Vấn đề quản trị rủi ro hoạt động trong NHTM

CHƯƠNG 2: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI RỦI RO HOẠT ĐỘNG NGÂN HÀNG

2.2 Hệ thống kiếm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại

2.2.3 Phân loại rủi ro hoạt động

2.2.3.3 Vấn đề quản trị rủi ro hoạt động trong NHTM

Trong những năm gần đây, khi xảy ra liên tục những thua lỗ, thất thoát nhiều tỷ đồng tại các ngân hàng lớn trên thế giới cũng như ở Việt Nam liên quan đến tác nghiệp, RRHĐ bắt đầu được nhìn nhận và quan tâm dưới một góc độ mới, RRHĐ được thể hiện thông qua việc:

gian lận nội bộ, gian lận từ bên ngoài, thiệt hại về tài sản, lỗi hệ thống…Từ các nguyên nhân và ảnh hưởng của RRHĐ, NHTM phải thiết lập kế hoạch ngăn ngừa, giảm thiểu RRHĐ. Các sự kiện RRHĐ cần được phân tích kỹ lưỡng nguyên nhân và ảnh hưởng, cũng như các tổn thất và đưa vào cơ sở dữ liệu của NHTM làm cơ sở cho việc quản trị RRHĐ trong tương lai.

Quản trị RRHĐ đã trở thành một hoạt động quan trọng đối với các NHTM. Mức độ hiện đại hóa đòi hỏi các NHTM phải dựa vào công nghệ tự động ngày càng phức tạp; phát triển đa dạng hơn các sản phẩm; xu hướng toàn cầu hóa, cạnh tranh, mở rộng quy mô, tham gia vào hoạt động mua lại, sáp nhập, hợp nhất. Quản trị RRHĐ là quá trình tổ chức tín dụng tiến hành các hoạt động tác động đến rủi ro hoạt động, bao gồm việc thiết lập cơ cấu tổ chức, xây dựng hệ thống các chính sách, phương pháp quản lý RRHĐ để thực hiện quá trình quản lý rủi ro đó là xác định, đo lường, đánh giá, quản lý, giám sát và kiểm tra kiểm soát rủi ro hoạt động nhằm bảo đảm hạn chế tới mức thấp nhất rủi ro xảy ra. Quản trị RRHĐ hiệu quả nghĩa là rủi ro xảy ra trong mức độ dự đoán trước và NHTM có thể kiểm soát được.

Rất nhiều ngân hàng trên thế giới đã áp dụng các biện pháp quản trị RRHĐ ngay sau khi Basel II có hiệu lực. Nhiều ngân hàng ở Mỹ, Châu âu, Nhật Bản, Australia đã áp

dụng cách tiếp cận đo lường hiện đại AMA (Advanced Measurement Approach). Kết quả nghiên cứu do Ủy ban Basel thực hiện đối với 168 ngân hàng tại 25 quốc gia cho đến hết năm 2013 đã kết luận rằng vốn RRHĐ của các ngân hàng sử dụng AMA thấp hơn các ngân hàng không sử sụng AMA (10,8% so với 12,18%). Hơn 55% ngân hàng Tây Ban Nha đã thực hiện đổi mới hoạt động và tổ chức nhằm mục tiêu quản trị RRHĐ như: thành lập một bộ phận riêng biệt chuyên về RRHĐ, đổi mới hệ thống báo cáo và áp dụng công nghệ hiện đại. Một số ngân hàng sử dụng tối đa nguồn lực từ bên ngoài để quản trị RRHĐ, như: ING Group thuê IBM để quản trị RRHĐ, Citibank sử dụng phần mềm CLS (continuous linked settlement). Citibank thực hiện quản trị RRHĐ theo các tiêu chuẩn và chính sách rủi ro và kiểm soát trên cơ sở tự đánh giá rủi ro. Hoạt động của các phòng ban, đơn vị kinh doanh được xác định, đánh giá thường xuyên; từ đó các quyết định điều chỉnh và sửa đổi hoạt động này được tài liệu hóa và công bố trong ngân hàng. Các chỉ số đo lường rủi ro chính được xác định kỹ lưỡng và cụ thể - và đấy là điều kiện để Citibank thực hiện quản trị RRHĐ.

