II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI BỘ KH&CN
4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
4.3. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành tại Bộ Khoa học và Công nghệ
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Sau khi hồ sơ đã được lập, hết thời hạn bảo quản, lưu giữ tại đơn vị thì được nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Nội dung của việc lập hồ sơ hiện hành tại Bộ:
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Bộ Khoa học và Công nghệ, của các đơn vị và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ. Cán bộ công chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
Hiện tại hệ thống hồ sơ do Văn thư Bộ lập gồm có:
+) Hồ sơ Công văn Văn phòng;
+) Hồ sơ Công hàm, thư cảm ơn;
+) Hồ sơ Công văn mật Văn phòng;
+) Hồ sơ Thông tư;
+) Hồ sơ Quyết định mật;
+) Hồ sơ Công văn mật:
+) Hồ sơ Giấy chứng nhận về hoạt động Khoa học và Công nghệ;
+) Hồ sơ Quyết định đi máy bay;
+) Hồ sơ Văn bản không lưu;
+) Hồ sơ Văn bản chuyên ngành;
+) Hồ sơ Văn bản hợp nhất.
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ
- Cán bộ, công chức cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các loại tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (theo trình tự thời gian, diễn biến giải quyết công việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;
- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Bộ và của đơn vị;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải đầy đủ, cùng có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều;
d) Thông tin cơ bản về hồ sơ phải được mô tả đầy đủ và chính xác bằng phiếu biên mục hồ sơ hoặc điền đầy đủ thông tin đã in trên bìa hồ sơ.
- Nhận xét ưu, nhược điểm:
+ Ưu điểm:
Công tác lập hồ sơ công việc của Bộ và các đơn vị trực thuộc được lãnh đạo Bộ quan tâm. Bộ đã tổ chức các lớp bồi dưỡng, đào tạo về công tác lập hồ sơ công
việc cho cán bộ, chuyên viên trong Bộ. Vì vậy, có đơn vị đã tổ chức thực hiện tốt chế độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Khối lượng tài liệu đã được lập hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan tăng lên hàng năm. Ngoài ra, công tác lập hồ sơ của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ còn có những ưu điểm sau:
- Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy định tại Quy chế “Công tác văn thư và lưu trữ”.
- Trong quá trình lập hồ sơ, tuân thủ trình tự các bước trong quy trình.
- Khi công việc kết thúc, sau khi hoàn thiện hồ sơ, người lập nộp cho cán bộ văn thư chuyên trách và được thống nhất quản lý. Sau 1 năm, kể từ khi công việc kết thúc, cán bộ văn thư thống kê hồ sơ đã hết thời hạn để tại đơn vị và nộp vào kho lưu trữ theo quy định.
- Bộ đã triển khai lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng và bước đầu thu được những kết quả tốt.
+ Nhược điểm:
Tình trạng phổ biến hiện nay là cán bộ công chức các đơn vị chưa lập hồ sơ công việc, để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ, thậm chí cất giữ trong tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp. Điều này gây khó khăn cho việc chỉnh lý, sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu và xác định giá trị tài liệu. Do đó, đã gây không ít khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lý công tác lưu trữ của cơ quan. Đây chính là hạn chế lớn trong công tác văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ.