VI. MỘT SỐ CHUYÊN ĐỀ TRONG LỄ TÂN CÔNG CHỨC
7. Bố trí chỗ ngồi
Bố trí chỗ ngồi cho khách là công việc không kém phần quan trọng trong công tác lễ tân công sở, nếu không nói là hết sức quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung và hiệu quả của hoạt động được tổ chức.
Bố trí chỗ ngồi thích hợp cho mỗi người theo thứ bậc là một trong những công việc không đơn giản và tế nhị nhất trong công tác lễ tân. Tuỳ theo tính chất, nội dung của từng loại hoạt động mà có cách bố trí sao cho thích hợp. Nếu đó là một buổi chiêu đãi tiệc cần đảm bảo sao cho những người dự tiệc có đủ điều kiện thưởng thức bữa tiệc về tinh thần cũng như vật chất một cách “ngon lành” nhất. Còn đó là cuộc hội đàm thì cần làm sao cho bầu không khí trở nên
thân thiện và hợp tác nhằm đạt những mục tiêu xây dựng. Sự bố trí chỗ ngồi là yếu tố vô cùng quan trọng để kiến tạo những mục tiêu đó.
7.1. Những nguyên tắc cần lưu ý a. Nguyên tắc ngôi thứ
- Sự bình đẳng: Nguyên tắc này con bao hàm việc xác định chuẩn bị để dành cho khách sự thịnh tình tương xứng với họ.
- Nguyên tắc tôn ti trật tự: Người trên trước, người dưới sau.
- Nhường chỗ: Khách nước ngoài đến thăm được xếp trước khách thuộc nước chủ nhà, hoặc được dành một vị trí ưu đãi.
Thông thường chủ một buổi lễ ngồi ở vị trí số một, ngồi bên phải hay trước mặt là một vị khách có cấp cao nhất. Nguyên tắc này được điều chỉnh khi chủ tiếp một nhân vật có cấp bậc cao hơn sẽ lịch sự nhường chỗ cho khách.
- Ngôi thứ không uỷ quyền: Có nghĩa là một người khi đại diện một người khác thì không thể được đối xử như người mình đại diện trừ trương hợp người thay thế cùng cấp với người được thay thế. Tuy nhiên đối với nguyên thủ quốc gia vì không có người ngang cấp tương đương nên được dành cho người đại diện (Phó Thủ tướng hay Bộ trưởng) sự đối xử trọng thị như được dành cho Nguyên thủ quốc gia).
- Ngôi thứ pháp lý và ngôi thứ xã giao:
+ Ngôi thứ pháp lý được quyết định bởi các văn bản quy phạm pháp luật.
+ Ngôi thứ xã giao: dựa trên những nguyên tắc của phép lịch sự xã giao.
Theo nguyên tắc này, người tiền nhiệm xếp sau người đương nhiệm;
người giữ cương vị danh dự xếp sau người giữ chức vụ thực tế.
Ví dụ: Trong một hoạt động có thể có cả Chủ tịch Phụ nữ thành phố đã nghỉ hưu được mời dự một hoạt động của phụ nữ thành phố thì nên xếp đồng chí đó thấp hơn Chủ tịch Phụ nữ đương nhiệm; trên hoặc ngang với đồng chí Phó Chủ tịch đương nhiệm.
- Thứ tự chữ cái: là cách thường dùng để xác định ai trước ai sau. Nguyên tắc này nhằm thực hiện triệt để sự bình đẳng giữa các đại biểu, phái đoàn hay quốc gia. Ngôn ngữ lựa chọn sẽ là ngôn ngữ nơi diễn ra sự kiện hoặc ngôn ngữ chính thức của tổ chức hay một ngôn ngữ khác do các bên thoả thuận.
Nguyên tắc tuổi tác thâm niên: Người nhiều tuổi được xếp trên người ít tuổi. Người có thâm niên lâu hơn trong công tác sẽ được ưu tiên. Nếu 2 người có thâm niên như nhau, người nhiều tuổi hơn sẽ được xếp trên.
Nguyên tắc ưu tiên phụ nữ: Nam giới nhường chỗ cho nữ giới. Trong ngoại giao, nam giới chỉ nhường chỗ cho phụ nữ khi người phụ nữ đó có cùng cấp bậc.
Nguyên tắc dân sự trước tôn giáo: Trong các buổi lễ thường các chức sắc tôn giáo xếp sau các quan chức dân sự nhưng nguyên tắc này cần được điều chỉnh tuỳ theo chức tước, tuổi, địa điểm và hoàn cảnh.
