THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN ONLINE
2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức các sự kiện online dành cho sinh viên
Vũ Thị Bích Ngọc, Vũ Yến Hà Trường đại học Công đoàn Tóm tắt: Công nghệ thông tin (CNTT) là phương tiện đã được ứng dụng nhiều trong giảng dạy, quản lý, học tập, nghiên cứu tại các trường đại học. Trong giai đoạn dịch Covid- 19, CNTT lại được sử dụng rộng rãi hơn. Thực hiện giữ khoảng cách trong dịch Covid-19 nhưng vẫn giữ kết nối và triển khai các hoạt động trong nhà trường, nhất là trong các sự kiện cần kết nối hàng nghìn sinh viên. Đểđápứng nhu cầu đó, những sự kiện được tổ chức online là giải pháp tối ưu. Những sự kiện vừa mang tính kết nối, tạo sân chơi cho sinh viên, thúc đẩy sự sáng tạo và tinh thần hứng khởi trong sinh viên nói riêng. Trong bài tham luận này, nhóm tác giả sử dụng phương pháp phân tích tài liệu để bàn luận về vai trò của tổ chức sự kiện dành cho sinh viên, ưu và nhược điểm của hình thức tổ chức sự kiện online, cuối cùng là một số gợi ý về giải pháp khi thực hiện sự kiện online trong trường đại học.
Từ khóa: công nghệ thông tin, sự kiện, sinh viên 1. Đặt vấn đề
Công nghệ thông tin (CNTT) là phương tiện đã được ứng dụng nhiều trong giảng dạy, quản lý, họctập, nghiên cứutại các trườngđạihọc. Trong giai đoạndịchbệnh Covid-19, CNTT lạiđượcsửdụngrộng rãi hơn.Thựchiệngiữkhoảng cách trong dịch Covid-19 nhưngvẫngiữ kếtnối và triển khai các hoạtđộng trong nhà trường,nhất là trong các sựkiệncầnkếtnối hàng nghìn sinh viên. Đểđápứng nhu cầuđó,nhữngsựkiệnđượctổchức online là giải pháp tốiưu.
Nhữngsựkiệnvừa mang tính kếtnối,tạo sân chơi cho sinh viên, thúc đẩysự sáng tạo và tinh thần hứng khởi trong sinh viên nói riêng. Đồng thời, đứng về phía nhà quản lý giáo dục, ứng dụng CNTT tổchức các sựkiện online đã mang lạinhữngtiện ích rấtlớn cho sinh viên đặcbiệt trong thời gian yêu cầu có sự giãn cách. Nhưng bên cạnh đó,tổchứcsự kiện online cũng có những khó khăn,hạnchếnhấtđịnh.
2. Thựctrạngứngdụng công nghệ thông tin trong việctổchức các sựkiện online dành cho sinh viên
2.1. Vai trò củasựkiệnđượctổchức dành cho sinh viên trong trườngđạihọc
Học tập không chỉ phải đơn giản là chuyển giao kiến thức, mà là một hoạt động của sự thi công [1]. Ởđâymuốn nói đếnhọctập không chỉ là nhữnggiờ lên lớp mà còn là sự lan tỏa thông tin, địnhhướngnghềnghiệp, trao đổi kinh nghiệm và kếtnối. Trong các trườngđạihọc cũngvậy, ngoài hoạtđộnghọctập, sinh viên cũngcầnnhữnghoạtđộngngoại khóa mang tính kếtnối.Nhữnghoạtđộngđóđượcthựchiện thông qua việctổchứcsựkiện cho sinh viên. Tại các sựkiện do nhà trường tổchức, sinh viên sẽđượcmởrộng các mối quan hệ,mạnglưới xã hội. Cũng tại các sự kiện nhà trường tổ chức, sinh viên các khóa lớp được giao lưu, trưởng thành hơn trong giao tiếp, nâng cao các kỹnăngmềmcủa chính bản thân mình.
Tổ chức các sự kiện trong nhà trường dành cho sinh viên rất quan trọng. Bởi mỗi sinh viên khi được tham gia vào những sựkiện đó, thì nó sẽtrở thành niềm vui, thành những kỷ niệm mà sau khi trưởng thành họsẽnghĩvề nó khi hồitưởngvề quãng đời sinh viên tươiđẹp.
