CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ THUẾ ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP
1.1. Tổng quan về quản lý thuế đối với doanh nghiệp
1.1.8. Quy trình quản lý thu thuế
Theo Quyết định số 1368 TCT/QĐ-TCCB, ngành thuế bắt đầu áp dụng quy trình quản lý, thu thuế mới từ 1/1/1999 đối với các doanh nghiệp quốc doanh trung ương và địa phương, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động theo luật đầu tư nước ngoài, công ty nước ngoài hoạt động tại Việt nam không theo luật đầu tư nước ngoài, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, các cơ sở kinh tế tập thể, hợp tác xã, các đơn vị sự nghiệp kinh tế, nhà khách, nhà nghỉ và các tổ chức kinh tế khác của các cơ quan Nhà nước, Đảng, Đoàn thể, hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân trung ương và địa phương, các hộ cá thể sản xuất kinh doanh đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Nội dung:
1.1.8.1. Nhiệm vụ và chức năng của các bộ phận chính trong quá trình quản lý thu
Phòng quản lý thu
- Quản lý đối tượng nộp thuế, theo dõi tình hình biến động về đối tượng nộp thuế trên địa bàn quản lý. Phân tích tình hình thu nộp, tham gia việc lập dự toán thu, khai thác các nguồn thu trong lĩnh vực được giao quản lý. Tham mưu đề xuất với lãnh đạo Cục các biện pháp quản lý thuế.
- Hướng dẫn đối tượng nộp thuế các thủ tục kê khai đăng ký thuế, kê khai thuế, lập hồ sơ miễn giảm thuế, hoàn thuế và quyết toán thuế... giải đáp thắc mắc của đối tượng nộp thuế liên quan tới việc tính thuế, thu nộp thuế. Lập và tổ chức lưu giữ hồ sơ các doanh nghiệp.
- Thực hiện kiểm tra các chỉ tiêu kê khai trên các tờ khai, hồ sơ của doanh nghiệp. Liên hệ với đối tượng nộp thuế để chỉnh sửa theo đúng quy định.
39
- Đề xuất và tham mưu cho lãnh đạo Cục giải quyết các trường hợp đề nghị miễn giảm thuế, hoàn thuế. Lập các thủ tục xét miễn, giảm, hoàn thuế, kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế. Cung cấp thông tin về kết quả xét miễn, giảm, hoàn thuế và quyết toán thuế cho bộ phận tính thuế.
- Thực hiện việc ấn định thuế cho các đối tượng nộp thuế không nộp hoặc nộp chậm tờ khai thuế. Xác định các đối tượng nộp thuế cần phát hành lệnh thu hoặc phạt hành chính thuế.
- Theo dõi tình hình nộp thuế. Phối hợp với phòng TT-XLTT thực hiện kiểm tra sổ sách kế toán, hoá đơn, chứng từ mua bán của các đối tượng có hiện tượng khai man thuế, trốn lậu thuế...
Phòng kế hoạch-kế toán- thống kê và phòng máy tính
- Phân tích số liệu thống kê thuế để lập dự toán thu hàng năm của toàn đơn vị.
Phân bổ kế hoạch và theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch của các chi cục và các phòng quản lý thu. Tham mưu cho lãnh đạo Cục về khai thác các nguồn thu và các biện pháp chỉ đạo thu.
- Thực hiện nhập tờ khai đăng ký thuế và quản lý hệ thống cấp mã số đối tượng nộp thuế, in Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Xử lý tính thuế, tính nợ, tính phạt nộp chậm, in thông báo thuế, nhận giấy nộp tiền từ kho bạc, chấm nợ. Nhận các kết quả xét miễn, giảm, hoàn thuế, quyết toán thuế và các kết quả thanh tra, kiểm tra từ các phòng quản lý thu, phòng TT-XLTT và phòng nghiệp vụ,.. thực hiện các biện pháp thu nộp thuế.
- Thực hiện công tác kế toán, thống kê thuế theo chế độ quy định. Kiểm tra, đối chiếu số thu với Kho bạc.
- Triển khai và phát triển công tác tin học cho Cục thuế và các chi cục thuế trực thuộc Cục.
Phòng thanh tra-xử lý tố tụng
- Kiểm tra phát hiện các đối tượng có hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ nhưng không kê khai đăng ký nộp thuế để đưa vào diện quản lý thu thuế.
40
- Căn cứ vào các thông tin do bộ phận quản lý và bộ phận tính thuế cung cấp về tình hình nộp từ khai thuế, nộp thuế và các nguồn thông tin khác để xác định các đối tượng cần thanh tra, kiểm tra về thuế. Lập kế hoạch thanh tra, kiểm tra trình lãnh đạo Cục duyệt. Tổ chức lực lượng kiểm tra và tiến hành kiểm tra các đối tượng cần kiểm tra về hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, kiểm tra sổ sách, hoá đơn, chứng từ mua bán hàng hoá... phát hiện kịp thời các hành vi khai man thuế, trốn thuế, đề xuất các biện pháp xử lý theo pháp luật.