2.2.4 Mối quan hệ giữa rủi ro hoạt động với các loại rủi ro khác trong NH.

Do tính phức tạp và khối lượng giao dịch lớn, cùng với tính dễ biến động của tiền tệ nên trong hoạt động của mình ngân hàng thường gặp nhiều rủi ro. Các loại rủi ro thường có mối quan hệ, ảnh hưởng lẫn nhau thí dụ uy tín ngân hàng suy giảm có thể dẫn đến rủi ro thanh khoản do khách hàng đồng loạt rút tiền gửi tại ngân hàng và có thể làm ngân hàng phá sản, ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống ngân hàng. Trong đó, rủi ro hoạt động thường là nguyên nhân dẫn đến những rủi ro khác như: Rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro ngoại hối, rủi ro thanh toán, rủi ro uy tín… xảy ra mà nguyên nhân là do con người không tuân thủđúng quy trình hoặc quy trình không đầy đủ hoặc do tác động từ yếu tố khách quan bên ngoài, thì các rủi ro đó cũng bắt nguồn từ rủi ro hoạt động. ( Ví dụ: rủi ro hoạt động dẫn tới rủi ro tín dụng đó là nhân viên tín dụng không thực hiện đúng quy trình tín dụng như không giám sát chặt chẽ việc sử dụng vốn vay và tình hình kinh doanh của khách hàng nên không kịp thời phát hiện khách hàng kinh doanh thua lỗ, dẫn tới phá sản, không trả nợ vay cho ngân hàng.)

Do rủi ro hoạt động có tác động đến những rủi ro khác, nó cần được quản lý một cách thống nhất và toàn diện trên mọi khía cạnh của tổ chức. Bởi vậy, cơ chế quản lý rủi

ro cần đề cập tới mọi loại rủi ro, cũng như mọi chiến lược để xác định, đo lường, điều khiển và kiểm soát rủi ro hoạt động.

2.2.5 Nhiệm vụ của hệ thống KSNB trong rủi ro hoạt động ngân hàng Hệ thống KSNB trong hoạt động ngân hàng có các nhiệm vụ sau:

a/ Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ

Các thủ tục kiểm soát được thiết kế sao cho có thể hướng các nghiệp vụ kinh tế xảy ra đúng nguyên tắc quy định, nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót, nhầm lẫn vô tình hay cố ý có thể gây thất thoát tiền bạc hoặc tài sản của ngân hàng, gây thiệt hại trong kinh doanh. Chẳng hạn như để ngăn chặn thất thoát tiền bạc, ngân hàng quy định mọi khoản thu, chi trước khi thủ quỹ thực hiện đều phải qua xét duyệt của kế toán, kiểm toán viên, kế toán trưởng…

b/ Bảo vệ NH trước những thất thoát tài sản có thể tránh

Ngân hàng phải giữ gìn một lượng lớn tiền mặt đủ loại bao gồm tiền mặt và các phương tiện chuyển nhượng, đòi hỏi phải được quản lý về mặt vật chất cả trong khâu lưu trữ cũng như khi chuyển tiền. Vì lí do này ngân hàng cần phải thiết lập các quy trình hoạt động, xác định rõ giới hạn tự do cá nhân và lập ra một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ với tài sản.

Ngoài đặc trưng trên, hầu hết các tài sản của ngân hàng đều không thể kiểm đếm và theo dõi thủ công được. Những tài sản này phần lớn bao gồm một giá trị lớn các khoản phải thu (phải thu tiền vay, phải thu tiền lãi, khoản dự phòng nợ khó đòi), các tài sản ngoại bảng (cam kết bảo lãnh, cam kết cho vay….) đòi hỏi các ngân hàng càng đặc biệt chú trọng đến việc thiết lập một quy trình chặt chẽ đảm bảo kiểm soát được đầy đủ các tài sản nợ và có của ngân hàng.

c/ Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh

Cơ cấu kiểm soát nội bộ cần được thiết lập bao gồm những thủ tục để đảm bảo chính sách kinh doanh của ngân hàng được tất cả các nhân viên ngân hàng chấp hành.

Chẳng hạn cần phải thiết kế các biện pháp kiểm tra để đảm bảo cán bộ tín dụng sẽ thực hiện các khoản vay đúng theo quy định của ngân hàng…

Việc thực hiện thành công các biện pháp kiểm soát nội bộ đòi hỏi một số nguyên tắc chung:

 Một môi trường văn hóa nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng.

 Quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng

văn bản và truyền đạt rộng rãi trong nội bộ.

 Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự ủy quyền thích hợp.

 Mỗi nhân viên đều phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ.

 Trách nhiệm kiểm tra và kiểm soát được phân tích rõ ràng.

 Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập.

 Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB 2.2.6 Mục tiêu của KSNB tại NHTM

KSNB liên quan đến những công việc mang tính tác nghiệp cụ thể mà một bộ phận nào đó của ngân hàng được giao thực hiện. Mục đích của KSNB nhằm:

- Sử dụng các nguồn lực và quản lý hoạt động kinh doanh của NH hiệu quả.

- Đảm bảo các quyết định và chế độ quản lý về ngành ngân hàng được thực hiện đúng thể thức; giám sát mức độ hiệu quả, tính hợp lý của các chế độ đó.

- Phát hiện kịp thời những vướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó.

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong hoạt động kinh doanh của NH.

- Đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức các giao dịch phát sinh của ngân hàng. Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.

- Đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích.

2.2.7 Các hoạt động kiểm soát tại NHTM

Kiểm soát nội bộ là quá trình được thực hiện bởi HĐQT, Ban điều hành và toàn thể nhân viên. Đó không chỉ là một thủ tục hoặc một chính sách được thực hiện tại một thời điểm nào đó, mà còn tiếp diễn ở tất cả các cấp trong ngân hàng. Hội đồng quản trị và Ban điều hành chịu trách nhiệm thiết lập môi trường văn hóa tạo thuận lợi cho quá trình KSNB được hiệu quả và việc theo dõi sự hiệu quả đó được diễn ra liên tục. Mỗi cá nhân trong tổ chức phải tham gia vào quá trình đó. Những mục tiêu chủ yếu của quá trình KSNB có thể được phân loại như sau:

 Những hoạt động có hữu hiệu và hiệu quả: ngân hàng phải hoạt động có hiệu quả đặc biệt là trong việc sử dụng các tài sản và các nguồn lực khác để kinh doanh sinh lời, đồng thời có thể kiểm soát và phòng chống được các rủi ro trong quá trình kinh doanh.

 Sự đáng tin cậy, đầy đủ và kịp thời của các thông tin quản trị và tài chính: ngân hàng phải có hệ thống sổ sách, hồ sơ, báo cáo tài chính và các báo cáo hoạt động đầy đủ, chính xác và kịp thời. Thông tin gửi đến Ban điều hành, Hội đồng quản trị và các đối tượng bên ngoài phải đáng tin cậy, đầy đủ và trung thực để họ có thể dựa vào những thông tin này ra quyết định.

 Tuân thủ các quy định và luật lệ thích hợp: mọi hoạt động đều phải tuân thủ theo

các quy định, các cơ chế chính sách pháp luật hiện hành, các chiến lược, các chính sách kinh doanh và quy trình mà ngân hàng ban hành.

2.2.8 Các thủ tục KSNB 2.2.8.1 Tóm tắt các quy trình

- Quy trình xử lý thông tin thường xuyên: yêu cầu phải có quy trình chặt chẽ, được quyền tự động hóa và vi tính hóa: hoạt động cho vay, theo dõi và thu hồi nợ, hạch toán các khoản vay, ghi nhận doanh thu, gửi tiền, rút tiền...

- Quy trình xử lý thông tin không thường xuyên: phải có cách quản lý riêng vào những ngày cuối tháng: tính khấu hao tài sản cố định, nộp thuế...

- Quy trình xử lý thông tin mang tính ước lượng: trích lập dự phòng, trích lập các quỹ khen thưởng, phúc lợi...

2.2.8.2 Phân tích, đánh giá các quy trình

Việc phân tích, đánh giá các quy trình trong NHTM dựa vào các tiêu chí sau:

- Phân công, phân nhiệm: Các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng một cán bộ không nên đảm nhận nhiều công việc liên quan.

- Ủy quyền: Các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng các nghiệp vụ được thực hiện trong phạm vi cho phép và được sự ủy quyền của cán bộ cấp trên.

- Sử dụng tài sản: Các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo rằng việc sử dụng tài sản và thông tin thực hiện trong phạm vi cho phép và được sự ủy quyền của cán bộ cấp trên.

- Đối chiếu tài sản: Các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo tài sản ghi chép trên sổ có thể đối chiếu, kiểm tra chéo với tài sản thực tế. Các sai lệch cần được điều tra và xử lý.

- Hạch toán: Tất cả các giao dịch đều được ghi nhận trên cơ sở có thật, được định giá đúng, kịp thời, phân loại đúng, tổng kết và kết sổ chính xác.