Nhữngsựkiệnđượctổchức trong nhà trường thông thường“cócảnhững nghi lễ, nghi thức, đóng vai trò kếtnối sinh viên, tạo ra niềmtự hào về nhà trường. Quan điểm này được“Collins cho rằng thành phần nghi lễ:sựhiện diện chung củacơthể, rào cảnđối vớingười ngoài, sự tập trung chú ý lẫn nhau và tâm trạng chung, những thành phần này phải có mặt để tạo ra một nghi thức tương tác thành công. Các thành phần nghi lễ tạo sự say mê nhịp nhàng. Trong trạng thái này khiếnmọingười có cảm giác hòa nhập.Kếtquảcủa nghi lễtạo:đoànkết nhóm, nănglượng tình cảm,biểutượngcủamối quan hệ xã hội và các tiêu chuẩnđạođức. Ngoài ra, kết quảcủa nghi lễ này tạo thành sự kếthợpcủalợi ích cá nhân và cộng đồng” [2]. Điều đó cho thấy trong bất cứtrường đại học nào thì việc tổ chức các sự kiện cũng có ý nghĩa quan trọng, tạo ra sự kết nối giữa nhà trường và sinh viên; tạo cho sinh viên cảm giác họ là một phần quan trọng của nhà trường.
2.2. Những hình thức tổ chức sự kiện online dành cho sinh viên
Trong thờiđại công nghệđangchiếmưuthế, thêm vào đó là sựảnhhưởngcủadịch Covid- 19 từcuối năm 2019 đang tác độngđếnnhiềumặtcủađờisống xã hộicủanhiềunước trên thế giới, trong đó có Việt Nam. Việchọctậpcủa sinh viên cũngđược các trườngđạihọcchuyểndần sang họctrựctuyến,sửdụng CNTT trong họctập và tổchức các sựkiện.“Sửdụng CNTT được xem như là xúc tác cho cải cách giáo dục. CNTT thúc đẩy hướng dẫn hiệu quả điều đó hấp dẫn hơn; lấy người học làm trung tâm. Nó cũng khuyến khích các kỹ năng tư duy bậc cao và giúp xây dựngkiếnthứcvềmặt xã hội” [1]. Ứngdụng CNTT trong quá trình họctập cho sinh viên có thể thúc đẩy cao hơnkỹnăngtư duy phảnbiện. Do đó, các trườnghọcđượckhuyếnnghị tích hợp công nghệ trên tấtcả các khu vựchọctập và giữatấtcả các cấphọc [3].
Nếunhư bóng đá hay kéo co là những hình thứcthường xuyên đượctổchức trong các trường đạihọc theo hình thứctrực tiếp thì nhữnghoạt độngđược thựchiện trựctuyến nhiều hơn trong thời kỳ dịch Covid-19 diễn ra từ cuối năm 2019 đến nay. Những hình thức sử dụng CNTT đểtổchứcnhữnghoạtđộng cho sinh viên có thểkểđếnnhư:sựkiện khai giảngcủa nhà trường,lễ chào mừng ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11, Gặpmặt Tân sinh viên, tổchứccuộc thi tìm kiếm tài năng, cuộc thi Nét đẹp sinh viên… Hoặc có nhữngcuộc thi rèn luyệnsức khỏe được phát động online như“Thể thao online - đánh bay Covid-19”nhằm nâng cao sứckhỏe, cùng nhau chia sẻ và lan tỏa nguồn năng lượng tích cực này, để tiếp thêm năng lượng cho những y bác sĩở tuyến đầu phòng chống dịch, và cho tất cả mọi người đang chung sức chiến đấu với dịch bệnh [4].
