II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI BỘ KH&CN
4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
4.2. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng – văn bản điện tử, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Bộ Khoa học và Công nghệ được đăng ký tại bộ phận Văn thư chuyên trách của Bộ Khoa học và Công nghệ.
(nằm trong phòng Hành chính – Tổ chức)
Tất cả văn bản đến Bộ được quản lý theo trình tự sau:
• Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
• Trình, chuyển giao văn bản đến.
• Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Sơ đồ hoá quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến:
( Xem phụ lục: 07 ) - Nhận xét ưu, nhược điểm:
+ Ưu điểm:
Quản lý văn bản đến của cơ quan là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, quản lý và giải quyết văn bản tốt đảm bảo cho việc thực hiện công việc một cách nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả. Việc chuyển giao văn bản đến ở Bộ đảm bảo được nguyên tắc: Nhanh chóng, chính xác, kịp thời và thống nhất.
Công văn đến của Bộ Khoa học và Công nghệ được tổ chức quản lý và giải quyết như sau:
a) Tiếp nhận:
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư Bộ hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Đối với bản fax không dùng loại giấy theo quy chuẩn, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; văn bản được chuyển phát qua mạng – văn bản điện tử, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
b) Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:
Sau khi tiếp nhận văn bản văn thư Bộ đã kiểm tra số lượng văn bản và phân loại thành hai loại: Loại bóc bì và loại không bóc bì.
- Loại bóc bì: Những văn bản gửi đến Bộ.
- Loại không bóc bì (chuyển trực tiếp) là những văn bản gửi đích danh, những văn bản có dấu chỉ mức độ mật (A-B-C); văn bản gửi cho Ban cán sự, Thanh tra, Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn thanh niên.
c) Đóng dấu đến:
Sau khi đã tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản thì văn thư thực hiện việc đóng dấu đến: ghi những thông tin trên dấu đến (số đến, ngày đến), với những văn bản có
nội dung thông báo (chữ ký, con dấu của cơ quan) văn thư chỉ ghi ngày tháng văn bản mà không ghi số đến văn bản.
d) Đăng ký văn bản đến vào sổ:
BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN BẢN ĐẾN
Số đến:………
Ngày:……../………/………..
Chuyển:………..
Mẫu Dấu đến của Bộ KH&CN:
Hệ thống sổ đăng ký văn bản đến tại bộ phận Văn thư Bộ gồm có:
+) Sổ đăng ký văn bản đến;
+) Sổ đăng ký và chuyển giao bì thường không mở;
+) Sổ đăng ký bì, văn bản mật đến;
+) Sổ chuyển giao văn bản cho các đơn vị;
+) Sổ đăng ký đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân và tổ chức;
+) Sổ chuyển fax;
+) Sổ nhận fax.
Được thực hiện một cách thống nhất chặt chẽ, khoa học theo đúng quy định.
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến đối với tất cả các loại văn bản được bóc bì.
Trong thực tế sau khi đóng dấu đến cho văn bản cán bộ văn thư cần cần đọc lướt qua nội dung để phục vụ cho việc sắp xếp một cách khoa học: Văn bản là các
giấy mời có thời gian gần kề cần được giải quyết thì được sắp xếp đầu tiên sau đó là các văn bản của cơ quan cấp trên và được sắp xếp theo từng nhóm tác giả gửi
đến. Sau đó các văn bản được điền thông tin vào “sổ đăng ký công văn đến đến”.
Với những văn bản mật vào hệ thống sổ riêng “Sổ đăng ký văn bản Mật”.
e) Trình văn bản đến:
- Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình Chánh Văn phòng Bộ để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
- Việc trình được thực hiện nghiêm túc và nhanh chóng, đảm bảo hiệu quả công việc.
- Không chỉ vào sổ văn bản đăng ký công văn đến, văn bản đi theo cách truyền thống mà bộ phận Văn thư thuộc còn áp dụng chương trình quản lý văn bản đến và văn bản đi bằng việc nhập thông tin vào mạng nội bộ VP-NET ở trên máy vi tính thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm văn bản rất hiệu quả.
f) Chuyển giao văn bản:
- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư Bộ bổ sung thông tin vào sổ đăng ký và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng Bộ.
- Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng và giữ bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
- Trong trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết, đơn vị tiếp nhận văn bản phải trả lại văn bản cho Văn thư Bộ để báo cáo Chánh Văn phòng xử lý.
g) Theo dõi, đôn đốc, giải quyết văn bản đến:
Sau khi nhận được văn bản đế, lãnh đạo đơn vị, cá nhân có liên quan có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Bộ, thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ.
Trách nhiệm tổng hợp tình hình xử lý văn bản đến được quy định như sau:
- Văn thư Bộ: Tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến chuyển trực tiếp đến các đơn vị trực thuộc Bộ đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết, báo cáo Chánh Văn phòng Bộ.
- Phòng Tổng hợp Văn phòng Bộ: Tổng hợp số liệu văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, số liệu văn bản đến đã được giải quyết hoặc đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết, báo cáo Chánh Văn phòng Bộ.
- Đối với văn bản đến có dấu “ Tài liệu thu hồi”, Văn thư Bộ hoặc Phòng Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
- Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Bộ về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
- Nhược điểm:
Do Bộ KH&CN là một cơ quan lớn nên số lượng văn bản từ các cá nhân, cơ quan, tổ chức bên ngoài gửi đến hàng ngày rất lớn. Chính vì vậy, mà đôi khi tình trạng phân loại, sắp xếp, xử lý văn bản, thư từ còn có sự nhầm lẫn, chậm trễ gây ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc.