Để theo dõi các khoản chỉ phí phát sinh trong kỳ, kế toán mở sổ chỉ tiết “Sổ
chi phí sản xuất kinh doanh” dùng cho các tài khoản: 621, 622, 623, 627, 154, 335,142,242 ... Mỗi tài khoản được theo dõi trên một sổ riêng giúp kế toán theo dõi một cách chặt chế các khoản mục chỉ phí phát sinh trong kỳ báo cáo: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chỉ phí sản xuất chung, chi phí phải tra, chi phí trả trước,... Sổ được mở từ đầu kỳ, theo dõi các nghiệp vụ theo trình tự thời gian và có kết cấu như sau:
Sinh vitn: Bai Thi tu 2ệ tờng Lip DIb KE Foan K2
-35-
Biểu số 1.1 SỐ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
(Dùng cho các TK 621, 622, 623, 627, 154, 632, 142, 335)
- Tài khoản: ...
- Tên đội:...
- Tên công trình: ...
Ngày | Chứng từ Ghi Nợ TK...
tháng | Số | Ngày Diễn giải TKĐƯ | Tổng Chia ra
ghi sổ | hiệu | tháng tiên
1 2 3 4 5 6 7 8 9
- Số dư đâu kỳ
- Cộng phát sinh
-Ghi Có TK...
- Số dư cuối kỳ
Ngày... tháng... năm...
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ để kế toán ghi sổ là các chứng từ gốc và các bảng kê, tinh chi phi, bảng phân bổ... Và số liệu trên sổ chi tiết là căn cứ để kế toán đối chiếu với sổ tổng hợp và lập thẻ tính giá thành.
1.7.2. Sổ kế toán tổng họp.
Tuỳ theo cách thức tổ chức hạch toán kế toán của mỗi doanh nghiệp mà doanh nghiệp chọn cho mình hình thức sổ phù hợp. Có 5 hình thức sổ phổ biến
như sau:
- Hình thức Nhật ký chung
- Hình thức Nhật ký- Sổ cái
- Hình thức Chứng từ ghi sổ
- Hình thức Nhật ký - Chứng từ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Sinh vitn: Bai Thi tu 2ệ tờng Lip DIb KE Foan K2
- 36-
Khod Ludnu Fot Nghiép Khoa Kinh t&é QF KD
a. Hạch toán kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:
Các chứng từ kế toán sử dụng để tính giá thành gồm: Hoá đơn mua hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng kê xuất, nhập, tồn vật tư; Bảng chấm công, Hợp dồng giao khoán, Biên bản xác nhận khối lượng công việc hoàn thành...
Để tập hợp chỉ phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong hình thức kế toán Nhật ký chung sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung.
- Sổ cái tài khoản: TK 621, 622, 623, 627, 154
- Sổ, thẻ kế toán chỉ tiết: Sổ chỉ tiết vật liệu, sản phẩm; Sổ chi phí sản xuất kinh doanh; Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ...
- Các bảng phân bổ: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH; Bảng phân bổ
NVL, CCDC...
- Các sổ nhật ký đặc biệt: Sổ nhật ký chi tién, S6 nhat ky mua hang..
Sinh vitn: Bai Thi tu 2ệ tờng Lip DIb KE Foan K2
-37-
Biểu số 1.2 TRINH TU GHI SỔ KẾ TOÁN
'THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký SỐ NHẬT KÝ CHƯNG Sổ, thẻ kế toán
dac biét chi tiét TK
621,622,623,627, 154
SỔ CÁI 5 2
TK621,622,623 627.154 Bang tong hop chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghỉ chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra ô>
Trình tự ghỉ sổ kế toán theo hình hức kế toán Nhật ký chung
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi
sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chỉ tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chỉ tiết liên quan.
Sinh vitn: Bai Thi tu 2ệ tờng Lip DIb KE Foan K2
- 38 -
Khod Ludnu Fot Nghiép Khoa Kinh t&é QF KD
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào số Nhật ký đặc biệt liên quan. Định ky (3,5,10...ngay) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có )
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hợp chỉ tiết ( được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết ) được dùng để lập
các Báo cáo tài chính.
b. Hạch toán kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký — Sổ cái:
Các chứng từ kế toán sử dụng để tính giá thành gồm: Hoá đơn mua hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng kê xuất, nhập, tồn vật tư; Bảng chấm công, Hợp dồng giao khoán, Biên bản xác nhận khối lượng công việc hoàn thành...
Để tập hợp chi phi sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong hình thức kế toán Nhật ký — Sổ cái sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu sau:
- Số tổng hợp: Nhật ký — Sổ cái.
- Sổ cái tài khoản: TK 621,622,623,627,154
- Sổ, thẻ kế toán chỉ tiết: Sổ chi phí sản xuất, thẻ tính giá thành sản phẩm...
Sinh vitn: Bai Thi tu 2ệ tờng Lip DIb KE Foan K2
- 39 -
Biểu số 1.3 TRINH TU GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Chứng từ kế toán
Sổ, thẻ kế toán
Số quỹ Bảng tổng hợp chỉ tiết TK
kế toán chứng 621,622,623 từ cùng loại 627,154
NHAT KY SO CAI A Bang tong ảnơ tổ
TK 621,622 hop chi tiét
623,627,154
BAO CAO TAI CHINH Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra <...>
Trình tự ghỉ sổ kế toán theo hình hức kế toán Nhật ký —Sổ cái.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký-Sổ cái.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký — Sổ cái, được dùng để ghi vào Sổ, thẻ kế toán chỉ tiết có liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký- Sổ cái và các Sổ, thẻ kế toán chỉ tiết, kế toán tiến hành
Sinh vitn: Bai Thi tu 2ệ tờng Lip DIb KE Foan K2
- 40 -
Khod Ludnu Fot Nghiép Khoa Kinh t&é QF KD
kiểm tra, đối chiếu số liệu trên Nhật ký-Sổ cái và trên Bảng tổng hợp chi tiết nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
c. Hach toán kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi số.
