CHƯƠNG 2: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI RỦI RO HOẠT ĐỘNG NGÂN HÀNG
3.3 Thực trạng công tác quản lý RRHĐ của BIDV
3.3.1 Thực trạng RRHĐ liên quan đến chính sách,
BIDV đã ban hành rất nhiều văn bản liên quan đến quy trình, quy định cho từng nghiệp vụ, tuy chặn chẽ nhưng vẫn còn những bất cập như:
Quy trình chưa rõ và chưa thống nhất với những quy trình, quy định khác dẫn đến cán bộ NH tư vấn và thực hiện sai gây ảnh hưởng đến quyền lợi hoạt động của ngân hàng ví dụ như quy định về tiền gửi, quy định huy động vốn và pháp lý tiền gửi về nội dung cho
người nước ngoài mở tài khoản và gửi tiết kiệm…Quy về nghiệp vụ thẻ, tín dụng, hồ sơ thông tin khách hàng…
Bên cạnh đó quy định chưa đề cập đến xử lý sự cố rủi ro hoạt động xảy ra trong khi thực hiện giao dịch nên khi sự cố xảy ra, thiếu cơ sở để xử lý, dẫn đến nghiệp vụ dây dưa, kéo dài. Điển hình như: tiền gửi có kỳ hạn được mở lùi ngày, phân hệ thông tin khách hàng bị mở sai quy định nhưng không có hướng dẫn cụ thể xử lý triệt để, tạo ra việc tích dồn dữ liệu rác gây cản trở mất an toàn sự hoạt động của hệ thống SIBS…
Việc ban hành nhiều quy định điều chỉnh đối với một văn bản đã ban hành trước đó, đôi khi còn mâu thuẫn, đã gây ra nhiều khó khăn cho việc cập nhật, đối chiếu. Khi thực hiện rất dễ bị sai sót, kể cả công tác kiểm tra, kiểm soát cũng gặp nhiều khó khăn.
Một số ví dụ về trường hợp này là: đối với quy trình luân chuyển kiểm soát chứng từ hạch toán kế toán, ngân hàng hướng dẫn sắp xếp chứng từ hủy chưa rõ ràng, dẫn đến có nhiều cách hiểu khác nhau, chưa có bộ phận quản lý thông tin khách hàng chuyên trách dẫn đến việc khai báo thông tin trên phân hệ thông tin khách hàng còn quá nhiều sai sót.
3.3.2.Thực trạng RRHĐ liên quan đến cán bộ và công tác tổ chức cán bộ Qua nhiều năm tổng kết dấu hiệu rủi ro hoạt động, thì những RRHĐ có liên quan đến cán bộ và công tác tổ chức cán bộ là một trong những dấu hiệu tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất:
Điển hình trong thời gian vừa qua xảy ra liên tiếp một số sự cố rủi ro tác nghiệp liên quan đến vấn đề đạo đức cán bộ. Đây là loại RRHĐ rất khó dự báo và khó kiểm soát.
Thực tế cho thấy, hậu quả của những sự cố gần đây đã gây ra tổn thất gấp nhiều lần tổng giá trị tổn thất rủi ro tác nghiệp mà BIDV phải gánh chịu từ năm 2011 đến năm 2014. Đặc biệt là có một số sự cố rủi ro xảy ra có tính chất lặp lại. Những sự cố này đã dẫn đến tổn thất nặng nề về tài sản và ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của BIDV như biển thủ công quỹ, câu kết với khách hàng để rút tiền NH…
Công tác tổ chức cán bộ cũng thể hiện nhiều vấn đề cần được kiểm soát và theo dõi: Về số cán bộ bị kỷ luật tuy giảm về số lượng nhưng tăng về chất lượng tổn thất; trong thời gian từ 2011-2014 có 47 cán bộ bị kỷ luật tại 14 chi nhánh, trong đó có 6 cán bộ bị sa thải, nhiều nhất là CN Phú Yên kỷ luật hai lãnh đạo và 9 cán bộ, CN Phú Tài (1 cán bộ bị truy tố),.... Số cán bộ bị kỷ luật là do đã vi phạm, quy định, quy trình nghiệp vụ của BIDV
Vấn đề quy hoạch và bổ nhiệm cán bộ còn nhiều bất cập, hạnh chế như sai quy định số lượng cán bộ bổ nhiệm còn nợ tiêu chuẩn là 132 trường hợp, chủ yếu là thiếu bằng cấp về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
3.3.3 Thực trạng mắc lỗi của cán bộ trong quá trình tác nghiệp
Sai sót trong quá trình tác nghiệp của cán bộ là một trong những loại rủi ro có nguy cơ tiềm ẩn rất cao, thường xảy ra nhiều, lặp đi lặp lại tại hầu hết các CN (phụ lục số 1).