- Hỗ trợ các phòng quản lý thu thuế để quản lý, đôn đốc thu nộp và thực hiện các biện pháp cưỡng chế thu đối với các đối tượng chấy ỳ, cố tình vi phạm luật thuế.
- Kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý thu và tính thuế của các bộ phận quản lý thu và bộ phận tính thuế để kịp thời chấn chỉnh những sai sót trong công tác quản lý thu thuế.
1.1.8.2. Nội dung quy trình
Quy trình đăng ký thuế và cấp mã số thuế
Doanh nghiệp ra kinh doanh phải liên hệ với Cục thuế (bộ phận ấn chỉ thuế) để nhận và kê khai tờ khai đăng ký thuế theo mẫu quy định. Sau đó doanh nghiệp gửi tờ khai đăng ký thuế kèm theo bản sao có công chứng quyết định thành lập và giấy phép kinh doanh tới cơ quan thuế để được cấp mã số thuế.
Phòng hành chính sẽ nhận tờ khai đăng ký thuê của doanh nghiệp và nhận các tệp tờ đăng ký từ các Chi cục gửi lên và ghi sổ nhận đăng ký thuế. Phân loại tờ khai theo từng phòng quản lý thu để chuyển cho phòng quản lý thu và chuyển các tệp đăng ký thuế của các Chi cục cho phòng KH-KT-TK (MT).
Phòng quản lý thu tiến hành kiểm tra các tờ khai đăng ký thuế, tiến hành sửa đổi nếu có sai sót và chuyển tờ khai đăng ký thuế đã kiểm tra cho phòng KH-TK-KT (MT). Phòng này nhận các tệp tờ khai và các tờ khai từ Chi cục và phòng quản lý thu, thực hiện nhập các thông tin vào máy tính. Máy tính sẽ gán mã số thuế cho đối tượng nộp thuế. Cán bộ thuế nhập đăng ký thuế sẽ ghi lại mã số cho đối tượng nộp thuế vào tờ khai đăng ký. Phòng KH-TK-KT (MT) truyền dữ liệu đăng ký thuế về Tổng cục để kiểm tra tránh sự trùng lắp mã số trên toàn quốc. Sau khi kiểm tra Tổng cục sẽ gửi trả kết quả cho Cục thuế và phòng KH-KT-TK (MT) tiến hành in giấy chứng nhận đăng
41
ký thuế và bảng kê danh sách mã số đối tượng nộp thuế chuyển cho các phòng quản lý thu và các Chi cục để gửi tới đối tượng nộp thuế.
Quy trình xử lý tờ khai và chứng từ nộp thuế.
Phòng hành chính nhận tờ khai thuế, ghi sổ theo dõi và chuyển tờ khai cho các phòng quản lý thu. Phòng quản lý thu nhận tờ khai và tiến hành kiểm tra phát hiện lỗi.
Phòng quản lý thu có trách nhiệm liên hệ với đối tượng nộp thuế để sửa lỗi tờ khai.
Sau khi kiểm tra tờ khai thuế, phòng quản lý thu tiến hành phân loại và đóng tệp tờ khai theo ngày kiểm tra và gửi tờ khai ngay trong ngày cho phòng KH-KT-TK (MT).
Phòng này tiến hành nhập tờ khai vào máy tính, tiếp tục kiểm tra phát hiện lỗi. Đối tượng nộp thuế sẽ phải liên hệ qua điện thoại hoặc trực tiếp đến cơ quan thuế để sửa lỗi. Việc sửa lỗi tờ khai thuế GTGT phải diễn ra trước ngày 15 hàng tháng, sửa lỗi tờ khai thuế TNDN trước ngày 28/2 hàng năm. Nếu quá thời hạn thì phòng quản lý thu tiến hành ấn định thuế theo luật định.
Phòng KH-KT-TK (MT) tính nợ kỳ trước chuyển sang, tính thuế phải nộp kỳ này dựa vào tờ khai và danh sách ấn định thuế để in thông báo thuế. Thông báo thuế in xong được chuyển cho lãnh đạo Cục ký và được sao thành 2 bản: 1 bản cho đối tượng nộp thuế giữ và 1 bản chuyển cho phòng quản lý thu lưu giữ hồ sơ của doanh nghiệp.
Các trường hợp nộp chậm tiền thuế, kéo dài sẽ bị tính phạt nộp chậm hoặc phạt hành chính hoặc lập lệnh thu được tiến hành theo Quyết định số 1368 của Tổng Cục thuế.
