Mỗi nhóm đối tượng truyền thông có những đặc trưng, thói quen về tiếp cận và khai thác thông tin riêng, cùng với đó là mức độ bao phủ và ảnh hưởng của các công cụ truyền thông cũng khác nhau, sự phát triển chưa đồng đều của hệ thống cơ sở hạ tầng truyền thông địa phương dẫn đến việc cần đa dạng hoá, lồng ghép kết hợp trong sử dụng các nguồn cung cấp tin và các công cụ truyền thông trong tuyên truyền tuyển sinh nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
Về kênh truyền thông
Trường ĐH Hà Tĩnh hiện đang sử dụng nhiều nguồn tin khác nhau trong truyền thông marketing hướng tới đối tượng công chúng mục tiêu, bao gồm: phương tiện thông tin đại chúng (báo chí, truyền hình); qua internet, website; qua tuyên truyền tuyển sinh trực tiếp tại các trường PTTH,…
Thứ nhất, với đối tượng tuyển sinh của trường đều có độ tuổi trẻ, rất nhanh nhạy và đặc biệt ưa thích về công nghệ thông tin cũng như tra cứu thông tin qua mạng, trường nên đặc biệt chú trọng đến các công cụ truyền thông trực tuyến thông qua internet với các website, diễn đàn trực tuyến, các trang mạng xã hội. Hình thức
này vừa tiết kiệm được thời gian và chi phí, khả năng cập nhật và truyền tải thông tin nhanh, dễ tiếp cận rộng rãi với công chúng. Đồng thời truyền thông trực tuyến còn có khả năng giải đáp thắc mắc về thông tin tuyển sinh mà còn giúp cho người cần tìm hiểu tránh được những thông tin sai lệch về các hình thức đào tạo, chuyên ngành đào tạo của trường.
Để cụ thể hoá điều này, nhà trường cần tập trung đầu tư nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin, hoàn thiện website riêng của trường cả về hình thức lẫn nội dung, chất lượng thông tin, mở rộng liên kết với các trang, cổng thông tin có liên quan:
- Mở đường link liên kết trực tiếp đến website của trường hoặc cho đăng logo, thông tin quảng bá về trường trên các website uy tín có lượng truy cập lớn như website của Bộ GD & ĐT, website của một số cơ quan, tổ chức của tỉnh Hà Tĩnh và địa phương lân cận, website của cơ sở Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh,…
- Tích cực triển khai và đăng các bài viết có nội dung về hoạt động, phong trào của trường trên các báo mạng liên quan đến giáo dục đào tạo, báo của tuổi học trò hoặc báo mạng của cơ quan truyền thông địa phương.
- Chú trọng các triển khai, nâng cấp chất lượng, tính chính thống của thông tin thông qua các công cụ như facebook, twister, các diễn đàn (forum) của cá nhân và tập thể có liên quan như một kênh truyền thông có tính phổ biến.
- Vào thời điểm tuyển sinh chính thức bắt đầu có thể thiết lập một cổng thông tin trực tuyến trao đổi ý kiến, giải đáp thắc mắc của thí sinh với sự tham gia thường xuyên của đại diện ban giám hiệu, các phòng ban, các khoa, bộ môn trực thuộc.
Thứ hai, từ đặc thù của đối tượng tuyển sinh của trường thường có thói quen và mức độ tin tưởng nhất định với nhóm tham khảo là người thân, bạn bè đang hoặc đã từng theo học tại trường, trường ĐH Hà Tĩnh cần chú trọng phát triển “kênh truyền thông miệng” thông qua các nhóm đối tượng tham khảo trên. Tuy nhiên, kênh truyền thông miệng thường gắn liền với đặc trưng là thiếu tính chính thống, dễ bị bóp méo, thay đổi theo ý kiến chủ quan của đối tượng đưa tin. Vì thế, nên lựa chọn và xây dựng đối tượng truyền tin có chất lượng, vừa có khả năng nhận thức, hiểu biết để có thể trình bày, giải thích thắc mắc liên quan đến thông tin, vừa có sự
tin tưởng, yêu mến đối với hình ảnh và các hoạt động cụ thể của trường. Từ đó tập trung việc bồi dưỡng, xây dựng đối tượng này trở thành chuyên viên quảng bá và tuyên truyền tuyển sinh nghiệp dư của trường. Kênh truyền miệng này sẽ được xây dựng dựa trên hai nội dung cơ bản:
- Nâng cao lòng tin và sự hài lòng của sinh viên về mọi mặt chất lượng đào tạo của trường, để từ đó tạo dựng văn hoá nội bộ trong cộng đồng sinh viên;
- Khuyến khich sinh viên mạnh dạn, tự tin truyền thông, giới thiệu về trường và thông tin tuyển sinh của trường đến những người xung quanh. Trang bị nội dung thông tin, nguồn tin đầy đủ về các vấn đề cần thiết để sinh viên có thể trở thành một “chuyên viên tư vấn tuyển sinh” năng động.
