IV. TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang sử dụng trong công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang
Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác Văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ gồm:
- Phần mềm quản lý văn bản chạy trên mạng nội bộ VP-Net: Là phần mềm về văn phòng điện tử, được xây dựng với các chức năng quản lý văn bản đi - đến;
quản lý công việc; quản trị hệ thống; quản lý nhân sự…
- Phần mềm CP-Net: là phần mềm quản lý văn bản của Chính phủ, cho phép gửi, nhận văn bản có file đính kèm giữa Chính Phủ với các Bộ ngành và các tỉnh trong cả nước. Đảm bảo cho việc thông tin nhanh chóng, để kịp thời xử lý, điểm tối ưu của phần mềm là các file văn bản của Chính Phủ hoặc của các Bộ, các tỉnh, ban
hành sẽ được gửi trước đến CP-Net trước khi văn bản bằng giấy chuyển phát đến.
Việc này sẽ giúp Chính Phủ và các Bộ, các tỉnh cập nhật thông tin một cách nhanh nhất, từ đó xây dựng được sớm các phương án giải quyết, giúp cho việc thống kê, tra tìm được thuận lợi. Đặc biệt, phần mềm có sơ đồ quy trình giải quyết rất rõ ràng, có tên cá nhân, đơn vị gửi – nhận cụ thể, thuận tiện cho việc đôn đốc giải quyết trong trường hợp cần thiết.
- Phần mềm MISA Mimosa.NET 2012: là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán của công tác hạch toán, kế toán và thống kê. MISA Mimosa.NET 2012 hoạt động tốt cả trên máy tính cá nhân cũng như trong mạng nội bộ, giúp nhiều người sử dụng cùng làm việc trên một tệp dữ liệu kế toán.
- Phần mềm quản lý công tác Lưu trữ NeoARCHIVE: là phần mềm quản lý về công tác lưu chữ cho phép cập nhật thông tin về hồ sơ, kho lưu trữ, phục vụ việc tra cứu cho các cá nhân, …
- Phần mềm Microsoft Office: là một bộ phần mềm văn phòng thông dụng hàng đầu thế giới, được hơn một tỷ người sử dụng trên thế giới, và gần như máy tính cá nhân nào cũng được cài đặt, với các gói các ứng dụng: Microsoft Word, Microsoft Excel và Microsoft Powerpoint… Với các phiên bản hiện nay đang dùng như: 2003;
2007; 2010 và mới nhất là 2013.
Ngoài ra, tại Bộ KH&CN còn sử dụng một số phần mềm khác bổ trợ cho các công việc và nghiệp vụ tùy thuộc vào mục đích của từng cá nhân, đơn vị như: Phần mềm đổi đuôi văn bản: Solid Converter v8; Phần mềm trợ giúp trực tuyến TeamViewer; Phần mềm hỗ trợ gõ tiếng việt Unikey…
- Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại:
+ Ưu điểm:
Nhìn chung các phần mềm đang được sử dụng trong công tác Văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ được khai thác và sử dụng hiệu quả giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm được sức lao động, chi phí cho công việc, dễ thống kê - tra tìm… đồng thời góp phần vào quá trình tin học hóa công tác văn phòng tại các cơ quan tổ chức, tiến tới đơn giản hóa các thủ tục hành chính.
+ Hạn chế:
Bên cạnh những ưu điểm to lớn mà các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng mang lại cho công việc tại Bộ KH&CN, ngoài yếu tố người sử dụng, ở các phần mềm còn tồn tại một số hạn chế nhất định, cụ thể như sau:
- Đối với phần mềm VP-Net: Thứ nhất, là việc chưa đưa các file văn bản đính kèm lên hệ thống vì vậy, người sử dụng chỉ nắm được thông tin về số, ký hiệu và trích yếu nội dung của văn bản mà không xem được toàn văn. Thứ hai, trong mục quản lý công việc, còn chưa xây dựng được sơ đồ, quy trình giải quyết văn bản và công việc.
- Đối với phần mềm CP-Net: Về cơ bản được xây dựng giống như VP-Net, nhưng khác biệt ở chỗ có hiển thị quy trình giải quyết công việc cụ thể. Hiện tại, Bộ Khoa học và Công nghệ chỉ được cấp một tải khoản duy nhất cho cán bộ, công chức thuộc Phòng Hành chính – Tổ chức quản lý và sử dụng nên việc tra tìm và khai thác sử dụng còn hạn chế.
- Đối với phần mềm quản quản lý công tác lưu trữ NeoARCHIVE: Việc sử dụng khá hiệu quả, tuy nhiên do các tài liệu lưu trữ tại Bộ KH&CN còn chưa được số hóa tài liệu (Số hóa dữ liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ),
nếu việc số hóa tài liệu lưu trữ được thực hiện sẽ giúp: Giảm không gian lưu trữ tại Kho Lưu trữ; Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ; Lưu trữ, quản lý tài liệu được vĩnh viễn; Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu; Chia sẻ thông tin nhanh
chóng; Tăng cường khả năng bảo mật thông tin; Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời; Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.
Bên cạnh những hạn chế của các phần mềm, thì yếu tố người sử dụng quyết định phần lớn, mặc dù các phần mềm đã được đưa vào sử dụng khá lâu, nhưng các cá nhân, đơn vị tại Bộ KH&CN vẫn chưa khai thác triệt để các ứng dụng tiện ích được xây dựng trong các phần mềm. Một số phần mềm khi cài đặt trên máy tính còn hiện tượng lỗi font, …
Phần II