IV. TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng và cơ sở vật chất tại Bộ Khoa học và Công nghệ
Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất, chất lượng của công tác Văn phòng đồng thời cũng là một yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong điều kiện khoa học và kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt sự ra đời của các thiết bị thông minh, các phần mềm quản lý (tài chính, nhân sự, tài sản, công việc,…) đã góp phần vào quá trình hiện đại hóa công tác Văn phòng.
Tại Bộ Khoa học và Công nghệ - một cơ quan đầu ngành về lĩnh vực khoa học và công nghệ, việc ứng dụng công nghệ thông tin, các trang thiết bị hiện đại vào công việc nói chung và công tác văn phòng nói riêng được thể hiện rõ. Hiện tại 100% cán bộ, công chức của Bộ được trang bị máy tính cá nhân, kết nối mạng Internet và mạng nội bộ VP-Net cộng với tài khoản truy cập. Còn các trang thiết bị văn phòng khác như: Máy in, máy chiếu, máy scan, máy fax, điều hòa, bàn ghế, tủ tài liệu… do Bộ Khoa học và Công nghệ là một cơ quan lớn nên đồng nghĩa với số lượng cơ sở vật, trang thiết bị văn phòng cũng khá đồ sộ. Vì vậy, việc quản lý, thống kê, đầu tư mua sắm được thực hiện bởi Phòng Quản trị, đặc biệt công việc này được quản lý trên phần mềm “MISA Mimosa.NET 2012” là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán của công tác hạch toán kế toán. MISA Mimosa.NET 2012 hoạt động tốt cả trên máy tính cá nhân cũng như trong mạng nội bộ, giúp nhiều người sử dụng cùng làm việc trên một tệp dữ liệu kế toán. Các loại tài sản được đánh mã riêng rất thuận lợi cho việc quản lý. Về các trang thiết bị về tin học như máy in, máy chiếu việc được giao cho Trung tâm tin học của Bộ quản lý.
(Xem phụ lục Ảnh)
Trong phạm vi và không gian kiến tập là Phòng Hành chính – Tổ chức em xin được khái quát về cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng tại Phòng như sau:
+ Về Bàn ghế làm việc: có 07 bàn làm việc làm bằng chất liệu gỗ theo đúng tiêu chuẩn, được thiết kế hiện đại, bàn có 02 ngăn có khoá để đựng tài liệu và các đồ dùng quan trọng cần cất giữ. Đồng thời, bàn được thiết có chỗ cây máy tính an toàn, gọn gàng có tính thẩm mỹ. Diện tích măt bàn là 125cm75cm có thể tạo không gian làm việc thoải mái cho các cán bộ, nhân viên và có thể sắp xếp các trang thiết bị khác như máy tính, điện thoại, máy fax….gọn gàng, ngăn nắp.
+ Ghế làm việc được trang bị đầy đủ tương ứng với 07 bàn làm việc, ghế xoay giúp nhân viên di chuyển thoải mái trong phòng, chất liệu mềm và êm tạo sự thoải mái trong quá trình làm việc giảm tải được những áp lực của công việc khi được thư giãn với bàn làm việc khoa học và thẩm mỹ.
+ Ngoài ra còn có 01 bàn họp và 06 chiếc ghế khác để tiếp khách tới làm việc với văn phòng cũng như phục vụ cho các cuộc họp, trao đổi của nội bộ.
+Tương ứng với 07 bàn ghế làm việc là 07 chiếc điện thoại được đặt tại bàn làm việc của mỗi cán bộ, công chức, nhân viên trong văn phòng để phục vụ tốt cho quá trình giải quyết công việc cũng như trao đổi, cung cấp thông tin với các cơ quan đơn vị khác.
+ Phòng làm việc được trang bị 04 máy điều hoà tạo tinh thần thoải mái trong khi làm việc giúp năng suất hiệu quả công viêc được cao hơn, đồng thời tạo môi trường làm việc tốt cho các cán bộ, công chức trong Phòng.
