QUẢN TRỊ CUNG ỨNG TRONG
I. KHÁI NIỆM VÀ PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH LỰA CHỌN CUNG ỨNG
1. Khái niệm. TOP
Tồn kho giỳp doanh nghiệp tiết kiệm một lượng chi phớ ủỏng kể khi nguyờn vật liệu hay hàng húa tăng giỏ dưới tỏc ủộng của lạm phỏt. Trong trường hợp này tồn kho sẽ là một hoạt ủộng ủầu tư tốt nhưng cần phải tính toán kỹ lưỡng các chi phí và rủi ro có thể xảy ra.
1.2.1.3 Chức năng khấu trừ theo số lượng:
Nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chiết khấu cho những ủơn hàng cú khối lượng lớn. ðiều này cú thể làm giảm giỏ mua hàng húa, nguyờn vật liệu nhưng sẽ dẫn ủến làm tăng chi phớ tồn kho. Nhà quản trị cần phải xỏc ủịnh lượng hàng tối ưu ủể cú thể hưởng ủược chiết khấu, ủồng thời chi phớ tồn trữ tăng khụng ủỏng kể.
1.2.2 Vai trò của chức năng cung ứng là cung cấp cho khách hàng :
- Vào thời ủiểm mong muốn (hàng húa cần phải sẵn sàng khi người ta cú nhu cầu) - Với số lượng mong muốn (là không quá nhiều, cũng không qúa ít).
- Với chất lượng mong muốn (cú khả năng ủỏp ứng ủỳng nhu cầu).
- Với chi phí ít nhất (giá mua là một phần chủ yếu của giá cả mà khách hàng phải chịu).
Bằng việc quản lý tốt cung ứng ủó tạo ra khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Tất cả cỏc nguyờn liệu, hàng húa doanh nghiệp mua ủược khụng phải ủều cú cựng một tầm quan trong như nhau: thiếu một số loại này thỡ làm tờ liệt doanh nghiệp; một số khỏc lại quỏ ủắt; một số khỏc lại khú mà cú ủược (thời hạn chế tạo, giao hàng, số lượng người cung ứng hạn chế).
Từ ủú việc quản trị cung ứng cần phải ủược lựa chọn. Doanh nghiệp cần phải chỳ ý nhiều vào những sản phẩm quan trọng, do vậy cần phải sắp xếp cỏc mặt hàng dự trữ ủể xỏc ủịnh những phương pháp quản trị có hiệu quả nhất.
2.1 Phân tích 20/80: Nguyên tắc:
Phần lớn các trường hợp, một doanh nghiệp thực hiện khoảng 80% doanh số chỉ với 20% lượng khách hàng của mình và ngược lại 80% số lượng khách hàng chỉ góp phần vào 20% doanh số. Trong vấn ủề dự trữ, người ta kiểm tra và nhận thấy rằng 20% số lượng cỏc mặt hàng tạo ra 80% giỏ trị ủầu tư cho dự trữ, hoặc là 80% tiêu dùng về giá trị hoặc còn là 80% giá trị mua. Tất nhiên, những số liệu này là số trung bình, số liệu tỷ lệ này có thể là 15/85 hoặc là 25/75.
2.2 Phương pháp A.B.C. Nguyên tắc
Phân tích A.B.C là thể loại nhuần nhuyễn của phương pháp phân tích 20/80, chia các loại vật tư
2. Phương pháp phân tích lựa chọn cung ứng. TOP
hàng hóa thành 3 nhóm:
- Nhóm A: Bao gồm những hàng hóa có giá trị hàng năm chiếm từ 60-70% so với tổng giá trị tồn kho, khi ủú số lượng chỉ chiếm khoảng 10%- 20% lượng hàng tồn kho.
- Nhóm B: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung bình từ 20-30%
ứng với số lượng khoảng 25- 30% tổng số hàng tồn kho.
- Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ chiếm 5-15% nhưng số lượng chiếm khoảng 50-60% tổng số lượng hàng tồn kho.
Ví dụ 6-1: Phân loại vật liệu tồn kho theo ABC.
Phương phỏp phõn tớch A.B.C cho phộp ra những quyết ủịnh quan trọng:
+ Cú liờn quan ủến dự trữ:
Những sản phẩm nhúm A sẽ là ủối tượng ủược ủầu tư lập kế hoạch thận trọng, nghiờm tỳc hơn về nhu cầu; sản phẩm nhóm B có thể quản lý bằng kiểm kê liên tục, còn các sản phẩm nhóm C chỉ là ủối tượng kiểm kờ ủịnh kỳ. Tất cả mọi sự can thiệp nhằm hạn chế dự trữ trước tiờn nhằm vào mặt hàng nhóm A.
+ Cú liờn quan ủến việc mua hàng:
Phân tích A.B.C về doanh số mua theo chủng loại hàng hóa:
* Cỏc sản phẩm nhúm A là ủối tượng lựng kiếm và ủể ủỏnh giỏ kỹ càng những người cung ứng Loại vật liệu Nhu cầu hàng năm Giỏ ủơn vị Tổng giỏ trị hàng năm Loại
1 1.000 4.300 4.300.000 A
2 5.000 720 3.600.000 A
3 1.900 500 950.000 B
4 1.000 710 710.000 B
5 2.500 250 625.000 B
6 2.500 192 480.000 B
7 400 200 80.000 C
8 500 100 50.000 C
9 200 210 42.000 C
10 1.000 35 35.000 C
11 3.000 10 30.000 C
12 9.000 3 27.000 C
và phải ủược phõn tớch về mặt giỏ trị hàng húa.
* Các sản phẩm nhóm A phải giao cho những người có kinh nghiệm, còn mặt hàng nhóm C giao cho những người mới vào nghề.
* Trong một số trường hợp, cỏc sản phẩm nhúm A là ủối tượng mua tập trung, mua cỏc loại khỏc là phi tập trung.
* Cỏc sản phẩm nhúm A trong trường hợp cú thể là ủối tượng của toàn bộ thị trường với việc giao nhận thường xuyờn ủể hạn chế dự trữ.
+ Cú liờn quan ủến nhà cung ứng:
Phân tích A.B.C về doanh số nhà cung ứng:
* Những nhà cung ứng lọai A là ủối tượng theo dừi ủặc biệt: phõn tớch tỡnh hỡnh tài chớnh, sự thuyờn chuyển cỏc chức vụ chủ chốt, ủổi mới kỹ thuật
* Sự so sánh phân tích A.B.C về các khách hàng và người cung ứng cho phép DN có các thông tin có ích về mối quan hệ tương tác.
Các yêu cầu trong ghi chép tồn kho:
Cỏc quyết ủịnh về chớnh sỏch tồn kho cũng như việc thực hiện chỳng ủều phải dựa trờn cỏc dữ liệu tồn kho. Cỏc dữ liệu này càng chớnh xỏc bao nhiờu thỡ càng ủảm bảo việc ra quyết ủịnh và thực thi quyết ủịnh tốt bấy nhiờu. Chỉ khi nào xỏc ủịnh những gỡ thực sự ủang cú trong tay, nhà quản trị mới cú ủược những quyết ủịnh chớnh xỏc về ủơn hàng, lịch tiến ủộ sản xuất và vận chuyển.
ðể kiểm tra tốt việc tồn kho, cỏc bỏo cỏo tồn kho phải ủược thẩm tra chớnh xỏc trong từng chu kỳ tớnh toỏn ủối với từng nhúm hàng A,B,C. Chu kỳ này thay ủổi tựy theo nhúm hàng: nhúm hàng A: 1 lần/tháng; nhóm hàng B: 1 lần/quí; nhóm hàng C: 1 lần/năm. Kiểm tra tồn kho thường xuyên còn giúp cho doanh nghiệp giảm bớt thời gian ngừng và giỏn ủoạn sản xuất, phỏt hiện những thiếu sút và nguyờn nhõn gõy ra ủể cú những hoạt ủộng ủiều chỉnh kịp thời.
2.3 Cung ứng ủỳng thời ủiểm (just in time: J.I.T)
ðể thỏa món yờu cầu với chi phớ thấp nhất, một số DN ủó thành cụng trong việc sử dụng phương phỏp J.I.T. Theo phương phỏp này mức dữ trữ cú xu hướng giảm ủến khụng.
Hệ thống ủỳng thời ủiểm bao trựm chức năng mua, quản trị dự trữ và quản trị sản xuất. Quan ủiểm này ủược thể hiện như sau:
* Sản xuất và cung cấp cỏc thành phần cuối cựng ủỳng thời ủiểm và chỳng ủược ủem bỏn ủỳng thời ủiểm trờn thị trường.
* Ở mỗi giai ủoạn của qui trỡnh sản xuất, cỏc chi tiết hoặc cụm chi tiết ủều phải cung cấp ủến vị
trớ cần thiết ủỳng lỳc cần phải cú:
- Cỏc cụm phụ tựng chi tiết: ủỳng lỳc chỳng ủược rỏp thành những sản phẩm hoàn chỉnh.