Nhữngứngdụng dùng để tổchứcsựkiện có thể kểđến như là: dụng tổchức sựkiện trựctuyến Zoom, Skype - ứngdụng giao tiếp và hộithoại trựctuyến, Google Hangout - Tiện ích từ Google hỗ trợ người dùng giao tiếp trựctuyến, Facebook Workplace - Chia sẻ không gian làm việc chung online, TrueConf Online - Ứng dụng tổ chức hội nghị trực tuyến…
Cảm giác để lại cho sinh viên khi được tham gia các sự kiện trực tuyến là khá mờ nhạt vì không được tương tác trực tiếp vớingườidẫn chương trình, ngườichơi, hay bạn bè, thầy
cô giáo của mình. Tuy nhiên, sinh viên vẫn có chút phấn khích khi được tham gia các sự kiện của nhà trường. Và sinh viên cũng có cảm giác vui khi được hòa mình vào không khí vui tươi củasựkiện... Nhưng không trải nghiệmđượchết không khí trang trọng củabuổilễ.Mặc dù tổchức sựkiện không phải giảngdạy trong lớpnhưng nó cũng ứngdụng CNTT và đượctổ chức bằng hình thức online, nên ít nhiều cũng vẫn có khoảng cách và gặp phải vấn đề như họctrựctuyến,đó là “sinh viên vẫnnhưthiếuđộngcơ,giảmmứcđộ giao tiếpgiữa sinh viên và cảm giác bị cô lập do các lớp học trực tuyến gây ra” [5].
2.3. Ưu điểm và nhược điểm trong việc sử dụng công nghệ thông tin để tổ chức sự kiện online cho sinh viên
Ưuđiểm
Tổchứcsựkiện dù trựctiếp hay trựctuyếncũng có nhữngthuậnlợi và khó khănnhất định. Việctổ chứcsựkiện cho sinh viên trong trường đại học mang ý nghĩa quan trọng, cho thấysự kếtnốigiữa nhà trường và người học. Nhữngthuận lợi khi tổchức các sựkiệnbằng hình thức trực tuyến có thể được liệt kê dưới đây:
Thứnhất,đốivới các hoạtđộngtrựctuyến;hoặctrựctiếpkếthợptrựctuyến có sốlượng sinh viên tham gia đôngđảosẽ lan tỏađược thông điệpcủachương trình đếnnhiều sinh viên.
Tạo sân chơi,diễnđàn cho sinh viên trong mùa dịch, khuyến khích sinh viên tự tin thểhiệnbản thân hơn.Nhiều ý tưởng sáng tạođượcđưa ra nhằm thu hút sinh viên (chơi minigame online, dựng clip, biểudiễnvănnghệonline…).
Thứ hai, thuận lợi của tổ chức một sự kiện trực tuyến giúp người tham gia có thể tham dựthoải mái tại nhà của họ hoặc bất cứ nơi nào trên thế giới khi đang di chuyển, miễn là họ có máy tính hoặcthiết bị di động và kếtnối Internet. Bởi vì các sựkiện ảorấtdễ tham gia, tỷlệ tham dự có thể cao hơngấp 10 lần so vớimộtsựkiệnthựctừng có [6].
Thứ ba, tổchứcsựkiện online sẽ có lợi ích như: tăngphạm vi tiếpcận và quy mô sự kiện. Nhữngsựkiệntrựctuyến cho phép bạntiếp cậnđốitượngrộnghơn nhiều so vớisựkiện trựctiếp.Sựkiệntrựctuyếnchỉ yêu cầuthiếtbị có kếtnối internet để tham dựsựkiện; do đó,sự kiện này mở ra khả năng có người tham dự từ khắp nơi trên thế giới, giúp tăng phạm vi tiếp cận củabạnmột cách đángkể.Mộtsựkiệntrựctuyến cho phép bạnmởrộng quy mô bằng cách có khảnăng có hàng chục nghìn người tham dự vì không có địađiểmthựctếđểhạnchếsốlượng.
Hơnnữa,tổchức sựkiện online sẽtiếtkiệm chi phí. Các khoản phí như thuê địađiểm, chi phí nhân viên, chi phí thiếtlậpcũngnhưgiảm chi phí ănở và đilạicủangười tham dự.Tổchứcsự kiện trực tuyến có thể thu thập và báo cáo về dữ liệu thời gian thực khi sự kiện đang diễn ra. Phân tích dữliệu này sau sựkiện có thểcựckỳ hữu ích, vì nó có thể cho thấynhững khía cạnh nào trong sựkiệncủabạnđượcngười tham dự yêu thích nhất và nhữngyếutố nào cầnđượccảithiện hoặcloạibỏ trong các sựkiện trong tương lai [7]. Ví dụ, khi tổchứcmột trò chơi trong sựkiện, ngay lậptức, ban tổchức có thểthống kê đượcsốngườichơi, hay sốngườilựachọn các đáp án của trò chơi.Đây là tiện ích vô cùng quan trọngcủa hình thứctổchứcsựkiệntrựctuyến.
