II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI BỘ KH&CN
4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Bộ Khoa học và Công nghệ phát hành.
Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:
• Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số vào ngày, tháng, năm của văn bản đi.
• Đăng ký văn bản đi.
• Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có).
• Lưu văn bản đi.
- Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Văn phòng Bộ:
(Xem phụ lục: 06) - Nhận xét ưu, nhược điểm:
+ Ưu điểm:
Văn bản đi của Bộ Khoa học và Công nghệ được quản lý đúng quy định.
Những văn bản trình lãnh đạo Bộ ký do Phòng Tổng hợp kiểm soát về thể thức.
Văn bản đi tại Bộ KH&CN được quản lý theo trình tự sau:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
- Đăng ký văn bản đi.
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Lưu văn bản đi.
Văn bản đi được đắng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và trên mạng VP-Net.
Việc này được thực hiện rất khoa học giúp thuận tiện cho việc quản lý các loại văn
bản do cơ quan ban hành đồng thời phục vụ cho việc tra tìm, thống kê và lưu trữ. Tùy từng tên loại văn bản và mức độ mật mà việc đăng ký văn bản được ghi vào các loại sổ khác nhau. Hệ thống sổ đăng ký văn bản đi của Bộ gồm:
• Sổ đăng ký văn bản đi (văn bản hành chính thông thường);
• Sổ đăng ký quyết định (quyết định hành chính cá biệt);
• Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật;
• Sổ đăng ký văn bản chuyên ngành;
• Sổ đăng ký văn bản mật;
• Các loại sổ đăng ký văn bản khác phục vụ công tác quản lý văn bản đi của Bộ (Sổ cấp giấy giới thiệu, Sổ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ, …)
Ở mỗi loại sổ tên bìa có thể khác nhau nhưng phần nội dung thì được trình bày theo một mẫu chung như sau: - Phần bìa:
- Phần Nội dung sổ Đăng ký công văn đi:
Ngày, tháng VB
Số, ký hiêu VB
Tên loại và trích yếu nội dung
Người ký Nơi nhận Đơn vị hoặc người nhận bản lưu
Số lượng bản
Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7 8
Ghi chú:
(1) Ngày, tháng đăng ký văn bản đi.
BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
SỔ ĐĂNG KÝ
………
Năm…… Quyển số: …….
(2) Số, ký hiệu của văn bản đi được đăng ký theo trình tự số lượng phát hành văn bản của cơ quan, bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 trong năm.
(3) Tên loại văn bản và trích yếu nội dung của văn bản đi (4) Cá nhân, đơn vị ban hành văn bản đi
(5) Nơi nhận là nơi văn bản đi được gửi đến để báo cáo, thông báo, giải quyết công việc
(6) Cá nhân hoặc đơn vị soạn thảo văn bản nhận bản lưu để lập hồ sơ công việc.
(7) Số lượng văn bản mà đơn vị đăng ký nhân bản tại văn thư cơ quan dựa vào các cơ quan tại được liệt kê tại phần nơi nhận.
(8) Ghi chú.
Sổ đăng ký công văn đi được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho công văn đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của công văn cuối cùng của ngày làm việc cuối năm. Hệ thống sổ sách để đăng ký công văn đi được dùng thống nhất theo mẫu sổ đăng ký công văn đi của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành. Những văn bản có độ mật hoặc có yếu tố mật đều được tuân thủ theo đúng quy định là không được Fax hay gửi qua mạng.
Bộ Khoa học và Công nghệ là một cơ quan lớn đồng nghĩa với việc số
lượng văn bản do Bộ và các đơn vị thuộc bộ phát hành hàng ngày rất lớn. Vì vậy việc chuyển phát văn bản đã được Văn phòng Bộ ký hợp đồng với công ty dịch vụ bưu chính, vào cuối ngày làm việc sẽ có nhân viên bưu chính đến nhận và chuyển phát đến các cơ quan, tổ chức ngoài đơn vị.
- Đối với thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện như sau:
Thủ tục phát hành văn bản
a) Đơn vị soạn thảo văn bản tiến hành các công việc sau:
- Lựa chọn bì;
- Viết bì và viết phiếu chuyển EMS (nếu chuyển phát nhanh);
- Vào bì và dán bì;
b) Văn thư Bộ tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:
- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
- Phân loại bì để chuyển cho cơ quan bưu chính hoặc chuyển trực tiếp đối với những văn bản có yêu cầu.
Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày đăng ký văn bản.
b) Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Bộ hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;
đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ, Điều 10, Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Văn thư Bộ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, Lãnh đạo Văn phòng Bộ quyết định;
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, đơn vị soạn thảo phải cử người theo dõi, thu hồi đúng thời hạn để gửi lại cho Văn phòng Bộ (Văn thư Bộ hoặc Phòng Tổng hợp); khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng Bộ để xử lý.
- Đối với việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
- Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Bộ và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư Bộ phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật.
+ Nhược điểm:
Trong thực tế được chứng kiến trong tuần kiến tập đầu tiên thì đã có trường hợp văn bản Thông tư do Bộ phát hành sau khi đã làm thủ tục phát hành và chuyển phát đến các cơ quan, tổ chức khắp các tỉnh thành trong cả nước, cán bộ và đơn vị
soạn thảo mới phát hiện ra lỗi sai về thời gian. Vì vậy, cần phải làm thủ tục chuyển hoàn văn bản, việc này rất mất thời gian và ảnh hưởng đến chất lượng cũng như thời gian để các cơ quan, tổ chức áp dụng và thực hiện.
Một số trường hợp các văn bản do các đơn vị soạn thảo sau khi chuyển phát cũng phải chuyển hoàn do ghi nhầm tên địa chỉ cơ quan, tổ chức nhận công văn.