Đối tượng nộp thuế căn cứ tờ khai tính thuế của mình để tự viết giấy nộp tiền và nộp thuế vào kho bạc. Phòng KH-TK-KT (MT) hàng ngày nhận giấy nộp tiền từ các Kho bạc hoặc các Chi cục chyển lên nhập số liệu từ giấy nộp tiền vào máy tính để theo dõi tình hình nộp thuế của đối tượng nộp thuế. Phòng TT-XLTT và các phòng quản lý thu khai thác đối tượng nộp thuế có nghi vấn về kê khai thuế trên máy tính để tiến hành kiểm tra và xử lý.
Quy trình xử lý hoàn thuế
Đối tượng nộp thuế lập hồ sơ theo quy định để đề nghị hoàn thuế và gửi đến cơ quan thuế trực tiếp quản lý thu.
42
Phòng quản lý thu tiến hành kiểm tra các thủ tục hồ sơ đề nghị hoàn thuế của đối tượng nộp thuế và xác định số thuế hoàn trả và lập phiếu trình lãnh đạo về việc hoàn thuế cho doanh nghiệp. Thời gian cơ quan thuế nhận xử lý hồ sơ hoàn thuế và ra quyết định hoàn thuế chỉ được kéo dài tôí đa không quá 30 ngày. Trong thời gian 5 ngày kể từ khi nhận được quyết định hoàn thuế của cơ quan thuế, kho bạc thực hiện thủ tục hoàn thuế, lập chứng từ hoàn thuế và gửi 1 liên chứng từ hoàn thuế cho cơ quan thuế.
Quy trình xử lý miễn thuế, giảm thuế, tạm giảm thuế
Đối tượng nộp thuế thuộc diện được miễn, giảm, tạm giảm thuế theo luật thuế phải lập hồ sơ đề nghị được miễn, giảm, tạm giảm thuế theo quy định để gửi cơ quan thuế. Phòng quản lý thu có nhiệm vụ hướng dẫn, giải thích các thủ tục lập hồ sơ để nghị miễn, giảm, tạm giảm thuế cho các đối tượng nộp thuế.
Phòng hành chính nhận hồ sơ đề nghi và ghi vào sổ nhận hồ sơ theo mẫu, đóng dấu ngày nhận vào đơn đề nghị và chuyển tới các phòng quản lý thu.
Phòng quản lý thu nhận hồ sơ tiến hành kiểm tra thủ tục hồ sơ để xác định số thuế được miễn, giảm, tạm giảm. Sau đó trình lãnh đạo duyệt. Phòng hành chính nhận được quyết định miễn, giảm, tạm giảm sao thành 3 bản: 1 bản lưu tại phòng hành chính, 1 bản cho phòng quản lý thu, 1 bản cho đối tượng nộp thuế.
Phòng quản lý thu căc cứ vào quyết định miễn, gảm, tạm giảm thuế để lập danh sách kết quả miễn, giảm, tạm giảm theo mẫu.
Phòng KH-TK-KT (MT) nhận danh sách quyết định nhập số thuế được miễn, giảm, tạm giảm để điều chỉnh số thuế phải nộp từng kỳ của đối tượng nộp thuế.
Quy trình xử lý quyết toán thuế
Đối tượng nộp thuế trong thời hạn 60 ngày kể từ khi kết thúc năm dương lịch phải lập và gửi quyết toán thuế cho cơ quan thuế. Đối với đối tượng nộp thuế chia, tách, sát nhập, giải thể trong thời hạn 45 ngày kể từ khi có quyết định sát nhập, chia tách, giải thể...
Phòng hành chính nhận quyết toán thuế, ghi vào sổ theo mẫu và đóng dấu ngày nhận vào rồi chuyển tới các phòng quản lý thu. Phòng quản lý thu có trách nhiệm kiểm
43
tra số liệu quyết toán thuế và xác định số thuế còn thừa hoặc thuế sau quyết toán của từng đối tượng nộp thuế.
Phòng quản lý thu lập danh sách đối tượng nộp thuế nộp chậm hoặc không nộp quyết toán, trình lãnh đạo quyết định phạt hành chính. Chuyển danh sách ghi số tiền phạt hành chính cho phòng KH-TK-KT để theo dõi thu nộp.
Lập hồ sơ đối tượng nộp thuế.
Phòng quản lý thu có trách nhiệm tạo lập và quản lý hồ sơ các doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có một cặp hồ sơ lưu trữ các tài liệu như đăng ký thuế, thông báo thuế, các hồ sơ và quyết định hoàn thuế, giảm, tạm giảm, quyết toán thuế, các biên bản kiểm tra, quyết định xử lý kiểm tra... thời gian lưu trữ hồ sơ trong suốt quá trình tồn tại, hoạt động của doanh nghiệp, huỷ sau 10 năm kể từ khi doanh nghiệp có quyết định giải thể, phá sản...
Phòng KH-KT-TK (MT) có nhiệm vụ lưu trữ các tờ khai, bảng kê, chứng từ nộp thuế của đối tượng nộp thuế theo từng sắc thuế, kỳ thuế và theo phòng quản lý thu.
Thời gian lưu giữ trong vòng 5 năm.