Về công cụ truyền thông
Thứ nhất, hoạt động quảng cáo, thông tin qua báo chí, truyền hình và các phương tiện thông tin đại chúng nói chung luôn có mức độ ảnh hưởng nhất định với công chúng, đặc biệt lại có độ phủ sóng tương đối rộng. Ngoài ra, hình thức này luôn gắn liền với các sự kiện, phong trào, hoạt động cụ thể của trường. Do đó cần chú trọng chủ động đan xen, gắn kết nội dung, thông tin đưa ra với mục tiêu nâng cao mức độ nhận biết và cảm tình của công chúng về trường hoặc mục tiêu tuyên truyền tuyển sinh.
- Về quảng cáo ngoài trời: duy trì và phát triển thêm các banner kích cỡ lớn có màu sắc, hình ảnh thu hút đặt tại các đường lớn tập trung đông đảo lượt người đi lại; tại nơi tập trung nhiều trường học hoặc tại nơi tập trung đông dân cư các thị trấn, huyện lị. Ngoài ra, hiện nay Hà Tĩnh đang có 2 tuyến xe bus nối liền trung tâm kinh tế - chính trị của tỉnh là thành phố Hà Tĩnh với thành phố Vinh (Nghệ An) và huyện Kỳ Anh (nơi có KCN Vũng Áng), sắp tới đang có dự án đầu tư thiết lập tuyến xe bus thứ ba nối thành phố Hà Tĩnh với thị trấn Hương Khê. Do đó, trường có thể phát triển thêm hình thức quảng cáo với việc in logo, thông điệp và hình ảnh minh hoạ trên các tuyến xe bus.
- Quảng cáo qua báo chí, truyền hình: Vào mùa tuyển sinh có thể trực tiếp đăng thông tin tuyển sinh trên các phương tiện trên, đồng thời kết hợp bài viết chuyên sâu liên quan đến hướng nghiệp, đến nhu cầu nhân lực thực tế trên địa bàn tỉnh tạo thông tin có độ tin cậy và thuyết phục với đối tượng truyền thông. Ngoài ra,
kết hợp thường xuyên đưa tin, bài liên quan đến hoạt động và phong trào của trường nhằm gia tăng mức độ hiểu biết của công chúng.
- Giới thiệu về trường và các thông tin đầy đủ trên cuốn “Những điều cần biết về tuyển sinh ĐH, CĐ” hằng năm. Đây cũng là một kênh tham khảo truyền thống nhưng vẫn được duy trì của đối tượng tuyển sinh để tìm hiểu thông tin về các trường ĐH, CĐ trước khi đăng ký.
Thứ hai, duy trì và phát triển hơn nữa các hoạt động quan hệ công chúng như tuyên truyền tuyển sinh trực tiếp tại trường PTTH, các hoạt động công ích của trường tại địa phương, hoạt động thể thao, văn hoá - văn nghệ trong sinh viên, … nhằm tạo thêm thu hút với công chúng. Đồng thời chủ động theo dõi, tìm hiểu và khắc phục các nhược điểm còn tồn tại của câc hoạt động trên, nâng cao hiệu quả và tiếng vang trong tổ chức, thực hiện. Cụ thể:
- Hoạt động tuyên truyền tuyển sinh trực tiếp vẫn được xem là một trong những công cụ hiệu quả trong truyền đạt thông tin và tương tác với đối tượng mục tiêu. Về hình thức: có thể tổ chức thành hoạt động thiết thực, sôi nổi với sự tham gia của các nhân vật nổi tiếng, các chuyên gia tư vấn nghề nghiệp nhằm tạo hứng khởi cho học sinh PTTH. Gắn kết nội dung và phương thức của tuyên truyền với các thành viên của trường PTTH như các thầy cô giáo trực tiếp giảng dạy, cán bộ nhân viên nhà trường phổ thông nhằm biến họ thành những người truyền thông trực tiếp và thường xuyên cho học sinh. Ngoài ra, ưu điểm đặc trưng của hình thức này là khả năng tiếp xúc trực tiếp với thí sinh, lắng nghe ý kiến phản hồi và giải đáp thắc, tư vấn tuyển sinh ngay tại chỗ, do đó bên cạnh tác dụng tuyên truyền, quảng bá thông tin, nó còn có hiệu quả tương đương một hoạt động marketing trực tiếp. Do đó, yếu tố quyết định đến chất lượng và hiệu quả tác động của tuyên truyền tuyển sinh tại cơ sở chính là con người – những người trực tiếp thực hiện hoạt động, đặc biệt là đội ngũ tư vấn tuyển sinh. Cần lựa chọn và đào tạo những người chuyên trách công tác tuyên truyền tuyển sinh trực tiếp có đủ kiến thức chuyên môn để giải đáp thắc mắc tại chỗ, có khả năng diễn thuyết và thuyết phục công chúng, lại nhiệt tình và tận tâm với công việc, với đối tượng truyền thông cần phục vụ.
