Trước khi phát biểu, người cán bộ tuyên truyền cần chuẩn bị:
- Về nội dung: cần hình dung lại toàn bộ nội dụng của bài, nắm chắc đề cương và cách trình bày.
- Về thể chất và tinh thần, sức khoẻ và tâm lý - Chuẩn bị thời gian và địa điểm.
2. Bắt đầu bài tuyên truyền
Khi đã bước lên bục, người cán bộ tuyên truyền cần phải làm nhiệm vụ
“tổ chức người nghe”, tập trung sự chú ý của họ, biến những cá thể độc lập thành một tập thể thống nhất. Kinh nghiệm cho thấy, khi lên bục không nên phát biểu ngay mà cần tạo ra sự chú ý ban đầu bằng cách giữ yên lặng trong khoảng từ 5 đến 10 giây mà người ta gọi một cách ước lệ là “phút yên lặng ban đầu”.
Trong phút yên lặng ban đầu này, người nói cần thiết lập sự giao tiếp bằng mắt với người nghe, gặp và chào họ qua ánh mắt thiện cảm của mình.
Đồng thời cũng qua kênh giao tiếp này để cảm nhận về thái độ của họ, trên cơ sở ấy lựa chọn phương pháp vào đề, phương pháp trình bày vấn đề.
Trong giai đoạn này thường xảy ra một số trường hợp như sau:
- Người nói bị hồi hộp
Sự hồi hộp là do trạng thái tâm lý biểu hiện một cảm xúc tiêu cực. Biểu hiện này thường hay xảy ra đối với những người mới vào nghề. Cụ thể là, dễ xúc động, chân tay run, khô môi, tái nhợt hoặc đỏ mặt, thở nhanh…Sự hồi hộp này do nguyên nhân cơ bản là:
Người nói thiếu tự tin vào khả năng của mình.
Thiếu kinh nghiệm, ít phát biểu trước đông người.
Chưa chuẩn bị kỹ hoặc chưa nắm chắc nội dung bài phát biểu Nếu gặp trường hợp này, chúng ta có thể khắc phục bằng cách sau:
Thở sâu vài ba lần, làm dịu đi về thể chất, bằng cách di chuyển vị trí của chiếc ghế, lọ hoa, mở cửa sổ…
Đưa mắt tìm kiếm những nét mặt thân quen, có thiện cảm với mình và dừng lại ở đó lâu hơn một chút.
- Người nghe ồn ào không tập trung chú ý
Trong trường hợp này cách khắc phục tốt nhất là nói to, rõ ràng khi bắt đầu phát biểu. Cách khắc phục này dựa trên quy luật tâm lý: con người chỉ tiếp thu những tác nhân kích thích âm thanh nào trội hơn, có khả năng tương phản với các kích thích âm thanh khác.
3. Trong khi tuyên truyền
Trong quá trình phát biểu người cán bộ tuyên truyền, tác động đến người nghe chủ yếu thông qua 2 kênh: một là Kênh ngôn ngữ và hai là Kênh phi ngôn ngữ:
- Kênh ngôn ngữ
Đây là kênh thông tin có thể sử dụng các yếu tố như: ngữ điệu, cường độ, âm lượng, nhịp độ lời nói và sự ngưng giọng để cuốn hút người nghe.
Ngữ điệu của lời nói phong phú, có sự vận động của âm thanh, tránh được lối nói đều đều, đơn điệu, buồn tẻ.
Cường độ của lời nói phụ thuộc vào số lượng và đặc điểm của người nghe, phụ thuộc vào diện tích của hội trường. Cho nên, người nói phải biết điều chỉnh cường độ của lời nói sao cho người ngồi xa nhất vẫn nghe được.
Nhịp độ của lời nói thường do không gian giao tiếp, do nội dung bài nói, do khả năng hoạt động của tư duy và sự chú ý của người nghe quy định. Việc tăng nhịp độ lời nói làm cho quá trình tiếp thu thông tin diễn ra nhanh, nhưng cũng nên tăng ở mức độ vừa phải để phù hợp với quá trình tiếp thu thông tin của người nghe.
