CHƯƠNG 2: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI RỦI RO HOẠT ĐỘNG NGÂN HÀNG
2.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung
2.1.1 Khái niệm, mục tiêu, chức năng, vai trò của KSNB
2.1.1.3 Chức năng của KSNB
Với các mục tiêu như trên, hệ thống KSNB có các chức năng sau:
- Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ.
Các thủ tục kiểm soát phải được thiết kế để hướng các nghiệp vụ kinh tế được thực hiện đúng nguyên tắc quy định, nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót, nhầm lẫn vô tình hay cố ý có thể gây thất thoát tiền bạc hay tài sản của đơn vị, gây thiệt hại trong kinh doanh.
- Bảo vệ đơn vị trước những thất thoát tài sản có thể tránh.
Đơn vị phải thiết lập các quy trình hoạt động, xác định rõ giới hạn tự do cá nhân và lập ra một hệ thống KSNB chặt chẽ đối với tài sản – nguồn lực cơ bản của sản xuất.
- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh.
Cơ cấu KSNB cần được thiết lập bao gồm những thủ tục để đảm bảo chính sách kinh doanh của đơn vị được tất cả các nhân viên chấp hành.
2.2.1.4 Vai trò của KSNB
- Thẩm tra tính xác thực và tính toàn vẹn của thông tin.
Hệ thống KSNB phải kiểm tra hệ thống thông tin thích hợp để đảm bảo rằng: Sổ sách, BCTC có thông tin chính xác, đáng tin cậy, kịp thời, hoàn chỉnh và có ích; Việc kiểm soát sổ sách ghi chép và báo cáo đầy đủ và có hiệu lực.
- Đảm bảo tuân thủ chính sách, kế hoạch, thủ tục pháp luật và các quy định.
Hệ thống KSNB được thiết kế nhằm đảm bảo sự tuân thủ các yêu cầu về chính sách, kế hoạch, thủ tục và pháp luật, quy định phải áp dụng, xác định sự đầy đủ và hiệu quả của hệ thống, và sự tuân thủ các yêu cầu xác đáng của các hoạt động được kiểm soát.
- Bảo vệ tài sản: Hệ thống KSNB phải thẩm tra các biện pháp sử dụng để bảo vệ tài sản, tránh tổn thất do các hành vi trộm cắp, hỏa hoạn, sử dụng sai, hoặc bất hợp pháp và thẩm tra sự vạch trần các yếu tố này; thẩm tra sự tồn tại của tài sản.
- Sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả: Ban Giám đốc đề ra những chuẩn mực điều hành để định lượng việc sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả.
Hệ thống KSNB chịu trách nhiệm xác định xem:
+ Các chuẩn mực tác nghiệp có được thiết lập để đo lường tiết kiệm và hiệu suất.
+ Các chuẩn mực đã thiết lập có rõ ràng và có được thực hiện không.
+ Những sai lệch so với chuẩn mực tác nghiệp có được xác định, phân tích và báo cáo cho người có trách nhiệm để sửa sai không.
- Thực hiện các mục tiêu và mục đích đã đề ra cho các hoạt động 2.1.1.5 Phân loại kiểm soát nội bộ tại các tổ chức tín dụng a/ Dạng kiểm soát hành chính liên quan đến hiệu quả hoạt động
Bao gồm cơ cấu tổ chức, cơ chế, chính sách, biện pháp, thủ tục nghiệp vụ có liên quan đến các hoạt động của các tổ chức tín dụng, nó bao gồm các hoạt động kiểm soát như: đánh giá các chiến lược, phân tích tài chính, báo cáo kết quả hoạt động, báo cáo kết quả thực hiện kiểm tra, kiểm soát.
b/ Dạng kiểm soát hạch toán, kế toán có liên quan đến bảo vệ tài sản
Bao gồm cơ cấu tổ chức và biện pháp, thủ tục có liên quan chủ yếu và trực tiếp đến việc bảo vệ và an toàn tài sản, độ tin cậy của số liệu kế toán tài chính. Những hoạt động kiểm soát như phân quyền phán quyết, phương pháp hạch toán, năng lực kế toán, công tác kiểm tra hiện vật tài sản, giám sát chất lượng các báo cáo quyết toán.