Một trong những thuận lợi nữa khi tổ chức sự kiện online đó là tình trạngbảomật rất tốt. Họp trực tuyến cho phép bạn nói chuyện, thực hiện đào tạo, trình bày lời đề nghị, tham gia
vào các sự kiện văn hóa hoặc kinh doanh mà không có nguy cơ tiếp xúc trực tiếp với người khác [8]. Trong quá trình tổ chức sự kiện, chỉ những sinh viên được chỉ định trước mới được phát biểuhoặcđược cấpquyền phát biểu, tránh những sựcố đáng tiếcxảy ra. Các sự kiện có thể phát trựctuyến, phát trựctiếp dễtiếp cận hơnvới nhữngngười quan tâm, vì chúng thường có sốlượngngười tham gia không giớihạn.Bạn không cầnphảiđiđếnđóhoặc thuê khách sạn.Đây là nhữngsựkiện không có biên giới - bạn có thể tham gia bấtkể chúng được tổ chức ởđâu. Ngoài ra, những người tham gia của họ thường có quyền truy cập vào các bản ghi và bản trình bày, điều này cho phép họ quay lại tài liệu và phát lạinhiềulần. Các nhà tổ chức các sự kiện cũng dễ dàng tuyển dụng các diễn giả cũng có thể nói trực tiếp tại nhà [8]. Bềnvững hơn, vì tổchứcsự kiện online không có địađiểm,việcđilại và phụcvụ sự kiện củabạn bỗng trở nên bền vững hơn rất nhiều. Trong các sự kiện trực tiếp,tạo ra một lượng rác thải đáng kể, tất cả sẽ bị loại bỏ nếu được tổ chức trực tuyến. Ngoài ra, ô nhiễm và khí thải CO2 do di chuyển bằng ô tô và không khí sẽ giảm đáng kể nếu những người mời của bạn không còn phải di chuyển một quãng đường xa tới sựkiện củabạn mà chỉcầnở nhà và tận hưởng trảinghiệm thoải mái từ nhà [9]. Như vậy, khi tổ chứcsựkiện online sinh viên có thểngồiở nhà truy cậpđường link để tham dự mà không nhấtthiếtphải tới trường, từ đó tiết kiệm chi phí xăng xe đi lại, giảm ô nhiễm môi trường, đồng thời tránh tiếp xúc trựctiếp trong tình hình dịch Covid-19, hạnchếtụ tậpđôngngười.
Nhượcđiểm
Tất nhiên, hình thứctổchứcsựkiện nào cũng có có ưuđiểm và nhượcđiểm và tổchức sựkiện online cho sinh viên cũngvậy.Nhữngnhượcđiểmcủa nó có thểđượcliệt kê dướiđây:
Thứnhất, biếnđộng sốngười tham dự cao hơn, khi tham gia sựkiệntrực tiếp, người tham dự có thể không rờisự kiện nhanh chóng sau khi họđã đi hàng giờđồng hồđểđến đó.
Nhưngđối vớingười tham dựtrựctuyến, họ có xu hướng đăng ký sựkiện trựctuyến nhanh hơnnhưngcũngrờiđi nhanh [9]. Tươngtựnhưhọctrựctuyến,tổchứcsựkiện online gặp khó khăn vì không kiểm soát được sinh viên. Họ có thểlấy lý do lỗiđườngtruyền internet để không tham gia hết quá trình củasựkiện. Nếuchương trình không thu hút được sinh viên thì lượng người tham gia sẽgiảmrất nhanh trong khi sựkiệnchưakết thúc.
Thứ hai, vấnđềvề múi giờ là một trong những khó khăn khi tổchứcmộtsựkiện online.
Nếutổ chứcsự kiệntrực tiếp, mọingười ở cùng mộtđịa điểm và do đó trong cùng một múi giờ. Tuy nhiên, khi tổchứcsựkiệntrựctuyến,nhữngngườiđượcmờicủabạn có thểở các múi giờ khác nhau, điều này làm cho việc lên lịch sự kiện cũng như thời gian hội nghị ảo và thuyết trình khó hơn rất nhiều [9]. Khó khăn này có thể đến từ những chương trình có khách mời là người nước ngoài hay đang ởnước ngoài. Có thể sựlệch phá về múi giờ sẽkhiến họ không tham dựđược chính xác thờiđiểmnhư trong kịchbảncủa ban tổchứcsựkiện.