Ngưng giọng cũng là yếu tố của kỹ năng sử dụng kênh ngôn ngữ. Trong tuyên truyền miệng, việc ngưng giọng là nhằm để nhấn mạnh tầm quan trọng, tạo ra sự chú ý tập trung của người nghe đối với một vấn đề nào đó. Vì thế người nói phải biết lựa chọn thời điểm ngưng giọng cho hợp lý và thời gian ngưng giọng dài hay ngắn phụ thuộc vào cảm xúc của người nói và ý muốn tạo ra sự chú ý cho người nghe.
- Kênh phi ngôn ngữ
Đây là kênh thông tin có thể sử dụng các yếu tố như: tư thế, vận động, nét mặt, nụ cười, cử chỉ, điệu bộ… Để sử dụng các yếu tố này trong công tác tuyên truyền cần phải luyện tập công phu và nghiêm túc.
+ Tư thế: Đứng trước công chúng phải tự nhiên, linh hoạt. Cán bộ tuyên truyền không nên chỉ đứng một chỗ trong toàn bộ thời gian phát biểu, mà nên di chuyển cho hợp lý.
+ Cử chỉ, diện mạo phải phù hợp với ngữ điệu lời nói và cảm xúc, với sự vận động của tư duy và tình cảm. Nét mặt, nụ cười, ánh mắt có thể truyền đạt hàng loạt cảm xúc, nhờ đó mà người nghe tin tưởng, hào hứng và thích thú trong quá trình tiếp thu thông tin.
Một số cách nói thu hút sự chú ý và gây ấn tượng cho người nghe Mặc dù bài nói thu hút sự chú ý của người nghe là bài có nội dung mới, hấp dẫn mang tính thời sự, được trình bày theo một lôgic hợp lý, ngôn ngữ biểu đạt chính xác, phổ thông, dễ hiểu và có biểu cảm. Tuy nhiên, cán bộ tuyên truyền cũng có thể sử dụng thêm một số thủ thuật để tạo ra sự chú ý thu hút và gây ấn tượng cho người nghe như sau:
Một là: tăng hàm lượng thông tin bằng cách xử lý tốt lượng thông tin dư thừa của ngôn ngữ chuyển tải thông tin
Hai là: tăng sức hấp dẫn của thông tin bằng cách sử dụng những yếu tố bất ngờ, trình bày độc đáo, nêu dồn dập các sự kiện.
Ba là: Trình bày cái trừu tượng xen lẫn cái cụ thể, trình bày các sự kiện xen lẫn các khái niệm, các phạm trù, quy luật
Bốn là: Nắm vững nghệ thuật sử dụng các con số và sử dụng các biện pháp ngôn ngữ như: dùng từ láy, ẩn dụ, câu có bổ ngữ đứng trước.
Năm là: có thể phát biểu theo kiểu ngẫu hứng, thoát ly khỏi đề cương
Thủ thuật khôi phục và làm tăng cường sự chú ý của người nghe Trong quá trình phát biểu, do nguyên nhân nào đó, sự chú ý của người nghe giảm sút. Trong trường hợp này, cán bộ tuyên truyền cần biết cách khôi phục lại sự chú ý của người nghe. Dựa trên cơ sở của quy luật tâm - sinh lý của con người, có thể sử dụng một số thủ thuật sau đây:
Một là: Kết hợp giữa cử chỉ với một số thủ thuật khác như: đi lại, tiến gần đến phía người nghe.
Hai là: Sử dụng thủ thuật âm thanh như nói to lên hoặc nói nhỏ đi
Ba là: Sử dụng các hình thức trực quan và kết hợp nói với phương tiện ngôn ngữ
Bốn là: Thay đổi trạng thái giao tiếp giữa người nói với người nghe, bằng cách chuyển từ độc thoại sang đối thoại.
Năm là: Sử dụng những câu chuyện hài hước có nội dung gần phù hợp với vấn đề đang trình bày để giảm bớt sự căng thẳng và khôi phục lại sự chú ý của người nghe
Kỹ năng trả lời các câu hỏi trong khi thực hiện đối thoại
Quá trình thực hiện bài phát biểu người cán bộ tuyên truyền không nên chỉ sử dụng một phương pháp là độc thoại mà phải sử dụng nhiều phương pháp khác như: đối thoại, thảo luận, tranh luận, toạ đàm, hỏi – đáp…Vì thế, việc trả lời các câu hỏi trong quá trình thực hiện bài phát biểu là một hoạt động thường xuyên của người cán bộ tuyên truyền nhất là trong điều kiện dân chủ hoá trong lĩnh vực thông tin và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở hiện nay. Trong khi trả lời các câu hỏi của người nghe, cán bộ tuyên truyền cần lưu ý:
Một là, trả lời rõ ràng, thẳn thắn và đúng yêu cầu câu hỏi.
