Qua điều tra thực trạng quản lý hoạt động tổ văn phòng ở các trường TH trong tỉnh Hải Dương cho thấy: Tất cả các HT đều nhận thức rất rõ vị trí cũng nhƣ tầm quan trọng của tổ văn phòng và hoạt động của tổ văn phòng là điều kiện không thể thiếu đƣợc trong việc góp phần hoàn thành nhiệm vụ nhà trường. Công tác HC-QT là một điều kiện phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà trường theo mục tiêu được đặt ra; là một trong những chức năng quản lý trường học; là phương tiện giúp hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ đào tạo của nhà trường đúng với pháp luật của Nhà nước, đúng với chế độ chính sách giáo dục của Đảng và quy chế chuyên môn của ngành. Ngoài những hoạt động chủ yếu, nhân viên hành chính còn có thêm khá nhiều hoạt động mang tính xã hội, phong trào khác không liên quan trực tiếp đến nhiệm vụ trọng tâm đƣợc đƣa vào nhà trường cũng làm tăng khối lượng công việc hành chính.
Công tác HC-QT thường chiếm khoảng 25 % thời gian của hiệu trưởng.
Thực tế ở các trường Tiểu học hiện nay không có riêng một bộ phận phụ trách văn thư, thiết bị, thủ quỹ nên hiệu trưởng mất rất nhiều thời gian và sức lực cho riêng phần thực hiện công tác quản lý hành chính. Song, QL HĐ tổ văn phòng trong các nhà trường TH tỉnh Hải Dương đã thể hiện rất rõ khả năng
phối hợp kinh nghiệm QL với khoa học QL để tiến hành việc QL HĐ tổ văn phòng của các HT.
Tuy nhiên không phải tất cả các HT đều QL HĐ tổ văn phòng nhƣ nhau mà tuỳ theo đặc điểm tình hình cụ thể của từng nhà trường, mà quan điểm của từng HT về tầm quan trọng của các biện pháp QL HĐ của tổ văn phòng khác nhau. Điều tra thực trạng và các biện pháp QL HĐ tổ văn phòng của HT đang được sử dụng phổ biến trong các trường TH của tỉnh Hải Dương, chúng tôi nhận thấy quan điểm quản lý thực sự chƣa thống nhất và đồng bộ. Có những quan điểm QL HĐ của tổ văn phòng đi quá sâu đến tận cá nhân, nhƣ vậy vai trò chỉ đạo của người tổ trưởng quá mờ nhạt, HT không phát huy được khả năng tự chủ, độc lập, sáng tạo, linh hoạt trong phương pháp chỉ đạo của họ. Vì vậy, cần có biện pháp thống nhất trong chỉ đạo HĐ tổ văn phòng ở các trường TH làm cho người tổ trưởng văn phòng thực sự trở thành một người lãnh đạo đơn vị sản xuất, họ có điều kiện phát huy hết khả năng của mình trong công tác cũng nhƣ lãnh đạo tổ. Thực hiện đƣợc điều này cũng chính là đã thực hiện chủ trương đường lối của Đảng trong đổi mới cơ chế QL là phân cấp, phân quyền trong QL nói chung, QL HĐ của tổ văn phòng nói riêng.
Để có cơ sở đề xuất các biện pháp QL HĐ tổ văn phòng của HT, chúng tôi điều tra 586 cán bộ QL và 840 nhân viên hành chính. Kết quả thu đƣợc như phần trình bày dưới đây:
- Trong các biện pháp đã điều tra thì cách tính điểm nhƣ sau:
+ Về mức độ thực hiện: Thường xuyên (3đ)
Đôi khi (2đ)
Không thường xuyên (1đ) + Về mức độ cần thiết: Rất cần thiết (3đ)
Bình thường (2đ)
Không cần thiết (1đ)
- Sau đó lấy điểm và điểm trung bình cho mỗi biện pháp để xếp thứ bậc.
