Chương 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN
3.3 Tình hình tổ chức và chức năng của các phòng ban
3.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Công ty có cơ cấu tổ chức hợp lý, giữa các bộ phận có sự phối hợp chặt chẽ với nhau để tạo nên sự thống nhất và đồng bộ. Đứng đầu công ty là Ban Giám Đốc điều hành tất cả hoạt động kinh doanh, các bộ phận khác sẽ trực tiếp làm nhiệm vụ đƣợc cấp trên giao phó.
Trang 14
Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng cung ứng và bảo hành Phòng kỹ thuật
Nhân viên bán hàng
Nhân viên kinh doanh
sỉ
Nhân viên quản lí CTV
Nhân viên CSKH
Nhân viên nguồn hàng
Nhân viên marketing
Nhân viên IT Nhân
viên kế toán
Giám đốc
Nhân viên kho
Nhân viên giao hàng
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH một thành viên Vinabuy
Trang 15
3.3.2 Chức năng của các phòng ban 3.3.2.1 Ban Giám Đốc
Giám đốc điều hành Ông Trần Chí Dững, là người đăng ký kinh doanh trên giấy phép kinh doanh, chịu trách nhiệm pháp nhân của công ty TNHH MTV Vinabuy, đề xuất các chiến lƣợc kinh doanh, chiêu thị, phân phối và trực tiếp điều hành các hoạt động tại văn phòng của đơn vị.
Các nhân viên chịu sự lãnh đạo trực tiếp từ Giám đốc đƣợc thể hiện thành các nhiệm vụ cụ thể trong bảng mô tả công việc, và báo cáo cho giám đốc qua các báo cáo ngày và tháng. Đƣợc giám đốc triển khai các nhiệm vụ trong bảng kế hoạch làm việc đầu tháng, đầu tuần và ngày cụ thể, cuối tháng được xếp loại theo bảng đánh giá xếp loại nhân viên để trả lương và thưởng phạt.
3.3.2.2 Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh đƣợc thành nhiều bộ phận:
a) Bộ phận nguồn hàng: gồm 2 nhân viên chịu trách nhiệm bảo mật nguồn hàng, tìm kiếm các nguồn hàng đạt tiêu chuẩn theo thang điểm của ban lãnh đạo đơn vị, đánh giá sức mạnh hợp nhất về phía sau và sự mặc cả của nhà cung cấp qua từng thời kỳ.
b) Bộ phận bán hàng và chăm sóc khách hàng
Đây là bộ mặt của tổ chức, thường xuyên tiếp xúc với khách hàng và có ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu của đơn vị. Từ đó nhiệm vụ của bộ phận bán hàng và chăm sóc khách hàng đƣợc triển khai thành bảng mô tả công việc nhƣ sau:
- Chịu trách nhiệm tƣ vấn và làm hài lòng khách hàng, thực hiện các giao dịch theo nhu cầu của khách và luôn đảm bảo họ đƣợc thông tin đầy đủ, chính xác về các sản phẩm và dịch vụ mà họ nhận đƣợc.
- Nhận các đơn hàng từ website dealtichtac.com, và các website hổ trợ bán hàng.
- Gọi điện thăm hỏi và ghi nhận ý kiến của khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm hay dịch vụ.
- Xử lý và chuyển tiếp các phản hồi từ phía khách hàng.
- Mỗi nhân viên trong bộ phận đều phải lên kế hoạch hằng tháng, tuần và ngày làm việc, gửi báo cáo hằng ngày, báo cáo tuần và tháng cho trưởng
Trang 16
phòng, ghi nhận sự đánh giá hiệu quả công việc từ trưởng phòng và điều chỉnh.
- Không ngừng nâng cao tri thức học hỏi không ngừng để đi kịp với sự phát triển của doanh nghiệp, mỗi tuần đọc 1 quyển sách, và giới thiệu điều đã học đƣợc cho các đồng nghiệp khác vào buổi họp ban vào cuối tuần.
- Họp ban vào chiều thứ 7 nhằm tổng kết và đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân sự. Các nhân viên chia sẻ những gì đã học đƣợc cho đồng nghiệp, và các ứng dụng cho phù hợp với đơn vị.
c) Bộ phận phát triển kinh doanh
Bộ phận này đảm bảo doanh số kênh bán hàng sỉ và các hệ thống hỗ trợ nhƣ hệ thống nhân viên kinh doanh ở 13 tỉnh miền Nam và đội ngũ cộng tác viên toàn quốc. Bộ phận này gồm 15 nhân sự bao gồm:
- Nhân viên tuyển dụng đào tạo đội ngũ kinh doanh: Chịu trách nhiệm tuyển dụng đội ngũ cộng tác viên và nhân viên kinh doanh, đào tạo và hướng dẫn cách thức hoạt động trước khi chuyển giao sang 2 người phụ trách còn lại.
- Nhân viên quản lý kênh nhân viên kinh doanh ở 13 tỉnh ĐBSCL: chịu trách nhiệm đào tạo, quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh kênh sỉ. Thông
báo, cập nhật tình trạng hàng hóa và nhận đơn đặt hàng của nhân viên.
- Nhân viên quản lý kênh cộng tác viên toàn quốc: Tuyển dụng, hướng dẫn cộng tác viên hoạt động trên toàn quốc, nhận đơn đặt hàng của cộng tác viên, check tình trạng hàng hóa trong kho và gửi hàng cho cộng tác viên.
Kênh cộng tác viên bao gồm các sinh viên, học sinh, công nhân viên chức ở nhiều tỉnh thành trên cả nước, có sử dụng facebook, gmail và có nhu cầu kiếm thêm thu nhập.
d) Bộ phận marketing và truyền thông
Đây là bộ phận quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu, tiếp thị các sản phẩm và dịch vụ. Bộ phận này cũng có vai trò tăng doanh thu cho kênh bán lẻ của công ty khi thực hiện các chương trình khuyến mãi tại khu vực Cần Thơ.
3.3.2.3 Phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật và bảo hành gồm 2 nhân viên IT chịu sự lãnh đạo trực tiếp từ Giám đốc có trách nhiệm chính trong việc duy trì và phát triển website dealtichtac.com. Công việc chính của IT là thực hiện tối ƣu từ khóa tìm kiếm trên google hay còn gọi là SEO (Search Engine Optimize) và cùng bộ phận marketing & truyền thông phân tích hành vi khách hàng trên website và
Trang 17
nghiên cứu các nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu khi mua hàng online.
3.3.2.4 Phòng cung ứng và bảo hành
Phòng cung ứng gồm và bảo hành gồm 2 nhân viên: 1 nhân viên phụ trách kho, và 1 nhân viên thực hiện việc bảo hành kiêm nhiệm vụ giao hàng.
3.3.2.5 Phòng kế toán
Phòng kế toán gồm kế toán trưởng và các nhân viên kế toán, chịu trách nhiệm chung, tổng hợp các số liệu kế toán, dự báo hoạt động tài chính. có 2 nhân viên kế toán phụ trách kênh sỉ và lẻ.
Trang 18