tượng dự tuyển và các đối tượng công chúng khác
Từ thực trạng ở chương 3 cho thấy đa số đối tượng mục tiêu trong hoạt động tuyển sinh của trường ĐH Hà Tĩnh (sinh viên và học sinh PTTH) đều khẳng định vai trò quan trọng của bố mẹ, người thân trong gia đình; thầy cô giáo PT và bạn bè trong việc định hướng cũng như tác động đến quyết định lựa chọn trường học, ngành học của các em ở bậc ĐH, CĐ. Do đó, hoạt động truyền thông của trường cũng cần chủ động mở rộng và hướng tới các đối tượng tham khảo trên.
Để đảm bảo tính hiệu quả và mức độ bao phủ của truyền thông đến các đối tượng trên, nhà trường cần:
- Điều tra đánh giá về quá trình ra quyết định đăng ký trường ĐH, CĐ của các đối tượng dự tuyển để nắm rõ được vai trò của các nhân tố ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn của người học;
- Đánh giá vai trò của từng nhóm tham khảo đến quyết định của người học, từ đó lên kế hoạch truyền thông riêng phù hợp với đặc điểm của từng nhóm đối tượng tham khảo này nhằm giới thiệu, tuyên truyền về hình ảnh trường cũng như thông tin tuyển sinh đến họ;
Với nhóm tham khảo là gia đình, người thân:
PTTH thông qua trường phổ thông của các em, sau đó chủ động truyền thông qua thư gửi trực tiếp về địa chỉ gia đình, hoặc qua email đến hòm thư cá nhân của phụ huynh; tiếp xúc trực tiếp với phụ huynh học sinh qua các cuộc họp phụ huynh định kỳ tại trường PTTH để trao đổi thông tin, truyền đạt thông điệp liên quan.
(2) Nội dung thông điệp: giới thiệu về trường ĐH Hà Tĩnh, các chuyên ngành đào tạo của trường; các thông tin liên quan đến tuyển sinh; nguồn tin tham chiếu và tra cứu dữ liệu khi cần thiết (địa chỉ, số điện thoại liên hệ trực tiếp, email người phụ trách, website của trường,…)
Với nhóm tham khảo là nhà trường PTTH:
(1) Phương thức truyền thông: tiếp cận và truyền đạt thông tin trực tiếp đến ban giám hiệu, các thầy cô giáo phổ thông qua cử cán bộ chuyên trách về làm việc với các trường; thông qua phát tờ rơi, catalogue giới thiệu về trường; liên kết trực tuyến website của sở/ phòng GD & ĐT, của các trường PTTH với website của trường.
(2) Nội dung thông điệp:
- Giới thiệu về trường ĐH Hà Tĩnh, nêu bật những đặc điểm chung của trường với các nhà trường PTTH trên địa bàn như cùng mục tiêu đào tạo nhân lực cho tỉnh, mối quan hệ về sinh viên sư phạm thực tập, kiến tập cuối khoá học và việc làm cho sinh viên sau tốt nghiệp với các chuyên ngành sư phạm, kế toán,…; ưu thế mà trường PTTH nhận được khi số lượng học sinh đậu vào ĐH, CĐ chiếm tỷ lệ cao;
- Thông báo về thông tin tuyển sinh của trường ĐH Hà Tĩnh để từ đó các thầy cô giáo có thể tư vấn, giải đáp thắc mắc cho học sinh trong quá trình tìm hiểu và đăng ký hồ sơ vào ĐH, CĐ.
Về truyền thông, liên lạc giữa nhà trường và gia đình sinh viên: xác định và thực hiện tốt công tác truyền thông đến phụ huynh, gia đình sinh viên nhằm tạo sự kết nối liên lạc thường xuyên, gửi và nhận các thông tin phản hồi một cách nhanh chóng, hiệu quả, thể hiện tinh thần trách nhiệm của trường trong việc giảng dạy và quản lý sinh viên, tạo dựng lòng tin, gia tăng mức độ hài lòng của gia đình đối với nhà trường. Đồng thời thông qua đây phụ huynh và gia đình người học cũng thường xuyên đưa các thông tin liên quan đến trường và thông tin tuyển sinh của trường đến với công chúng nói
chung, gia tăng mức độ nhận biết và hiểu biết của công chúng về trường thông qua những người có mối liên hệ với trường như trên. Việc liên hệ giữa gia đình sinh viên và nhà trường có thể thực hiện qua đường thư tín, điện thoại, email hoặc qua hội phụ huynh của từng lớp, khoa và hội phụ huynh toàn trường.
Về truyền thông giữa nhà trường - doanh nghiệp: cải thiện chất lượng và gia tăng số lượng các hoạt động truyền thông dành cho các đối tượng khác như doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động, các cơ quan hữu quan đóng trên địa bàn,… Trường nên chủ động thiết lập và phát triển kênh truyền thông tương tác giữa nhà trường – doanh nghiệp – cơ quan hữu quan nhằm giải quyết hiệu quả vấn đề đào tạo gắn với thực tập cuối khoá và việc làm cho sinh viên sau khi ra trường. Đồng thời, đội ngũ lao động trong các doanh nghiệp, tổ chức này cũng là nguồn tuyển sinh tiềm năng cho các khoá đào tạo tại chức, vừa làm vừa học, văn bằng 2, kỹ năng tiếng Anh, tin học văn phòng,… của trường.
Các hình thức truyền thông có thể sử dụng ở đây là: (1) tổ chức sự kiện như hội thảo, hội nghị, diễn đàn về các vấn đề liên quan; (2) làm việc tiếp xúc trực tiếp với doanh nghiệp và tổ chức về vấn đề nhu cầu nhân lực, liên kết đào tạo, đào tạo theo đơn đặt hàng; (3) gửi công văn, hồ sơ thông báo, tờ rơi, catalogue có nội dung về trường và hoạt động tuyển sinh đến các doanh nghiệp, tổ chức trên địa bản; (4) liên kết về website, diễn đàn, email, facebook với doanh nghiệp, tổ chức.