CHƯƠNG 2: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI RỦI RO HOẠT ĐỘNG NGÂN HÀNG
2.1 Hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung
2.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB
Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức trong các đơn vị, và hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu… của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản. Báo cáo COSO (1992) cũng đưa ra 5 yếu tố có mối liên hệ với nhau quyết định tính hiệu quả của hệ thống KSNB:
- Môi trường kiểm soát.
- Đánh giá rủi ro.
- Hoạt động kiểm soát.
- Thông tin và truyền thông - Giám sát.
2.1.2.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát:
- Tính chính trực và giá trị đạo đức
Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát. Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng và tự mình thực hiện những chuẩn mực về đạo đức và cư xử đúng đắn để có thể ngăn chặn các hành vi thiếu đạo đức.
Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay những điều kiện thuận lợi để nhân viên có thể thực hiện những hành vi thiếu trung thực.
- Đảm bảo về năng lực
Là sự đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình. Do đó nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát, huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.
- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán
Hội đồng Quản trị và Ủy ban kiểm toán là những thành viên có kinh nghiệm, uy tín trong DN. Ủy ban kiểm toán trực thuộc HĐQT, gồm những thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành DN.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực
hiện mục tiêu của đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý: cách thức tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên hay cách thức điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị.
- Cơ cấu tổ chức: thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Điều này có nghĩa là một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, điều này sẽ tùy thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị.
- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị; mỗi người phải tự hiểu rằng mọi hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào; và họ sẽ phụ trách cụ thể công việc gì.
- Chính sách nhân sự: Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen thưởng cho các nhân viên.
Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát.
2.1.2.2 Đánh giá rủi ro
Tất cả các hoạt động đang diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát hết tất cả những rủi ro đó. Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không thực hiện được, và phải cố gắng kiểm soát những rủi ro này. Những nguyên nhân làm xuất hiện những rủi ro là:
- Những thay đổi trong cơ chế của tổ chức hoặc môi trường họat động.
- Sự thay đổi nhân sự.
- Việc tiến hành nghiên cứu mới hoặc sửa đổi hệ thống thông tin.
- Sự tăng trưởng nhanh chóng của đơn vị.
- Sự sắp xếp lại tổ chức mới của đơn vị.
- Những thay đổi về kỹ thuật ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc hệ thống thông tin của đơn vị.
- Những chương trình giới thiệu về lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm, hoặc quá trình sản xuất mới.
- Áp dụng nguyên tắc kế toán mới.
Ngoài việc nhận định những nguyên tắc như trên, các nhà quản lý nhất thiết phải đánh giá những rủi ro trong phạm vi hoạt động kinh doanh của đơn vị, vì trong những vấn đề kế toán tài chính và lập báo cáo có sự khác biệt rất lớn giữa các ngành (công nghiệp, NH, bảo hiểm…), cũng như giữa các đơn vị cùng ngành.
2.1.2.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải.
Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện. Những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị gồm:
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc.
Mục đích phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu đi sai phạm của mình.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng:
Phải có một hệ thống chứng từ, sổ sách tốt: Cần chú ý đến các vấn đề sau:
+ Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
+ Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra;
+ Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu;
+ Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, kịp thời;
+ Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát…
+ Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động:
Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép.
+ Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị.
+ Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào.
- Kiểm soát hiện vật:
Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện:
Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với các cá nhân hoặc bộ phận đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống KSNB thường có khuynh huớng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra xét soát lại.
Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra không độc lập vì bất kỳ lý do nào.
- Soát xét lại việc thực hiện:
Hoạt động này được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính, đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ vậy nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược, kế hoạch để có những điều chỉnh thích hợp.
2.1.2.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông có nghĩa là các kế hoạch, môi trường kiểm soát, rủi ro, các hoạt động kiểm soát và các việc thực hiện chúng phải được báo cáo lên cấp trên, chuyển từ trên xuống dưới, ngang hàng, ngang cấp trong một DN.
Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau. Đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài.
- Thông tin được sử dụng trong DN có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
Hệ thống thông tin: được thu nhập chính thức hoặc không chính thức; nhận dạng, nắm bắt các thông tin cần thiết về tài chính, phi tài chính; đánh giá và báo cáo về những thông tin đó theo một trình tự để việc quản lý các hoạt động của DN có hiệu quả.
Chất lượng thông tin: ảnh hưởng đến khả năng của nhà quản lý để ra quyết định và kiểm soát hoạt động của DN. Chất lượng thông tin chỉ ra sự đầy đủ các dữ liệu thích hợp trong báo cáo. Chất lượng thông tin bao gồm:
+ Thông tin thích hợp.
