4.3.1. Thực hiện đánh giá xác định nhu cầu tuyển sinh gắn liền với nhu cầu sử dụng các dịch vụ giáo dục của người học
Để khắc phục triệt để khó khăn về tuyển sinh hiện nay cũng như đạt được mục tiêu phát triển ổn định, bền vững, nhà trường không thể chỉ dựa vào các biện pháp thu hút sinh viên mang tính hình thức và tạm thời. Nguyên nhân sâu xa đằng sau sự khan hiếm nguồn tuyển và cũng là giải pháp triệt để cho hiện trạng này chính là “đào tạo phải gắn liền với nhu cầu của xã hội, đào tạo đi đôi với hiệu quả việc làm cho người học”. Một khi xác định được nhu cầu của người học sẽ là định hướng chính xác cho nội dung của truyền thông cũng như xây dựng chương trình, mã ngành đào tạo phù hợp. Đồng thời, chất lượng và hiệu quả việc làm cho sinh viên sau khi ra trường cũng là sự khẳng định rõ ràng nhất về chất lượng đào tạo cũng như sự tuyên truyền thuyết phục nhất cho uy tín, danh tiếng của trường.
Do đó, trường ĐH Hà Tĩnh phải xác định sinh viên là khách hàng và sinh viên tốt nghiệp là sản phẩm của trường. Chất lượng của sinh viên tốt nghiệp luôn là một trong những điều mà trường luôn hướng tới. Trong đó việc làm của sinh viên và những đánh giá tích cực từ phía doanh nghiệp tuyển dụng là một trong những chỉ tiêu đánh giá quan trọng về chất lượng đào tạo và thương hiệu của trường. Trên thực tế việc phân tích nhu cầu tuyển sinh hiện nay ở các trường đại học của Việt Nam gần như rất ít và nếu có thực hiện chỉ là hình thức. Tuy nhiên, để có thể đảm bảo rằng chất lượng sản phẩm đào tạo đáp ứng được nhu cầu của xã hội thì phân tích, đánh giá nhu cầu người học ngay từ khâu đầu tiên này là việc làm thiết thực.
Vậy vấn đề đặt ra ở đây đó là thực hiện đánh giá nhu cầu tuyển sinh sẽ được thực hiện khi nào, với những đối tượng nào, bằng cách nào?
Phân tích nhu cầu để trường xác định sẽ tập trung đào tạo theo những ngành nghề nào để từ đó có chỉ tiêu tuyển sinh và đào tạo cụ thể với từng ngành đó. Vậy ở đây việc phân tích nhu cầu đào tạo cần được thực hiện liên tục trong thời gian dài sau mỗi một năm học kết thúc để biết được thị trường đang có nhu cầu lao động đối với những ngành nghề nào, doanh nghiệp đang tuyển dụng với những ngành nghề nào và yêu cầu từ những gì từ người lao động. Từ đó, xác định được đối tượng để phân tích nhu cầu cần tuyển sinh và đào tạo của trường đó là thị trường lao động và doanh nghiệp thông qua khảo sát thị trường thị trường lao động và lấy ý kiến của doanh nghiệp.
Thời gian thực hiện phân tích nhu cầu trên cần được tiến hành trong suốt cả quá trình đào tạo của một khóa học tính từ khi bắt đầu thực hiện công tác tuyển sinh đối với sinh viên đến khi tốt nghiệp; từ thời điểm bắt đầu cho đến khi kết thúc năm học; cần thực hiện trong dài hạn và mang tính chất định kỳ thường xuyên có sự liên hệ giữa thời kỳ trước, thời kỳ hiện tại và dự đoán xu hướng biến động trong tương lai.
Bởi vì, nhu cầu về việc làm cần xác định từ nhu cầu của thị trường lao động về các ngành nghề có sự thay đổi theo thời gian. Có những ngành nào sẽ rơi vào xu thế bão hòa, có những ngành đang cần có nhu cầu về nhân lực ở mức cao, một số ngành lại có xu hướng thu hút nhân lực trong thời gian tới. Nhà trường cần xác định rõ những nhu cầu trên trong dài hạn, từ đó mới có thể xây dựng được kế hoạch tuyển sinh đào tạo trong dài hạn và cụ thể trong từng năm đối với từng ngành đào tạo của trường.
Thứ hai, về đối tượng và cách thức thực hiện phân tích nhu cầu tuyển sinh từ các đối tượng.
Đối với sinh viên đã tốt nghiệp, sau khi sinh viên tốt nghiệp tìm được việc làm thì trường cần có sự liên lạc với những sinh viên này để điều tra tình hình việc làm.
Từ thực trạng việc làm của sinh viên để xác định tỷ lệ có việc, chưa xin được việc tập trung vào những ngành nghề nào? Những đánh giá về kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm mà sinh viên có được từ trường đại học đối với cơ hội tìm việc làm?
có nhu cầu lớn để có hướng điều chỉnh cơ cấu tuyển sinh cho các ngành học. Những điều tra này cần được thực hiện qua khảo sát bằng các xây dựng các bảng hỏi và gửi các phiếu điều tra này bằng thư tay qua địa chỉ liên lạc của cựu sinh viên, gửi email, hoặc trực tiếp thông qua các cuộc gặp mặt với cựu sinh viên của trường.
Việc điều tra việc làm của sinh viên tốt nghiệp là một công việc khó, cần đầu tư thời gian và tài chính. Để có được hiệu quả thì công việc điều tra cần được thực hiện định kỳ hàng năm, đều đặn và điều tra bằng nhiều cách thức khác nhau. Từ kết quả điều tra việc làm hàng năm trường sẽ có một số liệu tổng hợp về việc làm trong một thời kỳ dài. Đó là cơ sở nguồn dữ liệu quan trọng để đánh giá về tổng hợp về việc làm, xu thế việc làm của các ngành học mà trường đã đào tạo. Đồng thời là cơ sở qua đó có thể đánh giá về nhu cầu tuyển sinh của trường trong các năm học tiếp theo.
Nội dung điều tra việc làm của sinh viên bao gồm thông tin tổng hợp những ngành đào tạo sinh viên có cơ hội tìm việc làm cao nhất, những ngành nghề nào tỷ lệ sinh viên thất nghiệp hoặc làm việc không đúng chuyên môn cao nhất. Từ đó là cơ sở để trường xác định nhu cầu tuyển sinh của mình.
Đối với giảng viên: giảng viên là một trong những nguồn lực trực tiếp tạo ra sản phẩm của nhà trường vì vậy ý kiến của giảng viên sẽ góp phần cho trường phân tích nhu cầu tuyển sinh. Để có thể đánh giá nhu cầu tuyển sinh của trường thì cần thực hiện việc điều tra lấy ý kiến của giảng viên một cách rộng rãi, công khai và minh bạch. Việc điều tra lấy ý kiến đối với giảng viên có thể được thực hiện thông qua xây dựng các bảng hỏi cộng thêm với câu hỏi mở để giảng viên có thể đề đạt ý kiến của mình. Việc điều tra này cần được thực hiện hàng năm để các ý kiến được cập nhật thay đổi theo tình hình giảng dạy thực tế của giảng viên về ý thức học tập, trình độ tiếp thu của sinh viên theo học từng Khoa hoặc bộ môn, phân môn.
Nội dung điều tra nhu cầu đào tạo từ phía giảng viên tập trung vào các hướng sau: năng lực của giảng viên có thể đáp ứng nhu cầu đào tạo của trường ở mức độ nào để từ đó trường có cơ sở xác định chất lượng và số lượng nguồn tuyển sinh phù hợp năng lực thực tế của giảng viên. Qua việc giảng dạy, giảng viên cũng có thể nắm bắt được mong muốn, nhu cầu việc làm của người học, của xã hội đang tập
trung vào những ngành nào, đó là những thông tin thiết thực để từ đó trường có cơ sở xây dựng, phân bổ chỉ tiêu tuyển sinh cho các ngành học.
Đối với người học: hàng năm, trường nên có giấy thông báo kết quả học tập và tình hình sinh hoạt tại trường của sinh viên tới phụ huynh, đồng thời tiến hành lấy ý kiến của sinh viên và phụ huynh về việc sinh viên xác định nghề nghiệp trong tương lai như thế nào? Sinh viên có nhu cầu cần học những gì để thực hiện mục tiêu nghề nghiệp đó? Gia đình của sinh viên đặt kỳ vọng vào kết quả mà con em của họ thu được từ trường đại học để làm cơ sở hỗ trợ con em mình trong việc tìm kiếm công việc trong tương lai. Từ việc xác định được nhu cầu của người học để phân tích được một cách đầy đủ nhu cầu tuyển sinh của trường.
