Muùc luùc
Điều 1.01. Các cuộc họp của HĐT Điều 1.02. Địa điểm họp
Điều 1.03. Thông báo họp Điều 1.04. Số đại biểu qui định Điều 1.05. Nhân viên điều hành HĐT ẹieàu 1.06. ẹieàu leọ
Điều 1.07. Các Uûy ban
Điều 1.08. Cách thức giao tiếp với HĐT Điều 1.09. Chương trình nghị sự
ẹieàu 1.10. Nghũ quyeỏt
Điều 1.11. Thông báo về các hoạt động của thành viên HĐT
Điều 1.12. Các chi phí cho HĐT của Trường ẹieàu 1.13. Giao dũch kinh doanh
Điều 1.14. Các hướng dẫn về việc giải quyết các mâu thuẫn giữa các thành viên điều hành và thành viên của HĐT của Trường
Điều 1.01. Các cuộc họp của HĐT
Các cuộc họp của Hội đồng trường (sau đây được viết tắt là HĐT) của Trường Đại học Michigan (sau đây sẽ được viết tắt là Trường) sẽ được tổ chức mỗi tháng theo giờ được HĐT quy định trừ khi có thông báo trước và được HĐT nhất trí.
Các cuộc họp đặc biệt có thể được tổ chức theo yêu cầu của chủ tịch HĐT, hoặc của ba hoặc hơn các thành viên.
Các quyết định khẩn cấp có thể được HĐT đưa ra ở giữa các cuộc họp khác nhau, và nếu hoặc khi có vấn đề gì phát sinh, theo ý kiến của chủ tịch HĐT, hoặc hơn ba thành viên của HĐT, đòi hỏi các quyết định của HĐT trước cuộc họp kế tiếp chính thức. Ngoài ra, cũng có các đòi hỏi việc bỏ phiếu theo đường điện thoại, e- mail, bản sao, hay thư điện tử của năm thành viên.
Điều 1.02. Địa điểm họp
Các cuộc họp sẽ được tiến hành trong phòng dành cho HĐT ở khu trường Ann Arbor, Michigan, trừ khi có sự thông báo trước của HĐT và được phần đông các thành viên nhất trí. Thông báo đó phải có trước ít nhất là bảy ngày trước cuộc họp.
Tất cả các tiết mục chính thức đều mở cửa cho tất cả mọi người tham dự.
Điều 1.03. Thông báo họp
Thư ký HĐT sẽ gởi đến từng thành viên thư thông báo thời gian và địa điểm của cuộc họp không trễ hơn bảy ngày trước bất cứ cuộc họp thường kỳ nào. Thư ký cũng phải đăng một thông báo cho tất cả những ai quan tâm đến thời gian của cuộc họp đó trong Tập san Chính thức Thường nhật vào hai lần liên tiếp, ngày cuối cùng không được ít hơn ba tuần trước ngày họp thường kỳ kế tiếp. Nếu như việc ấn bản Tậùp san Chớnh thức Thường nhật bị tạm thời đình chỉ, các thông báo thích hợp khác bằng văn bản phải được chuyển đến cho toàn thể các đơn vị trong Trường.
Các thông báo về các cuộc họp đặc biệt phải được chuyển đến cho mỗi thành viên trước ít nhất là hai ngày và phải nêu được mục đích của cuộc họp đó; với lý do là các thành viên của HĐT có thể do quá thận trọng mà khước từ thông báo đó trước hay sau cuộc họp.
Điều 1.04. Số đại biểu qui định
Số đại biểu phải có từ năm thành viên có quyền bỏ phiếu trong HĐT có đến tham dự hay bỏ phiếu theo đường truyền điện thoại hay hội thảo video (telephone conference or video conference).
ẹieàu 1.05. ẹieàu leọ
Trong khi còn chưa có các điều khoản cụ thể về việc giải quyết các mâu thuẫn, các quy định của HĐT phải được toàn bộ cán bộ công nhân viên, các HĐT, ủy ban, và các đơn vị trong Trường tuân theo, như đã quy định trong Trật tự các Quy định của Robert. Chỉ trừ khi có các điều khoản cụ thể về các mâu thuẫn, việc lấy ý
kiến biểu quyết của đa số các thành viên trong HĐT cho các quyết định hành động là caàn thieát.
ẹieàu 1.06. Nhaõn vieõn HẹT
A. Hiệu trưởng sẽ chủ trì tất cả các cuộc họp HĐT, nhưng không có quyền biểu quyết. Phó hiệu trưởng và thư ký trường sẽ là thư ký HĐT.
B. Chủ tịch và phó chủ tịch của HĐT.
1. Việc lựa chọn:
Các thành viên HĐT sẽ lựa chọn chủ tịch và phó chủ tịch cho một nhiệm kỳ là hai năm bắt đầu vào ngày một tháng Bảy của mỗi năm chẵn và kết thúc vào ngày 30 tháng Sáu của năm chẵn tiếp theo, trừ các kỳ bầu chủ tịch và phó chủ tịch ban đầu, cho các nhiệm kỳ bắt đầu ở thời điểm bầu cử và kết thúc vào tháng Sáu năm 2004.
HĐT sẽ bầu chủ tịch và phó chủ tịch mới không trễ hơn sáu mươi ngày trước khi chủ tịch và phó chủ tịch tại vị hết nhiệm kỳ.
Chủ tịch và phó chủ tịch có thể bị thay thế nếu có ít nhất là sáu thành viên của HĐT bỏ phiếu phế truất.
Việc bầu chủ tịch và phó chủ tịch sẽ được tiến hành lần thứ nhất và lần thứ hai.
Phiếu bầu sẽ được phát chính thức và công khai cho tất cả các bầu cử viên của HĐT.
Ứng cử viên nhận được phiếu bầu cao nhất sẽ được lựa chọn vào vị trí đó. Nếu như không có ứng cử viên nào nhận được đa số các phiếu bầu cho mỗi vị trí ở lần bầu lần nhất, lần bầu thứ hai sẽ được tiến hành nhưng chỉ cho hai ứng cử viên nhận được số phiếu cao nhất ở lần một. Nếu như vẫn chưa có ứng cử viên nào nhận được đa số phiếu bầu trong lần hai, cho cả vị trí chủ
tịch và phó chủ tịch, người đang giữ vị trí chủ tịch tại thời điểm đó sẽ tiếp tục giữ chức vụ chủ tịch cho đến khi có một ứng cử viên nhận được đa số phiếu bầu. Nếu như chủ tịch tại thời điểm đó không muốn tiếp tục hoặc không thể tiếp tục cho đến khi bầu được người mới, phó chủ tịch sẽ được xem là nghiễm nhiên giữ chức vụ đó.
Nếu như chủ tịch từ chức hoặc bị phế truất hoặc không sẵn sàng để thực hiện nhiệm vụ của mình cho đến hết nhiệm kỳ, phó chủ tịch sẽ được xem là nghiễm nhiên giữ lấy chức vụ đó cho đến hết nhiệm kỳ và một phó chủ tịch mới sẽ được bầu lên trong cuộc họp kế tiếp của HĐT.
Nếu như phó chủ tịch từ chức hoặc bị phế truất hoặc không sẵn sàng để thực hiện nhiệm vụ của mình cho đến hết nhiệm kỳ, một phó chủ tịch sẽ được bầu lên trong cuộc họp kế tiếp của HĐT.
2. Nhieọm vuù:
Nếu như trong bất cứ cuộc họp HĐT nào mà hiệu trưởng vắng mặt có lý do chính đáng, chủ tịch sẽ có nhiệm vụ chủ trì cuộc họp và sẽ thực hiện nhiệm vụ đó cho đến khi hiệu trưởng quay lại và thực hiện tieỏp nhieọm vuù chuỷ trỡ cuỷa mỡnh.
Chủ tịch và phó chủ tịch đôi lúc sẽ thực hiện thêm các nhiệm vụ phụ khác được HĐT quy định.
Trong trường hợp chủ tịch tạm thời không thể thực hiện nhiệm vụ của mình, phó chủ tịch sẽ đương nhiên phải thực hiện các nhiệm vụ của chủ tịch.
Điều 1.07. Các Ủy ban A. UÛy ban
Khi HĐT quyết định hành động như một ủy ban hay lập ra một ủy ban, chủ tịch HĐT sẽ có nhiệm vụ là chủ tịch của ủy ban đó.
B. Các ủy ban
Chủ tịch có thể chỉ định các ủy ban của HĐT và HĐT sẽ quy định các nhiệm vụ và chức năng của các ủy ban đó. Hiệu trưởng hay người được hiệu trưởng ủy nhiệm sẽ được xem là thành viên đương nhiên không cần bầu của các ủy ban đó.
Thành viên HĐT trong bất cứ ủy ban nào cũng không được chiếm qua số đại biểu quy định về thành viên của HĐT.
C. Ủy ban thường trực
Phải có hai ủy ban thường trực của HĐT, mỗi ủy ban gồm có ba thành viên HĐT được chủ tịch HĐ chỉ định. Các ủy ban này sẽ tư vấn cho HĐT về các vấn đề có liên quan đến các lĩnh vực chuyên môn của mình, nộp các báo cáo và các kiến nghị thường kỳ, nhưng không có quyền nối kết lại với nhau thành HĐT để giải quyết bất cứ vấn đề nào. Các ủy ban này sẽ quyết định mức độ thường xuyên, thời gian và địa điểm của các cuộc họp của mình dưới sự tư vấn của các thành viên khác trong HĐT.
• Ủy ban Tài chính, Kiểm toán, và Đầu tư Ủy ban này sẽ hỗ trợ HĐT trong việc thực hiện các trách nhiệm của mình ở các mặt hoạt động có liên quan đến sự thích đáng và tính hiệu quả của
kiểm soát nội bộ và các báo cáo tài chính, các chính sách và thực tế đầu tư của Trường. Uûy ban này sẽ xem xét, theo ý muốn của mình, các vấn đề bao gồm kiểm toán hàng năm, các tuyên bố và báo cáo tài chính, đầu tư, theo đúng với các đạo luật và quy định có thể áp dụng được.
• Ủy ban Đền bù và Nhân sự Ủy ban này hỗ trợ HĐT trong việc đánh giá việc thực hiện và quyết định mức độ thích hợp của việc trả công cho hiệu trưởng. Nó cũng sẽ hỗ trợ hiệu trưởng trong việc đánh giá việc thực hiện và quyết định mức độ thích hợp của việc trả công cho các nhân viên điều hành. Ủy ban sẽ, theo ý muốn của mình, xem xét các mục đích thực hiện và đánh giá, các dữ liệu thị trường, các nghiên cứu về lương bổng, và các thông tin thích hợp khác.
Điều 1.08. Cách thức giao tiếp với HĐT Tất cả các thông tin ý kiến của cán bộ giáo viên Trường phải được sắp xếp để nộp lên cho hiệu trưởng ít nhất hai tuần trước cuộc họp thường kỳ kế tiếp. Các thông tin đó phải được nộp với số lượng photo theo yêu cầu ở các hình thức đã được định sẵn phù hợp với mục đích và sẽ được chuyển đến HĐT thông qua các trưởng khoa hoặc các trưởng đơn vị khác của Trường.
Điều 1.09. Chương trình nghị sự
Hiệu trưởng, sau khi được chủ tịch HẹT tử vaỏn, seừ chuaồn bũ chửụng trỡnh kinh doanh. Chương trình sẽ được gởi theo đường bưu điện đến mỗi thành viên HĐT bảy ngày trước cuộc họp thường kỳ kế tiếp, với điều kiện là các mục tiếp theo của chương trình trong bất cứ cuộc họp nào hay là
những gì mà các thành viên chưa có các thông báo vẫn có thể được HĐT xem xét và làm theo. Trong bất cứ thời điểm nào bất cứ thành viên nào cũng có thể đề nghị bất cứ chủ đề hay các chủ đề nào để HĐT xem xét và hành động.
Thông cáo của chương trình cũng bao gồm cả bảng photo các biên bản của buổi họp trước.
Điều 1.10. Văn bản nghị quyết
Tất cả các nghị quyết, nếu như thư ký hay bất cứ thành viên HĐT nào có yêu cầu, sẽ được nộp lên bằng các văn bản trước khi có hành động tiếp theo.
Điều 1.11. Thông báo về các hoạt động của thành viên HĐT
Tất cả các hành động của HĐT sẽ được in ra trong Các tiến trình của HĐT của Trường, và bảng photo Các tiến trình của HĐT sẽ được gởi đến mỗi thành viên và cũng gồm cả các thông báo thường kỳ của các hành động đó.
Điều 1.12. Các chi phí cho HĐT của Trường
Với việc điền vào các mẫu đơn cho sẵn, mỗi thành viên HĐT sẽ được đền bù lại các chi phí cần thiết và hợp lý trong khi thực hiện nhiệm vụ chính thức của mình.