+ Thông tin được cung cấp ngay khi cần.
+ Thông tin được cập nhật kip thời.
+ Thông tin chính xác.
+ Thông tin có thể tiếp cận dễ dàng bởi người có thẩm quyền.
Chiến lược thông tin: DN cần thực hiện thu nhập thông tin bên trong và bên ngoài, sau đó cung cấp cho người quản lý những báo cáo cần thiết về kết quả hoạt động liên quan đến các mục tiêu được đề ra của DN.
Việc cải tiến và phát triển hệ thống thông tin phải dựa vào kế hoạch chiến lược liên quan đến toàn bộ chiến lược của DN và đáp ứng các mục tiêu ngày càng phát triển.
Hệ thống thông tin sẽ phát triển nếu có sự hỗ trợ cụ thể của nhà quản lý bằng các nguồn lực thích hợp bao gồm nhân lực và tài chính.
- Truyền thông:
Truyền thông là thuộc tính vốn có của hệ thống thông tin. Truyền thông là việc cung cấp thông tin trong đơn vị với bên ngoài. KSNB là hữu hiệu khi các thông tin trung thực, đáng tin cậy và quá trình truyền thông được thực hiện chính xác, kịp thời.
Truyền thông bên trong DN: Nhiệm vụ quản lý tài chính và các hoạt động quan trọng đòi hỏi thông tin được cung cấp một cách rõ ràng và chính xác từ các nhà quản lý cấp cao để các nhân viên cấp dưới thực hiện nghiêm túc.
Song song với phương tiện truyền thông từ trên xuống, các nhà quản lý cũng cần phải lắng nghe các thông tin phản hồi từ dưới lên để hoạt động của DN đạt hiệu quả cao.
Truyền thông bên ngoài DN: Việc truyền thông không chỉ cần thiết bên trong mà còn cả bên ngoài DN. Cổ đông, người phân tích tài chính, người lập pháp cung cấp những yêu cầu của họ và họ có thể hiểu được những khó khăn mà DN phải đối phó.
Khách hàng và người cung cấp có thể cung cấp những thông tin quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, làm cho DN có khả năng đáp ứng những nhu cầu ngày càng phát triển của thị trường.
2.1.2.5 Giám sát
Giám sát là bộ phận cuối cùng của KSNB, là một quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB trong suốt thời kì hoạt động để có các điều chỉnh và cải tiến thích hợp. Giám sát có một vai trò quan trọng, nó giúp KSNB luôn duy trì sự hữu hiệu qua các thời kì khác nhau. Quá trình giám sát được thực hiện bởi những người có trách nhiệm nhằm đánh giá việc thiết lập và thực hiện các thủ tục kiểm soát. Giám sát được thực hiện ở mọi hoạt động trong DN và theo hai cách: Giám sát thường xuyên và giám sát định kì.
- Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của DN, do các nhà quản lý và nhân viên thực hiện trách nhiệm của mình. Giám sát thường xuyên thường được áp dụng cho những yếu tố quan trọng trong KSNB. Giám sát để đánh giá việc thực hiện các hoạt động thường xuyên của nhân viên nhằm xem xét hệ thống KSNB có nên tiếp tục thực hiện chức năng nữa hay không.
- Đánh giá định kì: được thực hiện thông qua chức năng KSNB và kiểm toán độc lập. Qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống và đưa ra biện pháp hoàn thiện. Phạm vi và tần suất giám sát phụ thuộc vào mức độ rủi ro.
Việc đánh giá hệ thống KSNB tự bản thân nó cũng là một quy trình. Người đánh giá phải am hiểu mọi hoạt động của hệ thống KSNB, phải xác định được làm thế nào để hệ thống thực sự hoạt động.
2.1.3 Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Sự hữu hiệu của một hệ thống KSNB có thể xem xét theo một trong ba nhóm mục tiêu khác nhau nếu Ban giám đốc và Nhà quản trị đảm bảo hợp lý rằng:
Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào.
Báo cáo tài chính đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy.
Các luật lệ và quy định đang được tuân thủ.
Ngoài ba tiêu chí trên để đánh giá một hệ thống KSNB là hữu hiệu cần phải đánh giá thêm.
Năm bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB có hiện hữu hay không?
Nếu có, thì chúng có đang hoạt động hiệu quả không?
Có thể thấy, năm bộ phận cấu thành của một hệ thống KSNB cũng là tiêu chí để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB đó. Tuy nhiên không có nghĩa là mỗi bộ phận hợp thành của hệ thống KSNB đều phải hoạt động như nhau hoặc cùng mức độ ở các tổ chức khác nhau.