Chương 3: GIỚI THIỆU VỀ NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT
3.2 Quy trình thanh toán hàng xuất khẩu theo phương thức tín dụng chứng từ
Quy trình thanh toán đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động thanh toán L/C xuất khẩu tại ngân hàng bởi nó thể hiện cụ thể cả một quá trình thực hiện dịch vụ này; nếu một quy trình đƣợc thiết lập chặt chẽ, liên kết tốt từng nghiệp vụ với nhau thì hoạt động thanh toán sẽ diễn ra một cách trơn tru, hiệu quả, hạn chế đƣợc rủi ro cho ngân hàng lẫn doanh nghiệp và ngƣợc lại.
Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ cho hàng xuất khẩu tại VCB đƣợc áp dụng dựa trên quy trình chuẩn quốc tế bao gồm các bước như tiếp nhận và kiểm tra L/C, thông báo L/C, nhận và kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu, gửi chỉ thị thanh toán cho ngân hàng mở L/C, thanh toán và kết thúc bộ chứng từ. Để thấy rõ hơn từng bước thực hiện, ta xem xét quy trình dưới đây:
3.2.1 Quy trình đối với L/C xuất khẩu tại Vietcombank Cần Thơ
Tiếp nhận và kiểm tra L/C
Thông báo L/C cho tổ chức XK và theo dõi L/C
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ XK
Gửi đi và chỉ thị cho ngân hàng thương lƣợng thanh toán
Báo có cho nhà XK
Kết thúc bộ chứng từ Tu chỉnh
L/C
Hợp lệ
Nhận đƣợc báo Có từ NH nước ngoài
Nguồn: Phòng Thanh Toán Quốc Tế Vietcombank Cần Thơ
Hình 3.3 Quy trình đối với L/C xuất khẩu tại VCB Cần Thơ
Bước 1: Khi nhận L/C từ ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng thông báo khác, VCB sẽ kiểm tra L/C với các điều kiện sau:
- Tính xác thực bề ngoài của L/C
- Trạng thái L/C khi nhận phải dẫn chiếu các quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ (UCP 500 hoặc UCP 600).
- Các điều kiện, điều khoản L/C
Bước 2: Sau khi kiểm tra tính xác thực của L/C, thanh toán viên tiến hành thông báo L/C cho người XK bằng văn bản. Sau khi thông báo và sửa đổi L/C (nếu có), thanh toán viên sẽ nhập hồ sơ vào máy và thu phí thông báo, phí sửa đổi, phí xác nhận (nếu có) theo biểu phí của VCB.
Bước 3: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ XK
- Tiếp nhận bộ chứng từ: Khi nhà XK xuất trình bộ chứng từ thanh toán kèm theo thƣ yêu cầu thanh toán kèm bản gốc L/C và các điều chỉnh (nếu có) cùng thƣ thông báo L/C, sửa đổi L/C có xác nhận mã chữ ký đúng, thanh toán viên tiếp nhận và kiểm tra số lƣợng và ký xác nhận vào L/C gốc.
- Kiểm tra chứng từ:
+ Kiểm tra sự phù hợp so với các điều kiện, điều khoản trong L/C và L/C sửa đổi (nếu có).
+ Sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau.
+ Kiểm tra chứng từ so với quy tắc tín dụng chứng từ mà L/C tuân thủ và tập quán quốc tế (UCP 500 hoặc UCP 600, ISBP...)
Bước 4: Thanh toán viên sẽ lập lệnh đòi tiền kèm bộ chứng từ gửi cho ngân hàng mở L/C theo quy định của L/C. Sau khi gửi bộ chứng từ đòi tiền ngân hàng phát hành, thanh toán viên lưu 1 bộ hồ sơ bản sao và theo dõi chờ đến ngày ngân hàng phát hành thanh toán.
Bước 5 và 6: Ngày đáo hạn, ngân hàng phát hành chuyển trả tiền cho VCB. Khi nhận đƣợc điện chuyển tiền từ ngân hàng phát hành, thanh toán viên tiến hành ghi có vào tài khoản tiền gửi của khách hàng và lập giấy báo nợ thu các khoản phí liên quan theo biểu phí của VCB.
Trong khi thanh toán cho khách hàng, thanh toán viên sẽ tính phí thanh toán cho bộ chứng từ (mức phí hiện tại là 0,15% trị giá bộ chứng từ nhƣng tối thiểu là 20 USD và tối đa là 200 USD).
3.2.2 Đánh giá quy trình thực hiện thanh toán L/C xuất khẩu tại Vietcombank Cần Thơ
3.2.2.1 Ưu điểm của quy trình
VCB Cần Thơ đã áp dụng quy trình chặt chẽ trong phương thức tín dụng chứng từ theo tinh thần UCP 600.
Tính chặt chẽ của quy trình:
Khi xác nhận L/C, VCB Cần Thơ luôn xem xét uy tín, khả năng tài chính của ngân hàng mở L/C để đặt ra mức kỹ quỹ xác nhận phù hợp.
Chỉ lập thông báo L/C, thông báo chỉnh sửa sau khi đã kiểm tra xác nhận mã đúng. Ngƣợc lại khi chƣa thực hiện việc kiểm tra trên, nếu khách hàng có yêu cầu, VCB Cần Thơ chỉ giao cho khách hàng bản sao L/C.