Số liệu sai/lỗi toàn hệ thống được tổng hợp từ các nguồn: báo cáo của các đơn vị (dữ liệu trên chương trình báo cáo sai/lỗi); số liệu do các Ban/Trung tâm cung cấp và ý kiến phàn nàn/phản ánh của khách hàng qua Trung tâm Chăm sóc khách hàng. Tác giả sử dụng số liệu của năm gần nhất 2014 để phân tích tổng quát những sai sót trong tất cả các nghiệp vụ phát sinh để thấy được những lỗi có tính lặp lại và rủi ro trong hoạt động sẵng sàng xảy ra bất cứ thời điểm nào nếu chúng ta không có một hệ thống KSNB tốt .
Trong quý IV/2014, số lượng trường hợp sai/lỗi xảy ra thấp nhất so với các quý của năm 2014 với 6.824 trường hợp, giảm 1,5% so với quý III/2014, nâng tổng số trường hợp sai/lỗi năm 2014 lên 29.294 trường hợp. Theo thống kê số liệu các trường hợp sai/lỗi hàng năm từ năm 2011 đến nay, số liệu sai/lỗi tổng hợp hàng năm có xu hướng giảm dần.
Nghiệp vụ Tín dụng bảo lãnh, chuyển tiền, kế toán hậu kiểm, tiền gửi, thẻ là 05 nghiệp vụ có số lượng trường hợp sai/lỗi lớn nhất trong quý IV cũng như cả năm 2014, chiếm đến 80% tổng số lượng sai/lỗi các nghiệp vụ. Cụ thể như trong năm 2014 số lượng trường hợp sai/lỗi theo nghiệp vụ như sau:
a. Sai/lỗi nghiệp vụ tín dụng bảo lãnh
Tín dụng bảo lãnh đứng đầu về số lượng các trường hợp sai/lỗi phát sinh trong Quý IV và cả năm 2014 với 2.162 trường hợp sai/lỗi trong quý IV và 8.040 trường hợp sai/lỗi trong cả năm 2013.So với Quý III/2014, số lượng trường hợp sai/lỗi quý IV/2013 có sự gia tăng đáng kể, tăng 429 trường hợp, tương đương tăng 24,8%. Nguyên nhân là do sai/lỗi chưa thực hiện đánh giá định kỳ tài sản bảo đảm của khách hàng tăng 379 trường hợp, tăng 68,17%; số lần chưa kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay, kiểm tra tình hình tài chính của khách hàng tăng 40 trường hợp, tăng 15,44%.
Tuy nhiên, một số sai/lỗi quý IV/2014 có xu hướng giảm so với quý III/2014: tài sản chưa được mua bảo hiểm, chuyển quyền thụ hưởng bảo hiểm đầu tiên cho BIDV (106
trường hợp, giảm 40 trường hợp); không có trường hợp khách hàng doanh nghiệp chưa được đánh giá xếp hạng tín dụng (giảm 27 trường hợp); không có trường hợp chưa thực hiện đầy đủ các điều kiện cấp tín dụng (giảm 34 trường hợp); sai lệch thông tin điều chỉnh kỳ hạn trả nợ giữa hồ sơ tín dụng và hệ thống SIBS (6 trường hợp, giảm 67 trường hợp).
b. Sai phạm trong nghiệp vụ chuyển tiền
Nghiệp vụ chuyển tiền đứng thứ hai về số lượng trường hợp sai/lỗi phát sinh trong quý IV/2014 và cả năm 2014 với 1.441trườnghợp sai/lỗi trong quý IV, tăng 425 trường hợp so với quý III/2014 và 4.481 trường hợp sai/lỗi trong năm 2014. Trong đó, một số sai/lỗi trong quý IV/2014 có xu hướng tăng đáng kể so với quý III/2014 như tính và thu phí sai quy định tăng 109 trường hợp; không tuân thủ quy định về soạn lệnh chuyển tiền đi (chọn sai ngân hàng quan hệ, sai mã tiền tệ) tăng 356 trường hợp.