+ Hệ thống đèn điện được trang bị đầy đủ gồm 08 hộp đèn đựng bóng tuýp led dài, trong mỗi hộp gồm 03 đèn. Đảm bảo cung cấp ánh sánh đạt tiêu chuẩn cho phòng làm việc, bảo đảm cung cấp nguồn ánh sáng tốt nhất cho quá trình giải
quyết công việc.
+ Tủ tài liệu gồm 07 tủ to nhỏ khác nhau dùng để chứa đựng các hồ sơ, tài liệu trong quá trình giải quyết công việc của Văn phòng Bộ. Ngoài ra tủ đựng tài liệu còn
để chứa đựng các loại sách tham khảo liên quan đến chuyên ngành để nâng cao trình độ chuyên môn và đựng một số đồ cá nhân và tài liệu khác.
+ Máy tính: Văn phòng được trang bị 07 bộ máy tính được nối mạng và cài đặt các phần mềm quản lý như: VP-Net; CP-Net; Emost; Office…, từ đó giúp cán bộ, công chức giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đem lại hiệu quả cao.
+ 01 máy Scan được đặt trên phòng làm việc để phục vụ cho việc scan giúp cho việc chụp văn bản được thuận tiệp.
+ 01 máy fax để gửi và nhận văn bản fax trong trường hợp cần xử lý công việc gấp mà chưa kịp gửi văn bản, khi đó sẽ gửi fax để chuyển đến cơ quan cần trao đổi và văn bản sẽ dược soạn thoả và chuyển giao sau đó.
+ 01 máy in đa chức năng với: in, scan, photocopy + 01 giá đựng dấu
+ 01 Bình đun nước nóng
+ 01 két dùng để cất giữ và bảo quản con dấu
+ Ngoài ra Phòng còn quản lý một Phòng Photocopy riêng, được trang bị 02 máy in công nghiệp SHARP công suất lớn, và 02 máy tính cá nhân phục vụ cho việc in ấn, sao chụp tài liệu, giấy tờ của cả tất cả các đơn vị, cá nhân thuộc Bộ KH&CN.
(Xem phụ lục Ảnh)
2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng Hành chính – Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (Văn thư Bộ). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.
(Xem phụ lục: 08) - Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu:
Trong quá trình xây dựng Phòng Hành chính – Tổ chức thuộc Khoa học và Công nghệ (Văn thư Bộ) đã được nhà thầu tư vấn và thiết kế theo mô hình “Văn phòng Mở” - hiện đại phù hợp với cơ cấu tổ chức của cơ quan.
- Bên ngoài phòng làm việc:
Với vị trí được đặt tại phía bên phải, tầng 01 tòa nhà trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ, phía ngoài có của giao dịch công văn đi – đến làm bằng kính trong suốt, rất thuận tiện cho quá trình giao dịch trong và ngoài cơ quan, đặc biệt là không gây ảnh hưởng đến các cán bộ, công chức làm việc trong phòng.
- Bên trong phòng làm việc:
Các tràn thiết bị văn phòng như: Bàn ghế, tủ đựng hồ sơ tài liệu, giá để dấu, điện thoại, máy tính, máy in, máy scan, máy fax, két sắt…. Được bố trí rất hợp lý, tận dụng tối đa diện tích. Chính vì vậy mà gần như cách bố trí này gần như không gây bất tiện gì trong quá trình làm việc của các cán bộ, công chức trong phòng. Trên tường còn được treo một số bức tranh, bằng khen, ảnh lưu niệm… tạo cho không gian làm việc thêm sinh động và có tính thẩm mỹ, bên cạnh đó trong phòng còn được trang bị cây xanh nên tạo cảm giác khá thoải mái, thân thiện với môi trường.
Đây là kiểu bố trí phòng làm việc theo xu thế mới, khá điển hình tại các công sở hiện đại, là mô hình mẫu cho các cơ quan, đơn vị học tập và làm theo. Vì vậy em xin không đưa ra bất cứ đề xuất thay đổi gì.