CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BỒI DƢỠNG NGHIỆP VỤ CHO ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH CÁC TRƯỜNG TIỂU HỌC TỈNH HẢI DƯƠNG THEO HƯỚNG CHUẨN HOÁ
3.2. Đề xuất các nhóm biện pháp quản lý hoạt động bồi dƣỡng đội ngũ nhân viên hành chính của hiệu trưởng
Trên cơ sở phân tích tình hình thực trạng công tác quản lý hoạt động tổ văn phòng của hiệu trưởng các trường tiểu học tỉnh Hải Dương, trong khuôn khổ đề tài này chúng tôi xin đề xuất các nhóm biện pháp cụ thể của hiệu trưởng như sau:
Nhóm biện pháp 1: Nâng cao nhận thức, thái độ của cán bộ quản lý và nhân viên hành chính về vai trò, trách nhiệm đối với hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ theo hướng chuẩn hoá
Mục tiêu: Đề cao vai trò, tinh thần trách nhiệm của cán bộ quản lý, nhân viên hành chính đối với hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ theo hướng tăng cường tính chủ động, phát huy năng lực cá nhân, thể hiện thái độ chia sẻ và hợp tác trong hoạt động này.
Nội dung: Tổ chức các hoạt động nhằm đổi mới nhận thức, phát huy tính tích cực, chủ động và dân chủ của cán bộ quản lý, nhân viên hành chính đối với hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ theo hướng chuẩn hoá.
Các biện pháp chủ yếu: Hình 3.1 là sơ đồ minh hoạ nhóm biện pháp 1, bao gồm các biện pháp tổ chức hoạt động nhằm đổi mới nhận thức, phát huy tính tích cực chủ động và khuyến khích dân chủ của nhân viên hành chính đối với hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ theo hướng chuẩn hoá.
Hình 3.1. Sơ đồ minh hoạ nhóm biện pháp 1
NHÓM BIỆN PHÁP 1
Nâng cao nhận thức, thái độ của cán bộ quản lý và nhân viên hành chính về vai trò, trách nhiệm đối với hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ theo hướng chuẩn hoá
Biện pháp1.1:
Tổ chức hoạt động nhằm đổi mới nhận
thức của cán bộ, nhân viên đối với hoạt động bồi dƣỡng
nghiệp vụ
Biện pháp 1.3:
Tổ chức hoạt động khuyến khích dân chủ của cán bộ, nhân
viên đối với hoạt động bồi dƣỡng
nghiệp vụ Biện pháp 1.2:
Tổ chức hoạt động nhằm phát huy tính tích cực, chủ động của cán bộ, nhân viên đối với
hoạt động bồi dƣỡng nghiệp vụ
* Biện pháp 1.1: Tổ chức các hoạt động nhằm đổi mới nhận thức của cán bộ quản lý, nhân viên hành chính đối với hoạt động bồi dƣỡng nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên hành chính theo hướng chuẩn hoá
Tổ chức hội nghị quán triệt, triển khai các quan điểm của Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ XI, Nghị quyết 40/2000/QH10 của Quốc hội khoá XI về giáo dục, Quyết định số 01/2004/QĐ-BGDĐT ngày 29 tháng 01 năm 2004 của Bộ giáo dục và đào tạo về việc sửa đổi bổ sung Quyết định số 01/2003/QĐ-BGDĐT ngày 02 tháng 01 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ giáo dục và đào tạo về việc ban hành tiêu chuẩn thư viện trường phổ thông, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ, Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội,... Từ đó nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm của cán bộ quản lý và đội ngũ nhân viên hành chính về ý nghĩa, mục đích, sự cần thiết và tầm quan trọng của hoạt động bồi dƣỡng đội ngũ nhân viên hành chính các trường tiểu học theo hướng chuẩn hoá. Xác định cho cán bộ quản lý và đội ngũ nhân viên hành chính đây là một trong những trong những nhiệm vụ chính trị của mỗi Nhà trường nhằm bồi dưỡng trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao, đáp ứng đƣợc yêu cầu đổi mới căn bản, toàn diện nền giáo dục Việt Nam theo hướng chuẩn hoá, hiện đại hoá, xã hội hoá, dân chủ hoá và hội nhập quốc tế; thực hiện tốt các phong trào do Bộ giáo dục phát động và đặc biệt là việc đổi mới hành chính công mà Chính Phủ đã chỉ đạo.
Kịp thời ban hành các văn bản qui định trách nhiệm, nhiệm vụ đối với từng bộ phận quản lý và nhân viên hành chính trong trường để họ nhận thức rõ ràng vai trò của mình đối với hoạt động này.
Thông qua sinh hoạt, bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ làm cho đội ngũ nhân viên hành chính nhận thức rõ trong trường tiểu học nhiệm vụ bồi dƣỡng là một trong bốn nhiệm vụ của nhân viên phải hoàn thành (nhiệm vụ chuyên môn, hành chính, nghiên cứu khoa học và bồi dƣỡng).
* Biện pháp 1.2: Tổ chức các hoạt động nhằm phát huy tính tích cực, chủ động của cán bộ quản lý đối với hoạt động bồi dƣỡng nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên hành chính theo hướng chuẩn hoá
Thái độ tích cực của nhân viên hành chính đối với việc bồi dƣỡng nghiệp vụ là phải chủ động tìm cách hoàn thành công việc đƣợc phân công.
Thông qua sinh hoạt tổ văn phòng, chia sẻ thông tin và tài liệu bồi dƣỡng, hoặc có thể tổ chức xeminar theo các chuyên đề bồi dƣỡng để mỗi cá nhân hiểu rõ nội dung công việc của mình, chia sẻ kinh nghiệm và hiểu biết của mình cho đồng nghiệp và ngƣợc lại thu nhận đƣợc kinh nghiệm và hiểu biết của đồng nghiệp. Mặt khác, thông qua sinh hoạt tổ, nhóm, xeminar cũng tạo đƣợc động lực thúc đẩy mỗi cá nhân đều mong muốn thể hiện năng lực của mình trước đồng nghiệp.
Tổ chức cho nhân viên hành chính tham quan học hỏi kinh nghiệm, nghiên cứu thực tế về hoạt động của nhân viên hành chính trong các trường tiểu học và thu thập các thông tin, tài liệu tại các trường đã tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên hành chính theo hướng chuẩn hoá cũng là một biện pháp phát huy tính chủ động, tích cực của họ.
75
* Biện pháp 1.3: Tổ chức các hoạt động nhằm khuyến khích cán bộ quản lý, nhân viên hành chính phát huy tính dân chủ đối với hoạt động bồi dƣỡng nghiệp vụ
Để đề cao vai trò làm chủ, khuyến khích cán bộ quản lý, nhân viên hành chính phát huy tính dân chủ có thể tổ chức các hội nghị bàn về cách thức tổ chức, nội dung bồi dƣỡng, tài liệu bồi dƣỡng để họ cùng biết, cùng bàn bạc, thảo luận và thống nhất kế hoạch, nội dung, tiêu chuẩn đánh giá nghiệm thu.
Nhóm biện pháp 2. Thường xuyên khảo sát để chủ động đáp ứng các yêu cầu bồi dưỡng nhân viên hành chính theo hướng chuẩn hoá
Mục tiêu: Qua các hình thức khảo sát khác nhau để thu nhận đƣợc các yêu cầu bồi dƣỡng, từ đó xây dựng các chuyên đề bồi dƣỡng đáp ứng đƣợc các yêu cầu đó
Nội dung: Tổ chức các hoạt động khảo sát, điều tra nhằm thu nhận thông tin để định hướng hoạt động xây dựng chuyên đề bồi dưỡng.
Các biện pháp chủ yếu: Hình 3.2 là sơ đồ minh hoạ nhóm biện pháp 2, các biện pháp đề xuất trong nhóm này thể hiện các phương pháp khảo sát khác nhau, trên các đối tƣợng khác nhau, bổ sung lẫn nhau để cùng đạt đƣợc mục tiêu trên.
NHÓM BIỆN PHÁP 2
Thường xuyên khảo sát để chủ động đáp ứng các yêu cầu bồi dưỡng đội ngũ nhân viên hành chính theo hướng chuẩn hoá
Biện pháp 2.1: Biện pháp 2.2: Biện pháp 2.3:
Hình 3.2. Sơ đồ minh hoạ nhóm biện pháp 2
* Biện pháp 2.1: Liên hệ với Sở giáo dục, Phòng giáo dục và các phòng chức năng của huyện (thành phố, thị xã) để nhận kế hoạch tổ chức bồi dƣỡng
Hàng năm Sở giáo dục và đào tạo, các sở ngành; Phòng giáo dục và đào tạo cùng các phòng chức năng có kế hoạch tổ chức bồi dƣỡng giáo viên, nhân viên trong các nhà trường. Hiệu trưởng cần chủ động liên hệ để nắm bắt nội dung bồi dƣỡng trên cơ sở đó liên hệ tài liệu cung cấp cho nhân viên hoặc nhắc nhở nhân viên thu thập nghiên cứu, chủ động trong việc tiếp thu kiến thức khi tham gia các lớp bồi dƣỡng. Có nhƣ vậy thì chất lƣợng bồi dƣỡng mới đạt kết quả cao, thuận lợi cho việc vận dụng thực tiễn trong quá trình công tác.