- Các hoạt động thể thao, văn hoá gắn với sinh viên cần được tổ chức với quy mô lớn hơn, có sự giao lưu góp mặt với sinh viên, học viên đến từ các cơ sở đào tạo
khác và học sinh các trường PTTH trên địa bàn.
- Kết hợp hiệu quả giữa hoạt động quan hệ công chúng (như phong trào văn hoá văn nghệ, các hoạt động nhân ngày lễ hoặc gắn với sự kiện đặc biệt tại địa phương) với việc đưa tin, quảng cáo qua phương tiện thông tin đại chúng và internet.
Thứ ba, về chương trình học bổng và khuyến học dành cho học sinh, sinh viên. Do chính sách và yếu tố văn hoá đặc trưng của dịch vụ giáo dục đào tạo nên có thể gần xem như đây là chương trình xúc tiến của các trường học. Trường cần duy trì và nỗ lực đầu tư cũng như thu hút thêm kinh phí cho quỹ học bổng và khuyến học; công khai trong xét và trao học bổng cho sinh viên; kết hợp động viên cả về vật chất lẫn tinh thần. Chính sách về học bổng khuyến học của trường ĐH Hà Tĩnh hiện nay chủ yếu bao gồm:
- Miễn giảm học phí và các khoản đóng góp cho các đối tượng thuộc diện ưu tiên theo quy định chung của Bộ GD & ĐT, bao gồm con em thương binh, liệt sỹ, gia đình có công với cách mạng; gia đình hoàn cảnh khó khăn vươn lên trong học tập; người khuyết tật, tai nạn lao động, bộ đội giải ngũ; đối tượng vùng sâu vùng xa, đối tượng dân tộc thiểu số,…
- Học bổng dành cho đối tượng có thành tích xuất sắc trong học tập và sinh hoạt phong trào của trường, được xét và trao trên cơ sở thành tích tổng hợp của sinh viên vào đầu hoặc cuối kỳ.
Ngoài ra, trường nên thực hiện thêm các chương trình học bổng khác như: - Học bổng và phần thưởng, tuyên dương đối với thủ khoa các khối thi tuyển sinh vào trường;
- Phần thưởng sinh viên đạt kết quả cao về thực hành, thực tập, kiến tập, dự bị nghề nghiệp;
- Liên kết với doanh nghiệp, tổ chức trên địa bàn gây quỹ và trao học bổng cá nhân, tư nhân cho sinh viên.
Trường ĐH Hà Tĩnh cũng cần đưa ra các biện pháp khuyến khích có hiệu quả đối với các cá nhân, tổ chức có hỗ trợ, đóng góp trong công tác truyền thông tuyển sinh của trường như:
- Dành tặng các phần quà thiết thực có giá trị phù hợp, trao kỷ niệm chương, thư cảm ơn,…đến các trường PTTH trên địa bàn có lượng học sinh đăng ký dự tuyển vào trường đông.
thời và xứng đáng dành cho cán bộ chuyên trách công tác truyền thông và tuyển sinh.
Thứ tư, về hoạt động marketing trực tiếp cần: (1) đầu tư phát triển đội ngũ tư vấn tuyển sinh chuyên nghiệp lẫn nghiệp dư bao gồm từ những người chuyên phụ trách công tác truyền thông tuyển sinh; các cán bộ giảng viên của trường; sinh viên, cựu sinh viên; nhà trường PTTH. (2) Thời điểm cao trào mùa tuyển sinh có thể thiết lập đường dây nóng thường trực giải đáp thắc mắc của thí sinh qua điện thoại hoặc email tại trường. (3) Tổ chức các buổi tư vấn tuyển sinh trực tiếp thông qua liên kết với các cơ quan truyền thông đại chúng như đài truyền hình Hà Tĩnh, báo Hà Tĩnh online; (4) mở chuyên mục thường trực về tư vấn tuyển sinh trên website và diễn đàn, facebook của trường.