Tổng hợp kết quả điều tra, khảo sát thực trạng các mức độ đánh giá của cán bộ QL và nhân viên hành chính về các biện pháp QL HĐ tổ văn phòng của HT:
Bảng 2.4. Thực trạng mức độ cần thiết của các biện pháp quản lý hoạt động tổ văn phòng của hiệu trưởng các trường tiểu học
TT Biện pháp quản lý Tổng Trung
bình
Thứ bậc 1 HT trực tiếp quản lý kế hoạch hoạt động của tổ văn phòng. 3534 2,48 3 2 HT quản lý nội dung sinh hoạt của tổ văn phòng. 3363 2,36 5 3 HT quản lý việc tự học, tự bồi dƣỡng của cá nhân, tổ 3420 2,40 4 4 HT quản lý việc lưu trữ hồ sơ, sổ sách, văn bản chỉ đạo,... 3363 2,36 5 5 HT quản lý việc kiểm tra, đánh giá thực hiện kế hoạch 3705 2,60 1 6 HT quản lý bằng hiệu quả công việc đƣợc giao 3591 2,52 2 7 HT quản lý kết quả kiểm tra, đánh giá của các cấp lãnh đạo 3249 2,28 7 8 HT quản lý công tác thi đua của tổ văn phòng. 3192 2,36 8
2,42
* Nhận xét
Kết qủa bảng 2.4 cho chúng ta thấy việc đánh giá mức độ cần thiết của các biện pháp quản lý hoạt động tổ văn phòng của hiệu trưởng các trường tiểu học ở mức khá với điểm trung bình 2,42; 100% các biện pháp có điểm bình quân cao, đều từ 2,28 trở lên, đánh giá mức độ cần thiết không đồng đều, thể hiện điểm trung bình từ 2,28 đến 2,60.
Trong số các biện pháp đƣa ra có 3 biện pháp có mức độ cần thiết cao đó là:
Biện pháp 5: “HT quản lý việc kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch” với điểm trung bình là 2,60 xếp thứ nhất.
Biện pháp 6 “HT quản lý bằng hiệu quả công việc được giao” với điểm trung bình 2,52 xếp thứ 2.
Biện pháp 1: “HT trực tiếp quản lý kế hoạch hoạt động của tổ VP” với điểm trung bình 2,44 xếp thứ 3.
Có 2 biện pháp đƣợc đánh giá có mức độ rất cần thiết không nhiều có điểm trung bình 2,36 và 2,48 đó là:
Biện pháp 7: “HT quản lý kết quả kiểm tra, đánh giá của các cấp lãnh đạo”.
Biện pháp 8: “HT quản lý công tác thi đua của tổ VP”.
Mức độ chênh lệch giữa biện pháp đƣợc đánh giá có mức độ cần thiết cao nhất với biện pháp đƣợc đánh giá có mức độ cần thiết thấp nhất là 0,24.
Điều này khẳng định các biện pháp này là tương đối cần thiết trong công tác quản lý hoạt động tổ văn phòng ở các trường tiểu học.
Bảng 2.5. Thực trạng mức độ thực hiện các biện pháp quản lý hoạt động tổ văn phòng của hiệu trưởng các trường tiểu học
TT Biện pháp quản lý Tổng Trung
bình
Thứ bậc 1 HT trực tiếp quản lý kế hoạch hoạt động của tổ văn phòng. 3559 2,55 2 2 HT quản lý nội dung sinh hoạt của tổ văn phòng. 3252 2,46 4 3 HT quản lý việc tự học, tự bồi dƣỡng của cá nhân, tổ 3021 2,40 6 4 HT quản lý việc lưu trữ hồ sơ, sổ sách, văn bản chỉ đạo,... 3252 2,46 4 5 HT quản lý việc kiểm tra, đánh giá thực hiện kế hoạch 3454 2,48 3 6 HT quản lý bằng hiệu quả công việc đƣợc giao 3658 2,58 1 7 HT quản lý kết quả kiểm tra, đánh giá của các cấp lãnh đạo 2823 2,34 8 8 HT quản lý công tác thi đua của tổ văn phòng. 3000 2,38 7
2,46
* Nhận xét
Kết quả bảng 2.5 cho thấy mức độ thực hiện các biện pháp quản lý hoạt động tổ văn phòng của các nhà trường ở mức trung bình thể hiện ở điểm trung bình là 2,46; 100% các biện pháp đều có điểm bình quân lớn hơn 2, dao động trong khoảng 2,34 đến 2,58.
Mức độ thực hiện của các biện pháp không đều nhau. Biện pháp đƣợc đánh giá cao đó là:
Biện pháp 6: “HT quản lý bằng hiệu quả công việc được giao”với điểm trung bình 2,58 xếp thứ nhất.
Biện pháp 1: “HT trực tiếp quản lý kế hoạch hoạt động của tổ VP” có điểm trung bình 2,55 xếp thứ 2.
Biện pháp 5: “HT quản lý việc kiểm tra, đánh giá thực hiện kế hoạch”
điểm trung bình 2,48 xếp thứ 3.
Hai biện pháp ở mức thấp cần tập trung chỉ đạo sâu sát hơn đó là:
Biện pháp7: “HT quản lý công tác kiểm tra, đánh giá của các cấp lãnh đạo” với điểm trung bình 2,34 xếp thứ 8.
Biện pháp 8: “HT quản lý công tác thi đua của tổ VP” với điểm trung bình 2,38 xếp thứ 7.
Như vậy: Qua điều tra thực trạng các trường TH trong tỉnh Hải Dương, chúng tôi thấy việc QL HĐ tổ văn phòng ở các trường TH trong tỉnh có những mặt mạnh sau đây:
- Các nhà trường thực hiện nghiêm túc Điều lệ trường TH, nội quy cơ quan và đã thực hiện hoá Luật GD trong nhà trường.
- Trong quá trình quản lý và chỉ đạo HĐ tổ văn phòng các HT luôn bám sát mục tiêu đào tạo của Đảng, nhà nước, ngành và của địa phương. Nhận thức đúng đắn về quan điểm, đường lối của Đảng và nhà nước đối với GD luôn là kim chỉ nam cho HĐ QL nên các HT đã có đƣợc một số biện pháp QL HĐ tổ văn phòng phù hợp, đem lại hiệu quả cao.
- HĐ của nhân viên hành chính trong các nhà trường luôn bám sát vào chức trách, nhiệm vụ được giao, nhiệm vụ chính trị của nhà trường, các văn bản chỉ đạo của cấp trên.
- Các nhà trường đều xây dựng và thực hiện phong trào thi đua do ngành giáo dục phát động, nhƣ phong trào thi đua“Hai tốt”, phong trào “Xây dựng trường học thân thiện, học sinh tích cực”, “Mỗi thầy cô là một tấm gương đạo đức tự học và sáng tạo”…
- Nề nếp sinh hoạt tổ văn phòng trong các nhà trường đã được cải thiện rõ rệt, nội dung sinh hoạt tổ văn phòng đã thực hiện rõ nét đặc thù.
- Ý thức tự giác học hỏi để vươn lên của các thầy, cô giáo cũng như nhân viên hành chính ở trong các nhà trường đã có nhiều chuyển biến rõ rệt.
- Cơ sở hạ tầng cũng nhƣ trang thiết bị phục vụ cho dạy và học trong các nhà trường thường xuyên nâng cấp và bổ sung tương đối đầy đủ.
- Chất lượng GD ở trong các nhà trường được chuyển biến rõ nét qua từng năm học, dần dần đáp ứng đƣợc yêu cầu đổi mới của ngành GD và của xã hội.
- Các nhà trường đã có sự kết hợp chặt chẽ giữa các tổ chức đoàn thể, các bộ phận trong nhà trường để chỉ đạo HĐ CM.