- Cỏc chi tiết riờng lẽ: ủỳng thời ủiểm lắp ghộp chỳng thành cỏc cụm chi tiết.
- Vật liệu thụ: ủỳng thời ủiểm chế tạo chi tiết.
Trong hệ thống sản xuất "ủỳng thời ủiểm" hay cũn gọi là "hệ thống sản xuất khụng dự trữ", lượng tồn kho ủược kiểm soỏt ủể luụn ở mức tối thiểu và cú xu hướng tiến sỏt ủến mức ủơn vị. ðiều này sẽ mang lại nhiều lợi ớch cho doanh nghiệp, nhất là giảm ủỏng kể chi phớ sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm cũng như tăng cường khả năng ủỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng.
Những ưu ủiểm của J.I.T:
+ Nguyờn vật liệu, bỏn thành phẩm, thành phẩm ủược giao thường xuyờn với khối lượng nhỏ, nên giảm chi phí tồn trữ.
+ Lập quan hệ dài hạn với nhà cung ứng nờn khụng cần thiết phải ủi tỡm nhà cung ứng mới.
ðể thực hiện ủược phương phỏp cung ứng ủỳng thời ủiểm, cỏc nhà quản trị sản xuất phải tỡm cỏch giảm những sự biến ủổi gõy ra những yếu tố bờn trong và bờn ngoài quỏ trỡnh ủiều hành sản xuất.
Nhược ủiểm:
+ Lịch tiếp nhận và phân phối nguyên liệu, thành phẩm rất phức tạp.
+ Hệ thống kiểm soỏt và ủiều hành hoạt ủộng khú khăn.
Hiệu quả của cỏc hoạt ủộng mua sắm tựy thuộc vào cỏc nguyờn tắc quản trị cơ bản trong lĩnh vực: dự bỏo - tổ chức - ủiều phối - thực hiện - giỏm sỏt.
1.1 Cỏc yếu tố xỏc ủịnh nhu cầu của một doanh nghiệp.
- Cỏc nhu cầu của thị trường tiờu thụ ủó ủược thiết lập và chọn lọc (dự bỏo bỏn hàng).
- Cỏc mục tiờu marketing thường bị khống chế bởi cỏc vấn ủề về phõn phối và quản lý bỏn hàng.
- Cỏc ủũi hỏi về giỏ cả cú thể chấp nhận ủược cú tớnh chất xó hội ủi cựng với sức mua giới hạn của người tiờu dựng. ðiều này bú hẹp phạm vi của những người cung cấp và hạn chế chất lượng ủược
II. QUẢN LÝ MUA SẮM. TOP
1. Dự ủoỏn nhu cầu TOP
xem xét.
- Việc phõn phối trờn phạm vi rất rộng cần phải tớnh ủến cỏc phương tiện hậu cần (kho vận) như vận chuyển và bốc dỡ.
- Các khả năng của doanh nghiệp về sản xuất theo lý thuyết và thực tế, năng lực về kỹ thuật, thương mại và quản trị của cán bộ, tình trạng tài chính, khả năng vay vốn.
1.2 Các yếu tố ngẫu nhiên.
Trong việc xỏc ủịnh nhu cầu của một doanh nghiệp cần phải ủưa ra ảnh hưởng của cỏc yếu tố bờn ngoài khụng liờn quan trực tiếp ủến hoạt ủộng nhưng cú thể tỏc ủộng ủến việc chỉ ủạo và quản trị thông thường như: các yếu tố kinh tế quốc gia và hành chính; các yếu tố kỹ thuật; các yếu tố xã hội, các yếu tố ủịa lý; cỏc yếu tố kinh tế quốc tế. (Xem lại cỏc yếu tố mụi trường – chương I)
2.1 Giải thớch sơ bộ: Cỏc nghiờn cứu về yờu cầu và tớnh khả thi phải ủược thực hiện trước khi bắt ủầu bất kỳ một hoạt ủộng ủầu tư hoặc mua sắm nào.
2.2 Phân tích về giá trị chức năng.
- đánh giá ảnh hưởng dài hạn của việc mua sắm thiết bị hoặc hàng tiêu dùng về phương diện kinh tế, mụi trường và xó hội, thay ủổi lối sống và kiểu cỏch tiờu dựng mà tạo ra sự phụ thuộc mới.