Chỉ lập thƣ gửi chứng từ và lập điện đòi tiền ngân hàng mở L/C và nhà nhập khẩu sau khi đảm bảo yếu tố phù hợp giữa chứng từ với L/C gốc và các sửa đổi đi kèm (nếu có).
Mặc dù bộ chứng từ gửi hàng đã đƣợc ngân hàng gửi chứng từ kiểm tra tính phù hợp so với L/C trước khi chuyển tới VCB Cần Thơ song tại VCB Cần Thơ, các thanh toán viên vẫn phải kiểm tra lại trước khi thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu, nếu kiểm tra thấy sai sót VCB Cần Thơ sẽ thông báo kịp thời cho các bên liên quan và hoãn việc thanh toán.
Từ đó, nêu bật được ưu điểm của phương thức này là đảm bảo quyền lợi cho các bên tham gia:
Theo phương thức này, nhà XK được đảm bảo thanh toán khi tuân thủ các điều khoản và các điều kiện của L/C và nhận đƣợc thanh toán nhanh nhất.
Nhà XK đƣợc ngân hàng giúp đỡ tƣ vấn, giảm thiểu các rủi ro trong thanh toán. Đặc biệt, người bán có thể sử dụng L/C như một phương thức tài trợ xuất khẩu nhƣ: chiết khấu bộ chứng từ, bán bộ chứng từ cho ngân hàng hay vay vốn ngân hàng bằng thế chấp bộ chứng từ.
Ngân hàng có điều kiện mở rộng mối quan hệ giữa ngân hàng và khách hàng khi trải qua các giao dịch, nâng cao uy tin cho ngân hàng.
Nếu L/C có gì sai sót, quy trình chỉnh sửa cũng phải qua nhiều công đoạn nhƣ: nếu nhà XK thấy L/C có vấn đề sẽ yêu cầu cho ngân hàng thông báo chỉnh sửa, sau đó ngân hàng thông báo sẽ thông báo lại cho ngân hàng mở L/C, ngân hàng mở L/C mới thông báo cho nhà NK. Quy trình khép kín sẽ khiến cho quyền lợi hai bên đều đƣợc bảo đảm do không ai đƣợc phép sửa khi chƣa thông báo cho bên còn lại (trừ L/C có thể hủy ngang).
3.2.2.2 Hạn chế của quy trình
Tuy nhiên, quy trình phương thức thanh toán tín dụng chứng từ cho hàng xuất khẩu cũng còn những hạn chế nhất định. Bên cạnh sự chặt chẽ nhƣ đã nếu trên, quy trình thanh toán L/C xuất khẩu còn tồn tại vài hạn chế:
- Không có quy định nào đảm bảo VCB Cần Thơ sẽ chắc chắn thu đƣợc phí thông báo, phí thông báo sửa chữa nếu nhà xuất khẩu không chịu nhận thông báo L/C. Theo quy định của VCB, khoản phí trên đƣợc nhà xuất khẩu thanh toán khi họ nhận đƣợc thông báo L/C của VCB. Chính vì vậy, khi họ không nhận đƣợc thông báo L/C, họ cũng nhƣ ngân hàng mở L/C đều không có nghĩa vụ trả khoản phí đó.
- Quy trình khá phức tạp, tốn nhiều thời gian do phải trải qua nhiều công đoạn và cũng phát sinh nhiều chi phí cho nhà XK.
3.2.2.3 Những rủi ro ngân hàng có thể gặp phải trong thanh toán tín dụng chứng từ cho hàng xuất khẩu:
- Rủi ro trong việc xác định tính chân thật của L/C
Mục đích chuyển L/C cho người xuất khẩu thông qua ngân hàng thông báo là để xác định tính pháp lý của L/C. Ngân hàng thông báo phải có sự quan tâm thích đáng để kiểm tra tính xác thực bề ngoài của thƣ tín dụng, bao gồm việc xác minh chữ ký, khóa mã mẫu điện trước khi gửi thông báo cho người xuất khẩu. Như vậy, nếu ngân hàng thông báo cho người xuất khẩu do sơ suất hay không thể xác định đƣợc tính chân thật của L/C nhƣng trong thông báo cho người xuất khẩu lại không lưu ý về việc này thì ngân hàng thông báo phải chịu trách nhiệm nếu có vấn đề gì xảy ra.
Khi nhận đƣợc các chỉ thị không đầy đủ nhƣ mất dòng, mất đoạn hoặc chỉ thị nhận đƣợc một phần bức điện của L/C hoặc các chỉ thị không rõ ràng có thể do nhiễu loạn không đọc đƣợc hoặc do các điều kiện của L/C, sửa đổi L/C mập mờ nhưng lại sơ suất hoặc không thông báo rõ ràng đến người hưởng để họ lưu ý thì ngân hàng thông báo phải chịu hậu quả phát sinh từ việc này.
- Rủi ro do in sót L/C
Thông thường, Phòng thanh toán quốc tế nhận được L/C hay tu chỉnh L/C từ Hội sở thông qua hệ thống mạng của ngân hàng, sau đó in ra L/C gốc để thông báo cho khách hàng. Trong nhiều trường hợp, do sơ ý đã in sót L/C dẫn đến việc thông báo trễ cho người thụ hưởng. Hậu quả tất yếu là người xuất khẩu đã giao hàng không đúng so với L/C quy định và ngân hàng thông báo bị mất uy tín với khách hàng.