(presentation) trở thành yêu cầu tiên quyết cho sự thành cơng của các nhà quản lý hiện đại. Kỹ năng này là phần nổi quan trọng của năng lực lãnh đạo (leadership). Khảo sát ở Mỹ với các giám đốc nhân sự của các cơng ty cho thấy kỹ năng nĩi/ trình bày là kỹ năng quan trọng nhất mà sinh viên tốt nghiệp ra trường phải cĩ để được tuyển dụng. Do vậy trong các trường đại học của Mỹ cĩ rất nhiều các mơn học để nâng cao các kỹ năng này như public speaking (nĩi chuyện trước cơng chúng), interpersonal communication (giao tiếp – truyền thơng), kỹ thuật thuyết phục (persuation). Các mơn học này thường dành cho các sinh viên ở giai đoạn đại cương. Bên cạnh đĩ, trong các mơn học khác, các giáo sư luơn khuyến khích và yêu cầu sinh viên trình bày các bài tập hay dự án trước lớp. Đây chính là những cơ hội tốt để hồn thiện kỹ năng truyền thơng. Sinh viên Mỹ và các nước do vậy hết sức tự tin và cĩ kỹ năng tốt trong trình bày. Ở Việt Nam ta, trong chương trình giảng dạy rất ít chú trọng đến kỹ năng này. Do vậy một bộ phận lớn cán bộ của chúng ta rất yếu về kỹ năng này. Tham dự các cuộc họp, hội nghị của chúng ta (đặc biệt các cơ quan nhà nước) sẽ thấy những bài phát biểu dài lê thê và diễn giả chỉ “đọc” chứ khơng “nĩi”. Cách đây mấy năm, Thủ Tướng Chu Dung Cơ của Trung Quốc đã làm cho các lãnh đạo cấp tỉnh hết sức bối rối khi vào đầu 1 cuộc họp Ơng yêu cầu các vị lãnh đạo sẽ lên báo cáo phải nĩi chứ khơng được đọc. Kết quả là hầu hết đều lúng túng và khơng đáp ứng được yêu cầu. Đến đây cĩ thể thấy rằng nĩi khơng phải là đơn giản ngay cả đối với những nhà lãnh đạo nhiều kinh nghiệm. Vậy cần làm gì để hồn thiện kỹ năng quan trọng này?
Chuẩn bị cho một bài nĩi chuyện hay trình bày
Mục tiêu truyền thơng. Để giao tiếp cĩ hiệu quả, chúng ta phải hiểu rõ các mục tiêu mà chúng ta muốn đạt được thơng qua nĩi chuyện hay trình bày. Thơng thường cĩ 3 mục tiêu chính. Thứ nhất là truyền đạt thơng tin thường xuất hiện ở các hình thức như báo cáo, hướng dẫn hay giảng bài. Đối với mục tiêu này, người nĩi phải tập trung trình bày, giải thích, định nghĩa và làm rõ các khái niệm, và sử dụng các ví dụ để minh họa. Mục tiêu thứ hai là thuyết phục thường thể hiện dưới các hình thức như trình bày để bán hàng, các cuộc tranh luận, ứng cử hay trong các cuộc thương lượng. Ở mục tiêu này, người nĩi phải nêu bật được những điểm mạnh, lợi thế, những giá trị (vật chất và tình cảm) của logic hay luận cứ của mình nhằm thu hút và thuyết phục đối tượng nghe. Mục tiêu thứ ba là truyền cảm hứng (sáng tạo), khuyến khích động viên thường xuấthiện trong các diễn văn nghề nghiệp (hiệu trưởng trao đổi với các giáo sinh, nghệ sĩ đàn anh trao đổi với lớp đàn em, lãnh đạo cơng ty với nhân viên), hay các sự kiện xã hội (nhập ngũ, hiến máu nhân đạo). Với mục tiêu này, người nĩi thường nhấn mạnh các tác động tinh thần, xã hội, đạo đức, cũng như các cảm xúc và các kinh nghiệm cá nhân để khơi dậy sự đồng cảm và thăng hoa của người nghe. Một bài nĩi chuyện thường theo đuổi một hay một vài mục tiêu, chỉ khác ở trọng số cho mỗi mục tiêu.
