1. Hội nghị Ban Chấp hành
Hội nghị Ban Chấp hành Hội LHPN được tổ chức theo định kỳ nhằm thực hiện chế độ báo cáo tình hình hoạt động và kết quả đã đạt được trong tháng, đồng thời triển khai các hoạt động của đơn vị trong thời gian tới. Cũng có khi, Hội nghị Ban Chấp hành được tổ chức đột xuất nhằm giải quyết những công việc vừa mới xảy ra theo yêu cầu công tác.
Hội nghị Ban chấp hành được tổ chức theo qui trình sau 1.1 Chuẩn bị Hội nghị
Theo định kỳ, Ban Thường trực lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Trong bản kế hoạch cần thể hiện rõ:
- Mục đích, yêu cầu của hội nghị - Thời gian tiến hành hội nghị - Địa điểm tổ chức hội nghị
- Nội dung, chương trình hội nghị - Dự kiến khách mời
Sau khi chuẩn bị chu đáo các nội dung trên, Ban thường trực gửi thông báo cho các Uỷ viên BCH và giấy mời các đại biểu trước thời gian họp ít nhất 5 ngày để các thành viên và khách mời sắp xếp công việc về dự họp đông đủ.
1.2. Tiến hành hội nghị
- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, khách mời - Giới thiệu sơ bộ nội dung chương trình hội nghị
- Đồng chí Chủ tịch (hoặc Phó Chủ tịch) đánh giá chung các hoạt động, sau đó phổ biến các hoạt động tiếp theo của Hội.
- Các Uỷ viên BCH thảo luận, đề xuất giải pháp thực hiện các nhiệm vụ;
báo cáo các tham luận (nếu có)
- Khách mời phát biểu ý kiến đóng góp
- Tổ chức trao thưởng cho các tập thể, cá nhân (nếu có)
- Đồng chí Chủ tịch (hoặc Phó Chủ tịch) điều hành hội nghị tiếp thu và cảm ơn các ý kiến đóng góp của các vị đại biểu khách mời.
1.3. Kết thúc hội nghị
Người chủ trì hội nghị tổng kết lại những nội dung cơ bản của hội nghị, thống nhất một số ý kiến quan trọng. Nhắc nhở các đơn vị triển khai kịp thời các công việc và báo cáo kết quả ngay sau khi hoàn thành.
2. Hội nghị sơ kết, tổng kết 2.1. Chuẩn bị hội nghị
Kế hoạch tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết cần phải thực hiện trong kế hoạch hoạt động của năm và lịch làm việc của tháng để có sự chuẩn bị chu đáo.
Ban Thường vụ phân công cá nhân lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Trong bản kế hoạch thể hiện rõ :
- Mục đích, ý nghĩa của hội nghị: Nhằm đánh giá, rút bài học kinh nghiệm trong chỉ đạo và tổ chức thực hiện các hoạt động của Hội.
- Thời gian dự kiến tổ chức hội nghị: Khi dự kiến thời gian tổ chức Hội nghị sơ kết, tổng kết phải tính tới yếu tố tạo thuận lợi nhất cho các đại biểu và thành viên tham dự. Cần nêu cụ thể thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của hội nghị.
- Lựa chọn địa điểm và trang trí hội trường: Hội trường cần đảm bảo đủ bàn ghế, ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng phấn, khẩu hiệu, cờ …
- Nội dung chính của hội nghị: Ban Thường vụ cần chuẩn bị kỹ nội dung báo cáo trình bày trước hội nghị và những vấn đề cần trao đổi, thảo luận trong hội nghị. Trong trường hợp cần thiết, có thể chỉ định trước người tham gia phát biểu ý kiến, người gợi ý thảo luận… Dự kiến khả năng các ý kiến sẽ phản đối và cách xử lý. Nếu chuẩn bị kỹ nội dung và có gợi ý rõ ràng thì hội nghị dễ thảo luận, ý kiến tập trung.
- Xác định thành phần dự hội nghị
+ Cần xác định rõ: Số lượng, đối tượng mời hội nghị. lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó mà gửi giấy triệu tập hoặc giấy mời.
+ Giấy mời cần có đủ các thông tin: Người được mời, nội dung họp, thời gian họp, địa điểm họp, thành phần họp, các giấy tờ cần thiết mang theo, các yêu cầu nghỉ lại, các khả năng dịch vụ, dự kiến kinh phí…
+ Khi cần thiết phải gửi trước đề cương nội dung họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định, có đến hội nghị được hay không. Đối với những đại biểu có cương vị quan trọng, có ý kiến đóng góp tại hội nghị, ngoài giấy mời, ban tổ chức hội nghị cần trao đổi trực tiếp để nắm chắc khả năng có mặt của các đại biểu.
