II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI BỘ KH&CN
3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Khoa học và Công nghệ
3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ
Văn bản do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành bao gồm các loại văn bản sau:
- Thông báo;
- Báo cáo;
- Biên bản;
- Điều lệ;
- Tờ trình;
- Chương trình;
- Thông cáo;
- Quy hoạch;
- Giấy chứng nhận;
- Công điện;
- Phiếu gửi;
- Giấy đi đường;
- Quy chế;
- Quy định;
- Đề án;
- Giấy ủy quyền;
- Giấy nghỉ phép;
- Hợp đồng;
3.2. Số lượng của các loại văn bản do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành trong 5 năm trở lại đây:
STT Tên loại văn bản ban hành
Số lượng Năm
2010
Năm 2011
Năm 2012
Năm 2013
Năm 2014
1 - Thông tư – TTLT 27 38 15 27 39
2 - Quyết định của Bộ 3055 4089 3656 4390 3786
3 - Quyết định của VP 181 249 179 149 184
4 - Công văn đi của Bộ 3336 3456 3939 4373 4932
5 - Công văn đi của VP 430 508 201 404 431
6 - Quyết định mật 14 17 23 39 47
7 - Công văn mật 127 89 67 101 105
8 - Giấy chứng nhận 197 137 163 174 186 9 - Quyết định đi máy
bay
137 142 110 163 183
Tổng 7504 8725 8353 9820 9893
3.3. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Khoa học và Công nghệ
+ Ưu điểm:
Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.
Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Quy ước ký hiệu viết tắt tên các đơn vị trực thuộc Bộ theo hướng dẫn tại Phụ lục I; ký hiệu tên loại văn bản theo hướng dẫn tại Phụ lục II; mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản theo hướng dẫn tại Phụ lục III; mẫu văn bản hành chính theo hướng dẫn tại Phụ lục IV Quy chế này.
Về hình thức đa số các văn bản được trình bày sạch đẹp, 9 thành phần thể thức bắt buộc được tuân thuân thủ.
+ Nhược điểm:
Vẫn còn 1 số ít cá nhân, đơn vị khi soạn thảo văn bản chưa tuân thủ theo đúng quy định. Có văn bản còn sai về thể thức như yếu tố: tên cơ quan ban hành văn bản, số và ký hiệu văn bản còn nhầm lẫn về cỡ chữ, trình bày chưa đẹp,….
Ví dụ: Từ “Nơi nhận” tên của cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.nhưng khi soạn thảo Vụ HTQT không có dấu“ ; ” ở cuối dòng và cuối dòng “ Lưu” không có dấu “.”
3.4. Mô tả các bước trong quá trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.
Việc thực hiện các bước trong quy trình soạn thảo được quy định tại điều 10 trong quyết định 4148/QĐ-BKHCN về quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ của Bộ KH&CN. Cụ thể :
- Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Quy chế soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Khoa học và Công nghệ, Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành. (Áp dụng thông tư 25/TT-PTP của Bộ Tư pháp quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật)
- Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:
Đơn vị hoặc cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản thực hiện các công việc sau:
a) Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
b) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
c) Soạn thảo văn bản;
d) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
đ) Trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định của Quy chế làm việc của Bộ Khoa học và Công nghệ. Phiếu trình giải quyết công việc theo Mẫu 9 và 9a Phụ lục V Quy chế về công tác Văn thư – Lưu trữ của Bộ KH&CN.
- Nhận xét và so sánh về quy trình soạn thảo văn bản so với quy định hiện hành của Bộ:
+ Ưu điểm:
Thực hiện theo quy trình 07 bước trong soạn thảo văn bản: Xác định mục đích, nội dung vấn đề cần ra văn bản; xác định tên loại văn bản; thu thập và xử lý thông tin; xây dựng đề cương và viết bản thảo; duyệt bản thảo; nhân bản văn bản; làm thủ tục phát hành.
+ Nhược điểm:
Hiện tại ở các đơn vị trực thuộc Bộ soạn thảo văn bản khi làm thủ tục phát hành văn bản ở bộ phận Văn thư đã phát hiện ra nhiều lỗi sai về thể thức khá thường xuyên như: về font chữ, kiểu chữ thường – đậm lẫn lộn; sai quy trình khi chưa xin chữ ký nháy của cấp Trưởng nơi đơn vị soạn thảo.
Về các bước trong quy trình soạn thảo văn bản được các cá nhân, đơn vị tại Bộ KH&CN thực hiện tốt, nên gần như không có sai sót. Có chăng chỉ trong quá trình thu thập và xử lý thông tin có liên quan, cần sự kết hợp của các đơn vị, cá nhân khác ngoài đơn vị soạn thảo gặp gián đoạn và mất nhiều thời gian do nhiều yếu tố tác động.