Chương 3: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LƯƠNG THỰC HẬU GIANG
4.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động thanh toán quốc tế trong hoạt động xuất khẩu tại Công ty cổ phần lương thực Hậu Giang
Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần lương thực Hậu Giang cùng với việc tham khảo các tài liệu có liên quan, em nhận thấy có một số nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động thanh toán quốc tế trong hoạt động xuất khẩu tại công ty. Cụ thể các nhân tố đó như sau:
4.4.1 Những tập quán thương mại và thông lệ quốc tế về tín dụng chứng từ
Hiện nay, trong bất cứ hợp đồng mua bán ngoại thương nào, các quốc gia trên thế giới đều lấy công cụ và quy tắc do Phòng thương mại quốc tế (ICC) ban hành để dựa vào đó các bên xác định rõ ràng quyền và nghĩa vụ với nhau. Trong đó, sử dụng phổ biến nhất là UCP (Uniform Customs and Practice for Documentary Credits - Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ). Đây là công cụ được các quốc gia chọn làm căn cứ để thanh toán, đồng thời là cơ sở giải quyết tranh chấp khi có tranh chấp xảy ra.
Bên cạnh Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ - UCP, Phòng thương mại quốc tế còn xuất bản những công cụ thanh toán khác như eUCP 1.0 ( The completion of the UCP supplement for electronic presentation - Phụ lục của UCP về xuất trình chứng từ điện tử ) nhằm hỗ trợ cho UCP, ISP 98 ( The international Standby Practices - Quy tắc thực hành tín dụng dự phòng quốc tế ) và ISBP 645 ( International Standard Banking Practice for the examination of documents under documentary credit - Tập quán ngân hàng theo tiêu chuẩn quốc tế áp dụng cho việc kiểm tra chứng từ trong phương thức tín dụng chứng từ ).
Các ấn bản của UCP gồm UCP 500, UCP 600 trong đó UCP 600 là ấn bản mới nhất được ICC ban hành vào ngày 25/10/2006 và có hiệu lực vào ngày 1/7/2007 thay thế cho UCP 500.
Do đó, việc hiểu, nắm vững và vận dụng các quy tắc này là rất quan trọng đối với công ty nói riêng và các doanh nghiệp xuất khẩu của Việt Nam nói chung.
Khi ký kết hợp đồng các doanh nghiệp phải nêu rõ áp dụng theo quy tắc nào nhằm tránh gây mâu thuẫn trong quá trình thực hiện hợp đồng nhất là ở mỗi quy tắc có những điều khoản không giống nhau. Ví dụ giữa UCP 500 và UCP 600 có những điều khoản tương tự nhau nhưng cũng có điều khoản khác nhau.
Cụ thể những điều khoản khác nhau giữa UCP 500 và UCP 600:
Điều khoản 14(b) – UCP 600 : Tiêu chuẩn để kiểm tra chứng từ được ghi như sau: “Ngân hàng được chỉ định với tư cách được chỉ định của mình, ngân hàng xác nhận nếu có, và ngân hàng phát hành mỗi nơi có tối đa 05 ngày làm việc tính từ sau ngày xuất trình chứng từ để khẳng định xem việc xuất trình chứng từ có phù hợp. Thời hạn này không được rút ngắn hơn hay nói cách khác được tính ngày từ hay sau ngày xuất trình chứng từ đến ngày hết hạn hay ngày cuối cùng để xuất trình chứng từ.”
Còn ở Điều khoản 13(b) – UCP 500: Tiêu chuẩn để kiểm tra chứng từ được ghi như sau: “Ngân hàng phát hành, Ngân hàng xác nhận (nếu có), hoặc Ngân hàng được chỉ định thay mặt các ngân hàng đó sẽ dành một thời gian hợp lý, nhưng không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được chứng từ, để kiểm tra chứng từ và quyết định chấp nhận hay từ chối chứng từ và thông báo cho bên gửi chứng từ đến biết quyết định đó.”
Điều khoản 16(d) – UCP 600 : Chứng từ có bất hợp lệ, chấp nhận bất hợp lệ và thông báo được ghi như sau: “…..Thông báo theo quy định ở điều khoản 16(c) phải được thực hiện bằng điện, hoặc nếu không chuyển được bằng điện, thì phải bằng phương tiện nhanh chóng khác, không được trễ hơn ngày làm việc thứ năm của ngân hàng tính từ ngay sau ngày nhận được chứng từ.”