2.3 Thực tiễn về hoạt động KSNB trong việc ngăn ngừa rủi ro ở các ngân hàng thương mại tại Việt Nam và Nước ngoài

2.3.1.1 Mô hình kiểm soát nội bộ đảm bảo tín dụng của CHLB Đức

Trong hoạt động Ngân hàng, có nhiều hình thức bảo lãnh khác nhau, một trong những hình thức bảo lãnh được áp dụng phổ biến và khá thành công ở nước Đức là bảo lãnh của ngân hàng bảo lãnh. Ngân hàng Bảo lãnh ở Đức được thành lập và hoạt động theo luật công ty. Chức năng chủ yếu là bảo lãnh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ vay vốn ngân hàng trong trường hợp các doanh nghiệp này hoạt động tốt, nhưng khi vay vốn không đủ tài sản thế chấp và đề nghị Ngân hàng Bảo lãnh đứng ra bảo lãnh phần tiền vay thiếu tài sản thế chấp. Nguồn thu chủ yếu của Ngân hàng Bảo lãnh là kinh doanh chứng khoán có giá, lệ phí 1% giá trị bảo lãnh và hoa hồng bảo lãnh hàng năm. Theo pháp luật quy định, khi có rủi ro trong cho vay thì Ngân hàng Bảo lãnh chịu 80% và ngân hàng cho vay chịu 20%. Để được bảo lãnh, các doanh nghiệp phải gửi toàn bộ hồ sơ xin vay đến Ngân hàng Bảo lãnh của mình. Sau khi thẩm định toàn diện dự án vay vốn và khả năng trả nợ, hiệu quả kinh tế, giá trị tài sản thế chấp... nếu thấy phương án vay vốn tốt, dù giá trị tài sản thế chấp có nhỏ hơn tiền vay, doanh nghiệp vẫn được chấp thuận bảo lãnh.

Ngân hàng Bảo lãnh phải có hệ thống kiểm soát nội bộ phải thật chặt chẽ, ngoài ra Ngân hàng Bảo lãnh có mối liên hệ chặt chẽ với Bộ Tài chính, Bộ Kinh tế để được hỗ trợ và bảo lãnh lại.

2.3.1.2 Kinh nghiệm kiểm soát nộ bộ của ngân hàng Citibank

Một trong những tập đoàn tài chính có hiệu quả kinh doanh được đánh giá cao trên thế giới là Citigroup, trong đó kết quả hoạt động của Citibank đã tạo nên một nguồn thu lớn cho Citigroup. Đây là một tập đoàn hàng đầu không chỉ về quy mô mà còn là đối thủ có sức mạnh trên thương trường nhờ chính sách quản lý rủi ro của tập đoàn. Citibank đã xây dựng một khung kiểm soát nội bộ, trong đó bao gồm các chính sách quản lý được

tuyên bố một cách rõ ràng, quy trình quản lý rủi ro, các công cụ và nguồn thông tin cần thiết để ra quyết định, về đội ngũ nhân sự có cùng một sự hiểu biết, một ngôn ngữ chung, trách nhiệm về vai trò của họ trong quy trình hoạt động của ngân hàng. Khi những yếu tố này được hội tụ một cách đầy đủ sẽ tạo ra trong ngân hàng một văn hóa kinh doanh hiệu quả. Mô hình tín dụng thương mại được tiêu chuẩn hóa và phải trải qua 3 giai đoạn của quá trình xét duyệt: gặp gỡ khách hàng, thẩm định, thực hiện giao dịch. Ba giai đoạn trong chính sách kiểm soát chủ chốt của Citibank bao gồm: hình thành chiến lược và kế hoạch cho vay; tiến hành cho vay khách hàng; đánh giá và báo cáo thực thi. Trong các giai đoạn này trách nhiệm của các bộ phận tham gia kiểm soát được thể hiện một cách rất cụ thể, rõ ràng như sau:

Uỷ ban quản lý (Management Committee) thực hiện các nhiệm vụ: thiết lập mục tiêu hoạt động và tiêu chuẩn danh mục đầu tư đối với ngân hàng; đặt hạn mức tín dụng đối với Uỷ ban chính sách tín dụng.

Uỷ ban chính sách tín dụng (Credit Policy Committee) thực hiện các nhiệm vụ sau: đặt ra hạn mức tín dụng cùng với Uỷ ban quản lý; xây dựng chính sách tín dụng;

quản lý và đánh giá danh mục đầu tư và quản trị rủi ro.

Bộ phận quản trị rủi ro (Line Management) thực thi các nhiệm vụ: lập ra chiến lược kinh doanh; nhận định thị trường mục tiêu và mức chấp nhận rủi ro; gặp gỡ khách hàng và đánh giá rủi ro, xét duyệt dư nợ rủi ro; theo dõi việc hoàn trả và các hồ sơ tín dụng, theo dõi và duy trì giao dịch, giải ngân cho nhà đầu tư: theo dõi các vấn đề phát sinh trong quá trình tín dụng; xúc tiến tiến độ khoản vay.

Mục tiêu của quy trình tín dụng hiệu quả là đảm bảo ngân hàng hoạt động đạt hiệu quả cao, rủi ro được giảm thiểu một cách thấp nhất với lợi nhuận mục tiêu.

2.3.2 Hê thống KSNB ở một số nước và bài học kinh nghiệm cho Việt Nam.

Qua kinh nghiệm của một số Ngân hàng có thể rút ra một số bài học cho các NHTM Việt Nam:

Một là, tạo hành lang pháp lý cho sự ra đời của các Ngân hàng Bảo lãnh, các tổ chức mua bán nợ, kinh doanh rủi ro. Hệ thống ngân hàng này muốn vận hành tốt và an toàn thì đòi hỏi bộ phận kiểm soát nội bộ phải vững mạnh. Những tổ chức này sẽ góp