Việc tổ chức hội nghị phải đưa vào lịch và chương trình làm việc để có sự chuẩn bị chu đáo. Đơn vị hoặc cá nhân được phân công tổ chức hội nghị phải lập kế hoạch thực hiện (toạ đàm, hội thảo, sơ kết, tổng kết…). Kế hoạch hội nghị có thể lập cho từng tháng, quý hoặc cả năm. Trong bản kế hoạch hội nghị cần thể hiện rõ những vấn đề sau:
- Tên hội nghị, cuộc họp
- Mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp
- Dự kiến thời gian cần thiết để thực hiện đầy đủ chương trình (có tính tới các yếu tố tạo thuận lợi nhất cho đa số đại biểu tham dự). Trong đó, thời gian cụ thể theo ngày, buổi họp (giờ bắt đầu, giờ giải lao, giờ kết thúc…) phù hợp với công việc của địa phương, cơ sở. Đối với đại biểu ở xa cần quy định việc đi lại, bố trí ăn ở…
- Lựa chọn và trang trí phòng họp: Cần đặt phòng họp bằng văn bản, đảm bảo đủ bàn ghế, ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng phấn, khẩu hiệu, cờ…
- Thành phần dự hội nghị, cần xác định rõ:
+ Số lượng, đối tượng mời dự hội nghị + Tài liệu phát cho đại biểu đến dự hội nghị
+ Gợi ý thảo luận, tham luận phát biểu tại hội nghị
- Chương trình nghị sự và những vấn đề quan trọng trong hội nghị.
- Xác định cụ thể từng người chuẩn bị nội dung chính của hội nghị: về âm thanh, đại trà, chế độ đại biểu, tài liệu phát tại hội nghị, đón tiếp đại biểu…
- Các chương trình khác: tham quan, biểu diễn văn nghệ, tiệc chiêu đãi…
- Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện cho hội nghị.
Lưu ý:
- Bộ phận chuẩn bị phải trao đổi kỹ các văn bản dự thảo và những vấn đề nêu ra thảo luận tại hội nghị.
- Cần lập danh sách cụ thể để căn cứ vào đó gửi giấy triệu tập hoặc giấy mời. Giấy mời phải có đủ các thông tin: người được mời, nội dung hội nghị, thời gian tiến hành, địa điểm tổ chức hội nghị, thành phần tham gia, các giấy tờ cần thiết mang theo, các yêu cầu nghỉ lại, các khả năng dịch vụ, dự kiến kinh phí…
- Khi cần thiết phải gửi trước đề cương nội dung hội nghị và yêu cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định, có đến họp được hay không. Đối với những đại biểu có cương vị quan trọng, có báo cáo tại hội nghị, nơi chỉ đạo điểm v.v… Ngoài giấy mời, ban tổ chức hội nghị cần trao đổi trực tiếp qua điện thoại để nắm chắc khả năng có mặt của các đại biểu.
2. Tiến hành hội nghị Gồm 3 nội dung chính sau:
2.1. Phần mở đầu - Phần thủ tục
+ Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu (nếu có) + Nêu rõ lý do mời họp
+ Giới thiệu chủ tịch đoàn hoặc người chủ trì cuộc họp, thư ký, các đại biểu tham dự hội nghị
+ Giới thiệu nội dung chương trình hội nghị, thời gian tiến hành, cách làm việc, các loại tài liệu.
- Khai mạc hội nghị
+ Chủ toạ đọc diễn văn khai mạc hội nghị. Diễn văn cần ngắn gọn, xúc tích, nêu được mục đích chính, những tư tưởng mà hội nghị hướng tới, tuy nhiên không bình luận hoặc khẳng định những vấn đề có tính kết luận. Cuối bài diễn văn là lời chào mừng và chúc mừng thành công.
+ Đối với những cuộc họp, hội nghị lớn, trước lúc khai mạc, hội nghị cần tiến hành những nghi thức nhà nước nhất định như làm lễ chào cờ, tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ trong các trường hợp có liên quan.v.v…
+ Ở hội nghị yêu cầu sự trang trọng (như sơ kết, tổng kết) thủ tục thường được tách ra hai phần: giới thiệu đại biểu và khai mạc hội nghị, do hai người phân công thực hiện.
2.2. Nội dung
Đây là phần chính, rất quan trọng của hội nghị, được sắp sếp theo trình tự:
- Trình bày báo cáo và tham luận
+ Các báo cáo và tham luận cần được phân loại và sắp xếp cho hợp lí, có tính liên hoàn và tạo tính thống nhất của chủ đề cuộc họp. Đầu tiên là trình bày những báo cáo chính, sau đó đến các báo cáo, tham luận bổ sung. Các báo cáo, tham luận bổ sung thông thường có nội dung nhằm làm rõ một vấn đề về nhận thức, lí luận đã được thực tiễn khẳng định hoặc đang còn bàn bạc, tranh luận để tìm ra những giải pháp tối ưu, đó cũng có thể là sự phổ biến những cách làm hay, kinh nghiệm tốt, sáng kiến mới, liên quan đến những vấn đề cần bàn bạc, hoặc cũng có thể là những vấn đề còn vướng mắc, khó khăn…cần bàn bạc để tháo gỡ.