Nguyên tắc người có công: Khi xếp chỗ cũng cần chú ý tới những người có huân huy chương cũng như những nhân vật có uy tín trong các lĩnh vực.
Nguyên tắc bên phải trước, bên trái sau: trong cuộc gặp gỡ của các nhân vật ngoại giao, bên phải luôn được công nhận là vị trí ưu tiên (Vị trí danh dự).
b. Một số vấn đề lưu ý khi bố trí chỗ ngồi
- Sắp xếp chỗ ngồi trên Đoàn Chủ tịch, tọa đàm, mít tinh hay bàn danh dự một cuộc chiêu đãi: sau khi đã xác định nhân vật cao nhất có quyền ngồi ở vị trí thứ nhất thì thứ tự các chỗ ngồi khác luôn tính từ ưu tiên bên phải của nhân vật ngồi vị trí thứ nhất: số 2 bên phải, số 3 bên trái, số 4 bên phải số 2, số 5 bên trái số 3...Vì vậy người ta có thể đánh số các chỗ ngồi với số chẵn ở bên phải và số lẻ ở bên trái theo thứ tự tăng lên của các con số.
- Một số kiểu bố trí chỗ ngồi cho khách trong tọa đàm/hội họp:
+ Thông thường, dùng bàn chữ nhật, bàn hội nghị quay đầu ra cửa chính, thì lấy hướng vào cửa làm chuẩn, bên phải là khách, bên trái là chủ.
K9 K7 K5 K3 K1 KHÁCH CHÍNH K2 K4 K6 K 8 K10 Lối vào từ cửa chính
C10 C8 C6 C4 C2 CHỦ NHÂN C1 C3 C5 C7 C9 + Khách chính ngồi bên tay phải chủ nhà (từ bên trong nhìn ra):
C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C10 CHỦ NHÂN Lối vào từ cửa chính
KHÁCH CHÍNH
K1 K2 K3 K4 K5 K6 K7 K8 K 9 K10
7.2. Bố trí trong phòng tiệc a. Một số qui tắc:
- Theo tập quán chung, chỗ ngồi danh dự thường đối diện với cửa ra vào.
Nếu cửa ra vào ở một bên thì vị trí danh dự là ở vị trí đối diện với các cửa sổ.
Ngay cả khi cửa ra vào ở chính giữa.
- Bên phải chủ nhà là vị trí danh dự nhường cho khách.
- Thứ tự quan trọng tính từ chủ tiệc và khách chính trở đi.
- Nếu cùng cấp thì xếp người nhiều tuổi trước người ít tuổi, nữ xếp trước nam.
- Ghế chính thường được lùi ra hoặc vào sau một ít để khách có thể dễ nhận ra.
- Có thể xếp xen kẽ giữa chủ và khách hoặc ngồi hai bên đối diện nhau như tại buổi làm việc/hội đàm.
- Vợ chồng không ngồi cạnh nhau: Khi vợ chủ nhà cùng dự tiệc thì hai vợ chồng ngồi đối diện và chỗ ngồi danh dự là ở bên phải bà chủ.
- Xếp xen kẽ nam nữ nếu có thể. Tránh xếp phụ nữ ngồi ngoài cuối bàn tiệc.
- Nếu có khách nước ngoài người ta xếp xen kẽ khách trong nước và khách nước ngoài. Và khách nước ngoài được ưu tiên hơn.Chú ý đến khả năng ngoại ngữ, nghề nghiệp của những người ngồi gần nhau để dễ nói chuyện.
- Tùy theo cấp bậc, số lượng người dự tiệc và diện tích, cấu trúc của phòng tiệc mà quyết định có bố trí bàn danh dự hay không, chọn bàn tiệc hình gì, số lượng bàn tiệc và cách bố trí bàn tiệc (có nhiều kiểu bố trí bàn tiệc: tiệc đứng và tiệc ngồi; bàn tiệc có thể bố trí hình vuông, hình tròn, hình chữ nhật…
tùy theo số lượng và tính chất).
Chủ tọa bữa tiệc
Đến ngay bàn của chủ tọa để đón tiếp các khách mời khác; giúp mọi người ổn định chỗ ngồi; phải bắt đầu ăn ngay sau khi các vị khách đã được phục vụ.