Đối với doanh nghiệp – tổ chức, việc thực hiện đánh giá nhu cầu đào tạo của trường đối với doanh nghiệp cũng cần được thực hiện trong khoảng thời gian dài, có sự đầu tư về công sức và tài chính. Đây cũng là một trong những đối tượng quan trọng để trường xác định nhu cầu tuyển sinh đào tạo đáp ứng nhu cầu xã hội một cách chinh xác.
Điều tra doanh nghiệp để xác định nhu cầu đào tạo của trường có thể thực hiện thông qua các bảng hỏi, các phỏng vấn sâu đối với chủ doanh nghiệp. Đối tượng doanh nghiệp được điều tra ở đây có thể được chọn theo mẫu, đó là những doanh nghiệp mà trường đã có mối quan hệ tại địa phương, là những doanh nghiệp có tỷ lệ tuyển dụng sinh viên của trường nhiều và những doanh nghiệp lớn khác (có thể là tập đoàn) trên thị trường có tuyển dụng những ngành nghề mà trường có đào tạo.
Nội dung điều tra xác định nhu cầu đào tạo của trường thông qua doanh nghiệp sẽ tập trung vào các câu hỏi về: nhu cầu lao động của các doanh nghiệp trong quá khứ hiện tại và xu hướng nhu cầu việc làm trong tương lai là như thế nào? Ngành nghề nào đã bão hòa, ngành nào sẽ là mũi nhọn cung cấp nguồn nhân lực trong tương lai? Đó sẽ là cơ sở để trường xác định nhu cầu đào tạo thích hợp và có sự giao thoa giữa đào tạo của trường đại học và nhu cầu việc làm của doanh nghiệp.
4.3.2. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thực hiện công tác tuyển sinh đáp ứng yêu cầu về truyền thông marketing
Thứ nhất, nâng cao trình độ, năng lực của cán bộ chuyên trách trong đánh giá và xác định chỉ tiêu tuyển sinh
Truyền thông trong tuyển sinh gắn liền với tất cả các bước trong quy trình tuyển sinh, bắt đầu từ việc xác định và phân bổ số lượng chỉ tiêu tuyển sinh cụ thể cho từng khoa, ngành đào tạo. Do đó, việc xác định chính xác nhu cầu tuyển sinh thực tế, kết hợp với quy định chung của Bộ GD & ĐT cũng như nguồn lực hiện có của trường để tính toán lượng chỉ tiêu tuyển sinh sẽ làm cơ sở định hướng cho hoạt động truyền thông tuyển sinh. Để làm được điều này, các cán bộ chuyên trách cũng như đội ngũ lãnh đạo các Khoa, phòng ban chức năng và ban giám hiệu của trường cần có trình độ chuyên môn đạt yêu cầu, đồng thời có sự am hiểu nhất định về tình hình diễn biến thực tế trong xu hướng việc làm liên quan đến cơ cấu ngành nghề đào tạo hiện nay cũng như tầm nhìn chiến lược về sự phát triển của nền giáo dục đại học Việt Nam nói chung và của trường ĐH Hà Tĩnh nói riêng. Yêu cầu cụ thể với từng bộ phận như sau:
- Với cán bộ chuyên trách xác định nhu cầu tuyển sinh: (1) hoàn thiện các kiến thức, kỹ năng chuyên môn của mình về quản lý đào tạo; (2) tìm hiểu, nắm vững và áp dụng thông thạo, chính xác các quy định hiện hành của Bộ GD & ĐT về tuyển sinh đại học, cao đẳng; (3) thực hiện điều tra đánh giá thường xuyên tình hình đáp ứng yêu cầu về nguồn lực thực tế của trường để đề xuất kịp thời lên ban giám hiệu có biện pháp bổ sung, nâng cao hợp lý với từng nguồn lực cụ thể; (4) tìm hiểu đặc trưng, diễn biến thị trường giáo dục đại học Việt Nam để hình dung được về mức cạnh tranh trong tuyển sinh giữa các trường đại học trên phạm vi cả nước và trong khu vực; (5) liên kết lấy số liệu ở các bộ phận, cá nhân có liên quan về nhu cầu, mong muốn được đào tạo của người học và nhu cầu việc làm của xã hội.
