II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI BỘ KH&CN
5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ
Phòng Lưu trữ là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ, có chức năng giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi Bộ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.
5.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Tham mưu và giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện các công việc sau:
- Xây dựng các văn bản của Bộ hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ để Chánh Văn phòng Bộ ký ban hành hoặc trình Bộ trưởng ký ban hành ;
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm ( bao gồm kế hoạch công tác; kế hoạch đào tạo; bồi dưỡng nghiệp vụ; ứng dụng và nghiên cứu khoa học và công nghệ vào quy trình nghiệp vụ lưu trữ; kế hoạch mua sắm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp kho tài liệu…) trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt để tổ chức thực hiện;
- Quy hoạch tổ chức mạng lưới văn thư, lưu trữ của Bộ và hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức;
- Tổ chức hướng dẫn và kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc Bộ. Phối hợp với Phòng Hành chính – Tổ chức kiểm tra công
tác văn thư (trừ nội dung hướng dẫn, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu);
- Giúp Chánh Văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện chế độ thống kê Nhà nước, báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Bộ với cơ quan quản lý Nhà nước;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi của Bộ;
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ:
+ Hướng dẫn cán bộ, công chức trong Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ hiện hành;
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
+ Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;
+ Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
+ Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
+ Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật; ký xác nhận các bản sao từ bản gốc đang lưu trữ tại kho lưu trữ đối với các loại tài liệu được Lãnh đạo Văn phòng cho phép cấp bản sao;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng Bộ giao.
5.1.3. Tổ chức và biên chế
Biên chế của Phòng Lưu trữ có 04 cán bộ: Hiện tại có 01 Trưởng phòng (có trình độ Thạc sĩ) chưa có Phó phòng và 03 cán bộ, công chức làm nghiệp vụ về lưu trữ.
5.2. Khái quát về Kho Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ:
Kho Lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ được đặt tại tầng 14 - ở vị trí cao nhất của tòa nhà trụ sở Bộ. Vị trí khô ráo và thoáng mát rất thích hợp cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Với diện tích khoảng 86 m2, trong Kho hiện được trang bị đầy đủ các trang
thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Trên trần được trang bị thiết bị cảnh báo cháy và bột chữa cháy tự động khắc phục khi có sự cố; và có hệ thống điều hòa chạy liên tục đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm phù hợp cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Đặc biệt Kho được trang bị hệ thống giá đựng tài liệu hiện đại có thể xê dịch theo trục cố định việc này giúp tiết kiệm diện tích cũng như tận dụng tối đa diện tích Kho lưu trữ.
Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của Bộ KH&CN bao gồm: Tài liệu của văn phòng, tài liệu của các Vụ, tài liệu của các đơn vị không có con dấu riêng, không đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ. Hằng năm Phòng lưu trữ Bộ đã lập kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ, có 9000 hồ sơ tương ứng 100m giá tài liệu được thu thập, chính vì vậy mà khối lượng hồ sơ trong kho lưu trữ ngày càng tăng, diện tích kho đang thu hẹp dần nhưng vẫn đáp ứng được khối tài liệu của cơ quan. Tuy nhiên, trong tương lai cần mở rộng diện tích kho lưu trữ thì mới đáp ứng được tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan. Các tài liệu bó gói trên kho lưu trữ ngày càng nhiều làm thu hẹp diện tích kho và mất thời gian cho việc sắp xếp chỉnh lý tài liệu. 03 máy điều hoà luôn được dặt ở nhiệt độ 22-24 , hệ thống đèn điện chiếu sáng, hệ thống tự động phòng cháy chữa cháy được gắn trên trần để khi có hoả hoạn xảy ra hệ thống sẽ tự động phun để chữa cháy, có rất nhiều giá tài liệu để để hồ sơ bao gồm giá truyền thống và COMPAC nhưng giá COMPAC chủ yếu được sử dụng nhiề hơn bởi các tính năng ưu việt của nó mang lại so vơi giá truyền thống. Giá COMPAC bao gồm giá đơ và giá đôi. Ngoài ra còn có hệ thống thông gió đảm bảo cho môi trường trong kho tốt nhất để bảo quản tài liệu. Kho lưu trữ của bộ được bố trí và sử dụng đúng như trong thông tư 09/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
(Xem phụ lục Ảnh)