Phải là người kết thúc bữa ăn bằng cách đứng lên đầu tiên ngay sau khi khách mời ở bàn chính đã đứng dậy.
b. Cách sắp xếp chỗ ngồi xung quanh bàn tiệc Hình chữ nhật
- Khách không có phu nhân
Xếp khách ngồi trước mặt chủ tiệc
Xếp những người khác theo số thứ tự xen kẽ giữa chủ và khách
- Khách có phu nhân
Xếp bà chủ ngồi trước mặt ông chủ, hoặc xếp ông khách ngồi trước mặt ông chủ
Xếp bà khách chính ngồi bên phải ông chủ, ông khách chính ngồi bên phải bà chủ.
- Chiêu đãi có khách danh dự: Xếp khách danh dự ngồi bên phải bàn tiệc;
Người khách chính ngồi bên phải chủ tiệc.
Cách thức phục vụ
Nếu khách tự gắp thức ăn trong các đĩa mang đến thì phục vụ bên trái.
Nếu đĩa đã có thức ăn thì phục vụ bên phải khách.
Mang nước chấm, hoặc gia vị cũng ở bên trái.
Đối với rượu, chỉ rót nửa ly. Chỉ phục vụ những loại rượu đã được định sẵn trong thực đơn. Nước suối được phục vụ lạnh nhưng không có đá ở trong cốc và không thêm lát chanh. Nếu muốn phục vụ nước có vắt chanh thì nên tiếp ở phía phải, đặt cạnh các ly, cốc hoặc phía trái gần đĩa đựng bánh mì.
Ngôi thứ phục vụ
Phục vụ chủ và khách danh dự cùng lúc, tiếp đến là khách mời ngồi bên phải, rồi đến bên trái và cứ thế cho đến người cuối cùng, và từ bàn này đến bàn kia cho đến bàn cuối.
Trong các bữa tiệc thân tình có ít người, phục vụ các bà khách trước rồi cuối cùng đến bà chủ, và tiếp đến phục vụ các ông cũng theo nguyên tắc đó.
Một vài lời khuyên về phong cách bàn tiệc
Tư thế ngồi: Ngồi thẳng lưng. Cổ tay dựa vào mép bàn, không dùng cánh tay ôm lấy đĩa ăn, không gập người để ăn.
Khăn ăn: Khăn ăn được trải lên đầu gối. Trước khi rời bàn đặt khăn ăn ở gần đĩa nhưng không gấp lại.
Dụng cụ ăn nào và thứ tự nào: Sử dụng dụng cụ ăn ở xa đĩa trước và kết thúc bằng cái gần đĩa nhất. Không dùng dụng cụ ăn để khua múa hoặc chỉ trỏ.
Dùng dĩa tay trái hay tay phải: Theo kiểu Anh, cầm dĩa tay trái, dao tay phải khi ăn thịt và thức ăn cần phải cắt. Theo kiểu Pháp, cầm dĩa tay phải, dao tay trái. Kiểu này dùng khi ăn những thức ăn không cần phải cắt như rau, cá, trứng, đồ tráng miệng. Khi ăn xong xếp dao và đĩa song song trong lòng đĩa.
Giá gác dao: Không có giá gác dao trong những bữa tiệc có tính chất nghi lễ.
Muối và tiêu: Thường được đặt trong lọ nhỏ có thìa kèm theo
Bánh mì, sa lát, phomát: Bánh mì được đặt trên một chiếc đĩa ở bên trái, salát phải được phục vụ riêng hoặc được đặt trong các đĩa riêng biệt; dùng dao và dĩa để phết phomát lên bánh mì, trừ phomát cứng.
Yêu cầu tiếp thêm món ăn: Có thể yêu cầu tiếp thêm một món ăn chính trừ món súp. Không nên yêu cầu thêm phomát, món tráng miệng, cũng như hoa quả.
Chú ý: Nếu có người khách nước ngoài ngồi cùng bàn tiệc mà không theo các phong tục địa phương ăn uống thì, nếu có thể, hãy hành động như ông ta để tránh làm cho khách mắc cỡ. Tuy nhiên trường hợp này rất hiếm.
Nâng cốc chúc mừng
Khi nâng cốc chúc mừng nên nói ngắn gọn. Chủ lễ sẽ là người nâng cốc đàu tiên sau đó vị khách mời danh dự đáp lễ. Không nên để tự do ai cũng chúc rượu. Tránh tiếng va chạm khi cụng ly, chỉ lên chạm khẽ với nhau.
Nếu cốc rượu hết hay nếu bạn kiêng rượu thì lúc mọi người đề nghị cụng ly hãy cứ đứng lên nâng cốc cùng với mọi người để hòa vào không khí chung.