Còn ở Điều khoản 14(d)i – UCP 500 : Chứng từ có bất hợp lệ và thông báo được ghi như sau: “Nếu Ngân hàng phát hành và/hoặc Ngân hàng xác nhận (nếu có) ), hoặc một Ngân hàng được chỉ định để thay mặt các ngân hàng đó, quyết định từ chối chứng từ, thì họ phải thông báo ngay lập tức về việc đó bằng điện, hoặc nếu không chuyển nhượng được bằng điện, thì phải bằng phương tiện chuyển nhanh chóng khác, không được trễ hơn ngày làm việc thứ bảy của ngân hàng tính từ ngày nhận được chứng từ. Thông báo đó phải được gửi tới ngân
hàng chuyển chứng từ, hoặc gửi cho người thụ hưởng nếu ngân hàng đó nhận chứng từ trực tiếp từ người thụ hưởng.”
Chính vì có nhiều quy tắc, sự khác nhau ở các điều khoản và giữa các quốc gia có phong tục tập quán trong buôn bán không giống nhau nên trước khi đàm phán ký kết hợp đồng các doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ về các quy tắc đó để áp dụng chính xác và có hiệu quả. Vì khi tìm hiểu kỹ về các quy tắc này, các doanh nghiệp xuất khẩu sẽ có thông tin và trong khi đàm phán sẽ dễ dàng thỏa thuận những điều kiện có lợi cho mình, hạn chế những rủi ro không đáng có trong thanh toán khi ký kết và thực hiện hợp đồng.
4.4.2 Hệ thống Ngân hàng
Một hệ thống ngân hàng có hiện đại và chính xác hay không cũng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả về thời gian thực hiện thanh toán cho công ty. Nếu ngân hàng hiện đại và làm việc hiệu quả thì thời gian thanh toán sẽ được rút ngắn giúp công ty có thể thu hồi được vốn nhanh. Sự hiện đại và chính xác này không những thể hiện qua việc trang bị các máy móc, chương trình kỹ thuật phục vụ cho công việc mà còn thể hiện ở yếu tố con người có nghĩa là đội ngũ nhân viên làm trong lĩnh vực này không chỉ nắm vững chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải thực hiện công việc nhanh, có những thông tin về khả năng thanh toán, tình hình tài chính về NH của người mua ở nước ngoài để có thể tư vấn cho khách hàng của mình (người XK) nên chọn phương thức thanh toán nào là phù hợp, hoặc khách hàng gặp những trường hợp phức tạp về mặt chứng từ thì NH cũng nên có những chuyên gia thanh toán quốc tế giúp tư vấn để họ yên tâm trong giao dịch mua bán và giảm thiểu những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra. Bên cạnh đó, chi phí thanh toán cũng ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động thanh toán quốc tế của công ty, vì ngân hàng sẽ quyết định mức phí thanh toán mà công ty phải trả đối với các phương thức thanh toán mà công ty áp dụng. Chính vì vậy, việc chọn những ngân hàng có uy tín và kinh nghiệm trong giao dịch ở khâu thanh toán cũng rất quan trọng sẽ hạn chế những rủi ro, giúp cho hoạt động thanh toán quốc tế của công ty được tiến hành suôn sẻ.
4.4.3 Tỷ giá hối đoái
Ảnh hưởng trực tiếp tới tỷ giá XK cũng như tỷ giá NK khi việc thanh toán được ấn định bằng một ngoại tệ nào đó, khi tỷ giá có sự biến động sẽ gây tổn thất cho một trong hai phía đối tác tham gia thanh toán, từ đó sẽ làm ảnh hưởng đến lợi nhuận. Nếu tỷ giá của đồng tiền thanh toán tăng sẽ có lợi cho người XK, nhưng gây bất lợi cho người NK, lúc này bên cạnh khoản lợi nhuận do hoạt động XK mang lại công ty còn kiếm thêm được khoản lợi nhuận tăng thêm do đồng ngoại tệ lên giá. Ngược lại, nếu tỷ giá giảm sẽ gây bất lợi cho người XK, nhưng lại có lợi cho người NK, lúc này lợi nhuận kỳ vọng từ hợp đồng XK giảm đi, sự thiệt hại này không lớn nếu trong phạm vi một hợp đồng nhưng nếu tính chung cho toàn bộ hoạt động XK, công ty sẽ bị thiệt hại lớn đáng kể nếu có nhiều hợp đồng như vậy. Cho nên, yếu tố tỷ giá ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động thanh toán tiền hàng xuất khẩu nói riêng và hiệu quả kinh doanh của công ty nói chung. Đặc biệt đối với phương thức thanh toán mất nhiều thời gian vì phải qua nhiều công đoạn như L/C nên cần lưu ý khi có sự biến động của tỷ giá.