Phân tích khán giả. Cũng như bán một sản phẩm, để bán được lời nĩi của mình chúng ta phải hiểu khách hàng hay người nghe của ta là ai, họ muốn nghe gì, muốn nhận được thơng tin, thơng điệp gì từ chúng ta. Thơng thường chúng ta cần thu thập các thơng tin như chung: giới tính, tuổi, trình độ học vấn, kiến thức, nghề nghiệp, nhĩm hay tầng lớp xã hội, tơn giáo. Những thơng tin này cho phép chúng ta ước đốn về những
chiến lược ứng xử thích hợp. Cùng là một đề tài như “Quan hệ thương mại Việt Nam và Mỹ” nhưng khi trình bày cho các sinh viên thì nội dung và cách tiếp cận sẽ khác hẳn khi trình bày cho các chuyên gia hay cho các lãnh đạo doanh nghiệp. Đây là bước đặc biệt quan trọng quyết định thành cơng của một bài nĩi chuyện nhưng thường bị bỏ qua.
Lựa chọn và giới hạn đề tài. Căn cứ vào mục tiêu và kỳ vọng của đối tượng nghe chúng ta sẽ lựa chọn đề tài. Cái tên của bài nĩi chuyện hết sức quan trọng vì nĩ chuyển tải thơng điệp chính của đề tài, thu hút sự chú ý của khán giản. Do vậy lựa chọn đề tài luơn đi kèm với chọn một cái tên phù hợp, điều này cũng cĩ nghĩa là chúng ta phải biết giới hạn nội dung cần trình bày. Thơng thường, chúng ta hay mắc hai loại sai lầm trong giới hạn. Loại thứ nhất là muốn nĩi tất cả mọi thứ vì sợ khán giả khơng đủ thơng tin hoặc muốn phơ diễn kiến thức của chính mình (đây là lỗi thường gặp ngay cả với những diễn giả cĩ kinh nghiệm, vì lúc này ta đang nĩi để phục vụ nhu cầu nĩi của chính mình chứ khơng cần biết người khác cĩ nghe khơng). Lỗi này làm phân tán trọng tâm của bài nĩi chuyện và làm khán giả mất tập trung. Bên cạnh đĩ, với những diễn giả thiếu kinh nghiệm thì nĩi quá nhiều vấn đề sẽ lộ ra những chỗ thiếu xĩt trong kiến thức và kinh nghiệm – là cơ sở để khán giản tấn cơng. Lỗi thứ hai, là lỗi quá chi tiết, quá sâu. Tức là trình bày một vấn đề quá cụ thể, quá chuyên sâu mà đối tượng nghe chưa được chuẩn bị đủ thơng tin và kiến thức để tiếp nhận. Đây là lỗi trong phân tích khán giả. Cả hai lỗi này đều dẫn đến thất bại cho một bài nĩi chuyện. Vậy một bài nĩi chuyện hiệu quả phải cân đối được giữa hai thái cực và cĩ giới hạn rộng – sâu thích hợp.
