1. Sinh hoạt Nhóm có sự cùng tham gia
- Sinh hoạt Nhóm trong công tác của Hội LHPN các cấp có thể là: cuộc họp, hội thảo, tập huấn, sinh hoạt, Câu lạc bộ…nhằm chia sẻ thông tin, hướng dẫn nghiệp vụ, thúc đẩy sự gắn kết và hợp tác lẫn nhau từ đó nâng cao năng lực cho từng cá nhân, tổ chức và mạng lưới được xây dựng.
Sự cùng tham gia là làm sao để sử dụng tích cực kiến thức và kinh nghiệm từ người tham dự; là quá trình đối thoại liên tục, phân tích và điều chỉnh để đi đến thống nhất quan điểm và hành động. Hiệu quả của sự cùng tham gia là yếu tố then chốt cho sự thành công của hoạt động Nhóm.
Các nguyên tắc:
- Dân chủ, bình đẳng trong tất cả than viên tham dự;
- Mọi ý kiến đều có giá trị;
- Tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau;
- Lập luận lô-gíc trong phân tích các ý kiến của thành viên tham dự;
- Chia sẻ kinh nghiệm;
- Tập trung vào nhu cầu của thành viên tham dự;
- Khuyến khích các suy nghĩ phê bình tích cực;
- Các mâu thuẫn và ý kiến tranh luận nên được trực quan hoá và giải quyết với thời gian thích hợp;
- Các cảm giác không thoải mái phải được giải quyết nhanh chóng.
2. Điều hành các hoạt động nhóm 2.1. Vai trò của điều hành
Giao tiếp có sự cùng tham gia được xây dựng dựa trên sự tin cậy và cảm giác trách nhiệm chung cho kết quả giữa những người tham dự.
Kỹ năng điều hành rất quan trọng, nhằm:
- Huy động sự cùng tham gia;
- Thúc đẩy năng lực người dự;
- Giải quyết các ý kiến mâu thuẩn;
- Tạo môi trường làm việc thuận lợi;
- Có được thông tin đầy đủ và cần thiết.
2.2. Các giai đoạn của một hoạt động Nhóm
Người điều hành cần sử dụng công cụ kỹ năng đúng lúc và phù hợp trong từng giai đoạn của hoạt động nhóm thì mới mang lại hiệu quả có mục tiêu cho hoạt động đó.
Phần mở đầu:
- Bố trí không gian làm việc;
- Giới thiệu các thành viên của nhóm;
- Giới thiệu mục tiêu, nội dung làm việc;
- Giới thiệu cách làm việc, thời gian;
- Tạo không khí thoải mái...
Hoạt động chính: Có thể là một hoặc tập hợp trong số các hoạt động sau:
- Cung cấp thông tin: qui định, hiện trạng, chỉ tiêu, khó khăn, giải pháp đề xuất...
- Thảo luận: các vấn đề, nguyên nhân, khó khăn và thách thức, quan điểm về giải pháp, cơ chế, hợp tác...
- Lựa chọn ưu tiên: vấn đề quan tâm theo thứ tự ưu tiên...;
- Bổ sung thông tin;
- Định hướng vấn đề;
- Làm “thư giãn”...
Phần kết thúc:
- Tổng hợp các ý kiến;
- Tóm tắt và nhấn mạnh các ý chính;
- Xác định công việc đã đạt được;
- Xác định nhu cầu tiếp theo;
- Duy trì không khí hợp tác....
2.3. Lập kế hoạch cho một hoạt động: Cần đặt các câu hỏi theo 4 nội dung để lập kế hoạch:
- Bối cảnh:
+ Tại sao cần có buổi sinh hoạt?
+ Nêu những vấn đề đã xãy ra, lý do của buổi sinh hoạt?
- Đối tượng tham dự:
+ Tại sao họ cần tham dự?
+ Đối tượng tham dự? Vai trò của nhóm đối tượng?
- Mục tiêu:
+ Mọi người đến tham dự buổi sinh hoạt để làm gì?
+ Dự kiến đạt được kết quả gì?
- Phương pháp:
+ Dùng bộ công cụ gì để điều hành?
+ Bạn sẽ làm gì để đạt được kết quả?
2.4. Thúc đẩy sự cùng tham gia
- Đối thoại để chia sẻ khái niệm, quan điểm...;
- Hỏi câu hỏi và cách thu thập ý kiến;
- Sử dụng các hỗ trợ trực quan;
- Đánh giá và phản hồi liên tục;
- Tạo môi trường làm việc phù hợp;
- Sử dụng các hình thức làm việc nhóm khác nhau.
3. Một số gợi ý vận dụng vào sinh hoạt
- Cần có chủ đề cụ thể cho mỗi buổi sinh hoạt (thông báo trước);
- Các buổi sinh hoạt không phải là những cuộc trao đổi thông tin một chiều mà phải tạo cơ hội để các thành viên được thảo luận và chia sẻ thông tin, kiến thức một cách thoải mái;
- Khuyến khích các thành viên trao đổi, chia sẻ kiến thức kinh nghiệm đồng thời học tập lẫn nhau;
- Cần chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng kịch bản để các hoạt động đạt hiệu quả và vui vẻ hơn;
- Không lạm dụng nhiều hoạt động để tránh căng thẳng và tránh lặp lại thường xuyên một hoạt động làm nhàm chán;
- Hãy làm cho các thành viên dự họp được thư giản hơp lý.
- Tạo không khí làm việc hứng thú: Hát, kể chuyện, chiếu phim,trò chơi, đố vui, làm việc theo nhóm, thi ý tưởng, đi thực địa, hình ảnh trực quan, phần thưởng…
4. Câu hỏi gợi ý khi tổ chức một hoạt động
Trước khi tổ chức sinh hoạt:
- Thành phần ban tổ chức và phân công nhiệm vụ cụ thể?
- Đối tượng tham dự? Ai là người nên được ưu tiên?
- Làm sao để hấp dẫn và thu hút đối tượng đến dự?
- Đối tượng có thể cùng tham gia đóng góp ý kiến?
- Nội dung sinh hoạt chính?
- Nội dung hỗ trợ?
- Cấu trúc chương trình?
- Làm sao để có minh họa trực quan thực tế sống động?
- Địa điểm?
- Thời gian?
- Phương tiện?
- Tài liệu tham khảo?...
Trong buổi sinh hoạt:
- Kiểm tra và chuẩn bị kỹ vật dụng, chỗ ngồi…nơi sinh hoạt?
- Các bước tiến hành?
- Cách điều phối (sáng tạo, độc đáo)?
- Sự cùng tham gia của đối tượng?
- Xử lý tình huống?
- Cách lưu trữ thành tư liệu?
- Khen thưởng, khích lệ?
- Đánh giá kết quả?...
Sau buổi sinh hoạt:
- Cách sử dụng kết quả?
- Làm sao để biết có tác động?
- Các hoạt động tiếp theo?
- Tiếp thu ý kiến phản hồi?
- Tổng kết, bài học kinh nghiệm?
- Bảo quản, lưu trữ kết quả?...