Thứ ba, nếu chương trình trựctiếp có thểquản lý sinh viên, và khuấyđộng không khí để sinh viên hòa mình vào chương trình thì đốivớichương trình trựctuyến,đaphần sinh viên tắt micro và camera nên hiệuquảtương tác bịgiảm.
Thứ tư, sự cố về kết nối mạng, trục trặc kỹ thuật về máy tính, âm thanh không khớp hình ảnh… làm cho sự trảinghiệm của chương trình không trọn vẹn. Các tiết mục vănnghệ không đượcđặcsắcnhư khi tổchứctrựctiếp.
Thứnăm,đối với khách mời có thểgặp tình trạng“nằm ngoài tầmkiểm sát nhưnglại ảnhhưởngtrựctiếptớichấtlượngnhưkếtnốimạng,trụctrặckỹthuật phía khách mời” [10].
Nhưvậy, trên đây, nhóm tác giảđãđiểmluậntầm quan trọngcủaviệctổchứcsựkiện cho sinh viên trong trường đại học, đồng thời cũng liệt kê một số những ưu và nhược điểm khi tổ chức sự kiện online cho sinh viên trong các trường đại học. Trên cơ sở đó, các tác giả có thể đềxuấtnhữnggiải pháp đểtổchứcsựkiện online tốthơn.
Để có thểtổchứcsựkiện online tốthơn, nhóm tác giảgợi ý đềxuấtmộtsốgiải pháp như sau:
(1) Trường đại học cần đổi mới sáng tạo trong các hoạt động. Tổ chức thêm các cuộc thi gắn liền với sở thích, nhu cầu của sinh viên.
(2) Nhà trường cần phối hợp thêm các đơn vị bảo trợ thông tin để lan tỏa về mặt truyền thông cho chương trình.
(3) Đầu tư thêm về nền tảng tổ chức; sáng tạo hơn trong việc lên ý tưởng tổ chức các hoạt động; phối hợp với nhiều đơn vịđể truyền thông cho hoạt động đến nhiều người hơn khi nhà trường tổ chức sự kiện.
(4) Đầu tư thêm vềđường truyền mạng, máy móc…; xây dựng đội ngũ hỗ trợ, tư vấn sinh viên khi cần thiết.
(5) Mỗi khi chuẩn bị tổ chức các sự kiện của nhà trường, thì trên các trang Fanpage của nhà trường, hay Facebook của giảng viên, sinh viên nên cập nhật thường xuyên về nội dung đó, nhằm tăng tính quan trọng, tính thời sự của sự kiện để thu hút sinh viên trong trường tham gia cũngnhư quảng bá hình ảnh của nhà trường.
3. Kếtluận
Tổchứcsựkiện cho sinh viên là điềurất quan trọng trong mỗitrườngđạihọc.Tổchức sựkiệnthường niên hay không thì đều có mụcđíchhướngtới sinh viên và quảng bá hoạtđộngcủa nhà trường. Trong tình hình hiện nay khi tổ chức sự kiện online cho sinh viên thì bên cạnh những ưuđiểm, thì còn tồntạinhữnghạnchếnhấtđịnh. Nhưng không thểphủnhận tính cậpnhật, tính thờisự, tính ưuviệtcủasửdụng công nghệ thông tin trong tổchứcsựkiện online cho sinh viên.
Tài liệu tham khảo
1. G. Ottestad et al. (2008), “Emerging Trends in ICT for Education & Training,” Educ.
Technol. Soc., vol. 8, no. 1, pp. 94-101, 2008, [Online]. Available:
http://scholar.google.com/scholar?hl=en&btnG=Search&q=intitle:Pedagogic+Strategies+for+Usi ng+ICT+to+Support+Subject+Teaching+and+Learning:+An+Analysis+Across+15+Case+Studie s#0%5Cnhttp://scholar.google.com/scholar?hl=en&btnG=Search&q=intitle:Pedagogic+stra
2. I. Simons (2019), “Events and online interaction: The construction of hybrid event communities”, Leis. Stud., vol. 38, no. 2, pp. 145-159, 2019, doi: 10.1080/02614367.2018.1553994.