- Điều kiện phục vụ sinh hoạt của đại biểu dự (nếu cần): như các phương tiện đưa đón. Nơi ăn, nghỉ của đại biểu…
- Chương trình nghị sự và những vấn đề quan trọng trong hội nghị:
Bộ phận chuẩn bị phải thống nhất những vấn đề nêu ra tại hội nghị; phân công cụ thể từng nội dung công việc cho từng đối tượng; thời gian tiến hành từng việc.
- Chuẩn bị các phương tiện làm việc:
Chuẩn bị trang thiết bị làm việc như máy ghi âm, loa đài, tăng âm và các phương tiện khác.
- Các chương trình khác: tham quan, biểu diễn văn nghệ, tiệc chiêu đãi…
- Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện cho hội nghị - Dự kiến kinh phí cho hội nghị và nguồn lực
2.2 Tiến hành hội nghị
- Phần mở đầu: Thường là phó chủ tịch Hội LHPN cơ sở thực hiện + Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu (nếu có)
+ Nêu rõ lý do mời họp
+ Giới thiệu người chủ trì, thư ký hội nghị
+ Giới thiệu nội dung chương trình hội nghị, thời gian, cách làm việc.
- Phát biểu khai mạc hội nghị: Thường là đồng chí Chủ tịch thực hiện.
2.3 Phần nội dung
Đây là phần chính, quan trọng của hội nghị, được sắp xếp theo trình tự:
- Trình bày báo cáo sơ kết (tổng kết):
Trình bày rõ ràng, mạch lạc báo cáo đã chuẩn bị sẵn. Trong khi trình bày có thể dừng lời để quan sát đại biểu xem có phản ứng gì không; cũng có thể để làm rõ thêm một phần nội dung báo cáo bằng ví dụ minh hoạ hoặc những dẫn chứng cụ thể nhằm thuyết phục người nghe.
- Thảo luận:
Trong hội nghị sơ kết, nếu chỉ đọc báo cáo viết sẵn, không thảo luận thì hội nghị sẽ buồn tẻ, kém hiệu quả. Vì vậy cần nhanh nhạy gợi ý, hướng dẫn đại biểu suy nghĩ và thảo luận về những ý kiến còn khác nhau. Hội nghị nghèo thông tin, kém chất lượng là sự lãng phí công sức của nhiều người.
Có thể chia tổ hoặc phát biểu chung tại hội trường, xếp đặt cho hợp lý các phát biểu (với người chuẩn bị và người xin đăng ký phát biểu tại hội nghị).
Người chủ trì có thể nêu câu hỏi, gợi ý thêm qua các ý kiến thảo luận.
- Phát biểu của các đại biểu, cấp trên và khách mời
- Tóm tắt, kết luận: tuỳ theo yêu cầu của hội nghị, phần cuối phải tóm tắt lại một số ý kiến để kết luận. Nội dung phần kết luận gồm:
+ Những vấn đề đã đi đến thống nhất trong hội nghị (kết quả, tồn tại, nguyên nhân, bài học kinh nghiệm, ý kiến khác nhau đã làm rõ, đánh giá…).
+ Những ý kiến đóng góp có ý nghĩa mới, sáng tạo, phù hợp, được Ban chấp hành, Ban Thường vụ tiếp thu.
+ Một số băn khoăn vướng mắc cần trình bày, giải đáp thêm.
Kết luận cần ngắn gọn, rõ ràng để cho mọi người dễ nhớ, dễ làm.
2.4. Bế mạc hội nghị
- Đọc biên bản (nếu cần thiết) - Lời chào, cảm ơn
- Tuyên bố kết thúc hội nghị của người chủ trì.
Sau hội nghị, BCH phải tiếp thu ý kiến của đại biểu và tiến hành hoàn chỉnh báo cáo để gửi cấp trên; tóm tắt biên bản hoặc thông báo kết quả hội nghị;
lưu trữ các tài liệu hội nghị; Nếu cần thì phải họp để rút kinh nghiệm và cảm ơn các cơ quan, cá nhân đã tích cực góp phần để hội nghị đạt kết quả tốt.
3. Mít tinh kỷ niệm ngày lễ lớn
Những ngày lễ Hội LHPN thường tổ chức mít tinh kỷ niệm là ngày 08/3 và ngày 20/10. Việc tổ chức lễ mít tinh thường được tiến hành như sau:
3.1. Chuẩn bị
- Xác định rõ thời gian, địa điểm tổ chức lễ mít tinh:
Cần lựa chọn địa điểm thuận lợi cho việc đi lại. Có thể mượn hội trường của Uỷ ban nhân dân xã hoặc nhà văn hoá xã.
Chọn thời gian phù hợp với công việc của đa số đại biểu và những người tham dự. Nếu tổ chức vào thời điểm mùa màng bận rộn, có thể tổ chức vào buổi tối. Nếu không vào thời điểm bận rộn có thể tổ chức vào ban ngày.
