CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI
2.2.1.3. Bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại Trường Đại học Đồng Nai được tổ chức theo hình thức tập trung. Tất cả chứng từ ban đầu được tập hợp và hạch toán tại phòng Kế hoạch tài chính. Phòng Kế hoạch tài chính gồm có: Trưởng phòng kế toán (kiêm kế toán trưởng), kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán vật tư, tài sản, kế toán tiền lương, kế toán thu học phí, thủ quỹ. Do đó chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau:
Trưởng phòng kế toán (kiêm kế toán trưởng)
- Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về kế toán của phòng KHTC.
- Có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán và báo cáo kế toán ở phòng Kế hoạch tài chính theo đúng qui định hiện hành.
- Chịu sự lãnh đạo và giúp người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán (chủ tài khoản đơn vị) quản lý và giám sát công tác tài chính tại đơn vị kế toán.
- Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ.
- Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong nhà trường.
- Tổ chức điều hành bộ máy kế toán trong nhà trường theo quy định hiện hành của nhà nước.
- Lập báo cáo tài chính của nhà trường.
- Độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Tham gia ý kiến với hiệu trưởng về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ trong nhà trường.
- Yêu cầu các bộ phận cung cấp đầy đủ, kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và thực hiện giám sát tài chính của kế toán trưởng.
- Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định.
- Báo cáo bằng văn bản cho hiệu trưởng khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong nhà trường; trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và không chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó.
Kế toán tổng hợp
- Theo dõi, tổng hợp tình hình sử dụng kinh phí và lập báo cáo quyết toán kinh phí của đơn vị cho cấp trên theo đúng qui định hiện hành của Luật ngân sách.
- Thực hiện đầy đủ các sổ sách kế toán theo đúng qui định hiện hành.
- Thường xuyên đôn đốc, đối chiếu sổ sách kế toán với các kế toán viên theo từng kỳ kế toán đã qui định. Kiểm tra và lưu trữ toàn bộ chứng từ, hồ sơ thanh toán, sổ sách kế toán và báo cáo quyết toán tài chính của đơn vị theo qui định hiện hành.
Kế toán thanh toán
- Xét duyệt tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ thu - chi theo đúng qui định nhà nước, và các khoản chi đúng theo quy định của nhà trường trước khi trình cấp trên phê duyệt và chịu trách nhiệm về công việc được giao.
- Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu từ các hoạt động liên doanh, liên kết và các khoản thu khác phát sinh tại trường và nộp kịp thời, đầy đủ các khoản thu phải nộp ngân sách.
- Có trách nhiệm đôn đốc khoản tạm ứng thanh toán đúng thời hạn qui định.
Theo dõi định mức tiền điện thoại các phòng, ban, khoa và thu hồi các khoản vượt định mức đó. Sắp xếp, lưu trữ các qui định, chính sách, chế độ của Nhà nước, nhà trường có liên quan đến tài chính.
- Kế toán hỗ trợ công tác thuế. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng.
Kế toán vật tƣ, tài sản
- Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động vật tư, sản phẩm, hàng hóa tại đơn vị.
- Phản ánh số lượng, nguyên giá và trị giá hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động của tài sản cố định, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản tại đơn vị.
- Hàng năm kết hợp với phòng Quản trị thiết bị thực hiện công tác kiểm kê và đánh giá lại tài sản của đơn vị.
- Thực hiện đầy đủ các sổ sách kế toán theo đúng qui định hiện hành.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng.
Kế toán tiền lương
- Theo dõi, cập nhật thông tin mới, lập kế hoạch, thủ tục thanh toán các khoản:
tiền lương, tiền công, phụ cấp, trợ cấp cho cán bộ viên chức trong toàn trường.
- Theo dõi, cập nhật thông tin mới, lập kế hoạch, thủ tục thanh toán các khoản:
học bổng, trợ cấp, sinh hoạt phí cho sinh viên trong toàn trường.
- Theo dõi, đối chiếu, cập nhật thông tin mới, lập kế hoạch thanh toán các khoản: bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, chế độ nghỉ dưỡng sức, nghỉ hộ sản, nghỉ ốm, nghỉ hưu với cơ quan bảo hiểm xã hội cho tất cả cán bộ viên chức, sinh viên toàn trường.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng.
Kế toán thu học phí & thuế
- Tính và theo dõi thu, nộp, kê khai thuế thu nhập cá nhân, quyết toán thuế thu nhập cá nhân gửi Cục thuế tỉnh Đồng Nai.
- Theo dõi thu, nộp, kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp đối với các hoạt động dịch vụ. Theo dõi biên lai thu học phí, báo cáo biên lai thu phí-lệ phí gửi Cục thuế tỉnh Đồng Nai.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng.
Thủ quỹ
- Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm tiền mặt, ngoại tệ và các chứng chỉ có giá trị tại quỹ của đơn vị.
- Chịu trách nhiệm bảo quản tốt và an toàn tiền mặt tại quỹ của đơn vị.
- Thường xuyên đối chiếu với các kế toán khác để xác định chính xác số dư tiền mặt tại quỹ của đơn vị.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng.