Chương 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN QUỐC TẾ TRONG HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LƯƠNG THỰC HẬU GIANG
5.2 Một số giải pháp
Để giữ chân khách hàng thì uy tín mà công ty tạo dựng rất quan trọng.
Công ty phải đảm bảo giao hàng đúng số lượng, chất lượng và đúng thời gian cũng như các quy định đã thỏa thuận và ký kết trong hợp đồng để không làm mất lòng tin và sự tín nhiệm của khách hàng.
Công ty nên duy trì quan hệ hợp tác bền vững với khách hàng của mình. Để làm được điều này, công ty phải bảo đảm chất lượng sản phẩm là đồng đều ở từng lô hàng xuất khẩu, tránh tình trạng sản phẩm giao thực và sản phẩm mẫu lại có chênh lệch chất lượng đáng kể. Vì vậy, công ty phải có một bộ phận kiểm tra sản phẩm có trình độ chuyên môn cao và đáng tin cậy, để đảm bảo quản lý chặt chẽ chất lượng sản phẩm xuất khẩu.
5.2.2 Tìm kiếm và mở rộng thị trường tiêu thụ
Tham gia các hội chợ quốc tế nhằm giới thiệu sản phẩm và công ty với các khách hàng, từ đó đẩy mạnh quan hệ hợp tác kinh doanh. Đồng thời, công ty nên giữ mối quan hệ tốt với những khách hàng đã làm ăn với công ty lâu năm để thông qua họ công ty sẽ có cơ hội hợp tác với những đối tác mới do họ giới thiệu hoặc công ty có thể liên hệ với các thương vụ Việt Nam tại các quốc gia mà mình muốn khai thác để được giới thiệu và tìm hiểu về đối tác.
Nếu có điều kiện, công ty có thể thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài để có thể tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, có thêm những cơ hội làm ăn mới. Có như vậy công ty sẽ am hiểu được tình hình thị trường cũng như khách hàng của mình.
5.2.3 Chất lượng nguồn nguyên liệu, chất lượng sản phẩm đầu ra Công ty nên phối hợp với ủy ban nhân dân tỉnh tiến hành khảo sát và khuyến cáo nông dân nên chọn trồng những giống lúa có chất lượng tốt, đồng thời thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp, liên kết với nông dân hình thành vùng chuyên canh sản xuất lúa để đảm bảo cung cấp nguồn nguyên liệu ổn định và đạt chất lượng đồng đều.
Không ngừng đầu tư cải tiến trang thiết bị, máy móc phục vụ cho sản xuất gạo, kiểm tra giám sát quy trình kỹ thuật chế biến gạo tránh tình trạng công
nhân không tuân thủ các tiêu chuẩn đã đề ra nhằm tạo ra sản phẩm đạt chất lượng để đáp ứng nhu cầu của từng thị trường. Khi chất lượng sản phẩm được nâng cao sẽ giúp công ty tăng sức cạnh tranh và qua đó thực hiện thành công chiến lược tìm kiếm và thâm nhập thị trường mới kể cả những thị trường khó tính.
5.2.4 Các phương thức thanh toán
Với mục tiêu tìm kiếm và mở rộng thị trường tiêu thụ trong tương lai, công ty cần sử dụng đa dạng các phương thức thanh toán để đáp ứng yêu cầu của khách hàng, tuy nhiên cũng tùy đối tượng khách hàng là ai, tình hình tài chính ở nước đó như thế nào, vị trí địa lý xa hay gần,…mà công ty sẽ quyết định nên áp dụng loại phương thức thanh toán nào cho thích hợp nhất là đối với những khách hàng mới giao dịch lần đầu. Nếu làm tốt công tác này, công ty sẽ tránh được những trường hợp cố ý gian lận trong thanh toán, sẽ không bị thiệt hại về mặt tài chính, hạn chế tối đa các rủi ro trong việc thanh toán quốc tế. Cụ thể, nếu gặp trường hợp khách hàng và công ty mới giao dịch lần đầu, chưa biết rõ về nhau, dù giá trị hợp đồng lớn hay nhỏ thì nên áp dụng phương thức trả trước bằng tiền mặt hoặc L/C không hủy ngang có xác nhận hoặc L/C có điều khoản đỏ.
Do công việc làm theo mùa vụ, khi nào vào vụ công ty ký kết được hợp đồng với khách hàng thì nhân viên xuất khẩu mới có nhiều việc để làm và ngược lại là thời gian nhàn rỗi, điều này sẽ làm cho hiệu quả của công việc giảm như thời gian hoàn thành các thủ tục giấy tờ chậm, quên các bước thực hiện các chứng từ dẫn đến dễ bị sai sót nếu đột ngột có các đơn đặt hàng. Cho nên, nhân viên xuất khẩu cần phải hết sức cẩn thận, khi rãnh rỗi thì nên ôn lại các bước làm chứng từ, quy trình thực hiện như thế nào, xem lại các lỗi đã gặp phải trong lần làm chứng từ trước để tránh xảy ra những sai sót tương tự ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Tuy nhiên, do L/C là phương thức thanh toán khá phức tạp phải qua nhiều bước và có rất nhiều loại nên trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác và làm bộ chứng từ công ty cần lưu ý những vấn đề sau:
- Tùy theo từng thị trường, từng đối tác cụ thể với tình hình tài chính cũng như khả năng thanh toán mà công ty nên lựa chọn loại L/C cho phù hợp.
- Trong phương thức thanh toán bằng L/C, nên kiểm tra, xem xét các điều khoản trong L/C bản nháp trước khi phát hành L/C chính thức, xem có phù hợp với khả năng đáp ứng về mặt chứng từ của công ty cho khách hàng hay không, để từ đó có những điều chỉnh kịp thời. Bên cạnh đó, bộ chứng từ rất quan trọng chỉ cần sai một lỗi nhỏ, không phù hợp với các điều kiện và điều khoản quy định trong L/C thì sẽ bị ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán. Chính vì vậy, khi làm chứng từ công ty nên kiểm tra kỹ lưỡng các chi tiết sao cho trùng khớp với thư tín dụng. Nếu làm tốt công việc này thì công ty sẽ tiết kiệm được chi phí tu chỉnh L/C và hạn chế trường hợp hàng đã giao nhưng tiền lại không nhận được. Ngoài kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ, công ty cũng nên kiểm tra cẩn thận sự phù hợp giữa L/C và hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế vì nếu có sự không phù hợp giữa L/C và hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế mà công ty không phát hiện ra được mà cứ tiếp tục giao hàng thì công ty sẽ khó đòi được tiền hoặc ngược lại nếu từ chối giao hàng thì sẽ vi phạm hợp đồng.
Về phương thức thanh toán chuyển tiền bằng điện, công ty cũng cần phải lưu ý:
Tùy vào mức độ tin cậy và sự thỏa thuận giữa công ty với khách hàng thì sẽ áp dụng T/T trả sau hay T/T trả trước, nếu trả trước thì nên thỏa thuận trả bao nhiêu phần trăm tại thời điểm nào và phần còn lại sẽ trả tại thời điểm nào. Ngoài ra, công ty và khách hàng nên thỏa thuận thời điểm chuyển tiền trùng với thời điểm giao hàng để hạn chế rủi ro và cũng nên thỏa thuận phí chuyển tiền này sẽ do ai chịu.
5.2.5 Các giải pháp khác
Đội ngũ nhân viên ở bộ phận xuất khẩu ngoài việc phải luôn tự nâng cao trình độ chuyên môn về nghiệp vụ thì cũng cần phải tự tham khảo, trao dồi thêm kỹ năng về thanh toán, tìm hiểu và nghiên cứu thêm về các tập quán thương mại và thông lệ quốc tế đã ban hành để tự hoàn thiện kiến thức của mình và đem lại hiệu quả thanh toán tốt nhất cho công ty. Hơn nữa, phải trang bị thêm kỹ năng về ngoại ngữ không chỉ học một thứ tiếng mà phải học thêm những ngôn ngữ khác như tiếng Thái Lan, tiếng Nhật, tiếng Hàn Quốc,… để có thể đáp ứng nhu cầu công việc khi công ty đang hướng đến mục tiêu mở rộng thêm thị trường.
Thêm vào đó, kỹ năng đàm phán cũng rất quan trọng vì nó liên quan đến việc đàm phán ký kết hợp đồng giữa công ty với đối tác đòi hỏi người nhân viên phải có sự khéo léo, nhạy bén phải luôn hướng đến mục tiêu đôi bên cùng có lợi thì lúc này công ty mới ký kết được nhiều đơn hàng với những khách hàng mới, từ đó đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu của công ty. Vì vậy, nhân viên xuất khẩu cần trang bị kỹ năng đàm phán cho mình thông qua các khóa học hay nghiên cứu các tài liệu có liên quan, điều này hết sức cần thiết giúp hỗ trợ tốt cho công việc.
Trong tương lai để đảm bảo kinh doanh an toàn không có sự xuất hiện của rủi ro thì công ty nên trang bị cho mình công cụ bảo vệ trước những rủi ro thương mại từ phía người NK đặc biệt là tại các thị trường lớn bằng bảo hiểm tín dụng xuất khẩu để tránh trường hợp người NK mất khả năng thanh toán hoặc trì hoãn việc thanh toán hợp đồng. Ngoài lợi ích đảm bảo an toàn khi người mua không thanh toán hoặc trì hoãn việc thanh toán thì trong quá trình xuất khẩu, công ty sẽ được công ty bán bảo hiểm tư vấn những vấn đề liên quan đến rủi ro như thị trường, khách hàng.
CHƯƠNG VI