- Phân tích có phê phán về hiệu quả chi phí
- Mặt hàng cần nờn mua hay tự sản xuất, khả năng về tài chớnh và kỹ thuật ủó sẵn sàng hay chưa? ðiểm hũa vốn của một nhà mỏy như vậy ủó ủược tớnh toỏn chưa?
- đánh giá các chi phắ có liên quan.
- Phương phỏp chế tạo, trỡnh ủộ kỹ thuật chế tạo, cỏc hạn chế kinh tế - kỹ thuật trong sử dụng.
- Uy tớn về chất lượng và ủộ tin cậy dài hạn.
- Chi phí và sự dễ dàng trong bảo dưỡng.
- Khả năng thay thế bằng mặt hàng khác.
- đánh giá thông tin về các nguồn cung cấp cạnh tranh, những nguồn cung cấp thay thế ựã ựược khai thác hết hay chưa.
2. Phân tích nhu cầu. TOP
3. Soạn thảo một kế hoạch mua sắm. TOP
Kế hoạch mua sắm thường dựa trờn cơ sở cỏc nhu cầu ủó ủược xỏc ủịnh và chọn lựa trước như:
- Thiết lập các mục tiêu cung cấp từ các nguồn trong nước và ngoài nước.
- Lập lịch biểu cho cỏc ủơn hàng nhằm ủỏp ứng nhu cầu của người sử dụng, lưu ý thời gian cần thiết ủể thu thập cỏc số liệu quỏ khứ và cỏc dự tớnh về ủầu vào sản xuất và lượng bỏn.
- Xỏc ủịnh nguồn vốn hiện cú và ước tớnh nguồn vốn cần cú.
- Tổ chức hợp lý việc tiếp nhận và quản lý hàng khi nhận hàng.
Chìa khóa của công việc này là sự khôn ngoan của nhà quản trị, một kế hoạch mua sắm thông thường là kế hoạch hàng năm, nú ủưa ra cỏc chi tiết của mục tiờu mua sắm hiện tại như giỏ cả, thời hạn giao hàng, ủiều kiện thanh toỏn, bảo hiểm và dịch vụ sau khi bỏn.
Chính sách tồn kho rất quan trọng khiến cho các nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing và quản lý tài chớnh phải làm việc cựng nhau ủể ủạt ủược sự thống nhất. Cú nhiều quan ủiểm khỏc nhau về chớnh sỏch tồn kho, ủể cú sự cõn bằng cỏc mục tiờu khỏc nhau như: giảm chi phớ sản xuất, giảm chi phớ tồn kho và tăng khả năng ủỏp ứng nhu cầu cho khỏch hàng. Mục này sẽ giải quyết cỏc quan ủiểm ủối chọi nhau ủể thiết lập chớnh sỏch tồn kho. Chỳng ta khảo sỏt về bản chất của tồn kho và cỏc cụng việc bờn trong hệ thống tồn kho, xõy dựng những vấn ủề cơ bản trong hoạch ủịnh tồn kho và kỹ thuật phõn tớch một số vấn ủề tồn kho.
Cú nhiều lý do ủể giải thớch tại sao muốn tồn kho và tại sao lại khụng muốn tồn kho?
1.1 Tại sao chúng ta giữ hàng tồn kho?
Tồn kho là cần thiết nhưng vấn ủề quan trọng là khối lượng hàng tồn kho ủược giữ là bao nhiờu cho phự hợp với ủiều kiện hoạt ủộng sản xuất - kinh doanh của ủơn vị.
Chỳng ta giữ hàng tồn kho vỡ một vài chi phớ sau ủõy thấp:
Chi phớ chất lượng khởi ủộng: Khi chỳng ta bắt ủầu sản xuất một lụ hàng thỡ sẽ cú nhiều nhược ủiểm trong giai ủoạn ủầu, như cụng nhõn cú thể ủang học cỏch thức sản xuất, vật liệu khụng ủạt ủặc tớnh, mỏy múc lắp ủặt cần cú sự ủiều chỉnh. Kớch thước lụ hàng càng lớn thỡ cú ớt thay ủổi trong năm và ít phế liệu hơn.
Tồn kho có thể cần thiết cho hiệu quả vận hành của hệ thống sản xuất nhưng cũng có nhiều lý do ủối với việc tại sao ta khụng giữ hàng tồn kho.
Bảng 6 -2: Bảng tóm tắt lý do tồn kho.
III QUẢN TRỊ DỰ TRỮ (TỒN KHO)
1. Cỏc quan ủiểm ủối lập về tồn kho TOP
1.2 Tại sao chúng ta không giữ hàng tồn kho?
Một số lý do sau ủõy làm cho chi phớ gia tăng khi lượng tồn kho cao.