- Với các Khoa, bộ môn: đánh giá lại tình hình giảng dạy và hoạt động thực tế tại đơn vị mình, góp phần hỗ trợ lấy ý kiến sinh viên và giảng viên về vấn đề có liên quan nhằm cung cấp số liệu về nhu cầu đào tạo trong sinh viên các ngành học khác nhau. Qua đó đề xuất ý kiến và tham gia xây dựng việc tính toán phân bổ chỉ tiêu phù hợp điều kiện thực tế và nhu cầu tuyển sinh cụ thể của khoa.
- Với phòng ban chức năng và ban giám hiệu: phối hợp thực hiện điều tra khảo sát lấy số liệu, cung cấp thông tin cần thiết của đơn vị mình làm cơ sở xác định số lượng chỉ tiêu; phối hợp điều chỉnh thay đổi nội dung cần thiết để phù hợp với nhu cầu tuyển sinh thực tế được đưa ra.
Thứ hai, nâng cao chất lượng đội ngũ trực tiếp làm công tác truyền thông marketin trong tuyển sinh.
Đội ngũ trực tiếp thực hiện công tác tuyên truyền tuyển sinh là những người tiến hành công việc tiếp theo trong chu trình tuyển sinh của trường. Sau khi đã xác định được số lượng chỉ tiêu cụ thể, những người này sẽ truyền đạt các thông tin liên quan đến đối tượng tuyển sinh nhằm giới thiệu, thông báo và nhắc nhở họ về nhu cầu đào tạo. Bước tiếp theo là thực hiện vận động, thuyết phục đối tượng đăng ký dự tuyển và nhập học tại trường. Có thể xem đội ngũ trên như những người làm marketing chuyên nghiệp của trường. Vì thế, yêu cầu đầu tiên đặt ra cho người trực tiếp làm truyền thông tuyển sinh là phải có sự am hiểu nhất định về nguyên lý và ứng dụng của marketing. Về mặt này, người tuyên truyền tuyển sinh cần: (1) nhìn nhận chính xác đặc điểm, nhu cầu của từng đối tượng truyền thông mục tiêu; (2) hiểu rõ và vận dụng chính xác quy trình truyền thông marketing; (3) nắm bắt ưu nhược điểm, điều kiện sử dụng thích hợp của các công cụ truyền thông marketing nhằm ứng dụng hiệu quả vào công tác tuyên truyền tuyển sinh.
Đồng thời, môi trường giáo dục lại mang những nét đặc thù riêng về văn hoá cũng như tâm lý nhận thức đối với công chúng, do đó yêu cầu thứ hai đặt ra ở đây là người làm truyền thông tuyển sinh phải có sự chú ý, cẩn trọng trong ứng xử trực tiếp với đối tượng tương tác của mình cũng như sự đầu tư cần thiết về mặt nội dung, hình thức của từng thông điệp đưa ra. Thông điệp truyền thông ở đây vừa phải có khả năng hấp dẫn, thu hút với người nhận, vừa thể hiện yếu tố văn hoá phù hợp của môi trường giáo dục. Người làm truyền thông trong giáo dục cần có kỹ năng, thái độ đặc thù về giao tiếp trước công chúng cũng như khả năng cảm nhận và vận dụng các yếu tố văn hoá, tri thức một cách hiệu quả.
trẻ với thói quen, sở thích đặc thù lứa tuổi. Do đó, họ cần có hiểu biết và tự trang bị những kiến thức cơ bản về tâm lý lứa tuổi thanh thiếu niên, đồng thời cần nỗ lực hoà đồng, đặt mình vào vị trí của các em để dự đoán, suy nghĩ và trả lời câu hỏi, thắc mắc được đưa ra một cách phù hợp nhất.
Ngoài ra, hiện nay công tác tuyên truyền tuyển sinh ngày càng sử dụng tích hợp nhiều các phương tiện, công cụ truyền thông hiện đại, do đó, người làm tuyên truyền tuyển sinh của trường cũng cần có trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết về công nghệ thông tin, về khai thác các ứng dụng mới của mạng internet.
Thứ ba, nâng cao chất lượng hoạt động xét tuyển, thông báo nhập học, đón tiếp và làm thủ tục đăng ký nhập học cho sinh viên
Đây là bước gần cuối cùng trong công tác tuyển sinh, ở giai đoạn này, đối tượng truyền thông mục tiêu sau khi trải qua hai bước trên đã đi đến quyết định lựa chọn thông qua việc nộp hồ sơ đăng ký dự tuyển. Tuy nhiên kể cả khi trúng tuyển