Nghiên cứu đề tài. Cần cĩ nhiều thơng tin, tư liệu để phục vụ cho đề tài đã chọn. Sách, báo, tạp chí, internet, và tham khảo ý kiến của chuyên gia là những nguồn thơng tin quan trọng. Mặt khác, kinh nghiệm cá nhân, những ví dụ từ thực tiễn cuộc sống mà chúng ta đã chứng kiến cũng là những nguồn thơng tin tốt. Chúng ta cĩ thể dùng những câu chuyện hay hình ảnh, số liệu để minh hoạ các vấn đề mà mình trình bày. Chất lượng chính của một bài nĩi chuyện chính là ở chất lượng thơng tin mà nĩ mang đến cho người nghe. Do vậy cần nghiên cứu thật kỹ đề tài ở các gĩc độ khác nhau, cĩ thể chỉ ra những ý kiến tranh luận trái ngược nhau về vấn đề mình trình bày, phân tích các điểm mạnh và yếu của các ý kiến và đưa ra kết luận của mình. Cách tiếp cận này sẽ làm cho bài nĩi chuyện được nâng lên một tầm vĩc cao hơn những bài nĩi chuyện chỉ đưa ra các luận cứ một chiều. Tiếp cận vấn đề một cách đa chiều cũng là chiến lược tối ưu để đối phĩ với những phản ứng, tấn cơng từ phía khán giả. Mặt khác, quá trình nghiên cứu đề tài cần tập trung vào những điểm làm cho đề tài nổi bật, trở nên mới mẻ, khác biệt và cĩ giá trị. Điều này đặc biệt quan trọng khi đề tài được chọn là đề tài đã cĩ nhiều người nĩi và quen thuộc với khán giả.
Ngơn ngữ và các hình thức diễn đạt phi ngơn ngữ. Các yêu cầu chung của việc sử dụng ngơn ngữ là cụ thể, rõ ràng, chính xác, và ngọn gàng. Cần đảm bảo rằng các thuật ngữ chuyên mơn, tiếng nước ngồi hay các từ vựng đa nghĩa được giải thích rõ ràng và sử dụng một cách thống nhất. Tùy bối cảnh mà chúng ta cĩ thể sử dụng ngơn ngữ gần gũi (trình bày trong lớp, câu lạc bộ thanh niên) hay trang trọng (báo cáo trước hội nghị, trình bày bán hàng). Xưng hơ trong tiếng Việt cũng là một vấn đề, vì tiếng Việt ta cĩ quá tinh tế trong việc sử dụng các đại từ nhân xưng (tơi, em, cháu, bác..). Một đại từ thích hợp phải thể hiện được vị trí của người trình bày và khơng làm người nghe khĩ chịu. Cần chú ý đến âm lượng, tốc độ, nhịp điệu của giọng nĩi. Một giọng nĩi rõ ràng, phát âm chính xác, cĩ lực, nhịp điệu thay đổi theo đúng hồn cảnh nĩi là cơ sở lơi cuốn người nghe. Tốc độ nĩi cũng cĩ thể thay đổi, nhanh ở những điểm khơng quan trọng, chậm – nhấn nhá và dừng ở những điểm cần gây chú ý hoặc cần thời gian để khán giả tiếp thu. Một giọng nĩi nhỏ, đều đều, vơ hồn là liều thuốc ngủ cực tốt (học sinh gọi vui các giáo viên cĩ chất giọng này là các “Tiến Sĩ Gây Mê”). Bên cạnh ngơn ngữ, chúng ta
cần linh hoạt sử dụng các hình thức diễn đạt phi ngơn ngữ như mắt và các động tác cơ thể khác (tay, di chuyển, nét mặt). Luơn giữ liên hệ bằng mắt với khán giả là một kỹ thuật để lơi kéo sự đồng tình của khán giả. Cũng trong vấn đề này, trang phục và hành vi lịch thiệp sẽ giúp chúng ta tự tin trong trình bày.
Sử dụng các ghi chép. Ngoại trừ một số trường hợp cần phát biểu chính xác một số câu chữ như đọc các dự luật trước Quốc hội, việc đọc nguyên văn một bản diễn văn chuẩn bị trước là điều nên tránh. Chúng ta cĩ thể sử dụng những mẩu giấy nhỏ ghi cấu trúc, các ý chính và dùng nĩ trong lúc nĩi, nĩ giúp chúng ta tập trung vào các ý chính.