Hai là, lập luận có cơ sở khoa học, có căn cứ xác đáng và chứng minh tính đúng đắn của câu trả lời bằng các luận cứ, luận chứng.
Ba là, có thể tiếp tục đặt những câu hỏi khác mang tính gợi ý để người nghe tự trả lời những câu hỏi của mình.
Bốn là, nếu người nghe đưa ra quá nhiều câu hỏi thì có thể tìm cách hạn chế bớt phạm vi vấn đề của các câu hỏi.
Năm là, có thể trả lời ngay hoặc có thể hẹn trả lời các câu hỏi đó vào thời điểm khác, để có thời gian chuẩn bị thêm nội dung. Không nên trả lời những vấn đề mà mình chưa nắm vững.
Sáu là, đối với những câu hỏi liên quan tới lợi ích của đất nước, nếu không có trách nhiệm trả lời thì có thể từ chối.
Bảy là, đối với những câu hỏi của những người quá khích có thái độ châm chọc, khiêu khích hoặc vu cáo…thì tuỳ theo từng trường hợp mà trả lời cho thích hợp. Trong trường hợp này, nếu họ là người thiếu hiểu biết thì nên giải thích rõ vấn đề đó. Nếu họ hỏi với thái độ châm chọc, thiếu tế nhị, khiêu khích
thì cần phải lập luận để bác bỏ. Đồng thời, cán bộ tuyên truyền cũng cần phải tranh thủ ý kiến đồng tình với cách trả lời của mình, của đa số người nghe.
4. Kết thúc bài tuyên truyền
Phần kết thúc có chức năng củng cố và gây ấn tượng về những điều đã nói trong ý thức của người nghe, tăng thêm tính giáo dục, thuyết phục và cổ vũ họ hành động. Đây là thời điểm mà người nghe đã mệt mỏi và xao nhãng việc tiếp thu thông tin, vì thế cán bộ tuyên truyền không nên kéo dài thời gian dù chỉ là vài ba phút.
Trong một vài trường hợp cần thiết có thể trả lời câu hỏi (nếu có), đánh giá sơ bộ chất lượng buổi nói chuyện, giới thiệu tài liệu cần tham khảo…và không được quên cảm ơn người nghe.
Những người có kinh nghiệm thường kết thúc bài phát biểu sớm hơn thời gian dự định ít phút, nhất là trong khi người nghe còn đang luyến tiếc khi phải ra về.
Tóm lại, công tác tuyên truyền miệng giữ vị trí đặc biệt quan trọng trong các phương thức tiến hành công tác tư tưởng. Để làm tốt công tác tuyên truyền miệng phải hết sức chú trọng tới việc nắm vững và vận dụng thật tốt những đặc điểm và ưu thế của tuyên truyền miệng trong việc xác định đúng nội dung, vận dụng các hình thức thích hợp và tổ chức thật tốt các lực lượng tuyên truyền miệng, phối hợp chặt chẽ giữa tuyên truyền miệng với các hình thức tuyên truyền giáo dục khác.
5. Những điều cần tránh trong khi tuyên truyền - Tránh giải thích dài dòng, kéo dài thời gian được nói.
- Tránh tranh luận căng thẳng với người nghe.
- Tránh dùng các từ ngữ khó hiểu.
- Tránh ăn mặc quá cầu kỳ, không phù hợp với số đông người nghe.
- Tránh giọng nói đều đều, rất dễ làm người nghe buồn ngủ.
Tuyên truyền miệng hay trình bày bài nói có hiệu quả mang tính thuyết phục là việc làm không đơn giản song mỗi người nếu xác định rõ đối tượng mình định nói, mục đích nói để làm gì, nói như thế nào để có sự chuẩn bị kỹ càng thì chắc chắn sẽ thành công với sự cố gắng của bản thân./.
CHUYÊN ĐỀ
Kỹ năng công tác vận động quần chúng