Trong quý IV/2014, một số sai/lỗi mặc dù xảy ra với số lượng ít nhưng tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao: 28 trường hợp hồ sơ chứng từ thanh toán không tuân thủ quy định về lập chứng từ kế toán; 26 trường hợp mẫu dấu, chữ ký của khách hàng không hợp lệ, khớp đúng với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng; 02 trường hợp cán bộ chi nhánh tự thực hiện giao dịch trên chính tài khoản của mình; 14 trường hợpký duyệt không đúng thẩm quyền; 5 trường hợp thực hiện xác thực giao dịch chuyển tiền vượt hạn mức phê duyệt của Lãnh đạo chi nhánh.
c. Sai phạm trong nghiệp vụ kế toán hậu kiểm
Đứng thứ 3 về số lượng trường hợp sai/lỗi quý IV và cả năm 2014 là nghiệp vụ kế toán hậu kiểm với 912 trường hợp sai/lỗi trong quý IV và 4.393 trường hợp sai/lỗi trong cả năm 2014. Số lượng sai/lỗi quý IV/2014 giảm nhẹ so với Quý III/2014, giảm 36 trường hợp, tương ứng giảm 3,8%.
Một số sai/lỗi điển hình trong nghiệp vụ kế toán hậu kiểm quý IV/2014: 141 trường hợp phòng giao dịch, bàn tiết kiệm, DVKH, QTTD, Thanh toán quốc tế nộp chứng từ hàng ngày chậm; 139 trường hợp thiếu chữ ký của GDV, KSV, thủ quỹ và dấutrên chứng từ; 99 trường hợp ghi sai, nhầm lẫn nội dung giữa các yếu tố trên chứng từ; 65 trường hợp không đủ chúng từ, căn cứ để ghi sổ kế toán; 50 trường hợp thực hiện, phê duyệt giao dịch vượt hạn mức.So với quý III/2014, quý IV/2014 không có trường hợp ký duyệt không đúng thẩm quyền.
d. Sai phạm trong nghiệp vụ tiền gửi
Với 672 trường hợp sai/lỗi trong Quý IV và 2.956 trường hợp sai/lỗicả năm 2014, nghiệp vụ tiền gửi đứng thứ 4 về số lượng trường hợp sai/lỗi. So với quý III/2014, số lượng trường hợp sai/lỗi quý IV/2014 giảm 37 trường hợp. Trong đó, một số sai/lỗi vẫn tiếp tục xảy ra với số lượng lớn: 165 trường hợp tính lãi, phí gửi/rút tiền không chính xác;
126 trường hợpthực hiện, phê duyệt vượt hạn mức; 70 trường hợp ghi sai/nhầm lẫn nội dung giữa các yếu tố trên chứng từ; 77 trường hợp lựa chọn tài khoản hạch toán sai trên màn hình giao dịch.
Các sai/lỗi xảy ra với tần suất thấp nhưng có nguy cơ rủi ro cao: 24 trường hợp hạch toán sai số tiền; 12 trường hợp chứng từ bị tẩy xoá, nhiều màu mực, nét chữ, GDV ký đóng dấu sẵn trên chứng từ trắng; 01 trường hợp GDV, KSV tự thực hiện giao dịch trên tài khoản của chính mình; 02 trường hợp cài đặt hạn mức trong chương trình không đúng với quyết định của Giám đốc, Tổng Giám đốc.
e. Sai phạm trong nghiệp vụ thẻ.
Tổng kết cả năm 2014,nghiệp vụ thẻ đứng thứ 5 về số lượng trường hợp sai/lỗi với 3.520 trường hợp sai/lỗi. Trong quý IV/2014, số lượng sai/lỗi trong nghiệp vụ thẻ giảm nhiều nhất trong tất cả các nghiệp vụ, giảm 860 trường hợp so với quý III/2014. Với 520 trường hợp sai/lỗi, nghiệp vụ thẻ chuyển từ vị trí thứ 2 trong quý III/2014 xuống thứ 5 trong quý IV/2014 về số lượng trường hợp sai/lỗi. Nguyên nhân là do số lượng sai/lỗi chưa thực hiện đầy đủ công tác xử lý trường hợp chủ thẻ không đến nhận thẻ theo quy định giảm 853 trường hợp so với quý III/2014 (giảm100%). Ngoài ra, một số sai/lỗi có mức giảm đáng kể so với quý III/2014 như 243 lần ngừng hoạt động của máy ATM do lỗi phục vụ (giảm 113lần, tương đương giảm 31,74%); 03 trường hợp phàn nàn về chất lượng thẻ nhựa không tốt (giảm 15 trường hợp, tương đương giảm 83,33%); không còn trường hợp khách hàng phàn nàn về thái độ phục vụ của nhân viên
Bên cạnh đó, còn tồn tại sai/lỗi có thể làm ảnh hưởng đến uy tín, chất lượng dịch vụ của BIDV: 21 trường hợp khách hàng phàn nàn vì thời gian phục vụ không đáp ứng nhu cầu của khách hàng; 03 trường hợp ATM bị rò, nhiễm điện; 01 trường hợp khách hàng khiếu nại tiền giả, tiền không bảo đảm tiêu chuẩn lưu thông.
f. Sai phạm trong các nghiệp vụ khác.
Các nghiệp vụ còn lại đều có số lượng trường hợp sai/lỗi thấp trong quý IV và cả năm 2014, trong đó cho thuê két là nghiệp vụ không phát sinh sai/lỗi.
Xét riêng quý IV/2014, điện toán và IBMB là hai nghiệp vụ có số trường hợp sai/lỗi tăng so với quý III/2014 còn lại các nghiệp vụ khác đều có số lượng sai/lỗi giảm.
Một số sai/lỗi cần lưu ý: 240 trường hợp nhập sai, thiếu thông tin khách hàng;228 trường hợp khách hàng phàn nàn liên quan đến nghiệp vụ IBMB qua Trung tâm CSKH; 217 trường hợp người sử dụng yêu cầu reset mật khẩu BDS, 59 trường hợp cán bộ rời vị trí làm việc nhưng không thoát khỏi hệ thống; 58 trường hợp để tồn quỹ cuối ngày không đúng quy định; 32 trường hợp khách hàng mở mới có hơn 1 số CIF.
Kết quả theo dõi và thống kê của Ban QLRRTT&TN trong năm 2014 cho thấy nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ đã phát sinh 894 lỗi vượt hạn mức trạng thái ngoại tệ cuối ngày. Tuy nhiên, do chương trình theo dõi trạng thái ngoại tệ cuối ngày hoạt động chưa ổn định, đồng thời chưa hoàn toàn loại bỏ được các nguyên nhân khách quan nên năm 2014 chưa tính vào sai/lỗi các đơn vị.
Nguyên nhân của việc gia tăng các sai sót trên là do việc tuân thủ kỷ cương, kỷ luật điều hành cũng như các quy trình nghiệp vụ tại một số đơn vị và của cán bộ còn lỏng lẻo;
công tác kiểm soát ngay trong quy trình, cũng như kiểm soát sau chưa được thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ; công tác đào tạo, giáo dục cán bộ tại một số đơn vị chưa được coi trọng đặc biệt là đối với cán bộ mới, các vị trị công tác mới; sự gia tăng quy mô hoạt động, khối lượng công việc nhiều, cán bộ thực hiện nhiều giao dịch trong ngày cũng dẫn đến tình trạng thiếu chính xác trong quá trình tác nghiệp.
3.3.4. Thực trạng chung về những dấu hiệu có mức độ rủi ro cao
Năm 2011 có nhiều dấu hiệu có mức độ rủi ro cao đã xảy ra, những dấu hiệu này đã xuất hiện từ những kỳ báo cáo trước và ngày càng có xu hướng gia tăng, ngoại trừ một số dấu hiệu có mức độ giảm đáng kể. Một số dấu hiệu được xem là một trong các nguyên nhân xảy ra sự cố rủi ro nghiêm trọng mà BIDV phải gánh chịu trong năm 2011 đến 2014, những dấu hiệu này xảy ra chủ yếu ở nghiệp vụ tín dụng, luân chuyển chứng từ, huy động vốn, điện toán...(phụ lục số 02)
Rủi ro liên quan đến việc khởi tạo, cập nhật thông tin khách hàng: Khách hàng lợi dụng chứng minh thư của người đã chết, dùng giấy tờ giả để mở tài khoản; Thay đổi thông tin đăng ký giao dịch với ngân hàng sau đó thực hiện giao dịch chuyển tiền, rút tiền....
Những trường hợp này sau đó đã xảy ra tranh chấp. Đây là rủi ro liên quan đến gian lận bên ngoài khi thực hiện tạo lập thông tin khách hàng.
Rủi ro liên quan đến user, password là tình trạng cán bộ ăn cắp password để thâm nhập vào chương trình tạo ra các giao dịch tiền vay giả mạo rồi rút tiền của ngân hàng, xảy ra tại chi nhánh Đắc Lắc.
Khách hàng cấu kết với cán bộ BIDV để làm giả hồ sơ vay vốn, chiếm đoạt tài sản của BIDV. Khách hàng làm giả mạo chứng từ để rút tiền NH (4 trường hợp).
Tình trạng cán bộ tín dụng cố tình sửa thông tin lãi suất, ngày đến hạn xảy ra ở một số chi nhánh. Sai sót này đặc biệt nghiêm trọng vì nó liên quan đến đạo đức cán bộ, đã cố tình sửa thông tin vì mục đích riêng
Cán bộ GDV, kho quỹ không phát hiện được tiền giả vẫn xảy ra. Những dấu hiệu này rất dễ dẫn đến tình trạng mất tiền vì cán bộ không phát hiện được tiền giả, đặc biệt là trong các trường hợp thu nhận những món tiền lớn.
Quá trình tuân thủ hạn mức của cán bộ không được nghiêm ngặt vẫn có nhiều trường hợp GDV thực hiện giao dịch vượt hạn mức.
Mở cửa kho tiền từ đầu ngày giao dịch, rồi bỏ trống cho đến khi kết thúc ngày giao dịch mới khóa (tại chi nhánh Trà Vinh)
Một số sai sót khác xảy ra rất nhiều, tại hầu hết các chi nhánh, ở mọi thời điểm, và ngày càng gia tăng qua các kỳ báo cáo. Những dấu hiệu này thể hiện sự thiếu ý thức, cẩu thả của cán bộ trong quá trình tác nghiệp, dù tính chất nghiêm trọng của vấn đề không cao, tuy nhiên có điểm nổi bật là xảy ra một cách có hệ thống như: nhập nhầm thông tin khách hàng trong phân hệ thông tin khách hàng, thiếu chữ ký GDV, KSV trên chứng từ, không đăng ký giao dịch đảm bảo, cho vay khi chưa đủ hồ sơ theo quy định, không kiểm tra kịp thời mục đích sử dụng vốn vay theo quy định.
3.3.5 Thực trạng giá trị tổn thất RRHĐ của các bộ phận nghiệp vụ
Nhận thức về tầm quan trọng của công tác quản lý RRHĐ của nhiều chi nhánh còn hạn chế. Vì vậy, nhiều CN chưa chủ động rà soát để xác định ra những dấu hiệu rủi ro hoạt động, còn tồn tại tâm lý không muốn công khai các dấu hiệu rủi ro, đến khi bùng phát thì đã muộn. Bên cạnh đó, các CN chưa chủ động trong việc triển khai các giải pháp ngăn ngừa rủi ro, rất nhiều giải pháp đã được Hội sở chính đưa ra nhưng chưa được chi nhánh quan