1.2.1 Chi phớ tồn trữ: Là những chi phớ phỏt sinh cú liờn quan ủến việc tồn trữ như trong bảng 6-2 dưới ủõy.
1.2.2 Chi phớ cho việc ủỏp ứng khỏch hàng: Nếu lượng bỏn thành phẩm tồn kho quỏ lớn thỡ nú làm cản trở hệ thống sản xuất. Thời gian cần ủể sản xuất, phõn phối cỏc ủơn hàng của khỏch hàng gia tăng thỡ khả năng ủỏp ứng những thay ủổi cỏc ủơn hàng của khỏch hàng yếu ủi.
1.2.3 Chi phí cho sự phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui trình sản xuất nờn nhiều lao ủộng ủược cần ủến ủể giải tỏa sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn ủề tắc nghẽn liờn quan ủến sản xuất và lịch trỡnh phối hợp.
1.2.4 Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: Khi sản xuất những lô hàng có kích thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn. Trong vài trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số lượng chi tiết của lô sản xuất sẽ cú nhược ủiểm. Nếu kớch thước lụ hàng nhỏ hơn cú thể giảm ủược lượng kộm phẩm chất.
Bảng 6-: Những chi phí phát sinh trong quá trình tồn trữ.
Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng:
- Tiền thuê hoặc khấu hao.
- Thuế nhà ủất.
- Bảo hiểm nhà kho.
Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện:
- Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị, phương tiện.
- Chi phớ nhiờn liệu cho thiết bị, phương tiện hoạt ủộng.
- Chi phí vận hành thiết bị.
Hai vấn ủề quan trọng trong mọi hoạch ủịnh tồn kho là:
- Cần ủặt hàng là bao nhiờu cho từng loại nguyờn vật liệu ? - Khi nào thỡ tiến hành ủặt hàng lại ?
Hàng hóa tồn kho có thể bao gồm cả nhu cầu nguyên vật liệu phụ thuộc lẫn nhu cầu nguyên vật liệu ủộc lập. Trong tồn kho nhu cầu ủộc lập, nhu cầu tồn kho của một loại hàng tồn kho ủộc lập với nhu cầu tồn kho của bất kỳ loại hàng nào khác. Ví dụ như hàng hóa là thành phẩm vận chuyển cho khách hàng. Nhu cầu của cỏc loại hàng này ủược ước lượng thụng qua dự bỏo hoặc những ủơn hàng của khỏch hàng. Mục ủớch của chương này là ủề cập ủến quyết ủịnh về lượng ủặt hàng và ủiểm ủặt hàng của những hàng húa cú nhu cầu ủộc lập. Tồn kho cú nhu cầu phụ thuộc bao gồm cỏc loại hàng mà nhu cầu của nú phụ thuộc vào nhu cầu của hàng húa khỏc trong tồn kho. Vớ dụ: ủể lắp rỏp ủược một xe ủạp chỳng ta cần 2 lốp xe, 1 sườn xe, 1 gi-ủụng,... Núi chung, nhu cầu về vật liệu và cỏc phần tử cú thể tớnh toỏn nếu chỳng ta cú thể ước lượng ủược nhu cầu của cỏc loại thành phẩm cần sử dụng chỳng. Cỏc quyết ủịnh về lượng ủặt hàng và ủiểm ủặt hàng lại cho hàng húa tồn kho phụ thuộc rất khỏc biệt với tồn kho ủộc lập
Những nguyờn vật liệu, hàng húa mua về ủó ủược kiểm tra trước khi ủưa vào cỏc kho dự trữ. ðến lượt cần phải quản lý chúng, việc quản trị dự trữ bao quát trên ba phương diện: Quản trị hiện vật của dự
2. Bản chất của tồn kho: TOP
Chi phớ nhõn lực cho hoạt ủộng giỏm sỏt quản lý:
- Chi phí lương cho nhân viên bảo quản.
- Chi phớ quản lý ủiều hành kho hàng.
Phớ tổn cho việc ủầu tư vào hàng tồn kho:
- Phớ tổn do việc vay mượn ủể mua hàng và chi phớ trả lói vay.
- Phí bảo hiểm hàng hóa trong kho.
Chi phí khác phát sinh:
- Chi phí do hao hụt, mất mát vật liệu.
- Chi phớ do khụng sử dụng ủược nguyờn vật liệu ủú.
- Chi phớ ủảo kho ủể hạn chế sự giảm sỳt về chất lượng.