụng. Danh sỏch kiểm tra rất hữu dụng bởi vỡ cỏc cỏ nhõn dễ trả lời.
5.6 Phối hợp các phương pháp
Thụng thường thỡ cỏc nhà phõn tớch khụng dựng một phương phỏp ủơn thuần nữa. Họ thường phối hợp các phương pháp khác nhau. Chẳng hạn như muốn phân tích công việc của nhân viên hành chánh văn phòng, họ có thể sử dụng bảng câu hỏi, phối hợp với phỏng vấn và quan sát thêm. Khi nghiên cứu các công việc sản xuất, họ dùng phương pháp phỏng vấn phối hợp với phương pháp quan sát.
Việc phõn tớch nguồn lao ủộng nội tại của doanh nghiệp sẽ giỳp nhà quản trị kinh doanh phỏt hiện ủược ủiểm mạnh, ủiểm yếu của mỡnh trờn cơ sở ủú ủề ra cỏc giải phỏp hữu hiệu cho quỏ trỡnh quản trị nhân sự.
Cỏc bước thực hiện quỏ trỡnh phõn tớch nguồn lao ủộng nội tại bao gồm:
Bước 1: Thu thập thông tin, bao gồm các thông tin sau:
- Phân tích cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý trong doanh nghiệp: loại hình tổ chức, phân công chức năng quyền hạn giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, mối quan hệ giữa các bộ phận nhằm phát hiện ra những bất hợp lý của cơ cấu lao ủộng trong một tổ chức.
- Phân tích khả năng làm việc của nhân viên căn cứ vào hồ sơ nhân viên. Loại thông tin này sẽ giúp IV. KHAI THÁC CÁC NGUỒN KHẢ NĂNG LAO ðỘNG
1. Phõn tớch hiện trạng nguồn lao ủộng trong doanh nghiệp TOP
nhà quản trị biết rừ cơ cấu lao ủộng về lứa tuổi, giới tớnh, trỡnh ủộ học vấn, nghề nghiệp, kỹ năng, sở thớch về nghề nghiệp, sở thớch muốn ủược ủào tạo phỏt triển của người lao ủộng.
- Dựng bản cõu hỏi, phỏng vấn ủể ủỏnh giỏ nhõn viờn và cỏc vấn ủề khỏc cú liờn quan như sự thỏa món ủối với cụng việc, mụi trường văn húa của tổ chức...
Bước 2: éỏnh giỏ hiệu quả hoạt ủộng của nhõn viờn thụng qua cỏc chỉ tiờu: năng suất lao ủộng, chi phớ lao ủộng, mức ủộ sử dụng quỹ thời gian, hiệu quả cụng suất mỏy múc thiết bị...
Bước 3: Tổng hợp cỏc nguồn thụng tin ủó thu thập ủược ủể xỏc ủịnh ủiểm mạnh, ủiểm yếu về nguồn lao ủộng của doanh nghiệp.
Bước 4: Ðề ra các giải pháp, cơ sở của giải pháp là so sánh nhu cầu với khả năng thực tế của doanh nghiệp.
- Trường hợp nhu cầu nhỏ hơn khả năng của doanh nghiệp nhà quản trị áp dụng các biện pháp sau:
+ Hạn chế việc tuyển dụng.
+ Giảm bớt giờ lao ủộng.
+ Giãn thợ cho nghỉ tạm thời.
+ Cho nghỉ hưu sớm, sa thải bớt lao ủộng theo quy ủịnh của phỏp luật.
- Trường hợp khả năng phù hợp với nhu cầu nhà quản trị cần áp dụng các biện pháp hoàn thiện như sau:
+ Thuyờn chuyển nhõn viờn nhằm ủỏp ứng nhu cầu của sản xuất.
+ Thăng chức căn cứ vào thâm niên, thành tích và khả năng làm việc của nhân viên.
+ Giỏng chức ủối với những nhõn viờn thiếu khả năng, khụng chịu học hỏi thờm, làm biếng...
Tuy nhiờn ủõy là vấn ủề tế nhị, phức tạp và khú khăn do ủú ủũi hỏi nhà quản trị phải hết sức thận trọng khi thực hiện quyết ủịnh.
Trường hợp nhu cầu lớn hơn khả năng: sau khi sắp xếp lại mà doanh nghiệp vẫn khụng cõn ủối ủược nguồn nhõn lực, doanh nghiệp phải tiến hành tuyển mộ và tuyển chọn qua việc khai thỏc nguồn nhân lực từ bên ngoài.
2.1 Cỏc yếu tố ảnh hưởng ủến thu hỳt lao ủộng từ bờn ngoài:
2. Phân tích các khả năng thu hút nhân sự từ bên ngoài: TOP