* Biện pháp 2.2: Điều tra khảo sát thực tế các yêu cầu bồi dƣỡng đội ngũ nhân viên hành chính theo hướng chuẩn hoá
Chỉ có trên cơ sở thông tin về các yêu cầu mà ngành giáo dục, các ngành chức năng và các nhân viên hành chính trường tiểu học muốn được bồi dƣỡng để đáp ứng với những thay đổi và những yêu cầu đòi hỏi ngày càng khắt khe của xã hội, đáp ứng đƣợc công cuộc cải cách hành chính công của nhà nước ta... mới xây dựng được nội dung các chuyên đề, và quản lý hoạt động bồi dƣỡng phù hợp với yêu cầu thực tế.
Có thể tiến hành một số hình thức khác nhau: Đề nghị Bộ giáo dục và đào tạo, Sở giáo dục và đào tạo, Phòng giáo dục và đào tạo và các ngành chức năng liên quan cung cấp nội dung các vấn đề cần tổ chức bồi dƣỡng cho nhân viên hành chính; lấy ý kiến chuyên môn hành chính của Sở giáo dục và đào tạo, Phòng giáo dục và đào tạo; điều tra qua phiếu hỏi ý kiến nhân viên hành chính các trường tiểu học.
* Biện pháp 2.3: Tổ chức các hội nghị, hội thảo giữa các trường trong và ngoài huyện (thành phố, thị xã) với nhau về bồi dƣỡng đội ngũ nhân viên hành chính theo hướng chuẩn hoá
Hàng năm các trường tiểu học nên tổ chức các hội nghị, hội thảo về bồi dƣỡng đội ngũ nhân viên hành chính, thành phần mời dự gồm: Sở GD&ĐT có lãnh đạo, chuyên viên làm công tác hành chính của Sở; lãnh đạo, chuyên viên hành chính Phòng GD&ĐT; Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng, tổ trưởng tổ văn phòng cùng các nhân viên tổ văn phòng các trường tiểu học. Trong công tác chuẩn bị hội nghị, cần gửi thông báo đề nghị các đại biểu tham dự hội nghị viết bài có nội dung đề cập đến các vấn đề bồi dƣỡng đội ngũ nhân viên hành chính theo hướng chuẩn hoá, cần chuẩn bị kĩ nội dung hội nghị, các vấn đề thảo luận. Điều quan trong là trường tổ chức phải trình bày được lí do cần thiết phải tiến hành bồi dƣỡng đội ngũ nhân viên hành chính, nội dung cần bồi dƣỡng là những vấn đề gì, vấn đề nào mới, cấp thiết và điều kiện để bồi dƣỡng có hiệu quả. Thông qua hội nghị sẽ thu nhận đƣợc nhiều thông tin về các yêu cầu bồi dƣỡng, là căn cứ để xây dựng nội dung các chuyên đề cần biên soạn để bồi dƣỡng.
Nhóm biện pháp 3. Xác định rõ trách nhiệm của cán bộ quản lý trong trường tiểu học đối với hoạt động bồi dưỡng đội ngũ nhân viên hành chính theo hướng chuẩn hoá
Mục tiêu: Nhóm biện pháp này nhằm xác định rõ trách nhiệm của cán bộ quản lý trong trường: Hiệu trưởng, hiệu phó; tổ trưởng, tổ phó chuyên môn, tổ văn phòng đối với hoạt động bồi dƣỡng.
Nội dung: Công tác chỉ đạo phải kịp thời, đồng bộ về xây dựng kế hoạch triển khai tổ chức hoạt động bồi dƣỡng, kế hoạch tài chính và kế hoạch chuyên môn nghiệp vụ, lập phương án tổ chức việc bồi dưỡng. Phải xác định trách nhiệm của từng bộ phận một cách rõ ràng, phải tăng cường công tác kiểm tra đôn đốc.
Các biện pháp chủ yếu: Hình 3.3 là sơ đồ minh hoạ nhóm biện pháp 3, tôi muốn đề xuất các biện pháp xác định rõ trách nhiệm của cán bộ quản lý trên hai góc độ khác nhau đó là việc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch.
Hình 3.3. Sơ đồ minh hoạ nhóm biện pháp 3
* Biện pháp 3.1: Xác định rõ trách nhiệm của cán bộ quản lý đối với việc xây dựng và triển khai kế hoạch bồi dƣỡng
Hiệu trưởng nhà trường phải ban hành Quyết định thành lập Ban chỉ đạo, trong đó:
NHÓM BIỆN PHÁP 3
Xác định rõ trách nhiệm của cán bộ quản lý trong trường tiểu học đối với hoạt động bồi dưỡng đội ngũ nhân viên hành chính theo hướng chuẩn hoá
Biện pháp 3.1:
Xác định rõ trách nhiệm của cán bộ quản lý đối với việc
xây dựng và triển khai kế hoạch bồi dƣỡng
Biện pháp 3.2:
Xác định rõ trách nhiệm của cán bộ quản lý đối với việc tổ chức hoạt động bồi dƣỡng
- Trưởng ban là Hiệu trưởng (Hoặc một phó hiệu trưởng phụ trách chuyên môn được Hiệu trưởng uỷ quyền) chỉ đạo toàn diện mọi hoạt động.