Các phương tiện hỗ trợ trình bày. Các máy đèn chiếu (overhead), máy chiếu (multimedia projector), và các phần mềm như Power Point hiện nay là những cơng cụ hỗ trợ rất quan trọng cho một bài trình bày. Các phương tiện này giúp cho việc tổ chức, minh họa, diễn đạt các ý tưởng của người nĩi trở nên đơn giản và hiệu quả (chúng ta cĩ thể kèm hình ảnh, các video clips, các bảng biểu). Tuy nhiên khơng nên quá phụ thuộc vào các thiết bị và luơn cĩ phương án thay thế trong trường hợp cĩ vấn đề xảy ra với thiết bị, phần mềm, hay file dữ liệu.
Thực hành. Kỹ năng chỉ hồn thiện khi nĩ được thực hành nhiều lần. Hãy thực hành nhiều lần trước gương hay với người thân. Điều này sẽ giúp chúng ta tự tin. Bên cạnh đĩ hãy xung phong nĩi, phát biểu, trình bày ở mọi hồn cảnh. Sẽ ngần ngại và khĩ khăn lúc ban đầu nhưng chúng ta sẽ vượt qua. Thời gian là một yếu tố cần quan tâm khi thực hành. Chúng ta cần xác định thời gian tối đa chúng ta muốn nĩi. Một điều chắc chắn rằng thực tập và thực tế sẽ khác biệt do vậy cần cĩ thời gian dự trữ và cĩ nội dung dự trữ, vì các diễn giả thiếu kinh nghiệm hoặc sẽ nĩi quá thời gian cho phép hoặc kết thúc quá sớm.
Cấu trúc bài nĩi chuyện và trình bày
Sau bước chuẩn bị, chúng ta đi vào thiết kế một bài nĩi chuyện, cũng như một bài văn nĩ gồm cĩ ba phần: Mở đầu, Phần chính, và Kết luận.
Mở đầu. An tượng đầu tiên rất quan trọng và đơi khi quyết định sự thành cơng. Mục tiêu của phần mở đầu là thu hút sự chú ý, giới thiệu đề tài, cung cấp lý do tại sao khán giả mất thời gian nghe chúng ta nĩi, và cuối cùng giới thiệu các ý chính sẽ nĩi. Các diễn giả kinh nghiệm đều thống nhất rằng cần đầu tư nhiều cho việc thu hút sự chú ý của khán giả. Các lời mở đầu đại loại như “Hơm nay tơi sẽ nĩi về ....” là những lời mở đầu khơng gây sự chú ý. Cĩ thể mở đầu bằng : câu hỏi khơng yêu cầu trả lời, một câu chuyện, một phát biểu gây ngạc nhiên, một số liệu thống kê, hay một câu nĩi hài hước. Sáng tạo là yêu cầu quan trọng của bước này. Sau khi đã thu hút được sự chú ý của khán giả cần đi vào giới thiệu chủ đề chính. Một cái tên hay như đã nĩi ở trên sẽ làm khán giả chú ý và ghi nhớ. Tiếp theo cần nêu bật tầm quan trọng và lý do tại sao khán giả cần nghe chúng ta nĩi. Để bắt đầu, hãy suy nghĩ về chính chúng ta, tại, nĩ hấp dẫn chúng ta ở điểm nào và tại sao chúng ta lại muốn chia xẻ với người khác. Chỉ khi chính chúng ta thấy được cái hay và vẻ đẹp của điều chúng ta muốn nĩi thì chúng ta mới hy vọng thuyết phục người khác. Một lý do khá phổ biến khiến sinh viên chán học một mơn học nào đĩ là do chính người thầy dạy mơn học đĩ cũng chẳng thích mơn học đĩ. Thầy đã khơng thích thì làm sao truyền sự đam mê cho trị? Nghe cĩ vẻ kỳ lạ, nhưng điều này rất phổ biến. Kết thúc phần mở đầu là việc giới thiệu các nội dung chính sẽ trình bày. Trong một số trường hợp, khi khán giả và người nĩi chưa cĩ quen biết thì cần giới thiệu về chính mình, chủ yếu tập trung các đặc điểm – lý do khiến chúng ta là người nĩi đang tin cậy (Nha sĩ nĩi về bảo vệ răng miệng).