- Xác định thành phần tham dự buổi lễ:
Khách mời: Thường là cán bộ lãnh đạo Đảng, chính quyền và các đoàn thể ở địa phương.
Thành viên tham dự: Toàn thể cán bộ, hội viên (nếu tổ chức tại chi hội);
hoặc Ban chấp hành và các đại biểu do các chi hội cử (nếu tổ chức tại xã).
Sau khi xác định thành phần tham dự buổi mít tinh, cần gửi giấy mời cho các đại biểu là khách mời. Với các đại biểu là cán bộ, hội viên của đơn vị, chỉ cần thông báo (bằng văn bản hoặc bằng miệng trong cuộc họp gần nhất).
- Trang trí hội trường:
Khánh tiết cần có đủ: cờ tổ quốc và cờ của Hội; khẩu hiệu, biểu ngữ; hoa tươi với màu sắc rực rỡ tạo không khí vui tươi, nồng ấm.
Nếu hội trường rộng, có thể kê bàn ghế theo hình chữ U. Nếu hội trường nhỏ, chỉ cần kê bàn cho đại biểu, khách mời, còn lại là ghế. Tránh tình trạng hội trường không đủ chổ ngồi cho người tới dự.
- Chuẩn bị nội dung chương trình:
Buổi mít tinh bao gồm những hoạt động nào? Ngoài mít tinh kỷ niệm, có thể kết hợp với công tác thi đua khen thưởng hoặc nói chuyện chuyên đề, toạ đàm, sinh hoạt văn hoá, văn nghệ, gặp gỡ, giao lưu các cựu cán bộ Hội của các thời kỳ trước; thăm hỏi; tặng quà các bà mẹ Việt Nam anh hùng…
Các tiết mục văn nghệ biểu diễn đầu buổi, cuối buổi hay xen kẽ các nội dung? Có tiệc liên hoan không? Tiệc ngọt hay tiệc mặn. Nếu là tiệc mặn thì ăn ở đâu? Đi nhà hàng hay tự phục vụ? Ai là người phục vụ?
- Phân công công việc: Ai là người tổ chức? ai sẽ đọc diễn văn khai mạc, ai phụ trách các hoạt động khác trong buổi mít tinh? Thông thường, một cấp phó hoặc Uỷ viên Ban Thường vụ làm công tác tổ chức. Cấp trưởng (Chủ tịch) đọc diễn văn khai mạc, các Uỷ viên Thường vụ hoặc Uỷ viên BCH sẽ đảm nhiệm các hoạt động khác như: Tặng quà cho các cựu cán bộ của Hội, các bà mẹ Việt Nam anh hùng.
3.2. Tiến hành hội nghị - Chào cờ
- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu:
Nếu có các Bà Mẹ Việt Nam anh hùng về dự thì khi phát biểu, nên kính thưa các Bà Mẹ Việt Nam anh hùng trước để tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhưng khi giới thiệu các đại biểu về dự hội nghị thì giới thiệu theo chức vụ từ cao xuống thấp; từ cấp uỷ Đảng đến chính quyền các đoàn thể.
- Diễn văn khai mạc hội nghị: Chủ toạ đọc diễn văn khai mạc hội nghị.
Diễn văn cần ngắn gọn, súc tích, nêu được mục đích chính, những tư tưởng mà hội nghị hướng tới, tuy nhiên không bình luận hoặc khẳng định những vấn đề có tính kết luận. Cuối bài diễn văn là lời chào mừng và chúc thành công.
- Các hoạt động khác: Trao giải thưởng, gặp gỡ, giao lưu, nói chuyện chuyên đề; toạ đàm; liên hoan văn nghệ…Tuy nhiên trong một buổi lễ, không nên quá nhiều các hoạt động, vì như vậy sẽ không thu hút được đông đảo người dự tập trung sự chú ý; không khí buổi lễ nhạt nhẽo, buồn tẻ, thiếu ấn tượng.
- Sau mỗi hoạt động, người chủ trì nên đưa ra những ý kiến nhận xét hoặc lời cảm ơn và dẫn dắt vào các hoạt động sau. Có thể xen kẽ các tiết mục văn nghệ với các hoạt động để tạo không khí vui tươi, tình cảm.
- Phát biểu của khách mời và đại biểu cấp trên
- Liên hoan (ngọt) xen kẽ các tiết mục văn nghệ chào mừng ngày lễ.
3.3. Kết thúc hội nghị
- Lời cảm ơn của Ban tổ chức
- Lời chúc sức khoẻ, hạnh phúc, thành đạt tới các vị đại biểu, khách mời và toàn thể cán bộ, hội viên
- Lời chia tay./.
CHUYÊN ĐỀ Kỹ năng thuyết trình