2.2.1. Định nghĩa về trao đổi dữ liệu điện tử
Theo luật giao dịch điện tử 2005 của Việt Nam, trao đổi dữ liệu điện tử (EDI –) được định nghĩa là sự chuyển thông tin từ máy tính này sang máy tính khác bằng phương tiện điện tử theo một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận về cấu trúc thông tin.
Trong chu kỳ thương mại, EDI được sử dụng để thực hiện các giao dịch chính của thương vụ.
• Nhấn mạnh vào giai đoạn tương tác và thanh toán.
• Thường xuyên lặp lại các giao dịch giữa các đối tác kinh doanh thương mại.
Ví dụ như: siêu thị bổ sung thêm hàng hóa, công ty lắp ráp mua linh kiện...
Khi giao dịch được thực hiện bằng EDI, hệ thống máy tính của doanh nghiệp sẽ hoạt động như một kho dự trữ các dữ liệu cần thiết để hỗ trợ các giao dịch đó. Khi được sử dụng, EDI rút thông tin từ những ứng dụng của
Search Negotiate Order Deliver Invoice Payment After Sales
Pre-Sale
Execution
Settlement
After Sale EDI
Hình 2.6. Trao đổi dữ liệu điện tử trong chu kỳ thương mại
Nguồn: David Whiteley (2000). E-Commerce: Strategy, Technologies and Applications, NXB Full Mc Graw Hill
doanh nghiệp và truyền tải các chứng từ giao dịch phi giấy tờ dưới dạng máy tính đọc được qua đường dây diện thoại hoặc các thiết bị viễn thông khác. Ở đầu nhận, dữ liệu có thể nhập trực tiếp vào hệ thống máy tính của đối tác, được tự động xử lý với các ứng dụng nội bộ tại nơi nhận. Toàn bộ quá trình này diễn ra trong vài phút mà không cần phải gõ lại thông tin và tránh cho các bên những phiền toái về giấy tờ đi kèm với việc xử lý văn bản bằng tay.
Sử dụng EDI sẽ giúp tăng giá trị khoản đầu tư của doanh nghiệp cho việc ứng dụng phần mềm giao dịch. Hơn nữa việc tạo, gửi và nhận các chứng từ giao dịch EDI có thể được tự động hoá và tích hợp với những ứng dụng máy tính hiện hành trong nội bộ doanh nghiệp.
2.2.2. Một số loại hình trao đổi dữ liệu điện tử a. Thư điện tử
Các doanh nghiệp, các cơ quan Nhà nước,.. sử dụng thư điện tử để gửi thư cho nhau một cách “trực tuyến” thông qua mạng, gọi là thư điện tử (electronic mail, viết tắt là e-mail).
Thông tin trong thư điện tử không phải tuân theo một cấu trúc định trước nào.
b. Thanh toán điện tử
Thanh toán điện tử (electronic payment) là việc thanh toán tiền thông qua bản tin điện tử (electronic message) thay cho việc giao dịch dùng tiền mặt; ví dụ, trả lương bằng cách chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản, trả tiền mua hàng bằng thẻ mua hàng, thẻ tín dụng v.v..
thực chất đều là dạng thanh toán điện tử. Ngày nay, với sự phát triển của thương mại điện tử, thanh toán điện tử đã mở rộng sang các lĩnh vực mới đó là:
- Trao đổi dữ liệu điện tử tài chính FEDI (Financial Electronic Data Interchange) chuyên phục vụ cho việc thanh toán điện tử giữa các công ty giao dịch với nhau bằng điện tử.
- Tiền mặt Internet (Internet Cash) là tiền mặt được mua từ một nơi phát hành (ngân hàng hoặc một tổ chức tín dụng nào đó), sau đó được chuyển đổi tự do sang các đồng tiền khác thông qua Internet, áp dụng trong cả phạm vi một nước cũng như giữa các quốc gia; tất cả đều được thực hiện bằng kỹ thuật số hóa, vì thế tiền mặt này còn có tên gọi là “ tiền mặt số hóa” (digital cash), có công nghệ đặc thù chuyên phục vụ mục đích này, đảm bảo được mọi yêu cầu của người bán và người mua theo luật quốc tế. Tiền mặt Internet được người mua hàng mua bằng đồng nội tệ, rồi dùng mạng Internet để chuyển cho người bán hàng. Thanh toán bằng tiền Internet đang trên đà phát triển nhanh, nó có ưu điểm nổi bật sau:
• Có thể dùng để thanh toán những món hàng giá trị nhỏ, thậm chí ngay cả tiền mua báo (vì phí giao dịch mua hàng và chuyển tiền rất thấp không đáng kể);
• Không đòi hỏi phải có một quy chế được thỏa thuận từ trước, có thể tiến hành giữa hai người hoặc hai công ty bất kỳ, các thanh toán là vô danh;
• Tiền mặt nhận được đảm bảo là tiền thật, tránh được tiền giả.
- Túi tiền điện tử ( electronic purse); còn gọi là “ví điện tử” là nơi để tiền mặt Internet, chủ yếu là thẻ thông minh ( smart card), còn gọi là thẻ giữ tiền (stored value card), tiền được trả cho bất kỳ ai đọc được thẻ đó; kỹ thuật của túi tiền điện tử tương tự như kỹ thuật áp dụng cho “tiền mặt Internet”. Thẻ thông minh, nhìn bề ngoài như thẻ tín dụng, nhưng ở mặt sau của thẻ, thay cho dải từ là một chíp máy tính điện tử có một bộ nhớ để lưu trữ tiền số hóa, tiền ấy chỉ được “chi trả” khi sử dụng hoặc thư yêu cầu (như xác nhận thanh toán hóa đơn) được xác thực là “ đúng”.
- Giao dịch ngân hàng số hóa (digital banking), giao dịch chứng khoán số hóa (digital securities trading). Hệ thống thanh toán điện tử của ngân hàng là một hệ thống lớn gồm nhiều hệ thống nhỏ:
• Thanh toán giữa ngân hàng với khách hàng qua điện thoại, tại các điểm bán lẻ, các kiôt, giao dịch cá nhân tại các gia đình, giao dịch tại trụ sở khách hàng, giao dịch qua Internet, chuyển tiền điện tử, thẻ tín dụng, thông tin hỏi đáp…,
• Thanh toán giữa ngân hàng với các đại lý thanh toán (nhà hàng, siêu thị…,)
• Thanh toán nội bộ một hệ thống ngân hàng.
• Thanh toán giữa hệ thống ngân hàng này với hệ thống ngân hàng khác.
c. Truyền dung liệu
Truyền dung liệu là loại hình giao dịch chuyển những nội dung thông tin đã được số hóa của sản phẩm như: tin tức, nhạc phim, các chương trình phát thanh, truyền hình, các chương trình phần mềm, các ý kiến tư vấn, vé máy bay, vé xem phim, xem hát, hợp đồng bảo hiểm, v.v.. Dung liệu (content) là nội dung của hàng hóa, mà không phải là bản thân vật mang nội dung đó. Trước đây, dung liệu được trao đổi dưới dạng hiện vật bằng cách đưa vào đĩa, vào băng, in thành sách báo, thành văn bản, đóng gói bao bì chuyển đến tay người sử dụng, hoặc đến điểm phân phối ( như của hàng, quầy báo v.v.) để người sử dụng mua và nhận trực tiếp. Ngày nay, dung liệu được số hóa và truyền gửi theo mạng, gọi là “giao gửi số hóa”.
Với góc độ kinh tế - thương mại, các loại thông tin kinh tế và kinh doanh trên Internet đều rất phong phú, một nhiệm vụ quan trọng của công tác thông tin ngày nay là khai thác Web và phân tích tổng hợp. Các tờ báo, các tư liệu công ty, các ca-ta-lô sản phẩm lần lượt đưa lên Web được gọi là “xuất bản điện tử”, bản thân những tư liệu đó gọi là “sách điện tử”. Các chương trình phát thanh, truyền hình, giáo dục, ca nhạc, kể chuyện v.v.. cũng được số hóa, truyền qua Internet, người sử dụng tải xuống và sử dụng thông qua màn hình và thiết bị âm thanh của máy tính điện tử. Đặt mua chỗ trên máy bay, rạp hát qua Internet gọi là “ Vé điện tử”, ở Mỹ đã chiếm tỷ trọng tới 70%. Người tiêu thụ dùng Internet liên lạc trực tuyến với cơ quan tín dụng – ngân hàng để biết các thông tin về bảo hiểm và số liệu phút chót về tài chính của mình (tiền tiết kiệm, tiền gửi, tiền sắp phải trả v.v.).
d. Mua bán hàng hóa hữu hình
Hiện nay, danh sách các hàng hóa bán lẻ qua mạng đã mở rộng, từ hoa tới quần áo, ôtô và xuất hiện hoạt động “mua hàng điện tử”, hay “mua hàng trên mạng”. Ở một số nước, Internet bắt đầu trở thành công cụ để cạnh tranh bán lẻ hàng hữu hình. Tận dụng tính năng đa phương tiện của môi trường Web và Java, người bán xây dựng trên mạng các “cửa hàng ảo”23. Để có thể mua – bán hàng, khách hàng tìm trang Web của cửa hàng, xem hàng hóa hiển thị trên màn hình, xác nhận mua và trả tiền bằng thanh toán điện tử.
Giai đoạn đầu, việc mua bán ở dạng sơ khai: người mua chọn hàng, đặt hàng thông qua mẫu đơn đặt trên Web. Nhưng có trường hợp muốn lựa chọn giữa nhiều loại hàng ở các trang Web khác nhau (của cùng một cửa hàng) thì hàng hóa miêu tả nằm ở một trang, đơn đặt hàng lại nằm ở trang khác, gây ra nhiều phiền toái.
Để khắc phục, giai đoạn hai, xuất hiện loại phần mềm mới, cùng với hàng hóa của cửa hàng trên màn hình đã có thêm phần xe mua hàng, giỏ mua hàng đi theo người mua suốt quá trình chuyển từ trang Web này đến trang Web khác để chọn hàng, khi tìm được hàng vừa ý, người mua ấn phím “Hãy bỏ vào giỏ”; các xe hay giỏ mua hàng này có nhiệm vụ tự động tính tiền (kể cả thuế, cước vận chuyển) để thanh toán với khách mua.
Hiện nay, các hãng bán hàng đã có hệ thống phần mềm mới hơn gọi là “ Thương điếm điện tử” (store – front, hay store - building ) có tính năng cao hơn, cho phép người mua giao
23 “ cửa hàng ảo” là cửa hàng có thật nhưng được xem toàn bộ quang cảnh cửa hàng và các hàng hóa chứa trong đó trên từng trang màn hình một.
tiếp thoải mái hơn với cửa hàng và hàng hóa v.v.. Vì hàng hóa là hữu hình, nên tất yếu sau đó cửa hàng phải dùng tới các phương tiện gửi hàng theo kiểu truyền thống. Thuận lợi của mua hàng trên mạng là khách hàng có thể mua hàng tại nhà.
e. Trao đổi dữ liệu điện tử EDI
Cũng là việc trao đổi các dữ liệu qua phương tiện điện tử, nhưng hình thức trao đổi dữ liệu điện tử EDI có chút khác biệt ở việc trao đổi các dữ liệu dưới dạng “có cấu trúc”
(stuctured form) từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác, giữa các công ty hoặc đơn vị đã thỏa thuận buôn bán với nhau, theo cách này sẽ tự động hóa hoàn toàn không cần có sự can thiệp của con người. Các thông tin trao đổi được với các đối tác thỏa thuận với nhau tuân thủ theo một khuôn dạng cụ thể.
Theo Ủy ban liên hợp quốc về luật thương mại quốc tế (UNCITRAL), “Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là việc chuyển giao thông tin từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác bằng phương tiện điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận để cấu trúc thông tin”. Về bản chất trao đổi dữ liệu điện tử là hoạt động phi biên giới giữa các doanh nghiệp ở các quốc gia khác nhau, công việc trao đổi EDI thường có các nội dung: giao dịch kết nối; đặt hàng; giao dịch gửi hàng; thanh toán.
Thương mại điện tử có đặc tính phi biên giới bởi giao dịch thương mại được thực hiện qua EDI. Vấn đề này đang được tiếp tục nghiên cứu và xử lý, đặc biệt là buôn bán giữa các nước có quan điểm chính sách, và luật pháp thương mại khác nhau, đòi hỏi phải có một pháp lý chung trên nền tảng thống nhất quan điểm về tự do hóa thương mại và tự do hóa việc sử dụng mạng Internet, chỉ như vậy mới bảo đảm được tính khả thi, tính an toàn, và tính có hiệu quả của việc trao đổi dữ liệu điện tử.
2.2.3. Tiêu chuẩn mạng lưới EDI
Trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange - EDI) được sử dụng dựa trên nền công nghệ Internet/Intranet được phát triển rất nhanh với số lượng và qui mô lớn với chi phí thấp và đơn giản trong quản lý và thiết lập các hệ thống giao dịch. Tuy nhiên, với những chức năng hỗ trợ việc tự động hóa các quá trình kinh doanh cần phải có những chuẩn dữ liệu liên quan, được gọi là tiêu chuẩn thỏa thuận.