Phần chính. Đây là nội dung chính, nĩ chiếm ít nhất 75% lượng thơng tin mà chúng ta muốn chuyển tải. Thơng thường chỉ nên cĩ từ 3 – 5 điểm chính, quá nhiều ý chính vì sẽ làm khán giả mệt và khơng tập trung. Chúng ta cĩ thể cấu trúc các ý chính theo nhiều trật tự khác nhau như: theo thời gian, theo khơng gian và địa điểm (của sự kiện), theo mức độ phức tạp (giản đơn đến phức tạp hay xen kẽ), theo nguyên nhân và kết quả, hay theo vấn đề và giải pháp. Tùy thuộc mục tiêu và hình thức trình bày mà linh hoạt trong cấu trúc. Xung quanh các ý chính chúng ta cĩ các lý thuyết, logic, ví dụ, câu chuyện, số liệu, hình ảnh để bổ xung cho mỗi ý chính này. Các ví dụ, câu chuyện, minh họa cần điển hình, cụ thể, và dễ hiểu. Những thứ này sẽ làm nổi bật các ý chính của chúng ta. Tuy nhiên nếu lạm dụng quá liều lượng sẽ làm lỗng bài nĩi chuyện. Một điều cần chú ý là nĩi chuyện hay trình bày trước đám đơng cĩ thể là quá trình giao tiếp một chiều (khơng cĩ tương tác như chúng ta thường thấy trong các buổi họp ở Việt Nam với những phát biểu dài lê thê), nhưng xu hướng hiện nay là giao tiếp tương tác đa chiều tức là cĩ sự tham gia của người nghe vào quá trình nĩi hay giao tiếp thơng qua việc đặt câu hỏi hay tranh luận, giúp nâng cao chất lượng truyền đạt và tiếp thu thơng tin. Khi sử dụng kỹ thuật giao tiếp tương tác, chúng ta cĩ hai lựa chọn: (1) cho phép khán giả đặt câu hỏi ngay trong phần trình bày hoặc (2) cĩ riêng một phần đặt câu hỏi và trả lời hay tranh luận sau khi trình bày.
Kết luận. Phần này chúng ta tổng kết lại những ý chính đã trình bày và đưa ra những kết luận chung. Phần này quan trọng để chúng ta nhấn mạnh lại các ý chính và đây đơi khi chính là những thứ mà khán giả sẽ mang theo về nhà. Kết luận cần ngắn gọn và bám vào các ý chính. Ở phần này chúng ta cũng cĩ thể giới thiệu mở rộng vấn đề và đề nghị hướng nghiên cứu hay tư duy cho khán giả. Một bài nĩi chuyện hay là một bài nĩi chuyện cĩ giới hạn cụ thể ở phần chính nhưng lại mở ra những chân trời thênh thang về tri thức hay ước mơ cho khán giả ở phần kết.
Một vài kỹ thuật
Vượt qua sự sợ hãi và hồi hộp. Đứng trước đám đơng ai cũng hồi hộp và lo lắng. Đi dạy nhiều năm mà mỗi lần trước khi bước vào lớp học bao giờ tơi cũng phải dừng lại trước của lớp hút thở thật sâu, lấy lại “can đảm” để bước vào lớp. Một vài kinh nghiệm:
- Chuẩn bị thật tốt sẽ cho ta tự tin
- Thực hành trước nhiều lần
- Thư giãn trước khi nĩi bằng cách hít thở sâu và nhắm mắt để tập trung
- Nghĩ đến những điều tích cực và tự tin rằng mình sẽ thành cơng
- Chấp nhận các ý kiến trái ngược, các phản ứng từ khán giả như những đĩng