ẹieàu 1.13. Giao dũch kinh doanh
Trừ khi có điều luật có sẵn, không một thành viên hay nhân viên nào của Trường có thể thực hiện bất cứ sự kinh doanh hay hoạt động chuyên môn nào với lý do mà theo đó thành viên hay nhân viên
đó có thể nhận phần thưởng bằng tiền hay sự đền bù từ công quỹ của Trường trừ các đền bù đã được HĐT thông qua cho các nhân viên. Tất cả các kinh doanh được cho phép phải được HĐT thông qua trước một cách trực tiếp hay thông qua nhân viên được chỉ định.
Điều 1.14. Hướng giải quyết các mâu thuẫn giữa các thành viên điều hành và thành viên của HĐT của Trường
Các thành viên và nhân viên điều hành của Trường Đại học Michigan, và các nhân viên của Trường Đại học ở Dearborn và ở Flint trong bất cứ thời điểm nào cũng hành động theo phong cách trước sau như một với các trách nhiệm được ủy thác của mình đối với Trường và sẽ thực hiện sự quan tâm cụ thể rằng không có sự thiệt hại nào cho Trường mà bắt nguồn từ các mâu thuẫn giữa quyền lợi của họ và các quyền lợi của Trường. Nếu một thành viên hay một nhân viên điều hành/cấp cao tin rằng ông hay bà ta có thể sẽ có mâu thuẫn về quyền lợi, thành viên hay nhân viên điều hành/cấp cao đó phải ngay lập tức trình bày đầy đủ mâu thuẫn đó với thư ký HĐT và phải tự hạn chế trong việc tham gia bằng bất cứ cách nào vào vấn đề đó mà theo đó các mâu thuẫn có liên quan cho đến khi vấn đề mâu thuẫn đó được giải quyết. Phần giải quyết các mâu thuẫn về quyền lợi hay các mâu thuẫn tiềm tàng trong các biên bản của cuộc họp HĐT phải thể hiện được sự giải quyết đó và thành viên hay nhân viên điều hành/cấp cao đã từ chối không tham gia vào vấn đề đó.
Một thành viên hay nhân viên điều hành/cấp cao được xem là có mâu thuẫn về quyền lợi khi mà thành viên hay nhân viên điều hành/cấp cao đó hay là thành viên gia
đình hay cộng tác của ông hay bà ta, hoặc (i) đang có hoặc sẽ có mối quan tâm về tài chính làm phương hại hoặc có thể làm phương hại đến sự độc lập trong phán xét của thành viên hay nhân viên điều hành/cấp cao đó trong việc thực hiện các trọng trách của mình đối với Trường, hoặc (ii) có thể nhận được các lợi ích vật chất, tài chính, hay những lợi ích khác từ kiến thức hay thông tin bảo mật của nhà trường. “Gia đình” của thành viên hay nhân viên điều hành/cấp cao bao gồm vợ/chồng, cha mẹ, anh chị em ruột, con cái, và các cá nhân khác, nếu như cùng sống trong một gia đình và chia sẻ các khoản chi tiêu. Cộng sự của thành viên hay nhân viên điều hành/cấp cao bao gồm bất cứ ai, người ủy thác, tổ chức, hay xí nghiệp mà thành viên hay nhân viên điều hành/cấp cao đó làm việc cùng với hay làm việc cho tổ chức đó và biết rằng ông hay bà ta hay bất cứ thành viên trong gia đình ông hay bà ta (i) là giám đốc, nhân viên, người làm công, thành viên, đối tác, hay người được ủy thác; hay (ii) có quyền lợi tài chính có giá trị 5% hay hơn của tài sản ông hoặc bà ta hay những quyền lợi có khả năng làm cho ông hay bà ta, hành động một mình hay cùng với những người khác, kiểm soát hay tác động một cách đáng kể đến chính sách, hoặc (iii) có các liên kết vật chất khác.
Thư ký sẽ hội ý với hiệu trưởng và ban tư vấn chung về tất cả các vấn đề mâu thuẫn mà thư ký được thông báo và sẽ báo cáo thường xuyên lên HĐT về các vấn đề mâu thuẫn chưa được giải quyết. Tuyên bố chính sách này sẽ được giải thích và áp dụng theo cách là tất cả phải phục vụ cho lợi ích của Trường. Trong một số trường hợp, có thể quyết định rằng, sau khi giải quyết được hoàn toàn các mâu thuẫn có liên quan, các quyền lợi của Trường tốt