+ Trong trường hợp cần thiết, cần duyệt trước các nội dung của báo cáo, tham luận bổ sung nhằm đảm bảo cho chương trình hội nghị không bị phá vỡ hoặc mất phương hướng, gây mất đoàn kết giữa các thành viên tham gia.
- Tiến hành thảo luận về những vấn đề đặt ra
+ Một cuộc họp không có thảo luận sẽ không còn là cuộc họp với tinh thần và những mục tiêu dân chủ của nó. Có thể thảo luận toàn thể tại hội trường hoặc theo từng nhóm, khối. Cần xếp đặt cho hợp lí các phát biểu (với người có chuẩn bị và người xin đăng kí phát biểu tại hội nghị). Trong quá trình thảo luận, người điều hành cần biết cách điều chỉnh và gợi ý cho các thành viên tham dự đi vào trọng tâm của vấn đề bằng cách nêu câu hỏi, hoặc gợi ý thêm qua các ý kiến thảo luận.
+ Việc tiến hành phát biểu và thảo luận cần được tiến hành ngắn gọn, có sự chuẩn bị trước; mỗi người phát biểu nên trong thời gian tối đa từ 10 - 15 phút.
Giữa các báo cáo, tham luận có thể có giờ giải lao và ăn nhẹ.
- Phát biểu của các đại biểu, cấp trên và khách mời - Tóm tắt, kết luận:
Lưu ý:
Tuỳ theo yêu cầu của hội nghị (toạ đàm, trao đổi,hội thảo, sơ kết…), phần cuối hội nghị, người chủ trì phải tóm tắt lại một số ý kiến để kết luận hội nghị.
Nội dung cần kết luận gồm
+ Những điều đã đi tới thống nhất (chương trình, công việc, ý kiến khác nhau đã làm rõ, chỉ tiêu quan trọng được chấp nhận…)
+ Những ý kiến bổ sung có ý nghĩa mới, sáng tạo, phù hợp, được Ban Chấp hành, Ban Thường vụ tiếp thu.
+ Một số băn khoăn vướng mắc cần trình bày, giải đáp thêm.
- Quyết nghị
+ Trong hội nghị của các cấp uỷ, Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, có những nội dung được chuẩn bị để đưa vào nghị quyết thì bộ phận chuẩn bị phải dự thảo, xin ý kiến hội nghị, người chủ trì hội nghị đưa ra hội nghị, thông qua nghị quyết (biểu quyết hoặc lấy phiếu hỏi để biểu quyết).
2.3. Bế mạc hội nghị
- Đọc biên bản: Biên bản có thể phải trình ngay khi kết thúc cuộc họp hoặc một thời gian nhất định sau đó. Trong điều kiện cho phép có thể tiến hành hoàn thiện ngay các văn kiện có liên quan.
- Lời chào, cảm ơn
- Tuyên bố kết thúc của người chủ trì.
3. Hoàn chỉnh văn bản hội nghị
Sau hội nghị, phải tiếp thu ý kiến của đại biểu phát biểu và tiến hành:
- Hoàn thiện các văn kiện:
+ Hoàn chỉnh báo cáo (nếu là văn bản dự thảo đưa ra hội nghị) + Tóm tắt biên bản hoặc thông báo kết quả hội nghị
+ Hoàn chỉnh tập tài liệu hoặc kỷ yếu hội nghị
- Thông báo cho các cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp.
- Lập hồ sơ cuộc họp: đối với các cuộc họp thông thường, chỉ cần lưu giữ biên bản, còn đối với các hội nghị lớn, quan trọng cần lập hồ sơ hội nghị. Hồ sơ này thông thường bao gồm:
+ Giấy mời, giấy triệu tập + Danh sách đại biểu
+ Danh sách những người tham dự + Lời khai mạc
+ Các báo cáo, tham luận, bài phát biểu + Nghị quyết cuộc họp
+ Biên bản + Lời bế mạc
- Thanh, quyết toán những chi phí trong cuộc họp
- Triển khai các nội dung đã được thông qua.
Với hội nghị có quy mô lớn và tầm quan trọng, sau khi kết thúc nên tổ chức họp để rút kinh nghiệm, cảm ơn các cơ quan và cá nhân đã tích cực phát biểu ý kiến đóng góp để hội nghị đạt kết quả tốt.