1. Ưu điểm:
Văn phòng Bộ KH&CN là đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, luôn đi đầu trong công tác thi đua tại Bộ KH&CN. Tập thể Văn phòng Bộ đã có nhiều năm liền được Lãnh đạo Bộ trao tặng cờ thi đua “ĐƠN VỊ HOÀN THÀNH XUẤT SẮC NHIỆM VỤ”. Cán bộ làm công tác Văn phòng là nhân tố trung tâm, là chủ thể của Văn phòng. Đội ngũ cán bộ, công chức làm việc trong Văn phòng Bộ chủ yếu là thế hệ trẻ có lòng nhiệt huyết, tư duy, sáng tạo và được đào tạo chuyên môn bài bản; các trang thiết bị văn phòng hiện đại được trang bị đầy đủ, đã trở thành một trong những yếu tố đóng góp nên sự thành công trong công việc.Văn phòng cũng đã tạo điều kiện, quan tâm tới việc xây dựng, đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, có phẩm chất chính trị tốt và tác phòng nghiêm túc, năng động, nhanh nhẹn, cởi mở và có tinh thần trách nhiệm cao.
Công tác quản trị văn phòng đã hoàn thành được cơ bản chức năng của mình là tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần cho hoạt động của cơ quan. Văn phòng đã thực hiện tốt công tác lập kế hoạch. Trong quá trình lập kế hoạch đã có sự phối hợp giữa các cán bộ văn phòng và lãnh đạo văn phòng, có sự xem xét, theo dõi, kiểm tra thường xuyên của lãnh đạo văn phòng, giúp cho việc xây dựng kế hoạch được chính xác, đảm bảo đúng đường lối, chủ trương của cơ quan. Công tác lập kế hoạch được thực hiện chặt chẽ từ kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn với kế hoạch năm, quý, tháng. Chương trình công tác tuần giúp cho các đơn vị chủ động trong công việc. Các chương trình, kế hoạch được thông báo rộng rãi giúp cho lãnh đạo và các đơn vị nắm bắt được thông tin nhanh chong, chủ động điều chỉnh được công việc.
Các lãnh đạo văn phòng cũng chú ý tới công tác kiểm tra, kiểm soát công việc văn phòng để kịp thời phát hiện ra sai sót, đề xuất các biện pháp điều chỉnh, bổ sung.
Lãnh đạo văn phòng cũng phối hợp với lãnh đạo cấp trên để ban hành các quy chế trong cơ quan, của công tác quản lý vào nề nếp.
Việc sắp xếp, phân công nhiệm vụ trong Văn phòng rất khoa học, đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, đồng thời khai thác được sự sáng tạo ở các cán bộ, công chức được phân công. Vì vậy, mỗi công việc đều được giải quyết một cách nhanh chóng, và hiệu quả tốt.
Quá trình cung cấp thông tin cho Lãnh đạo cơ quan được triển khai hiệu quả, nhanh chóng và chính xác đảm bảo cho quá trình lãnh đạo, hành được thông suốt.
Việc xây dựng văn hóa công sở được quan tâm chỉ đạo thực hiện nghiêm túc.
Trang thiết bị văn phòng được bổ sung, mua sắm mới dần thay thế những
trang thiết bị đã cũ qua sử dụng nhiều năm và hiện đại hoá phù hợp sự với phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ. Các máy móc, phương tiện kĩ thuật được áp dụng trong công tác văn phòng ngày càng đa dạng như: máy vi tính, máy fax, máy photocopy…Ngay cả bàn, ghế làm việc cũng đã và đang được cải iến rõ nét: từ ghế cố
định nay đã xuất hiện nhiều ghế xoay, từ bàn cố định nhiều nơi đã trang bị bàn di động.
Chính việc đổi mới và tăng cường các phương tiện thiết bị hiện đại phù hợp với công việc đã góp phần quan trọng nâng cao năng suất và chất lượng công tác văn phòng của cơ quan.
Việc đưa các phần mềm quản lý vào công tác Văn phòng đã đem lại những hiệu quả tích cực. Đó là các phần mềm: Phần mềm quản lý văn bản chạy trên mạng nội bộ VP-Net; Phần mềm CP-Net; Phần mềm MISA Mimosa.NET 2012;Phần mềm quản lý công tác Lưu trữ NeoARCHIVE…
Tại Văn phòng Bộ KH&CN nói riêng và các cơ quan hành chính nhà nước nói chung đều đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 được tiến hành thông qua việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ của cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công.
Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ cũng thường xuyên quan tâm đến việc bồi dưỡng, tập huấn năng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ công chức trong Văn phòng, đặc biệt là về công tác Văn thư – Lưu trữ.
2. Hạn chế:
Bên cạnh những thành tích đã đạt được, công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng Bộ vẫn còn một số những hạn chế, cần khắc phục:
Đội ngũ cán bộ làm công tác Văn thư, Lưu trữ theo hệ thống văn thư, lưu trữ ở một số đơn vị còn chưa được đào tạo.
Tình trạng phổ biến hiện nay là cán bộ công chức các đơn vị chưa lập hồ sơ công việc, để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói khi giao nộp vào lưu trữ, thậm chí cất giữ trong tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp. Điều này gây khó khăn cho việc chỉnh lý, sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu và xác định giá trị tài liệu. Do đó, đã gây không ít khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lý công tác lưu trữ của cơ quan. Đây chính là hạn
chế lớn trong công tác văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ.
Các tài liệu lưu trữ chưa được số hóa dẫn đến việc quản lý, tra tìm, bảo quản, sắp xếp tài liệu lưu trữ gặp nhiều khó khăn.
Phần mềm quản lý văn bản chạy trên mạng nội bộ VP-Net, còn thiếu sót, hiện tại việc cập nhật thông tin về công văn đi – đến mới chỉ dừng lại ở việc xem số, ký hiệu và trích yếu nội dung văn bản, mà chưa cho phép xem được toàn văn.