Bên cạnh những mặt mạnh đã nêu trên, phương pháp QL HĐ tổ văn phòng của HT trong các trường TH tỉnh Hải Dương còn một số điểm hạn chế nhƣ sau:
- Vẫn còn có những trường, những tổ văn phòng chưa coi trọng việc xây dựng một nội dung sinh hoạt tổ hàng tuần một cách thiết thực và bổ ích cho chính công việc của mình nên nội dung sinh hoạt tổ nghèo nàn, nặng thủ tục hành chính.
- Vẫn còn một bộ phận nhỏ các nhà QL, đặc biệt là HT các trường HT có số năm làm QL ít, kinh nghiệm chưa nhiều, những trường HT tuổi cao không chịu đổi mới, quá tin vào kinh nghiệm của bản thân mặc dù những kinh nghiệm đó không còn phù hợp với giai đoạn hiện tại. Chƣa đánh giá đúng vai trò cũng như mức độ cần thiết của nhân viên hành chính trong nhà trường cho nên chƣa quan tâm thích đáng đến công tác bồi dƣỡng đội ngũ nhân viên hành chính để góp phần quyết định vào việc nâng cao chất lƣợng lao động của người cán bộ nhân viên hành chính với những đặc điểm riêng, họ là những
người đa năng, tức là có thể làm được nhiều việc như thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có kiến thức về kế toán, tiếp thị, kinh doanh… Ngoài việc là những trợ thủ đắc lực cho nhà quản lý, họ còn phải giỏi kỹ năng thực hành để làm việc có hiệu quả, sáng tạo và linh hoạt, không máy móc, cứng nhắc.
- Thi đua là một công tác quan trọng góp phần thúc đẩy các HĐ trong nhà trường nhanh chóng đạt và vượt các chỉ tiêu đề ra nhưng ở đây cũng chưa được các nhà QL cũng như GV, nhân viên một số trường TH của tỉnh coi trọng.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Khảo sát 1426 ý kiến của cán bộ quản lý và nhân viên hành chính các trường tiểu học trong tỉnh Hải Dương, cho thấy thực trạng công tác quản lý hoạt động bồi dưỡng nhân viên hành chính trong các trường tiểu học theo hướng chuẩn hoá của tỉnh như sau:
Nhận thức của cán bộ quản lý và nhân viên hành chính về vai trò, vị trí của tổ văn phòng tương đối đúng đắn, từ đó nhiệm vụ của tổ văn phòng đã đƣợc thực hiện đảm bảo khá tốt so với yêu cầu đề ra;
Hiệu trưởng các trường tiểu học đã sử dụng các biện pháp quản lý hoạt động bồi dƣỡng của tổ văn phòng phù hợp với điều kiện thực tế ở địa phương, nhìn chung đã đạt được hiệu quả nhất định trong thực hiện nhiệm vụ chính trị cũng như nhiệm vụ dạy và học ở các nhà trường. Tuy nhiên mức độ thực hiện và mức độ tác dụng của các biện pháp còn ở mức thấp hơn so với mức độ nhận thức, việc sử dụng các biện pháp quản lý chƣa đƣợc đồng bộ nên chƣa phát huy tác dụng tối đa của các biện pháp;
Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý hoạt động bồi dưỡng đội ngũ nhân viên hành chính rất đa dạng về chủ thể quản lý, khách thể quản lý,
cơ chế làm việc, nội dung chương trình, nguồn lực, cơ sở vật chất… Mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đến quản lý chỉ đạo hoạt động bồi dưỡng tổ văn phòng là khá cao. Bên cạnh các yếu tố ảnh hưởng tích cực, còn nhiều yếu tố ảnh hưởng chưa tốt đến hoạt động của tổ cũng như nhân viên hành chính, làm cho hiệu quả công việc chƣa cao. Tất cả thực trạng đó là cơ sở thực tiễn gợi mở cho việc đề xuất, hoàn thiện biện pháp quản lý hoạt động bồi dưỡng đội ngũ nhân viên hành chính các trường tiểu học tỉnh Hải Dương theo hướng chuẩn hoá.