4.4.4 Chất lượng sản phẩm
Đối với thanh toán bằng L/C thì NH chỉ thanh toán dựa trên bộ chứng từ mà không căn cứ vào việc kiểm tra hàng hóa, còn T/T thì hoàn toàn khác nếu hàng hóa không đảm bảo chất lượng, đúng như trong hợp đồng đã thỏa thuận thì người NK sẽ không thanh toán tiền hàng. Do đó, chất lượng sản phẩm cũng ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động thanh toán quốc tế của công ty. Cho nên, các chứng từ có liên quan mà phía đối tác yêu cầu phía công ty thực hiện trong đó có giấy chứng nhận về chất lượng đều được công ty gửi đến công ty giám định SGS (SGS Vietnam Ltd) hoặc ISC (International surveillance and consultancy Co., Ltd) kiểm tra và chứng thực.
4.4.5 Nguồn nhân lực
Chiếm một vị trí khá quan trọng trong hoạt động thanh toán quốc tế của công ty. Vì khi làm việc trong lĩnh vực này, người nhân viên phải có kiến thức về chuyên môn, nắm vững về nghiệp vụ, đồng thời phải hết sức cẩn thận và tỉ mỉ, am hiểu tính chất và đặc điểm của từng loại phương thức thanh toán. Do đây là công việc mua bán hàng hóa với nước ngoài không còn giới hạn trong phạm vi
một nước, cho nên chỉ cần một sai sót nhỏ hoặc không hiểu sâu và nắm chắc về những quy tắc và thông lệ quốc tế trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, không biết rõ về khả năng tài chính và nhu cầu nhập khẩu của khách hàng thì sẽ đẩy công ty vào nguy cơ tổn thất nặng nề do những rủi ro phát sinh từ hoạt động thanh toán quốc tế. Điều này không chỉ gây ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh mà còn làm mất dần uy tín trong kinh doanh của công ty. Ví dụ như trong thanh toán bằng thư tín dụng, bộ chứng từ rất quan trọng đòi hỏi nó phải hợp lý và đúng với L/C thì mới được NH của người mua chấp nhận thanh toán. Nếu như nhân viên xuất khẩu của công ty trong quá trình làm chứng từ không chú ý để xảy ra sai sót hoặc lỗi bất hợp lệ không thể chỉnh sửa được ( giao hàng vượt ngoài quy định của L/C, chất lượng hàng hóa không đúng yêu cầu…) hoặc không kiểm tra lại giữa hợp đồng mua bán hàng hóa và L/C có khớp với nhau không hay những điều khoản L/C quy định không hợp lý mà phía công ty không thể đáp ứng được nhưng cán bộ xuất khẩu không phát hiện ra để kịp thời yêu cầu tu chỉnh L/C,…thì hậu quả vô cùng nghiêm trọng không chỉ làm mất thời gian, tốn kém chi phí mà còn có thể bị phía người mua từ chối không nhận hàng hoặc tạo cơ hội cho người mua đòi giảm giá hàng hóa,..Còn đối với nghiệp vụ thanh toán bằng phương thức chuyển tiền bằng điện, cán bộ xuất khẩu không năng động và nhạy bén trong việc thẩm định khả năng thanh toán của khách hàng thì sẽ gây ra những rủi ro hết sức nghiệm trọng như mất tiền và hàng hoặc giao hàng đầy đủ nhưng tiền thanh toán lại không nhận đủ do sự trì hoãn thanh toán từ phía người mua vì khi thanh toán bằng phương thức này chủ yếu dựa trên uy tín và sự tin tưởng của hai bên dành cho nhau mà không có hoặc có rất ít sự ràng buộc về pháp lý.
4.4.6 Vị trí địa lý
Ở mỗi quốc gia khoảng cách về địa lý là khác nhau có thể xa hoặc gần. Vì vậy, khi thực hiện thanh toán bằng L/C công ty cần dựa vào vị trí địa lý của từng đối tác mà yêu cầu kiểm tra nội dung thư tín dụng của họ như ngày mở L/C, thời gian hiệu lực của L/C, điều kiện giao hàng (hàng hóa có được phép giao từng phần (Partial shipment) hay không, chuyển tải cho phép hay không cho phép (Transhipment allowed), hàng hóa giao trên boong tàu (on deck) hay trên khoang tàu (on board)) để từ đó công ty có thể tính toán thời gian thích hợp để chuẩn bị
hàng hóa, giao hàng và xuất trình bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của phía đối tác nhằm tránh tình trạng xảy ra sự cố phải bồi thường thiệt hại.
CHƯƠNG V