Để hiểu rõ quá trình giao tiếp phức tạp, ta hãy xem xét chi tiết các thành tố của hành vi giao tiếp.
1. “Người giao tiếp / nguồn” và thông điệp
Như được minh hoạ ở Hình 4 (tr. 31), quá trình giao tiếp bắt đầu khi
“người giao tiếp / nguồn” bị kích thích một cách có ý thức hay không có ý thức bởi một sự việc, một khách thể hay một ý tưởng nào đó. Xuất hiện nhu cầu gửi thông điệp đi sau khi đã dùng trí nhớ để tìm ra thứ “tiếng” (ngôn ngữ hay phi ngôn ngữ) thích hợp để mã hoá thông điệp: Các nhân tố như sự tri giác, các kỳ vọng, thái độ và trạng thái cơ thể đều có ảnh hưởng đến việc gửi thông điệp.
Quá trình giao tiếp rất phức tạp, bởi vì nó mang tính chất ký hiệu, sử dụng một thứ “ngôn ngữ” nào đó để đại diện cho các khách thể và ý tưởng mà chúng ta đang giao tiếp. Không may, các ký hiệu có thể không được hiểu.
Ví dụ, một kỹ sư hàng không phải lựa chọn thứ “tiếng” của mình một cách cẩn thận để nói cho một ai đó không am hiểu về nguyên tắc của vận tốc gió. Các từ ngữ quá chuyên sâu về mặt kỹ thuật có thể làm rối trí người giao tiếp – người nhận và làm cho họ không hiểu được.
2. Kênh
Các thành tố của giao tiếp (theo Berko, Wolvin và Wolvin) Người giao tiếp / nguồn
1. Những cảm nhận do ý tưởng hay nhu cầu giao tiếp gây nên 2. Lựa chọn cách truyền thông
Người giao tiếp / người nhận
1. Những cảm nhận do kích thích hay nhu cầu giao tiếp gây nên 2. Tiếp nhận ký hiệu (mã) dưới
thông điệp bằng ký hiệu ngôn ngữ (mã)
3. Sử dụng trí nhớ và kinh nghiệm cũ để tìm ra ký hiệu ngôn ngữ nhằm truyền thông thông điệp (mã hoá)
dạng méo mó
3. Sử dụng trí nhớ và kinh nghiệm cũ để gắn nghĩa cho ký hiệu (giải mã)
4. Lưu giữ thông thin 5. Gửi phản hồi đi
Khi giao tiếp, thông điệp đã mã hoá được chuyển tải qua một kênh bay nhiều kênh. Nếu cuộc giao tiếp diễn ra trực tiếp, mặt đối mặt thì các kênh này có thể là một vài hay tất cả năm giác quan. Điển hình là chúng ta dựa vào hình ảnh thị giác và âm thanh làm các kênh khi nói và lắng nghe. Tuy nhiên, thay vì sự giao tiếp mặt đối mặt, chúng ta có thể lựa chọn để dùng một kênh điện tử có dùng âm thanh (như điện thoại chẳng hạn) hay thị giác (vô tuyến truyền hình). Trong một số trường hợp, chúng ta có thể lựa chọn cách gửi một thông điệp đến một ai đó bằng phương tiện tiếp xúc thân xác, chẳng hạn như vỗ vai người khác. Trong trường hợp này thì kênh xúc giác được sử dụng.
“Người giao tiếp / nguồn” nên luyện tập càng kỹ càng tốt cách lựa chọn kênh cho cuộc giao tiếp, giống như họ tiến hành việc lựa chọn các ký hiệu để dùng. Điều này là cần thiết, bởi vì các kênh khác nhau đòi hỏi những phương pháp phát triển ý tưởng khác nhau. Chẳng hạn, việc chọn các kênh điện tử đã làm thay đổi bản chất của sự giao tiếp chính trị. Các ứng cử viên tổng thống ở các nước đã từng phải đi kinh lý khắp đất nước để đọc bài diễn văn trong các chiến dịch vận động tranh cử, nhưng ngày nay, thông qua việc sử dụng vô tuyến truyền hình, họ có thể đến với một số lượng dân chúng rộng lớn hơn mà không cần phải đi đâu cả. Vậy là kênh điện tử đã được thay thế cho kênh
“mặt đối mặt”!