Một bộ chuẩn EDI là một khung hướng dẫn cho một loạt các định dạng dữ liệu thống nhất dùng để tạo những phiên bản điện tử đọc được bằng máy tính thay thế cho tài liệu giấy truyền thống. Trong số những định dạng dữ liệu chuẩn ra đời sớm nhất, nhiều định dạng được tạo ra và sử dụng bởi một ngành công nghiệp cụ thể để phục vụ cho việc trao đổi tài liệu trong phạm vi ngành đó, hoặc bởi một công ty cụ thể để phục vụ cho việc trao đổi chứng từ với nhà cung cấp. Khi EDI phát triển hơn, các chuẩn áp dụng riêng cho công ty hoặc cho ngành (còn gọi là chuẩn đơn dụng) trở nên ít phổ biến so với chuẩn công cộng.
Tiêu chuẩn mạng lưới EDI được phân chia theo 3 cấp độ:
• Tiêu chuẩn khu vực (Odette)
• Tiêu chuẩn quốc gia (EDIFRANCE, ANSI X12, Tradercoms...)
• Tiêu chuẩn quốc tế (EDIFACT, UN/CEFACT, AFACT, ISO và IEC, GS1…) EDI ngày càng được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu, chủ yếu phục vụ cho việc mua và phân phối hàng (gửi đơn hàng, các xác nhận, các tài liệu gửi hàng, hóa đơn v.v…), thanh toán tiền khám bệnh, trao đổi các kết quả xét nghiệm v.v. EDI chủ yếu được thực hiện thông qua mạng ngoài (extranet) với nhau và thường được gọi là “ mạng thương mại” (net-commerce).
Cũng có khi có “EDI hỗn hợp” (hybird EDI) dùng cho trường hợp chỉ có một bên đối tác dùng EDI, còn bên kia thì vẫn dùng các phương thức thông thường (như fax, thư tín qua bưu điện…). Trước khi có Internet đã có EDI, khi đó người ta dùng “mạng giá trị gia tăng” VANs để liên kết các đối tác EDI. Cốt lõi của VAN là một hệ thống thư điện tử cho phép các máy
tính điện tử liên lạc được với nhau, và hoạt động như một phương tiện lưu trữ và tìm kiếm;
khi nối vào VAN, một doanh nghiệp có thể liên lạc với nhiếu máy tính điện tử nằm ở nhiều thành phố trên khắp thế giới. Ngày nay EDI chủ yếu được thực hiện thông qua mạng Internet.
Hình 2.7. Cấu trúc dữ liệu của một đơn đặt hàng theo tiêu chuẩn quốc tế EDIFACT
Nguồn: David Whiteley (2000). E-Commerce: Strategy, Technologies and Applications, NXB Full Mc Graw Hill.
Để phục vụ cho buôn bán giữa các doanh nghiệp thuận lợi hơn với chi phí truyền thông không quá tốn kém, người ta đã xây dựng một kiểu mạng mới gọi là “mạng riêng ảo”
(virtual private network), là mạng riêng dạng intranet của một doanh nghiệp nhưng được thiết lập dựa trên chuẩn trang Web và truyền thông qua mạng Internet. Hai mạng Intranet liên kết, trao đổi thông tin với nhau được gọi là mạng extranet giữa hai doanh nghiệp. Mạng riêng ảo có các khối phần cứng hoặc phần mềm dùng để mã hóa thông tin, đôi lúc có tác dụng như một tường lửa bảo vệ thông tin (firewall) giữa các đối tác với nhau.
2.2.4. Lợi ích của EDI
Những ích lợi chung nhất của EDI là tốc độ cao, tính kinh tế và sự chính xác trong việc xử lý chứng từ giao dịch. Cụ thể hơn, EDI đem lại những lợi ích sau:
a. Rút ngắn thời gian đặt hàng
Đối với đơn đặt hàng truyền thống, các hoạt động giao dịch giữa hai tổ chức bao gồm:
từ phía khách hàng, cần in ấn đơn đặt hàng, chuyển vào phong bì, hộp thư, thông qua dịch vụ bưu chính để gửi đến nhà cung ứng; về phía nhà cung ứng, sau khi nhận được đơn đặt hàng từ nhà cung cấp dịch vụ bưu chính, đơn đặt hàng sẽ được chuyển về hệ thống xử lý đơn đặt hàng. Tổng thời gian đặt hàng có thể mất 7 ngày giao dịch.
Còn đối với đơn đặt hàng EDI, khách hàng sẽ đặt hàng bằng cách truyền EDI thẳng đến hệ thống xử lý đơn đặt hàng của nhà cung ứng. Thời gian đặt hàng được rút ngắn lại trong vòng 1 ngày, 1 giờ hoặc ngay lập tức.
b. Cắt giảm chi phí
Những chi phí được cắt giảm bao gồm chi phí nhân viên, giảm được các khâu nhận đơn đặt hàng, viết hóa đơn, kiểm tra thanh toán… ngoài ra những chi phí về văn phòng phẩm, bưu chính cũng được tiết kiệm nhiều hơn.
c. Hạn chế lỗi
Do các khâu trong giao dịch chủ yếu do máy tính làm nên hạn chế được đáng kể những lỗi chính. Do tự động kết hợp với đơn đặt hàng nên việc lập hóa đơn được thực hiện chính xác, loại bỏ được các truy vấn và sự chậm trễ. Khi sử dụng EDI, các phần mềm ứng dụng của doanh nghiệp có thể gửi chứng từ giao dịch trực tiếp đến hệ thống máy tính của đối tác mà không cần sự can thiệp của con người. EDI giúp giảm thiểu công sức của nhân viên và hạn chế những chậm trễ hay lỗi thường đi kèm với việc xử lý chứng từ bằng tay. Bằng cách đơn giản hoá và tinh giảm các quy trình giao dịch, EDI có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát được chi phí, tăng tính hiệu quả và cải thiện trình độ phục vụ khách hàng.
d. Phản ứng nhanh
EDI giúp doanh nghiệp tăng tốc độ xử lý và giảm lỗi so với các công việc thực hiện qua giấy tờ truyền thống. Hệ thống của nhà cung ứng ngay lập tức nhận dạng và báo cáo tình trạng khi nhận và truyền EDI giúp họ nhanh chóng đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, giúp cải thiện được quan hệ với khách hàng và đem lại những cơ hội kinh doanh mới.
e. Thuận tiện trong thanh toán
Do tự động kết hợp với hóa đơn nên việc thanh toán được thực hiện nhanh chóng.
Thanh toán được thực hiện nhanh giúp doanh nghiệp cải thiện được dòng tiền mặt.
f. Giảm lượng hàng hóa lưu kho
Lượng hàng hóa lưu kho sẽ được giảm đáng kể ngay trong thời gian sản xuất do nhanh chóng cung cấp cho khách hàng và nhà bán lẻ, giúp cho doanh nghiệp giảm chi phí kho bãi và chi phí bảo quản hàng hóa và ít thiệt hại do giảm chất lượng hàng hóa.
2.2.5. Quyền riêng tư và bảo mật trong trao đổi dữ liệu điện tử
Với tốc độ phát triển nhanh chóng của ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông vào hoạt động sản xuất kinh doanh, các giao dịch thương mại điện tử tăng mạnh, khối lượng thông tin trao đổi ngày càng nhiều. Giao dịch thương mại qua các phương tiện điện tử, trong đó mọi dữ liệu đều ở dạng số hoá đặt ra yêu cầu nghiêm ngặt về tính bảo mật, an toàn, tránh mất tiền, lừa gạt, thay đổi thông tin, xâm nhập dữ liệu, v.v... và nhu cầu giữ gìn bí mật riêng tư ngày càng tăng. Các nhu cầu đó là gì?
- Người gửi muốn chỉ người cần nhận đọc được thông tin.
- Người nhận muốn đảm bảo rằng thông tin nhận được đúng là của người gửi.
- Thông tin nhận được không bị người thứ ba sửa đổi .
- Người nhận muốn người gửi không thể từ chối về nội dung thông tin đã gửi.
- Không bị "vu oan" là đã gửi thông tin cho người nào đó.
Khi mà thông tin giữ vai trò quan trọng hàng đầu và các phương tiện truyền thông hiện đại cho phép chuyển tin dễ dàng và cũng dễ dàng để mất thông tin; đồng thời với hình thức truyền tin phổ biến hiện nay là qua thư điện tử và không sử dụng các công cụ mã hoá, bảo mật… thì vấn đề vi phạm quyền riêng tư hay nhu cầu bảo mật có thể xảy ra. Hiện tượng này gây tâm lý e ngại cho các cá nhân, tổ chức khi tham gia giao dịch thương mại điện tử.