- Các uỷ viên là các tổ trưởng, tổ phó trong nhà trường, được giao nhiệm vụ và quyền hạn trong trường lĩnh vực phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của tổ mình, bao gồm:
+ Tổ trưởng tổ văn phòng, lập kế hoạch tài chính, đảm bảo nguồn kinh phí chi cho hoạt động bồi dƣỡng theo đúng nguyên tắc tài chính; đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất cho công tác bồi dƣỡng.
+ Tổ trưởng các tổ chuyên môn, và tổ trưởng văn phòng lập kế hoạch chuyên môn, xác định nội dung các chuyên đề bồi dƣỡng, xây dựng nội dung bồi dƣỡng và tổ chức hoạt động bồi dƣỡng theo kế hoạch trong từng lĩnh vực.
Ban chỉ đạo hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, chỉ đạo thống nhất, cá nhân chịu trách nhiệm.
Các kế hoạch đƣợc xây dựng phải căn cứ vào sự chỉ đạo của Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT, các ngành chức năng và đội ngũ nhân viên hành chính.
Kế hoạch phải đƣợc xây dựng trên cơ sở thảo luận thống nhất mọi vấn đề về chuyên môn nghiệp vụ; về khả năng tài chính; về tiến độ thời gian; phải thể hiện được sự đồng bộ ở mọi khâu, có sự liên kết, tương tác và hỗ trợ lẫn nhau trong từng nội dung công việc mới đảm bảo khả thi và phải đƣợc triển khai đến từng nhân viên. Các kế hoạch phải được phê duyệt của Hiệu trưởng và các cá nhân phải chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về việc hoàn thành kế hoạch đƣợc giao.
* Biện pháp 3.2: Xác định rõ trách nhiệm của cán bộ quản lý đối với việc tổ chức hoạt động bồi dƣỡng
Tổ chức hoạt động bồi dƣỡng là việc triển khai thực hiện kế hoạch, trong đó trách nhiệm của cán bộ quản lý đƣợc thể hiện ở việc phân công, điều hành các cán bộ dưới quyền đảm nhiệm công việc cụ thể phù hợp với năng
lực cá nhân, thường xuyên đôn đốc kiểm tra chất lượng, tiến độ công việc đƣợc giao.
Cán bộ quản lý phải bàn bạc, thảo luận với các đồng sự cấp dưới để cụ thể hoá kế hoạch đƣợc giao, đề xuất các biện pháp hữu hiệu và phải biết phân tích, dự báo trước được những thuận lợi, khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch để có hướng giải quyết kịp thời, tránh bị động trước những khó khăn có thể dẫn đến không thể hoàn thành kế hoạch. Trong khi thực hiện kế hoạch có thể xuất hiện những vấn đề bất cập (ví dụ, khi bồi dƣỡng chuyên đề ứng dụng CNTT trong quá trình soạn thảo văn bản của đội ngũ nhân viên hành chính, nhƣng số máy tính có thể hoạt động tốt được của trường lại có hạn, trình độ tin học của nhân viên lại không đồng đều, vậy vấn đề bồi dƣỡng nhƣ thế nào? Đến mức nào là có hiệu quả?
Phát huy tối đa khả năng của từng nhân viên) phải đưa ra các phương án và biện pháp bồi dưỡng phù hợp, phải lựa chọn phương án tối ưu để hoàn thành kế hoạch đề ra.
Nhóm biện pháp 4. Bồi dƣỡng năng lực sƣ phạm cho đội ngũ nhân viên hành chính thông qua hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ theo hướng chuẩn hoá
Mục tiêu: Nhóm biện pháp này nhằm bồi dƣỡng năng lực sƣ phạm, năng lực chuyên môn nghiệp vụ, khả năng nghiên cứu khoa học và tự bồi dƣỡng cho đội ngũ nhân viên hành chính để thực hiện đạt hiệu lực, hiệu quả trong công việc đáp ứng tinh thần cải cách hành chính.
Nội dung: Nhân viên hành chính trong nhà trường là những người trực tiếp làm việc trong môi trường sư phạm, đối tượng tiếp xúc và làm việc hàng ngày của họ là cán bộ quản lí, giáo viên và học sinh. Mặc dù vậy, họ lại là những người không được đào tạo nghiệp vụ sư phạm. Cho nên, cán bộ quản lí trong nhà trường phải có biện pháp, đầu tư thích đáng để bồi dưỡng cho họ có năng lực sư phạm, tự tin trong công việc và làm việc trong môi trường sư phạm đạt hiệu quả nhƣ mong muốn. Phải tạo cho các nhân viên có cơ hội để