3. “Người giao tiếp / người nhận” và thông điệp
Không tính đến kênh được dùng, thông điệp cần phải được giải mã trước khi giao tiếp (có thể) được hoàn thành. Người giao tiếp / người nhận, trên cơ sở tiếp nhận các tín hiệu ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, xử lý chúng
thông qua trí nhớ để các tín hiệu được phiên dịch sang hệ tiếng nói của người nhận. Thông điệp đã được giải mã này sẽ không giống hệt với thông điệp đã được người giao tiếp / người mã hoá, vì hệ thống ký hiệu của mỗi người được tạo nên bởi một tập hợp duy nhất các cảm nhận. Ví dụ, một người nội trợ sẽ có thột cách hiểu về câu “thêm mắm muối theo khẩu vị” nghĩa là gì.
Nhưng lời chỉ dẫn này có thể giải mã một cách khác nhau ở những người nhận khác nhau. Một người quản trị ngân hàng vốn thích làm đầu bếp cho các cuộc liên hoan cuối tuần ngoài trời có thể muốn thêm một chút mắm muối thôi, còn để cho khách cho thêm gia vị. Mặt khác, một người nào đó có kinh nghiệm nấu nướng hơn lại có thể giải mã thông điệp này là “thêm nhiều mắm muối vào!”.
4. Phản hồi
Ngay sau khi hiểu được nội dung thông điệp đã nhận được “người giao tiếp / người nhận” đã có thể trả lời. Sự trả lời này – được gọi là phản hồi – có thể là một phản ứng ngôn ngữ hoặc phi ngôn ngữ (hoặc cả hai) đối với thông điệp. Cần quan sát sự phản hồi một cách cẩn thận, bởi vì nó sẽ chỉ cho ta thấy người giao tiếp / người nhận” hiểu (ví dụ, gật đầu) hay không hiểu (ví dụ, nhún vai và nói “Tôi không hiểu), khuyến khích “người giao tiếp / nguồn” tiếp tục hoặc không tán thành (ví dụ, đẩy lùi và nói “Không thể được”!). Hành động trả lời, mà qua đó “người giao tiếp / người nhận” gửi phản hồi đến “người giao tiếp / nguồn”, thực sự làm thay đổi vai trò của người nhận sang vai trò của người gửi (nguồn).
5. Tiếng ồn
Thông điệp không chỉ bị ảnh hưởng bởi sự giải thích của mỗi một người giao tiếp, mà còn bởi cả tiếng ồn nữa. Tiếng ồn là bất kỳ một trở ngại bên trong hoặc bên ngoài nào trong quá trình giao tiếp. Tiếng ồn có thể do các nhân tố của môi trường, sự suy yếu của cơ thể, những yến đề về ngữ nghĩa, sự tối nghĩa, những vấn đề về cú pháp, sự lộn xộn trong cách xếp đặt, tiếng ồn xã hội và những vấn đề tâm lý gây nên.
6. Môi trường giao tiếp
Giao tiếp không thể xảy ra trong chân không; nó luôn luôn tồn tại trong một ngữ cảnh nào đó, một môi trường nào đó. Nơi mà chúng ta hiện diện và người cùng hiện diện với chúng ta đều có ảnh hưởng đến sự giao tiếp của chúng ta. Những nhân tố như kích thước của căn buồng, màu sắc của tường, sự trang trí, kiểu và cách xếp đặt các đồ gỗ, kiểu chiếu sáng và căn buồng có đông đúc hay không… đều có thể ảnh hưởng đến việc chúng ta cảm xúc ra sao, đến cách giao tiếp kiểu giao tiếp mà chúng ta tham gia vào. Chẳng hạn như xếp đặt một lượng lớn người trong một khu vực làm việc nhỏ hẹp (như trường hợp thường xảy ra với nhóm những người đánh máy chữ trong một cơ sở thương mại lớn) có thể dẫn đến sự giao tiếp căng thẳng thiếu tự nhiên.
Chúng ta cũng có phản ứng đối với các nhân tố như nhiệt độ, mùi vị, âm thanh.