Các chứng từ kế toán sử dụng để tính giá thành gồm: Hoá đơn mua hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng kê xuất, nhập, tồn vật tư; Bảng chấm công, Hợp dồng giao khoán, Biên bản xác nhận khối lượng công việc hoàn thành...
Để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ sử dụng các loại sổ kế toán chủ yếu sau:
- Sổ tổng hợp: Chứng từ ghi sổ
- Sổ cái tài khoản: TK 621, 622, 623, 627, 154
- Sổ, thẻ kế toán chỉ tiết: Sổ chi phí sản xuất, thẻ tính giá thành sản phẩm...
Sinh vitn: Bai Thi tu 2ệ tờng Lip DIb KE Foan K2
-41-
THEO HINH THUC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỐ
Bảng tổng hợp kế toán chứng
từ cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chỉ tiết TK
621,622 623,627,154
Biểu số 1.4
'TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
Chứng từ kế toán
Số quỹ
Sổ đăng ký CHÚNG TỪGHI SỐ chứng từ ghi sổ
Ghỉ chú:
Ghi hàng ngày
Sổ cái
TK 621,622,623 627,154
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra <>
Bảng tổng hợp chỉ tiết
Trình tự ghỉ sổ kế toán theo hình hức kế toán Chứng từ ghi sổ.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vài sổ Đăng ký chứng từ ghi
Sinh vitn: Bai Thi tu 2ệ tờng
-42- Lip DIb KE Foan K2
Khod Ludnu Fot Nghiép Khoa Kinh t&é QF KD
sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, thẻ kế toán chỉ tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chỉ tiết ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chỉ tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
d. Hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký — Chứng từ:
Các chứng từ kế toán sử dụng để tính giá thành gồm: Hoá đơn mua hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng kê xuất, nhập, tồn vật tư; Bảng chấm công, Hợp dồng giao khoán, Biên bản xác nhận khối lượng công việc hoàn thành...
Những sổ sách kế toán chủ yếu được sử dụng để tập hợp chỉ phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong hình thức sổ kế toán Nhật ký — Chứng từ bao gồm:
-_ Sổ Nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ số 7
- Bang ké: Bang kê số 4
- S6 cai cdc tai khoan : TK 621, 622, 623, 627, 154 - _ Số kế toán chỉ tiết: TK 621, 622, 623, 627, 154
- _ Các bảng phân bổ: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH; Bảng phân bổ
NVL, CCDC; Bang phan bổ khấu hao TSCĐ...
Sinh vitn: Bai Thi tu 2ệ tờng Lip DIb KE Foan K2
-43-
Biểu số 1.5 TRINH TU GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HINH THUC KE TOAN NHAT KY - CHUNG TU
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ
Bảng kê Số 4
Ghỉ chú:
Ghi hàng ngày
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
SỐ 7
Sổ, thẻ kế toán chỉ
tiết TK 621,622, 623,627,154
Sổ cái
TK 621,622, 623,627,154
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra <....>
Bảng tổng hop chi tiết
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình hức kế toán Nhật ký-Chứng từ.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các bảng phân bổ, Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chỉ tiết có
liên quan. Cuối quý khóa sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra,
đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các số kế toán chỉ tiết, Bảng tổng hợp chỉ tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các số kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ có liên quan. Cuối quý, công các sổ kế toán chỉ tiết và căn cứ vào sổ kế toán chỉ tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái.
Sinh vitn: Bai Thi tu 2ệ tờng
-44- Lip DIb KE Foan K2
Khod Ludnu Fot Nghiép Khoa Kinh t&é QF KD
Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chỉ tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chỉ tiết được dùng để lập Báo cáo Tài chính.
e. Hạch toán kế toán theo hình thức kế toán trên máy vì tính:
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây.
Biểu số 1.6 TRINH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HINH THUC KE TOAN TREN MAY VI TINH
Chứng từ PHAN MEM SỐ KẾ TOÁN
kế toán KẾ TOÁN ——
-S6 tong hop -Sổ chỉ tiết
LT 4
2 2 v
Bảng tổng h ca.
chứng từ kee ! -Báo cáo tài chính
ss : Cc] -Báo cáo kế toán
toán cùng loại ye
MAY VI TINH quản trị
Ghỉ chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghỉ sổ kế toán theo hình hức kế toán trên máy vì tính.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Sinh vitn: Bai Thi tu 2ệ tờng Lip DIb KE Foan K2
-45-
Theo quy trình cua phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp ( Sổ cái hoặc Nhập ký-Sổ cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng ( hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào ) kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ ( cộng sổ) và lập Báo cáo tài chính.
Sinh vitn: Bai Thi tu 2ệ tờng Lip DIb KE Foan K2
- 46 -
Khod Ludnu Fot Nghiép Khoa Kinh t&é QF KD
CHUONG 2