c/ Dạng kiểm soát ngăn ngừa là những hoạt động nhằm ngăn chặn hoặc hạn chế đối với những vụ việc sai phạm có thể xảy ra.
d/ Dạng kiểm soát phát hiện là những hoạt động kiểm tra, kiểm soát dựa trên cơ sở những vụ việc đã xảy ra hoặc dựa trên những nghi vấn qua các nguồn thông tin nhận được.
Từ việc kiểm tra, kiểm soát mà tìm ra những nguyên nhân dẫn đến các sai lầm, thiếu sót, phát hiện những hành vi lạm dụng, gian lận của các nhân viên tác nghiệp. Kiểm soát phát hiện gồm những hoạt động kiểm tra thông qua các tài liệu nguyên bản, báo cáo hoạt động, những bản phân tích chi tiết, các bút toán trong sổ sách kế toán, các sai lầm trong sử dụng máy vi tính…
Phân loại theo tiêu thức
a/ Phân loại kiểm soát nội bộ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Kiểm soát tín dụng
- Kiểm soát kế toán tài chính
- Kiểm soát dự trữ ngoại hối và kinh doanh ngoại hối - Kiểm soát các dịch vụ ngân hàng.
b/ Phân loại kiểm soát nội bộ theo mức kiểm soát:
- Kiểm soát toàn diện: là kiểm soát tất cả những nghiệp vụ của tổ chức, kiểm soát tất cả các đơn vị của tổ chức.
- Kiểm soát một hoặc một số mặt nghiệp vụ, kiểm soát một hoặc một số đơn vị của tổ chức.
c/ Phân loại kiểm soát nội bộ theo định kỳ:
- Kiểm soát theo định kỳ:
- Kiểm soát được thực hiện theo chương trình kế hoạch đã định sẵn cho từng thời kỳ, hàng tháng, quý hoặc hàng năm.
- Kiểm soát nội bộ bất thường:
Kiểm soát được thực hiện một cách đột xuất ở một nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay ở một tổ chức. Thông thường loại kiểm soát này được xác định mang tính đơn lẻ, cục bộ ở một hoặc vài đơn vị của tổ chức. Tuy nhiên, trong những trường hợp cần thiết có thể biện pháp kiểm soát được tiến hành trong một nghiệp vụ ở tất cả các đơn vị của tổ chức.
d/ Phân loại kiểm soát nội bộ theo phương thức kiểm soát:
Theo phương thức này hoạt động kiểm soát nội bộ được chia thành hai loại:
Hoạt động giám sát từ xa: là phương thức người giám sát ở tại văn phòng của mình dựa vào các số liệu thông tin, báo cáo chính xác được thu nhập từ các đơn vị liên quan. Người giám sát sử dụng kỹ thuật phân tích, tính toán các chỉ số nhằm giám sát sự chấp hành các quy định, những chỉ số phản ánh thực trạng hoạt động nghiệp vụ để chỉ ra hướng cần thiết cho kiểm tra tại chỗ. Phương thức này được thực hiện trên mạng máy vi tính, do vậy, muốn thực hiện tốt giám sát từ xa thì các đơn vị liên quan phải thực hiện nối mạng vi tính để đảm bảo là đầu vào của thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời.
Mục tiêu của phương pháp giám sát từ xa là phát hiện sớm những khó khăn mà tổ chức mắc phải. Kiểm soát thường xuyên các hoạt động của đơn vị, đồng thời là phương pháp bổ sung nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Hoạt động này chủ yếu tập trung tại trụ sở chính của tổ chức.
Phương thức kiểm soát tại chỗ: là phương thức kiểm soát trực tiếp tại chỗ gắn liền với quy trình nghiệp vụ nhằm đảm bảo an toàn đối với toàn bộ quá trình hoạt động hay một năm nghiệp vụ, một sự việc…của đơn vị.